Волгина И.В. Офис-менеджер. Практическое пособие

Подождите немного. Документ загружается.

и проводить анкетирование кандидатов, а также сотрудников

предприятия.

Подсистема управления компетенциями обеспечивает оцен-

ку персонала, включая контроль результатов и качества оценки.

На основании оценки работника (аттестации) принимаются

ключевые кадровые решения: прием на работу, ротации, изме-

нение оплаты труда, потребность в обучении, увольнение.

Подсистема планирования занятости позволяет планировать

встречи работников предприятия, в том числе и со сторонними

лицами, и проведение мероприятий. Кроме того, поддерживает-

ся планирование очередных отпусков работников предприятия с

использованием системы утверждения принятых решений.

ПОДДЕРЖКА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ КОМПАНИИ

Обеспечение функционирования офиса

Функции административного отдела

Обеспечение нормального функционирования офиса – вот

стандартная фраза, которой пробуют кратко описать обязанно-

сти офис менеджера. Емкость этой фразы зависит от многих

факторов – размера компании, величины офиса, количества со-

трудников, наличия своего транспорта, класса здания в котором

офис расположен, наличия филиалов в других городах и так да-

лее, и так далее.

Организация и контроль работы офиса и административного

персонала – это непрерывный вид деятельности. Рабочий про-

цесс должен контролироваться на всех этапах, чтобы была уве-

ренность в том, что офис функционирует четко и без сбоев. На-

до периодически думать о том, что может сделать рабочий про-

цесс более эффективным и как можно сократить или устранить

ошибки.

Организация работы офиса – это:

- соблюдение мер противопожарной и общей безопасности

персонала;

- организация работы транспорта;

- организация системы безопасности;

- организация питания сотрудников;

- организация услуг связи;

- внутреннее оформление офиса – плакаты, постеры, жи-

вые растения;

- ведение графика использования переговорных комнат;

- учет и контроль расходов на телефонные переговоры;

- организация рабочих мест, эргономика;

- снижение уровня шума;

- контроль уровня освещенности и микроклимата – жарко

– холодно - дует;

- организация курьерской связи;

- организация сервисно-профилактических работ;

- организация поездок сотрудников;

- вывоз мусора;

- перемещение мебели;

- организация конференц-звонков или видеоконференций;

- аптечка;

- инвентаризация хозяйства офиса;

- профилактическое обслуживание и ремонт офисной тех-

ники;

- организация уборки помещений;

- и многое другое.

Эргономика рабочих мест сотрудников

Забота о персонале лежит на руководителе предприятия и

отделе кадров, но воплощение этой заботы ложится на плечи

офис менеджера. В некоторых компаниях эта забота заключает-

ся в организации питания сотрудников в обеденное время, ме-

дицинском страховании сотрудников, иногда и членов их семей.

В других компаниях подобные вопросы не рассматриваются во-

обще. В ряде компаний идут дальше – оплачиваются посещения

фитнес-центров, организуется аренда залов для занятия волей-

болом, футболом. В одной из компаний организовали для со-

трудников массажный кабинет. Решение достаточно продуман-

ное – работники некоторых отделов часто страдают от остео-

хондроза вследствие малой подвижности и не всегда имеют дос-

таточно времени для занятий в фитнес-центрах.

Оптимальной организации работы сотрудников и снижению

затрат способствует предоставление стандартных рабочих мест

сотрудникам, не имеющим фиксированных рабочих мест. Такая

система позволяет сократить затраты на одного человека и оп-

тимизировать использование рабочего места до 100%, посколь-

ку одним рабочим местом будет пользоваться несколько чело-

век.

Например, в отделах продаж крупных компаний практикует-

ся система Hot desking – горячих столов, когда за рядом сотруд-

ников не закреплено фиксированное рабочее место, а войти в

компьютерную сеть своей фирмы он может с любого рабочего

места в офисе под своим именем (Login) и паролем Подобная

система часто используется в отделах продаж. Эта система хо-

рошо зарекомендовала себя, в том числе, и с точки зрения со-

хранности информации – минимальное количество бумажных

носителей позволяет осуществлять полную архивацию (Back

Up) информации.

В настоящее время распространенным является размещение

рабочих мест в Open Space – помещение с открытой планиров-

кой – это значительно экономит офисную площадь и облегчает

процесс контроля за работой сотрудников со стороны руково-

дства. Следует отметить, что подобное размещение создает до-

полнительные шумовые нагрузки, поэтому необходимо перио-

дически 1 раз в 3 месяца напоминать сотрудникам – в форме

рассылки по е-mail или на собраниях о необходимости:

- ведения телефонных переговоров негромко;

- ведения разговоров по мобильным телефонам вне общей

комнаты;

- уменьшения уровня громкости сигнала вызова мобиль-

ных телефонов;

- минимального использования громкой связи при прове-

дении телефонной конференции с рабочего места, расположен-

ного в Open Space.

В современных офисах развита система общения по элек-

тронной почте, Messenger, ICQ. Это создает значительные удоб-

ства и экономию времени, снижает уровень шума в офисе за

счет уменьшения телефонных звонков.

Курение в помещениях современных офисов хорошего уров-

ня запрещено. Для этого существуют специально отведенные

места, как правило, на улице.

Трудовой Кодекс РФ обязывает работодателя обеспечить

безопасные условия и средства охраны труда. Если в компании

нет отдела по охране труда или соответствующего подготовлен-

ного специалиста, функции представителя администрации (ра-

ботодателя) в ряде случаев могут быть возложены на офис ме-

неджера. Он должен проверять, все ли оборудование и рабочие

места соответствуют требованиям техники безопасности и осу-

ществлять постоянный контроль.

Помещения с постоянным пребыванием людей должны

иметь, как правило, естественное освещение. Освещение (есте-

ственное, искусственное или совмещенное) помещений должно

обеспечивать зрительный комфорт, предупреждать появление

зрительного и общего утомления, профессиональные заболева-

ния глаз. Существуют нормы освещенности. Устройство и экс-

плуатация установок искусственного освещения должны соот-

ветствовать ГОСТ 12.2.007.13, СНиП 23-05-95 и другим норма-

тивным правовым актам.

Пример. После переезда в новое помещение сотрудники фи-

нансового отдела начали жаловаться на неприятные ощущения,

резь в глазах, быструю утомляемость глаз. Анализ ситуации

выявил, что этот эффект давал свет от голубых ламп «дневного

света» – свет отражался от стандартной белоснежной бумаги с

распечатками очередных финансовых документов (много мел-

ких цифр сведенных в сложные таблицы) и вызывал дополни-

тельное напряжение глаз. Известно, что лампы «дневного света»

вызывают также раздражение нервной системы и поэтому могут

применяться только для общего освещения больших цехов и т.п.

помещений. На рабочих местах рекомендуются только обычные

лампы накаливания, дающие желтоватый свет.

С любыми возникающими вопросами сотрудники в первую

очередь обращаются к офис менеджеру. Одному сотруднику

жарко, другому холодно на своем рабочем месте в офисе, треть-

ему дует, у четвертого потерялся ключ от замка тумбочки, нуж-

но передвинуть что-то (тумбочку или шкаф), сломался стул или

нужна подставка для ног и многое другое вплоть до аптечки.

Кстати об аптечке – стандартный набор соответствует стандарт-

ной аптечке автомобилиста, так что его можно взять за основу,

дополнительные средства приобретаются по усмотрению руко-

водства. Офис менеджер должен знать, к кому перенаправить

сотрудника по тому или иному вопросу, но в большей части

офис менеджеру приходится решать эти проблемы самому или с

помощью своего ассистента.

Порядок в доме

Рабочие места должны быть удобными для сотрудников.

Деятельность персонала не может быть эффективной, если на

предприятии не поддерживаются чистота и порядок. Они важны

для безопасности, гигиены и эффективности работы.

Ниже приведен рекомендуемый дилерам одной из автоком-

паний график уборки помещений. Он приведен для того, чтобы

показать, насколько важным считается следить за чистотой по-

мещений – она работает на имидж дилера, автокомпании и ма-

шин.

График уборки помещений

Д – ежедневно, Н - еженедельно, М – ежемесячно,

2М – раз в два месяца, 3М – раз в квартал, 6М – раз в полгода.

Объекты

Метод

Полы

Входной коврик

Чистка пылесосом

Ковровые покрытия

Чистка пятен

Частичная чистка пылесо-

сом

Полная чистка пылесосом

Чистка шампунем

Кафель

Местная уборка

Полная уборка

Полная уборка со стир.

порошком

Виниловые и другие

покрытия

Влажная уборка

Полировка

Выставочные образ-

цы

Автомобили

Протирка (внешняя)

Полировка

Запасные части и

аксессуары

Протирка

Полировка

Мебель и оборудова-

ние

Стойка ресепции

Протирка

Влажная уборка и поли-

ровка

Столы Протирка *

Влажная уборка и поли-

ровка

Косяки дверей, окон-

ные рамы, батареи,

отопление и т.д.

Влажная уборка

Фурнитура дверей

Протирка

Влажная уборка и поли-

ровка

Кресла и стулья Частичная чистка пылесо-

сом

Чистка с шампунем

Компьютеры

Протирка

Влажная уборка

Телефоны

Влажная уборка

Мусор и разное

Урны Выброс мусора *

Замена вставки *

Влажная уборка и обезза-

раживание

Пепельницы

Очистка

Чашки, стаканы и т.д.

Убирать и мыть

Брошюры, журналы и

т.д.

Содержать в порядке

Плакаты и т.д.

Проверять состояние

Канцелярские при-

надлежности

Проверять и пополнять

Вывески и зоны

Вывески

Проверка функционирова-

ния и чистка

Вход, парковки и

дорожки для клиен-

тов

Поддержание в чистоте и

порядке

Туалеты

Уборка. Наличие мыла,

полотенец и т.д.

Пол и оборудование в

цехах

Чистота и порядок *

Компрессор

Проверка

Склад

Чистота и порядок

Магазин

Чистота и порядок

Чистота и порядок начинаются с аккуратности каждого со-

трудника.

Сотрудники должны:

заканчивать все начатые работы до конца рабочего дня, с

тем, чтобы не оставлять до утра продукцию и тару в проходах,

проездах, не соответствующих помещениях;

не оставлять ничего на столах при уходе из офиса;

не класть никакие личные вещи и продукты питания в сто-

лы;

возвращать все папки и документы после использования на

их постоянное место;

аннулировать старые компьютерные файлы немедленно

после их обновления;

держать бланки и бумагу для принтеров в надлежащем со-

стоянии в установленных местах.

Уборщики должны:

периодически убирать мусор со всей площади служебных

помещений;

по крайней мере раз в день пылесосить пол.

Администрация должна:

не размещать в офисе лишние шкафы или ящики для хра-

нения документов - определить период хранения документов в

офисе и поручить периодически сдавать в архив старые доку-

менты;

запретить приносить пищевые продукты в служебные по-

мещения, во избежание появления крыс и насекомых;

обеспечить место для принятия пищи вне служебных по-

мещений;

запретить курение в служебных помещениях и выделить

место для курения.

На территории предприятия должна быть оборудована пло-

щадка для складирования твердых отходов и бытового мусора.

На их вывоз и утилизацию необходимо заключить договоры с

соответствующими фирмами.

Регулярное поддержание порядка и уборка помещений нуж-

ны для того, чтобы подчеркнуть качество обслуживания. Рас-

пределите ответственность между подразделениями. Распреде-

лите обязанности по поддержанию порядка между всеми со-

трудниками. Составьте графики ежедневной, еженедельной и

ежемесячной уборок.

Экологическая безопасность должна обеспечиваться соблю-

дением установленных требований охраны окружающей среды к

территории, техническому состоянию и содержанию помеще-

ний, вентиляции, водоснабжению, канализации и другим факто-

рам.

Аутсорсинг

Важным вспомогательным средством для организации рабо-

ты офиса является аутсорсинг (оutsourcing). Слово и само поня-

тие заимствованы из практики зарубежных компаний.

Аутсорсинг - это привлечение сторонних фирм – подрядчи-

ков для выполнения комплекса работ на постоянной основе.

Наиболее часто на аутсорсинг передают:

- обслуживание офиса – ежедневная уборка помещений;

- кэтеринг (снабжение кухни необходимыми запасами чая,

кофе, молока, сахара и т.д., салфетками, одноразовой посудой),

организация фуршетов, сопровождение длительных деловых

встреч и совещаний;

- флористы – компании, занимающиеся живыми цветами,

поставляющие как букеты срезанных цветов для приемной так

и, к примеру, занимающиеся уходом за живыми растениями в

офисе;

- транспортные вопросы – часто удобнее иметь договор с

транспортной компанией с определенным парком машин, неже-

ли заниматься вопросами содержания транспортного парка ком-

пании самостоятельно;

- организация поездок – билеты (выписка и доставка), бро-

нирование гостиниц, визовые вопросы могут быть поручены

агентству, но, как правило, сама координация остается в ведении

сотрудника компании;

- расчет заработной платы;

- погрузочно-разгрузочные работы, перестановка мебели в

офисе и т.д., проведение переезда из офиса в офис;

- службы IT частично;

- вопросы логистики, юридические услуги;

- вопросы охраны и организации пропускного режима;

- курьерские услуги;

- уничтожение конфиденциальных документов.

Передача телекоммуникационных служб в субподряд -

эффективный способ получить весь комплекс сервисов, не

вкладывая средства в развитие ресурсной базы. Работа с

одной компанией, которая строит и развивает телекомму-

никационную инфраструктуру, взаимодействует со всеми опе-

раторами связи и курирует процесс получения арендато-

рами услуг, позволяет гарантировать высокий уровень сер-

виса при минимальных издержках.

В зависимости от класса здания, в котором вы арендуете

офис, в зависимости от того, арендуете ли вы офис в бизнес цен-

тре или нет, может меняться список необходимых вам услуг. В

бизнес-центре высокого уровня арендодатель самостоятельно и

за свой счет организует выполнение следующих работ:

- ежедневная уборка мест общего пользования, лифтов и

т.д.;

- уборка территорий;

- мойка окон и фасадов здания;

- техническое обслуживание оборудования.

По остальным вопросам, касающимся обслуживания арен-

дуемых вами площадей, можно обратиться за помощью к арен-

додателю, он всегда может порекомендовать вам какую-либо из

известных ему фирм. При выборе компании самостоятельно

следует обратить внимание на рекомендации от клиентов. Также

необходимо уточнить, существует ли своя система оптимизации

уборки по временным и материальным затратам, может ли фир-

ма предложить варианты для снижения стоимости расходов.

Оценить сроки выполнения уборки вашего помещения. Жела-

тельно ознакомиться с разработанными технологическими инст-

рукциями по уборке, стандартами чистоты, разработанными

фирмой, сравнить их с ГОСТом (см. приложение).

Использование клининговых компаний для уборки офиса

Клининг (cleaning)- это известный давно на Западе, но новый

для России вид бизнеса: уборкой помещений теперь занимаются

не уборщицы, оформленные на работу непосредственно в ком-

панию, а современные клининговые фирмы (субподрядчики).

Большинство клининговых компаний предоставляет сле-

дующий набор услуг:

- ежедневная уборка внутренних помещений;

- уборка территорий;

- химическая чистка ковров;

- химическая чистка текстильной обивки мебели;

- мойка окон и фасадов здания;