Волгина И.В. Офис-менеджер. Практическое пособие

Подождите немного. Документ загружается.

191

акты приемки-передачи, ликвидации основных средств, предва-

рительно ознакомившись с заключениями инвентаризационной

комиссии по этому поводу или до говорами на приемку, покуп-

ку, продажу данных объектов, а так же осуществлять текущий

контроль за данной областью учета, создать условия, опреде-

ляющие невозможность хищений основных средств.

Во избежание хищений МБП, неправомерного списания их

на производство непосредственно или за счет износа необходи-

мо следить за нормами расхода, а также утверждать акты ликви-

дации после ознакомления с заключениями инвентаризационной

комиссии.

В целях обеспечения сохранности МБП на предприятии дол-

жен быть организован контроль за их движением. Для этого ис-

пользуются карточки учета МБП, личные карточки учета спец-

одежды, спецобуви, в которых фиксируется их приобретение по

некоторой стоимости, начисление износа, отнесение в подотчет

ответственного лица, списание по какой-либо причине. Кроме

того, списание МБП оформляется актом, подписываемым руко-

водителем. Суммы в денежном выражении всех поступающих за

какой-то период МБП должны быть равны суммарной стоимо-

сти отдельных МБП, отражаемых в карточках по их учету.

На складах бывают хищения товаров при распаковке и упа-

ковке, хищения целых грузовых мест при доставке груза от пе-

ревозчика или перевозчику – эти способы создают видимость

недостач, с которыми долго разбираются между собой постав-

щики и получатели. Возможны хищения товаров прямо из ячеек

в расчете на то, что при большом количестве товаров в ячейке

недостачу обнаружат не скоро.

Многие случаи хищений возможны лишь при беспрепятст-

венном выходе с территории склада. Поэтому при наличии рис-

ка хищений необходимо вводить личный досмотр сотрудников,

проверку их сумок или автомобилей, однако эти меры необхо-

димо закрепить соглашением с профсоюзной организацией или

в коллективном договоре.

В большинстве случаев со склада ничего просто так не про-

192

падает, для хищений нужен помощник, имеющий необходимые

полномочия. Поэтому, кроме подписи кладовщика на приход-

ных и расходных документах должна быть подпись бухгалтера.

Комплектовать заказы к отгрузке не должны сотрудники, зани-

мающиеся приемкой товара.

Для противодействия хищениям обязательно документиро-

вание всех приобретаемых товаров и материалов, независимо от

того, проходили они через склад или нет.

Во избежание хищений товаров рекомендуется внимательно

относиться к списанию материалов и их денежной оценке. Кон-

троль за движением материалов осуществляется начиная с про-

верки сумм, отражаемых в сопутствующих им документах (че-

ки, счета, акты-справки, накладные на внутреннее перемеще-

ние), приходных ордерах, карточках складского учета материа-

лов. В случае выбытия материалов (отпуск их в производство,

на сторону для переработки, реализации) сверяются суммы в

карточках (при соответствующих расходах) с суммами в доку-

ментах на расход материалов (расходные накладные) либо же с

суммами, отраженными в отчете о выпуске продукции, выпол-

нении работ. При утверждении данных отчетов следует пом-

нить, что они являются основанием для списания материалов,

поэтому необходима проверка соответствия их расхода дейст-

вующим на предприятии нормам. Кроме того, при контроле уче-

та материалов следует сверять количество материалов и их от-

ражение в денежной оценке, соответствие цен.

Настоятельно необходимо проводить периодические внезап-

ные контрольные выборочные проверки соответствия запасов

тех или иных товаров данным учета. Причем обязательно такие

проверки должны проводить члены постоянной инвентаризаци-

онной комиссии, не работающие на складе.

Во избежание хищений материалов рекомендуется иметь в

штате заведующего складом или кладовой, с которым заключить

договор о материальной ответственности; он и будет осуществ-

лять первоначальный контроль за движением материалов (в

дальнейшем — взаимный контроль). Необходимо обеспечить

193

условия по охране склада, а также внимательно относиться к

списанию материалов (денежной оценке). Оперативному выяв-

лению недостач в этой области учета способствуют внезапные

инвентаризации.

Контроль движения материалов осуществляется, начиная с

проверки сумм, отражаемых в сопутствующих им документах

(чеки, счета, акты-справки, накладные на внутреннее перемеще-

ние), приходных ордерах, карточках складского учета материа-

лов. В случае выбытия материалов (отпуск их в производство,

на сторону для переработки, реализации) сверяются суммы в

карточках (при соответствующих расходах) с суммами в доку-

ментах на расход материалов (расходные накладные) либо же с

суммами, отраженными в отчете о выпуске продукции, выпол-

нении работ. При утверждении данных отчетов следует пом-

нить, что они являются основанием для списания материалов,

поэтому необходима проверка соответствия их расхода дейст-

вующим на предприятии нормам. Кроме того, при контроле уче-

та материалов следует сверить количество материалов и их от-

ражение в денежной оценке, соответствие цен.

Бухгалтер обязан проверять своевременность и полноту оп-

риходования поступивших товаров, правильность их списания, а

также правильность составления отчетов материально ответст-

венными лицами.

Товар не должен покидать склад, если вместо него не оста-

ется документов о его передаче, подписанных выдавшим и по-

лучившим товар лицами.

Во время проверки отчетов материально ответственных лиц

бухгалтер обязан установить:

подлинность документов и правильность записей в отчете,

сделанных на основании приложенных документов, а также со-

ответствие даты документов периоду, за который представляет-

ся отчет;

соответствие в данном отчете остатков товаров и тары на на-

чало отчетного периода остаткам, показанным в предыдущем

194

отчете на конец отчетного периода;

соответствие в отчете остатков товаров и тары на начало от-

четного периода фактическим остаткам в инвентаризационных

описях на дату проведения инвентаризации;

даты всех ли первичных документов, приложенных к отчету,

свидетельствуют, что товары получены до инвентаризации, а не

после инвентаризации;

законность и обоснованность хозяйственных операций (при-

ем, отпуск, списание товара и т.д.);

наличие в документах всех необходимых реквизитов, подпи-

сей материально ответственных лиц, распорядительных подпи-

сей руководителя организации на внутреннее перемещение то-

варов;

полноту оприходования в отчетном периоде товаров по вы-

данным доверенностям, оплаченным или принятым к оплате до-

кументам;

правильность цен на товары, таксировки и подсчетов в отче-

те и приложенных к нему документах;

соответствие записей, сделанных материально ответствен-

ными лицами в карточках (книгах) складского учета с первич-

ными приходно-расходными документами;

соответствие суммы по внутреннему перемещению отпу-

щенных товаров и тары сумме, показанной в приходной части

товарных отчетов других материально ответственных лиц;

соответствие выручки, показанной в расходной части товар-

ного (товарно-кассового) отчета, сумме, оприходованной по

кассовому отчету (при учете по продажным ценам).

Если при проверке цен, таксировки или подсчетов бухгалтер

выявляет ошибки, их исправляют корректурным способом, ис-

правления заверяют подписью лица, выявившего ошибку, а об

изменении остатка товаров на конец отчетного периода ставят в

известность материально ответственное лицо, которое расписы-

вается в конце отчета, удостоверяя правильность внесенных ис-

правлений и нового остатка товаров.

Отчеты материально ответственных лиц с приложенными к

195

ним документами должны быть подобраны и переплетены по их

порядковым номерам. Срок хранения товарных отчетов - три

года. Ответственность за сохранность документов возлагается

на главного бухгалтера организации.

Изъятие отчетов материально ответственных лиц и прило-

женных к ним документов по требованию судебно-

следственных и других органов, имеющих такое право, произ-

водится на основании письменного запроса и с разрешения ру-

ководителя организации. Эти документы передаются по акту

изъятия с точным перечислением основных реквизитов (наиме-

нование, дата, номер документа, сумма, указанная в документе и

т.д.). С этих документов могут быть сняты копии.

Проверка фактического наличия товаров необходима как

средство уточнения и выверки остатков, для целей налогообло-

жения, для учета издержек. Практикуются три способа инвента-

ризации – периодическая, непрерывная и выборочная.

Периодическая инвентаризация – на период инвентаризации

работа склада должна быть приостановлена, с тем чтобы дать

возможность лицам, проводящим инвентаризацию, точно под-

считать остатки.

Непрерывная (перманентная) инвентаризация - инвентариза-

торы подсчитывают каждый день или каждую неделю опреде-

ленное количество или некоторый процент наличных запасов и

соответствующим образом корректируют постоянно ведущиеся

инвентарные счета. Запасы проверяются без особых помех для

нормальной работы склада.

Выборочная инвентаризация – проверка наличия только осо-

бо контролируемых наименований зачастую более точна чем

сплошная инвентаризация, так как влияние человеческого фак-

тора при сплошной инвентаризации (психическое утомление

инвентаризаторов заторов от монотонной работы) нередко при-

водит к ошибкам.

Инвентаризация должна быть организована так, чтобы ин-

вентаризаторы вели подсчет товаров последовательно по местам

196

хранения, даже если один и тот же товар хранится в разных

складах. Перескакивание из одного склада в другой очень уто-

мительно и ведет к путанице и большим погрешностям.

Методика и правила инвентаризации регламентированы спе-

циальным нормативным актом.

Бухгалтерия должна быть инициатором проведения инвента-

ризации. Определяя, какие виды товаров необходимо проверить

и когда, бухгалтерия контролирует работу кладовщиков или

учетчиков склада. Представитель бухгалтерии должен наблю-

дать за проведением инвентаризации.

Основными целями инвентаризации являются:

выявление фактического наличия имущества;

сопоставление фактического наличия имущества с данными

бухгалтерского учета;

проверка полноты отражения в учете обязательств.

В соответствии с «Положением о бухгалтерском учете и от-

четности в Российской Федерации» проведение инвентаризаций

обязательно:

при передаче имущества организации в аренду, выкупе, про-

даже, а также в случаях, предусмотренных законодательством

при преобразовании государственного или муниципального

унитарного предприятия;

перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, кро-

ме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1

октября отчетного года.

Инвентаризация основных средств может проводиться один

раз в три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет. В

районах, расположенных на Крайнем Севере и приравненных к

ним местностях, инвентаризация товаров, сырья и материалов

может проводиться в период их наименьших остатков;

при смене материально-ответственных лиц (на день прием-

ки-передачи дел);

при установлении фактов хищений или злоупотреблений, а

«Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обяза-

тельств». Утверждены приказом Минфина РФ от 13 июня 1995 г. N 49

197

также порчи ценностей;

в случае стихийных бедствий, пожара, аварий или других

чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условия-

ми;

при ликвидации (реорганизации) организации перед состав-

лением ликвидационного (разделительного) баланса и в других

случаях, предусматриваемых законодательством Российской

Федерации или нормативными актами Министерства финансов

Российской Федерации.

Количество инвентаризаций в отчетном году, даты их прове-

дения устанавливаются руководителем организации. Для прове-

дения инвентаризации в организации создается постоянно дей-

ствующая инвентаризационная комиссия.

Материальная ответственность

Договор на материальную ответственность подписывает кас-

сир, кладовщик, некоторые другие сотрудники. Материальная

ответственность возможна лишь в том случае, если материаль-

ные средства находятся в отдельном помещении, доступ в кото-

рое имеет лишь материально ответственное лицо (ключ есть

только у него). В порядке исключения можно нести ответствен-

ность за проектор, который, как правило, требуется на ограни-

ченное время и может быть (в соответствии с правилами) выдан

под расписку и позднее принят обратно. Если же к технике или

предметам есть общий доступ вопрос о материальной ответст-

венности за данное оборудование рассматриваться не может.

Материальная ответственность работников — одно из

средств защиты форм собственности, ибо она представляет со-

бой юридическую обязанность работника, виновно причинив-

шего ущерб, возместить его в установленном законом размере.

Материальная ответственность за товарно-материальные

ценности наступает в соответствии с нормативными актами (ст.

238–250 ТК РФ). Правовой основой материальной ответствен-

ности работника является его обязанность бережно относиться к

имуществу предприятия. По нормам трудового законодательст-

198

ва материальную ответственность несут все работники, состоя-

щие в трудовых отношениях с предприятием, учреждением, ор-

ганизацией на основе трудового договора, независимо от формы

собственности, на базе которой создано предприятие, учрежде-

ние, организация. Она может быть возложена на этих лиц и в

случае прекращения трудовых отношений при условии, если

ущерб причинен работником во время действия этих отноше-

ний.

Материальная ответственность возлагается на работника

только при одновременном наличии следующих условий:

прямого (действительного) ущерба;

противоправности поведения работника, причинившего

ущерб;

вины работника в причинении ущерба;

наличии причинной связи между действием (бездействием)

работника и ущербом.

Под прямым (действительным) ущербом понимается ущерб

наличному, реально существующему имуществу путем утраты

его (или его части), присвоения, порчи, понижения ценности и

соответствующей необходимости собственника (владельца)

произвести затраты на приобретение или восстановление иму-

щества либо произвести излишние выплаты по вине работника

другому субъекту (физическому или юридическому лицу).

Это может быть как недостача, порча материальных ценно-

стей, расходы на ремонт, штрафные санкции за неисполнение

обязательств, так и суммы уплаченных штрафов, оплаты выну-

жденного прогула или задержки выдачи трудовой книжки и

другие выплаты.

Таким образом, материальная ответственность возлагается

как за ущерб, причиненный предприятию или учреждению, с

которым он состоит в трудовых отношениях, так и за ущерб,

причиненный работодателем по вине работника третьим лицам

в случае возмещения этого ущерба.

Приложение № 2 к постановлению Минтруда РФ от 31 декабря 2002 г. №

Типовая форма договора о полной индивидуальной материальной ответ-

199

ственности

(наименование организации), далее именуемый «Работодатель», в лице

руководителя (фамилия, имя, отчество), действующего на основании (уста-

ва, положения, доверенности), с одной стороны, и (наименование должности)

(фамилия, имя, отчество) именуемый в дальнейшем «Работник», с другой

стороны, заключили настоящий Договор о нижеследующем.

1. Работник принимает на себя полную материальную ответственность за

недостачу вверенного ему Работодателем имущества, а также за ущерб, воз-

никший у Работодателя в результате возмещения им ущерба иным лицам, и в

связи с изложенным обязуется:

а) бережно относиться к переданному ему для осуществления возложен-

ных на него функций (обязанностей) имуществу Работодателя и принимать

меры к предотвращению ущерба;

б) своевременно сообщать Работодателю либо непосредственному руко-

водителю о всех обстоятельствах, угрожающих обеспечению сохранности

вверенного ему имущества;

в) вести учет, составлять и представлять в установленном порядке товар-

но-денежные и другие отчеты о движении и остатках вверенного ему имуще-

ства;

г) участвовать в проведении инвентаризации, ревизии, иной проверке со-

хранности и состояния вверенного ему имущества.

2. Работодатель обязуется:

а) создавать Работнику условия, необходимые для нормальной работы и

обеспечения полной сохранности вверенного ему имущества;

б) знакомить Работника с действующим законодательством о материаль-

ной ответственности работников за ущерб, причиненный работодателю, а

также иными нормативными правовыми актами (в том числе локальными) о

порядке хранения, приема, обработки, продажи (отпуска), перевозки, приме-

нения в процессе производства и осуществления других операций с передан-

ным ему имуществом;

в) проводить в установленном порядке инвентаризацию, ревизии и дру-

гие проверки сохранности и состояния имущества.

3. Определение размера ущерба, причиненного Работником Работодате-

лю, а также ущерба, возникшего у Работодателя в результате возмещения им

ущерба иным лицам, и порядок их возмещения производятся в соответствии

с действующим законодательством.

4. Работник не несет материальной ответственности, если ущерб причи-

нен не по его вине.

5. Настоящий Договор вступает в силу с момента его подписания. Дейст-

вие настоящего Договора распространяется на все время работы с вверенным

Работнику имуществом Работодателя.

6. Настоящий Договор составлен в двух, имеющих одинаковую юридиче-

скую силу экземплярах, из которых один находится у Работодателя, а второй

200

— у Работника.

7. Изменение условий настоящего Договора, дополнение, расторжение

или прекращение его действия осуществляются по письменному соглашению

сторон, являющемуся неотъемлемой частью настоящего Договора.

Адреса сторон Договора: Подписи сторон Договора:

Работодатель ___________

_____________________

Работник ________________

_____________________

Дата заключения Договора Место пе-

чати

Возмещение ущерба, причиненного сотрудниками

Порядок возмещения ущерба, причиненного предприятию,

организации, учреждению, установлен действующим законода-

тельством (ТК РФ).

Возмещение ущерба работниками предприятия в размере, не

превышающем среднего месячного заработка, производится по

распоряжению администрации предприятия, организации, уч-

реждения, руководителями предприятий, организаций, учреж-

дений и их заместителями — по распоряжению вышестоящего

органа путем удержания из заработной платы работника.

Распоряжение администрации или вышестоящего органа

должно быть сделано не позднее двух недель со дня обнаруже-

ния причиненного работником ущерба и обращено к исполне-

нию не ранее семи дней со дня сообщения об этом работнику.

Если работник не согласен с вычетом или его размером, трудо-

вой спор по его заявлению рассматривается в порядке, преду-

смотренном действующим законодательством.

В остальных случаях возмещение ущерба производится пу-

тем предъявления администрацией предприятия, организации,

учреждения иска в соответствующий судебный орган.

Если администрация в нарушение порядка, установленного

действующим законодательством, произвела удержание из зара-

ботной платы работника, то орган по рассмотрению трудовых

споров принимает по жалобе работника решение о возврате не-