Волгина И.В. Офис-менеджер. Практическое пособие

Подождите немного. Документ загружается.

- обработка полов (мрамор, гранит, линолеум, ламинат и

т.п.);

- уборка помещений после проведения строительных ра-

бот.

В понятие «комплексной» уборки входит ежедневная уборка

– утренняя или вечерняя, поддержание чистоты в течение рабо-

чего дня. Ежедневная уборка включает в себя:

- уборку коврового покрытия пылесосом (сухая);

- протирку поверхностей рабочих столов без перемещения

документов, удаление пыли и загрязнений с других поверхно-

стей мебели высотой до 2 м (не включая труднодоступные мес-

та);

- мойку и дезинфекцию мусорных корзин, смену пакетов

для мусора в корзинах и вынос мусора в отведенные для этого

места;

- заправку дозаторов жидкого мыла и установку туалетной

бумаги (в местах общего пользования);

- удаление пыли со всех типов мебели, подоконников,

оконных рам;

- машинную и ручную мойку полов с твердым покрытием

коридоров и проходов;

- удаление пыли и загрязнений со светильников и решеток

вентиляции;

- влажную протирку подоконников, оконных рам, отопи-

тельных приборов;

- влажную уборку сантехоборудования и полов в местах

общего пользования;

- мытье зеркальных и стеклянных поверхностей (исключая

оконные);

- протирку или мытье дверей, стекол дверей;

- полировка металлических поверхностей;

- влажную уборку плинтусов;

- замену ковриков на входе.

Проблема вывоза мусора тоже возникает в том или ином ви-

де. Например, вывоз большого объема мусора после доставки

мебели, оборудования или уничтожение большого объема доку-

ментов. Есть компании, оказывающие услуги по вывозу мусора.

Существуют компании, оказывающие услуги по уничтоже-

нию конфиденциальных документов – документы накапливают-

ся в опечатанных бумажных коробах-контейнерах и после их

заполнения представители такой компании вывозят и сжигают

данные короба без их вскрытия.

Известно, что подрядчиков приходится иногда менять. И

здесь важно, по какому принципу выбирает подрядчиков

управляющая компания, чью сторону она займет в случае

спорных или конфликтных ситуаций - предложенных ею

подрядчиков или арендатора, за чей счет будут организова-

ны поиски новых подрядчиков и сколько времени и средств

на это будет потрачено.

Примерные цены на клининговые услуги в 2006г.

Виды работ

Цена

Условия

Ежедневная уборка Руб./кв.м/м

есяц

Офисных помещений

20-50

На контрактной основе

Производственных площадей

15-90

На контрактной основе

Торговых площадей

30-75

На контрактной основе

Прилегающей территории(лето)

6-36

На контрактной основе

Разовая генеральная уборка

Руб./кв.м

Генеральная уборка

40-75

50-200 св. м

30-60

200-500 кв. м

25-40 500-1000 кв. м

8-30

Больше 1000 кв. м

Уборка после строительства

Руб./кв.м

Комплексная уборка после строитель-

ства и ремонта

45-80

40-70

25-50

15-40

50-200 кв. м

200-500 кв. м

500-1000 кв. м больше

1000 кв. м

Мытье окон, витрин и стеклянных

Руб./кв.м

Журнал "Услуги и цены", №16(236), август 2006

поверхностей

Мойка окон, витрин

15-30

10-28

До100 кв./м

Больше 100 кв./м

Химчистка

Руб./кв.м

Ковровых покрытий

35-80

До 70 кв. м

22-45

70-200 кв. у

15-25

Больше 200 кв. м

Ковров

60-100

50-80

До 50 кв. м Больше 50 кв.

Кресел

350-550

Руб./шт

Стульев

45-70

30-60

До 15 шт

больше 15 шт.

Уход за твердыми покрытиями

у.е./кв.м

Химическая

2 - 2,5

1,5-2

До 50 кв. м

50-200 кв. м

0,7-1,5

Свыше 200 кв. м

Шлифовка

и кристаллизация

мрамора

12-18

До 200 кв. м

8-15 Больше 200 кв. м

Глубокая очистка роторной машиной

и нанесение защитного полимерного

покрытия

2- 3

1,2-2

До 200 кв. м

Больше 200 кв. и

Шлифовка

гранитных полов

30-36

25-30

До 50 кв. м

50-200 кв. м

20-25

Больше 200 кв м

Альпинистские работы

Руб.

Мытье стеклянных поверхностей вы-

ше 3,5 м

30-55

За 1 кв. ы

Очистка фасадов зданий

45-60

За 1 кв. м

Очистка кровли от снега

Толщина до 15 см

Толщина 15-30 см

25 Толщина свыше 30 см

Очистка карнизов и желобов (на 0,8 м

от края)

1 пог. м

Удаление наледи

За 1 кв. м(до 10см)

За 1 кв. м(10-20см)

Комплексная очистка вентиляцион-

ных систем

у.е. / шт.

Центральный кондиционер

От 600

Кондиционер моносплит

Кондиционер мультисплит

От 120

Приточная система

От 250

Вытяжная система

От 60

Воздушный завес

От 40

Влагоохлаждающие

машины

От 1200

С винтовым

компрессором

От 800

С герметичным компрес-

сором

От 1000

С бессальниковым

компрессором

От 70

Фанкойл

Выездная химчистка салонов автомо-

билей

Руб.

Отечественного производства

2400-4900

4800-9400

Легковой автомобиль До 8

мест

Иностранного

производства

2800-5800

Легковой автомобиль

5600-11200

До 8 мест

Вопросы технической эксплуатации помещения

Задачи офис менеджера - координация процесса сервисного

обслуживания, вызов соответствующей службы в случае неис-

правности или возникновения проблем и контроль своевремен-

ного выполнения работы.

Вопросы технического обслуживания инженерных систем и

коммуникаций необходимо обсудить еще на стадии переговоров

об аренде офисных площадей. Можно поинтересоваться вопро-

сами прочистки вентиляционных каналов, чистки венткоробов,

чистки и замены фильтров систем вентиляции.

На стадии переговоров об аренде обязательно задать как

можно больше вопросов о мерах противопожарной безопасно-

сти. Для спринклерной системы – уточнить, какой тип (с ис-

пользованием воды или химических реактивов), режим работы

спринклерной системы – автоматический или ручной. Год уста-

новки спринклерной системы. Как часто спринклерная система

тестируется специализированной организацией - раз в год, два-

жды? Если не тестируется вообще, вам необходимо поднять этот

вопрос и настоять на периодическом тестировании.

Нужно знать все о наличии других системы автоматического

пожаротушения. Знать об их состоянии (работают – не работа-

ют) – настоять на тестировании и периодическом контроле ра-

боты.

Необходимо проконтролировать наличие дымо-

вых/тепловых/комбинированных датчиков, проверить, во всех

ли помещениях установлены датчики. Состояние датчиков (в

рабочем состоянии, не работают). Контролировать процесс тес-

тирования. Надо заранее узнать, как часто система датчиков тес-

тируется специализированной организацией (раз в год, дважды в

год), куда выводится сигнал датчиков – комната охраны в зда-

нии, милиция, ВОХР, другое.

Проверить наличие системы кнопочного оповещения (тре-

вожная кнопка), куда она выведена – комната охраны в здании,

милиция ВОХР, другое. Есть ли в наличие ручные огнетушите-

ли, как часто проверяется состояние ручных огнетушителей в

течение года, тип ручных огнетушителей.

Наличие в здании пожарных кранов с рукавами, кем и как

часто проверяется состояние пожарных кранов в течение года.

При заключении договора на страхование имущества потре-

буются ответы на все эти вопросы.

Вне зависимости от класса здания, в котором вы арендуете

офис, вне зависимости от того, арендуете ли вы офис в бизнес-

центре или нет, техническое обслуживание инженерных систем

и коммуникаций зданий выполняет арендодатель.

Это сервисное обслуживание и комплекс мероприятий по

поддержанию в рабочем состоянии систем:

- электротехнических (электроснабжения);

- канализации;

- водоснабжения;

- отопления;

- вентиляции;

- кондиционирования;

- противопожарных.

Это:

- контроль технического состояния;

- техническое обслуживание;

- нормативные мероприятия;

- санитарно - гигиеническое обслуживание.

Техническое обслуживание (ТО):

- комплекс работ по ежедневному поддержанию исправно-

го состояния сантехнического оборудования в здании, устране-

ние неисправностей (сроки 1-2 дня);

- устранение в течение одного рабочего дня незначитель-

ных неисправностей в системах центрального отопления и горя-

чего водоснабжения;

- устранение в течение одного рабочего дня незначитель-

ных неисправностей в электротехнических устройствах;

- замена перегоревших лампочек в помещениях общест-

венного пользования;

- смена и ремонт штепсельных розеток и выключателей;

- замена автоматов в электрощитах, электропроводки;

- проведение мероприятий по дезинсекции, дератизации и

дезинфекции по договору со специализированными лицензиро-

ванными организациями. (дезинсекция - уничтожение насеко-

мых, дератизация - уничтожение грызунов, дезинфекция - унич-

тожение вирусов и микроорганизмов);

- обслуживание систем вентиляции и кондиционирования;

- техническое обслуживание противопожарных систем.

Оргaнизaция систeмы бeзопaсности.

По вопросам безопасности – доступа в офис и охраны - без-

условно необходима консультация профессиональных фирм, но

прежде чем обращаться к профессионалам, нужно определиться

с требованиями вашей компании по безопасности. В крупных

компаниях существуют свои штатные специалисты в данной

области.

При поиске помещения нужно задать арендодателю вопросы

о наличии охраны: круглосуточная, только в ночное время, от-

сутствует. Вид охраны (кем выполняется), кем заключен дого-

вор на охрану - собственником здания, другим арендатором, на-

личии пропускной системы, наличии кодовых замков, систем

электронного доступа, наличии камер видеонаблюдения. Что

контролируют видеокамеры – периметр здания, внутреннее про-

странство. Ведется ли видеозапись. Режим работы сигнализации

против взлома – круглосуточно или в ночное время. Метод опо-

вещения милиции. Наличие пассивной защиты (решетки на ок-

нах, замки и т.д.), Тип сигнализации – контролирует окна и две-

ри, контролирует внешний периметр, контролирует перемеще-

ние внутри помещения, куда выводится сигнал с датчиков -

комната охраны в здании, милиция, другое. Состояние датчиков,

как часто тестируются.

Функции офис менеджера в данном вопросе - согласование с

руководством уровня доступа в те или иные помещения для раз-

ных групп сотрудников. Если применяется система электронно-

го доступа, использующая пластиковые ID карты кодируемые

тем или иным образом, то офис менеджер организует:

- выдачу карт новому сотруднику и возврат карты при

увольнении сотрудника;

- ведение списка выданных карт;

- вызов сервисной службы в случаях сбоя в работе систе-

мы.

Пример организации такой системы. Всем сотрудникам вы-

даются идентификационные карты, которые позволяют войти в

офис только после прижатия карты к считывающему устройст-

ву. После этого запор двери автоматически отключается и по-

зволяет сотруднику войти. Путем соответствующего програм-

мирования системы доступа можно установить различные огра-

ничения по времени (например, запрет доступа в выходные или

праздничные дни, а также за/через 1-2 часа до/после окончания

рабочего времени). Возможно наличие гостевых карт, часто ис-

пользующихся для командированных сотрудников – карты сра-

батывают только в рабочее время. Если гость засиделся, напри-

мер, на 20 мин дольше установленного в карте срока – он не

сможет покинуть офис самостоятельно – только в сопровожде-

нии сотрудника охраны, или ответственного лица. Такие систе-

мы позволяют также осуществлять учет времени, проводимого

сотрудником в офисе (если в этом есть необходимость). Карты

могут быть запрограммированы на разные уровни доступа и,

например, двери в серверную комнату, склад, архив или в каби-

неты руководства открываться не будут. В некоторых компани-

ях организуют и системы дистанционного контроля/наблюдения

за персоналом.

Организация ведения журнала посетителей и выдачи посети-

телям карточек (бейджей) с надписью «Посетитель» – тоже обя-

занность офис менеджера. Выполняют эти действия как прави-

ло секретари в общей приемной.

Телефонная связь

Под контролем офис менеджера находятся договоры с про-

вайдерами на услуги связи, аренда нужного количества линий,

контроль счетов на ежемесячную оплату этих услуг, вызов сер-

висных инженеров в случае неполадок с телефонной станцией.

В очень крупных компаниях в связи с загруженностью офис

менеджера эти функции могут быть переданы службе IT. В дру-

гих случаях специалисты IT выступают, как правило, в роли

технических специалистов и консультантов, но не исполняют

организационно-административные функции.

Установка и сервисное обслуживание офисной АТС должно

осуществляться только квалифицированным сервисным персо-

налом соответствующих фирм поставщиков. Обязательно необ-

ходим договор на сервисное обслуживание. При малейших про-

блемах необходимо контактировать с сервисным инженером.

При переезде также необходимо обратиться к сервисному инже-

неру для отключения станции и подключения на новой террито-

рии.

Инструкцию по технике безопасности при обращении со

станцией необходимо довести до сведения административного

персонала. Телефонную станцию, как правило, размещают в от-

дельном помещении или в серверной комнате.

Инструкция по эксплуатации – основной документ для изу-

чения секретарями в приемной, поскольку функции оператора,

как правило, являются их функциями. В приемной находится

консоль, системный телефон.

Функции офис менеджера в области связи

Финансовые вопросы – ежемесячно:

- просмотр затрат на переговоры внутреннего абонента;

- согласование и установка бюджета затрат на переговоры

внутреннего абонента;

- просмотр затрат на переговоры по каждому верифици-

руемому коду (по конкретному проекту или клиенту);

- согласование и установка бюджета по каждому верифи-

цируемому коду;

- просмотр затрат на переговоры по каждой внешней ли-

нии (можно назначить тариф по каждой внешней линии).

Организационно-техническая часть:

- управление временным режимом работы станции - днев-

ной/ночной/обед/перерыв – может быть автоматическое или

ручное переключение;

- управление уровнем ограничений (разрешение на набор

номера);

- выбор и включение внешней фоновой музыки;

- выбор мелодии, начало и прекращение воспроизведения

фоновой музыки;

- запись речевых приветствий, согласование текста;

- варианты вызовов;

- вызов внутреннего абонента (без доступа к внешней ли-

нии);

- вызов внешнего абонента (автоматический выбор сво-

бодной внешней линии);

- использование номера счета, режим ввода номера счета –

по решению руководства.

- обучение секретарей приемной работе с консолью, сис-

темным телефоном;

- обучение сотрудников офиса навыкам использования до-

полнительных функций стационарных (настольных) телефонов;

- ведение и обновление списка с внутренними номерами

телефонов сотрудников (выполняют секретари приемной);

- организация переадресации вызовов;

- Организация конференц-связи:

Офисные АТС предоставляют возможность организации

конференц-связи – установления соединения между нескольки-

ми абонентами одновременно. Конференц-связь может быть ор-

ганизована для четырех и более участников.

Обеспечение применения современной техники:

Системный телефон – элемент интерфейса офисной АТС.

Он сконструирован так, чтобы использовать возможности АТС с

наибольшим удобством. У большинства системных телефонов

есть дисплей, Speakerphone (функция громкой связи), а также

программируемые кнопки с двухцветной индикацией, которым

можно присвоить номера абонентов, либо коды вызова систем-

ных функций.

Возможности системного аппарата:

- на дисплей системного телефона выводится информация

о вызывающем абоненте (номер и имя);

- с него можно инициировать оповещение по громкой свя-

зи, а также ответить на такое оповещение;

- с него можно включить режим постоянной переадресации

вызовов (например, в комнату переговоров);

- можно включить режим конференц-связи;

- можно перехватить вызов;

- можно встать в очередь на занятую внешнюю линию;

- с него удобно контролировать интенсивность телефон-

ных переговоров и загруженность линий.

При выборе телефонных аппаратов для офиса учитывают,

что большое преимущество имеет наличие возможности прини-

мать звонки с 2-х входящих линий. Именно такими телефонами

пользуется подавляющее большинство компаний. Что такое 2

входящие линии: вы говорите с одним абонентом, но видите,

что идет вызов от другого абонента – можно временно приоста-

новить беседу по одной линии - поместить вызов на удержание

(Hold On) - и принять звонок по другой линии. Или установить

переадресацию и второй звонящий может оставить вам сообще-

ние.

Переадресация вызовов. Существует переадресация, которая