Рогожин С.В., Рогожина Т.В. Теория огранизации

Подождите немного. Документ загружается.

качестве составляющего элемента рекламной кампании, обес-

печивающего возможность наиболее полного двустороннего

информационного обмена.

В рамках действия закона информированности и упорядо-

ченности рассмотрим информационные потоки и связи внут-

ри организации, которые реализуются в соответствии с ие-

рархической структурой. В связи с этим целесообразно выде-

лять восходящие и нисходящие информационные потоки, т.е.

потоки информации с нижних уровней системы на верхние и

наоборот. Обмен информацией между отдельными подразде-

лениями одного уровня иерархической структуры относится к

типу горизонтальных коммуникаций. Кроме того, существует

информационный обмен между неформальными группами и

межличностные коммуникационные связи. Для координации

информационных потоков в организации, как правило, созда-

ются специальные информационные службы. Они есть и в

крупных магазинах, и в банках, и в различных обслуживаю-

щих фирмах.

Умение правильно организовать информационный обмен и

обеспечить использование высококачественной информации в

значительной мере определяют эффективность работы систе-

мы управления и организации в целом. Эта задача может быть

успешно решена только в результате анализа действия всех

информационных потоков как внутри, так и вне организации.

Информационная упорядоченность организационной сис-

темы определяется структурой организации, которая является

одним из важнейших элементов ее информационной среды.

Чтобы осознать это, следует представить себе, что сама орга-

низация, работающие в ней-люди, денежные и материальные

ценности на определенных этапах управления из реально су-

ществующих материальных объектов превращаются в инфор-

мационные массивы, для которых должны соблюдаться тре-

бования полноты и упорядоченности.

Этот момент особенно четко проявляется, когда мы при-

нимаем управленческие решения с использованием автомати-

141

зированной системы управления или работаем с вычислитель-

ной моделью, реализованной с помощью программных

средств на ПЭВМ. Здесь реальный объект отображается в виде

файлов, в которых каждый объект или процесс представляют

собой последовательность нулей и единиц. Поэтому не только

материально-финансовая деятельность организации, но и ее

структура как информационный объект должны удовлетво-

рять требованиям информированности и упорядоченности.

Требование информированности означает, что информаци-

онное описание объекта должно быть исчерпывающим. Но это-

го недостаточно. В организации должен быть установлен стро-

гий организационный порядок, т.е. должна быть разработана

четкая организационная структура. Если этого не сделать, то

организация будет неуправляемой. Хорошо известно, что нель-

зя управлять беспорядком, поэтому работа

организации

должна

протекать в упорядоченном информационном пространстве,

причем в понятие информационного пространства должно вхо-

дить и описание

порядка,

регламентирующего действие самой

организации. В структуре организации должны быть преду-

смотрены все подразделения, обеспечивающие достижение по-

ставленной цели. Если указанное условие не соблюдается, то

информация об организации будет неполной и требование ин-

формированности для нее будет невыполнимо.

При разработке организационной структуры мы пользуем-

ся не только той информацией, которая в буквальном смысле

слова находится у нас под руками, но и используем информа-

цию, накопленную за долгие

годы

существования других ор-

ганизаций в обществе. Это собственные знания и опыт, а так-

же сведения о работе организаций аналогичного типа.

Проблемы информированности возникают в организациях

в процессе контроля и проверок, например, при проведении

экспертной оценки их деятельности. При этом сначала выяс-

няется цель организации, затем анализируется соответствие

организационной структуры и внутреннего порядка постав-

ленным задачам. Только после этого делаются окончательные

выводы.

142

Важно обратить внимание на то, что существующий в

организации информационный порядок является вполне само-

стоятельным объектом. Действительно, можно сменить руко-

водителей или членов

организации,

набрать новых сотрудни-

ков и заново сформировать коллектив, а организация, благо-

даря накопленному заделу и опыту, будет продолжать

работать, используя имеющиеся источники информации. Од-

нако следует избегать излишнего преувеличения роли инфор-

мационного порядка. Его возможности могут быть реализова-

ны только при наличии соответствующего материально-

технического обеспечения в сочетании с высоким профессио-

нализмом персонала организации.

Рассматривая закон информированности и упорядоченно-

сти, нельзя обойти вниманием проблемы, связанные с влияни-

ем новых информационных технологий на развитие деловых

организаций. Стремительное развитие технологий управления,

основанных на использовании электронной вычислительной

техники и современных средств коммуникаций, значительно

расширило возможности организаций в деле решения задач

обеспечения полноты и упорядоченности информации.

До конца 60-х годов XX столетия развитие экономики оп-

ределялось понятиями и законами, выработанными классика-

ми экономической теории, в частности К. Марксом и Д. Кейн-

сом. Уже в начале 70-х годов ситуация стала меняться. Эко-

номисты осознали, что использование в процессах управления

представления об информации и информационных продуктах

(программах, обеспечивающих решение задач управления) как

о самостоятельных объектах дает эффекты, которых никогда

не удавалось добиться ранее. Полученные результаты не ук-

ладываются в прокрустово ложе гениальных разработчиков-

классиков экономических учений. В 90-е годы было установ-

лено, что пр'оцедуры управления производством и реализаци-

ей товаров, основанные на использовании сетевых информа-

ционных технологий, ведут к серьезным изменениям всех эта-

пов процесса движения продукции от производителя до

потребителя.

143

В части полноты информации использование современных

сетей связи, например Интернет, обеспечило доступ как к ин-

формации внешних организаций, расположенных во всех час-

тях света, так и к централизованным базам данных, которые

представляют собой огромные по объемам хранилища упоря-

доченной информации.

Средства сети позволяют не только получать информацию,

но и создавать собственные хранилища информации, структу-

рированной в соответствии с целями деловой организации,

и передавать другим организациям информацию о своей

деятельности. Создаваемые в сети электронные представи-

тельства, которые являются виртуальным отображением

организации, доступны людям во всем мире. Теперь лицу, за-

интересованному в информационном обмене с какой-либо ор-

ганизацией, достаточно обратиться в ее электронное предста-

вительство, набрав соответствующий адрес в сети.

Распространение во всем мире средств электронной ком-

муникации и развитие инфраструктуры связи привели к соз-

данию нового вида информационных технологий, основанных

на работе с глобальными сетями связи. Наличие сетевых тех-

нологий способствовало повышению значимости закона ин-

формированности и упорядоченности в современных рыноч-

ных условиях.

В теории и практике управления материальными и финан-

совыми потоками в сфере производства и обращения появи-

лись не осязаемые в классическом смысле этого слова объек-

ты, которые нельзя увидеть и тем более пощупать. Тем не

менее их использует достаточно большое количество совер-

шенно реальных людей. Такие объекты получили название

виртуальных предприятий.

Заметим, что буквальный перевод с английского слова

«виртуальный» — это несуществующий, воображаемый объ-

ект. Людей, работающих с информацией (знаниями) на вирту-

альных предприятиях, часто называют «знающими людьми».

144

В.настоящее

время

виртуальные

предприятия существуют

не только в сфере производства и товародвижения, но и в об-

ласти управления финансовыми потоками. Свои сайты есть у

политических партий, средств массовой информации, фирм,

занимающихся медицинским обслуживанием, шоу-бизнесом,

организацией отдыха и т.д. Есть сайты знакомств, развлече-

ний. Бурное развитие сетевых технологий управления в про-

цессах реализации товаров и услуг привело к появлению но-

вых, но уже достаточно устоявшихся к настоящему времени

понятий, таких как электронная коммерция, электронная

торговля и виртуальный магазин.

Электронная коммерция — это ведение бизнеса с исполь-

зованием современных информационно-коммуникационных

технологий.

В информационном бюллетене о программах Европейского

сообщества,

изданном в

1997

г., изложены материалы

проекта,

принятого на совещании министров стран «большой семерки».

В разделе «Глобальный рынок для малых и средних предпри-

ятий (SMEs)» отмечается, что использование сетевых техноло-

гий и развитие системы электронной коммерции ведет к рево-

люционным преобразованиям методов ведения бизнеса. Пред-

полагается, что влияние электронной коммерции не только

на отдельные предприятия, но и на всю производственно-

сбытовую структуру стран в целом будет всеобъемлющим.

Под коммерческой сделкой в среде электронной коммер-

ции (в соответствии с Федеральной целевой программой раз-

вития электронной торговли в России) понимается коммерче-

ская или деловая операция, совершенная через компьютерную

сеть, в результате которой право собственности или право

пользования вещественным товаром или услугой передается

от одного лица другому. В системе электронной коммерции

большинство бизнес-процессов реализуется электронным спо-

собом на основе использования информационно-коммуника-

ционных технологий. При этом информация передается полу-

чателю напрямую, минуя стадию создания бумажных копий.

145

На начальном этапе электронная коммерция развивалась на

основе использования сетевых технологий в процессах реали-

зации товаров и услуг, а также информационного обеспечения

решения задач управления. Последующее, достаточно быстрое

увеличение количества предприятий, использующих преиму-

щества электронной коммерции, привело к тому, что сложи-

лась глобальная информационная среда, включающая в себя

деловые организации самых различных типов: предприятия

торговли, покупателей, производителей товаров, финансовые

учреждения, обеспечивающие бизнес-процессы, транспортно-

экспедиционные службы и многие другие.

Исследования, проведенные Европейской ассоциацией

экономического сотрудничества и развития, показывают, что в

ближайшем будущем 80% всего прогресса технологии будет

напрямую связано с развитием электронной коммерции. По

оценкам международной исследовательской компании IDC -

International Data Corporation, к концу 2003 года общемировой

доход от использования средств электронной коммерции со-

ставит 1,3 трлн. долларов. В конце 1999 года он, по оценкам

той же компании, составил около

111

млрд. долларов, что на

20% выше, чем в

1998

году

(91

млрд долларов).

Приведенные показатели характеризуют стремительное

развитие новой области экономической деятельности, обеспе-

чивающей в настоящее время наиболее рациональное движе-

ние современной деловой организации к достижению постав-

ленной цели.

Качество, надежность и быстрота выполнения процедур,

связанных с информационным обеспечением решения задач

управления, превышают самые смелые ожидания. Электрон-

ный сервис превращается в самостоятельную сферу обслужи-

вания людей, охватывающую все уголки земного шара. Меж-

дународная консалтинговая компания Andersen Consulting

предполагает, что через четыре года управление процессами

поставок на 83% и продаж на 90% будут осуществляться с ис-

пользованием сетевых технологий.

146

Виртуальные организации, число которых день ото

дня

стремительно

растет,

вьшолняют ряд

весьма

важных функций

по обеспечению экономической деятельности. В

частности»

сокращение времени и

стоимости

проведения

финансовых

операций привело к появлению виртуальных банков. Такие

банки есть и в Рунете — российском отделении Интернет, на-

пример банк «Таврический». Виртуальные банки-автоматы

выполняют в реальном времени весь спектр банковских опе-

раций. Первоначально они создавались для обслуживания

операций, выполняемых

юридическими

лицами. В последнее

время многие из них, такие, как например, банк

«Платина»

или «Телебанк», переходят на обслуживание в системе элек-

тронной торговли платежных операций физических лиц.

Сфера действия электронной коммерции постоянно расши-

ряется. В Рунете действуют две виртуальные

юридические

фирмы. Только в Москве

успешно

работает более

600

вирту-

альных интернет-магазинов. В начале 2001 года известная

торговая фирма ГУМ открыла в Интернет свой торговый ряд,

содержащий 30 тыс наименований

товаров.

Оценивая влияние информационных технологий

на

фор-

мирование информационной среды организации, целесооб-

разно выделить три этапа внедрения сетевых технологий

(рис. 4.16).

Первый этап предусматривает подключение одного из

компьютеров предприятия к сети Интернет и создание собст-

венной

WEB-страницы.

На этом этапе предприятие получает

возможность сообщать всем пользователям сети Интернет о

своей деятельности, просматривать информацию, содержа-

щуюся в сетевых базах данных, пользоваться услугами интер-

нет-почты.

Второй этап — это создание WEB-сайта на собственном

сервере или на сервере провайдера Интернет. При этом появ-

ляется дополнительная возможность регистрации посетителей

организации. Любая деловая организация в той или иной мере

занимается реализационной деятельностью. Теперь она полу-

чает возможность

вести

индивидуальный (или

по

группам)

147

учет покупателей, их покупок и анализировать их предложе-

ния по дальнейшему совершенствованию обслуживания. Для

этого при первом посещении интернет-сайта организации по-

купателю предлагается зарегистрироваться и ответить на во-

просы анкеты. В дальнейшем это позволит вести индивиду-

альную работу с покупателями.

Анализ информации,

храняидейся

в базе данных о покупа-

тельском спросе и предпочтениях отдельных покупателей, по-

зволит без дополнительных затрат проводить необходимые

маркетинговые исследования. Реализация этого этапа дает

наибольший эффект только в случае объединения всех ПЭВМ

организации в локальную сеть. Это объединение осуществля-

ется не по территориальному признаку, а по принципу при-

надлежности определенного псдразделения к данной органи-

зации или к корпоративной структуре.

Третий этап — создание на собственном WEB-сервере

электронного представительства организации с подключением

к банковской системе электронных платежей. Этот этап соот-

ветствует максимально полному использованию возможно-

стей электронной коммерции.

Рис.

4.16.

Последовательность внедрения новых

информационных технологий в деятельность организации

148

На первый взгляд, Интернет для деловой организации,

представляется лишь удобным средством организации эффек-

тивного информационного обмена, который может успешно

использоваться в маркетинговых исследованиях, рекламе,

обеспечении торговых операций, финансовых трансакций

и т.п. Но это далеко не единственное направление влияния но-

вой информационной среды на бизнес-процессы. Подклю-

чившись к сети Интернет, организация получает доступ в ре-

альном масштабе времени к информационным ресурсам пред-

приятий, учреждений и отдельных лиц, расположенных в

любой точке земного шара.

Информация о деятельности организации становится дос-

тупной любому юридическому и физическому лицу, являю-

щемуся абонентом сети. Использование всемирной сети неиз-

бежно ведет к глобализации рынка, вызывая изменения в са-

мой идеологии ведения бизнеса, а следовательно, и изменения

как в принципах работы организации, так и в структуре ее

системы управления.

Упрощенно электронную коммерцию можно представить

как «ведение бизнеса с применением электронных средств».

Однако это понятие имеет более глубокий смысл и включает в

себя широкий спектр технологий, сервиса, приложений и про-

цессов ведения бизнеса для обеспечения взаимодействий ор-

ганизация в различных областях.

Инфраструктура бизнес - бизнес (Business to Business) не-

обходима для обеспечения перехода деловых организаций к

электронному управлению коммерческой деятельностью, на-

лаживанию связей с поставщиками, дилерами и прочими биз-

нес-партнерами. Развитие деятельности в этой области вклю-

чает сервис и поставку продукции для различных секторов

рынка, создание баз данных по техническим и стоимостньм

характеристикам предлагаемой продукции, разработку и реа-

лизацию системы выполнения заказов на поставку по схеме

«точно вовремя» (just in time), разработку программ для сис-

тем дистанционного обучения методам реализации товара.

149

Инфраструктура бизнес - клиент (Business to People) слу-

жит для перехода деловых организаций к электронному

управлению информационным обменом с покупателями и

клиентами: реклама, организация продаж, работа с клиентами.

В частности, эта система должна обеспечить возможность

приобретения каждым желающим товаров народного потреб-

ления, управления банковским счетом из дома, получения

всей необходимой информации о работе организации и пред-

лагаемой ей продукции.

Развитие данной области информационного обмена осуще-

ствляется в направлении создания виртуальных Интернет- ма-

газинов, работающих в онлайновом режиме (круглосуточно

подключенных к сети). Необходимо также разработать новые

и усовершенствовать существующие системы управления

банковским счетом по сети, системы заказов широкого спек-

тра применения (рестораны, гостиницы) и информационные

системы для туристов.

Интенсивность освоения различных областей рынка элек-

тронной коммерции может быть проиллюстрирована данными

результатов маркетинговых исследований, проведенных ком-

панией IDC (табл. 4.3).

Табл. 4.3.

Объемы отдельных секторов

рынка электронной коммерции

Сектор рынка электронной коммерции

Бизнес - бизнес

Финансовые рынки

Розничные рынки

1996

год

$ 600

млн.

$ 200

млн.

$ 530

млн.

2000 год

$ 66 470

млн.

$ 23 000

млн.

170

млн.

При анализе данных, приведенных в табл. 4.3., обращает на

себя внимание тот факт, что наиболее стремительные темпы

роста операций (более чем в сто раз) характерны для сектора

«бизнес - бизнес». По сравнению с ним темпы роста операций

в области розничной торговли выглядят гораздо более скром-

150