Волгина И.В. Офис-менеджер. Практическое пособие

Подождите немного. Документ загружается.

121

- подготовительный этап (подготовка к работе с контраген-

том);

- основной (процесс определения условий договора);

- заключительный (оформление и непосредственное под-

писание).

Подготовительный этап - основная задача на данном этапе -

определить свое отношение к потенциальному партнеру.

Прежде всего, следует собрать о нем предварительные све-

дения:

- организационно-правовая форма партнера, предусмот-

ренная учредительными документами (поскольку все они имеют

разную степень ответственности);

- подтверждаются ли сведения о государственной регист-

рации партнера (поскольку возможно, что это лицо является

фиктивным);

- разрешена ли подобная деятельность в уставе партнера,

имеется ли лицензия на осуществление данного вида деятельно-

сти (так как в противном случае сделка может быть признана

недействительной).

Далее необходимы сбор и анализ общей информации о парт-

нере:

- финансово-экономической;

- организационной (количество работающих, структура

фирмы, система управления, степень самостоятельности фирмы,

наличие филиалов, территориальный охват деятельности);

- рыночной (контролируемая доля рынка, имидж фирмы,

возможность конкуренции с ней, постоянные контрагенты);

- специфической;

- сведения об управленческом персонале фирмы (образо-

вание, наличие судимости, компетентность, деловая репутация).

После сбора общей информации о фирме необходимо про-

анализировать полученные сведения и определить степень на-

дежности фирмы как потенциального контрагента. Для этого

используются методы рейтинговой оценки, либо принимается

122

решение на основании положительной информации по всем

(или большинству) аспектам деятельности потенциального

партнера.

В общем виде все потенциальные партнеры по степени на-

дежности могут быть разделены на три группы:

Надежные партнеры. Вся собранная информация по вышена-

званным критериям является положительной - это позволяет

сделать вывод о том, что данный партнер выполняет свои обяза-

тельства и имеет высокую исполнительскую дисциплину по со-

вершаемым сделкам.

Партнеры средней степени надежности. Информация свиде-

тельствует, что в большинстве случаев партнер старается вы-

полнять свои обязательства, хотя имели место единичные нару-

шения условий сделок.

Контрагенты с низкой степенью надежности. Они, как пра-

вило, не выполняют взятых на себя обязательств, используют

нелегальные методы в своей деятельности.

Большое значение имеют отзывы и рекомендации бывших

или настоящих клиентов данной фирмы.

Отнесение потенциального партнера к одной из групп позво-

ляет в конце предварительного этапа принять одно из возмож-

ных решений:

- отказ от подписания договора с данным контрагентом;

- подписание протокола о намерениях - это может быть ис-

пользовано в случае, когда собранной информации оказалось

недостаточно и необходима дополнительная проверка для опре-

деления надежности потенциального партнера;

- согласие на подписание договора.

Основной этап - процесс определения условий договора. По-

сле принятия решения о выборе контрагента стороны приступа-

ют к обсуждению условий, которые составляют содержание до-

говора. Все условия по своему юридическому значению делятся

на:

- существенные (которые необходимы и достаточны для за-

123

ключения договора и требуют согласования сторон, например,

предмет договора, цена товара);

- обычные (которые не нуждаются в согласовании сторон;

например, при заключении договора аренды автоматически

вступает в действие условие, предусмотренное ст. 211 Граждан-

ского кодекса Российской Федерации, в соответствии с которым

риск случайной гибели или случайного повреждения имущества

несет его собственник, т.е. арендодатель);

- случайные - которые изменяют либо дополняют обычные

условия (например, если при согласовании условий договора

купли-продажи стороны не решили, каким видом транспорта

будет доставлен товар покупателю, то договор считается заклю-

ченным и без этого случайного условия).

Каждый договор должен иметь ряд обязательных элементов.

Так, договор купли-продажи включает:

Преамбулу - в которой указывается наименование договора

(например, купли-продажи), место и время его заключения, на-

именование сторон.

Основную часть - предмет договора: количество товара, цена

товара, качество, базисные условия поставки, скидки с цены,

форма платежа, срок поставки, право одностороннего отказа от

договора, упаковка товара, сдача-приемка товара, ответствен-

ность сторон. Сюда же относятся общие условия договора - по-

рядок рассмотрения споров и форс-мажорные обстоятельства.

Заключительную часть - юридические адреса сторон, все

приложения, подписи сторон.

Проекты договоров надежнее готовить самому, не следует

доверять это контрагентам, так как каждая сторона сделки под-

сознательно или с умыслом старается в условиях договоров за-

щитить свои интересы и уменьшить свою ответственность.

Проект договора должен просмотреть юрист – специалист по

хозяйственным отношениям. Не принято передавать юристам

полностью всю работу по подготовке договора.

Задачи юриста – проверить:

124

> все условия договора на соответствие законодательству;

> правовые последствия каждого условия и разъяснить их

вам;

> выгодность для вас в правовом отношении текста каж-

дой статьи договора, рекомендовать необходимые изменения;

> предусмотрены ли санкции за нарушение каждого усло-

вия договора каждой стороной;

> достаточно ли четко изложены условия получения воз-

мещения убытков с нарушителя договора и сможет ли сам

юрист отстоять на их основании ваши интересы, зная процессу-

альные правила арбитража;

> правильно ли изложены условия разрешения споров –

место и способ рассмотрения споров (арбитраж, суд, третейский

суд) применяемое законодательство (вашей страны или страны

контрагента);

> правильно ли приведены в договоре юридические наиме-

нования и юридические адреса сторон;

> уполномочен ли представитель контрагента подписывать

договор: есть ли у него доверенность или заверенная копия ус-

тава его предприятия, если он – руководитель.

Зарубежные предприниматели и компании прекрасно пони-

мают, что совет юриста поможет избежать крупных убытков, и

без юристов сделок не заключают.

После того как все условия договора согласованы, необхо-

димо еще раз проверить содержание договора в целом и на

предмет отсутствия в договоре пунктов, запрещенных законом.

Заключительный этап (подписание договора). Для того что-

бы сделка не могла быть признана недействительной, следует

соблюдать требуемую законодательством форму. Сделки, кото-

рые должны совершаться в простой письменной форме, - это

сделки юридических лиц между собой и с гражданами. Для не-

Сделка, не соответствующая требованиям закона или иных правовых актов,

ничтожна, если закон не устанавливает, что такая сделка оспорима, или не преду-

сматривает иных последствий нарушения. (Статья 168 ГК РФ).

125

которых видов сделок требуется нотариальное удостоверение

либо государственная регистрация.

В процедуре подписания договора необходимо проверить

правоспособность лица, которое подписывает договор с проти-

воположной стороны. Часто способом, который применяют не-

добросовестные контрагенты для ухода от выполнения обяза-

тельств, является заявление о том, что лицо, которое подписало

договор с их стороны, соответствующих полномочий не имело.

Договор должен быть подписан директором либо полномочны-

ми лицами, определенными уставом. Например: "Договор за-

ключен между фирмой "Арто" в лице директора фирмы Ивакина

И.И., действующего на основании устава...". Если договор под-

писан лицом, у которого отсутствуют полномочия на подписа-

ние в уставных документах, то это лицо должно действовать на

основании доверенности, подписанной руководителем этой

фирмы, в противном случае данный договор может быть при-

знан недействительным в судебном порядке.

Полномочия и подписи. В договорах необходимо указывать

правильное и полное (не сокращенное) юридическое наимено-

вание контрагентов, под которым они зарегистрированы, иначе

в случае споров, невозможно будет предъявить иск – иски при-

нимаются только с указанием точных и полных названий ответ-

чиков. В ваших интересах убедиться в подробном и точном на-

именовании должностей, в правильных фамилиях, именах и от-

чествах лиц, подписывающих договор, а также в наименовании

документов, из которых видны их полномочия на подписание

договора.

Мошенники действительно для подписи договоров направ-

ляют подставных лиц. А недобросовестные контрагенты могут

изменить должностной статус подписавшего сотрудника уже

после нарушения договора и даже уволить его, и придется до-

бывать доказательства для суда, что на момент подписания до-

говора этот сотрудник необходимыми полномочиями обладал.

126

Личность человека удостоверяется действующим паспортом.

Если в паспорт не вклеена очередная фотография (в 25 и 45 лет)

- паспорт недействителен. Отсутствие прописки в паспорте не

позволяет «привязать к местности» человека на случай предъяв-

ления ему судебных повесток. Ни визитные карточки, ни удо-

стоверения не являются юридическими документами и их не

следует принимать во внимание.

Директор в соответствии с уставом предприятия обычно

имеет право подписи договоров от имени предприятия без дове-

ренности. Однако он должен доказать, что он действительно ди-

ректор, предъявив приказ о его назначении, а также заверенную

копию устава (и\или протокол собрания собственников пред-

приятия, или решение правления, или решение совета директо-

ров). Проблема в том, что собственники нередко ограничивают

полномочия наемного директора и предоставляют ему строго

оговоренные полномочия только с согласия правления или сове-

та директоров, собрания собственников и т.д. Например, уста-

вом предприятия может быть предусмотрено, что директор

вправе совершать сделки на сумму свыше, например 50 тысяч

рублей только с согласия правления или совета директоров

предприятия.

В некоторых фирмах имеются: президент, исполнительный

директор, коммерческий директор, технический директор, фи-

нансовый директор. Кто из них уполномочен подписывать дого-

воры, может прояснить только заверенная выписка из устава

или доверенность.

Право подписи банковских документов (у директора, главно-

го бухгалтера, может быть еще у кого-то) оформляется исклю-

чительно для банка и не является правом подписи сделок.

Если договор будет подписывать по доверенности предста-

витель контрагента, необходимо:

>удостовериться в его личности;

>проверить, есть ли на доверенности подпись руководителя

предприятия (только руководителя и никого больше) и его пе-

чать;

127

>убедиться в том, что указана дата выдачи доверенности вы-

дана (если дата не указана, то доверенность недействительна);

>проверить срок действия доверенности;

>убедиться, что объем полномочий действительно включает

право именно подписывать и именно такие сделки – нередко до-

веренности уполномочивают лишь вести переговоры от имени

предприятия или представлять его интересы.

Сделка, подписанная от имени предприятия с превышением

полномочий подписавшего, не действительна для предприятия,

от имени которого она совершена.

Проверяйте достоверность данных, указанных контрагентом:

>почтовые реквизиты – почтовый адрес, факс, адрес элек-

тронной почты;

>юридический и фактический адрес предприятий;

>банковские реквизиты сторон (номер расчетного счета, уч-

реждение банка, корреспондентский счет банка, БИК, ИНН,

ОКНО, ОКОНХ);

Корректировки. В договоре должно присутствовать обяза-

тельство сторон немедленно извещать друг друга об изменении

своих реквизитов. В практике часты случаи, когда проект дого-

вора подписывается одной из сторон и пересылается другой

стороне для подписания. Бывает, что недобросовестный партнер

исправляет, не предупредив контрагента, какие-то условия дого-

вора в своем и чужом экземпляре, и высылает подписанный им

экземпляр партнеру, ставя того перед необходимостью испол-

нять не согласованное с ним условие.

Чтобы избежать таких случаев, включайте в договоры усло-

вие: «Все исправления по тексту настоящего договора имеют

юридическую силу только в том случае, если они удостоверены

подписями сторон в каждом отдельном случае правки». На

практике это выглядит так: заменив вручную слова или фразы в

тексте договора, обе стороны должны поставить свои подписи

рядом с каждой исправленной фразой или абзацем.

Кроме того, в практике принято подписывать (парафировать)

128

каждую страницу договора для того, чтобы впоследствии, в слу-

чае передачи договора на исполнение, при снятии копий, или

при рассмотрении споров, недобросовестный контрагент не мог

бы заменить страницы с невыгодными для него условиями на

другие.

Предварительный договор. Некоторые протоколы о намере-

ниях могут рассматриваться как предварительный договор, а за-

конодательством такая форма предусмотрена. Если в соответст-

вии с протоколом о намерениях стороны обязуются заключить в

будущем договор на передачу товаров, выполнение работ и т. д.

на условиях, предусмотренных протоколом, то на самом деле

этот протокол является предварительным договором, по кото-

рому стороны принимают на себя определенные права и обязан-

ности. Если одна из сторон откажется от заключения преду-

смотренного протоколом договора, другая сторона вправе обра-

титься в суд с иском о принуждении нарушителя протокола к

заключению соответствующего договора или и о взыскании с

него возникших в связи с отказов убытков. В случае, если вы не

намерены связывать себя обязанностями, в протоколе о намере-

ниях необходимо делать соответствующие оговорки.

Формы договоров. Согласно законодательству, сделка может

быть заключена не только в виде договора, подписанного сторо-

нами, но и в виде двух документов: письменного предложения

одной стороны заключить сделку с изложением ее условий в ви-

де письма, факса, телеграммы и письменного ответа другой сто-

роны, содержащего согласие заключить сделку на предложен-

ных условиях тоже в виде письма, факса, телеграммы.

Однако предложения заключить сделку должны отвечать

следующим требованиям:

>исходить от полномочного лица предприятия;

>должны быть обращены к конкретному лицу в фирме - по-

лучателе;

>содержать все существенные условия договора - предмет

129

договора, спецификация товара, сроки поставки, цена и т.д.;

>должны выражать намерение лица, которое его посылает,

считать себя связанным определенными обязанностями в случае

принятия предложения;

>из текста должно быть однозначно ясно предложение за-

ключить договор.

Если перечисленные условия в предложении не соблюдены,

то его можно считать лишь приглашением к переговорам.

При применении такого способа заключения сделок будьте

осторожны, подтверждая сделку или получая подтверждение

сделки. Особенность в том, что сделка считается заключенной,

если одна из сторон просто подтвердит согласие на заключение

сделки на условиях, предложенных другой стороной. Если же

подтверждающая сторона напишет в своем ответе хоть слово,

изменяющее предложенные условия, ответ не считается под-

тверждением сделки, он считается новым предложением, кото-

рое нуждается в подтверждении другой стороной.

Принятие предложения о заключении договора должно отве-

чать следующим требованиям:

>подтверждение должно быть подписано только тем лицом,

которому сделано предложение;

>подтверждение должно быть безоговорочным;

>если в предложении указан срок его действия (срок для от-

вета), договор считается заключенным, если ответ о принятии

предложения получен в течение этого срока.

>если срок действия предложения не указан, то принятие

предложения имеет юридическое значение, если ответ получен в

течение нормально необходимого времени – таким временем

обычно считается один месяц плюс время на пробег почтовых

сообщений.

Например:

В ответ на предложение отгрузить вам товар на таких-то ус-

ловиях, вы ответили: «Согласны, при условии, что поставка бу-

130

дет осуществлена не в апреле, а в марте». Юридически договор

не считается заключенным, ваш ответ рассматривается как но-

вое предложение и поставщик должен подтвердить свое согла-

сие письменно опять-таки без всяких оговорок. Если поставщик

ничего письменно не сообщит, сочтет договор заключенным и

отгрузит товар, вы имеете право товар не принять, даже если он

отгружен в марте - вы же его не ждали, так как подтверждения

не получили. Конечно, при сложившихся хороших отношениях

вы этого не сделаете, однако в случае конфликтов арбитраж бу-

дет на вашей стороне.

Одним из вариантов таких видов сделок является высылка

письменного заказа и получения письменного подтверждения

его принятия к исполнению. В этих случаях существенные усло-

вия договора обычно известны из прейскурантов поставщика.

ГК РФ предусматривает возможность заключения устных

сделок, для которых законодательством не установлена пись-

менная форма. Однако при устных сделках в случае споров сто-

роны лишаются права ссылаться в подтверждение сделки на

свидетельские показания, лишь на документы, письма и т.п. Та-

ким образом, устная сделка юридического значения не имеет,

если обратное не будет доказано в суде в случае спора. Тем не

менее, в практике такие сделки широко распространены между

хорошо знакомыми предприятиями – например, отгрузка по те-

лефонному заказу товаров на небольшие суммы.

Заключенным договор становится после подписания. Начало

действия договора должно быть специально оговорено в его ус-

ловиях, например: «с даты его подписания», «с даты подписания

согласованной спецификации оборудования» и т.п.

Подписанным считается договор, имеющий оригиналы под-

писей полномочных представителей сторон, а также синие или

красные оттиски печатей соответствующих предприятий. Чер-

ные оттиски печатей и черные чернила подписей в последние

годы не считаются убедительными, так как они похожи на ксе-

рокопированные. Печати на договоре как бы подтверждают