Петрова Ю.А. Секретарское дело. Настольная книга секретаря-референта

Подождите немного. Документ загружается.

6) за 3–4 дня до начала совещания секретарь печатает доклад

руководителя. На этом этапе целесообразно уточнить с руководителем

регламент совещания;

7) секретарь привлекает соответствующие службы предприятия к

подготовке и оборудованию помещения для проведения совещания. Зал

должен быть оснащен всем необходимым: стульями, столом, меловой или

иной доской, экраном, микрофоном, трибуной и т. д. Не следует

забывать об аптечке с медикаментами и санитарном состоянии как

самого помещения, так и мест общего пользования. Вместе со

специалистом секретарь проверяет исправность сетевых розеток,

видеотехники, проекционной и акустической аппаратуры, наличие

удлинительных шнуров и т. п.

По указанию руководителя секретарь должен подобрать по

тематике выступлений видеофильмы, слайды, плакаты, схемы и

полностью подготовить их для демонстрации.

Заранее должно быть заготовлено необходимое количество

визитных карточек, рекламных проспектов, каталогов;

8) накануне совещания секретарь еще раз напоминает

докладчикам о времени начала совещания, порядковом номере

выступления и его продолжительности. Кроме того, на этом этапе он

проверяет и уточняет списки лиц, не прибывших для участия в

совещании, и фактических участников;

9) за час до начала совещания секретарь готовит для председателя

папку с материалами совещания, чистую бумагу, ручки, простые и

цветные (красные) карандаши, скрепки, линейки, минеральную воду,

стаканы и т. п. Во время торжественных собраний на столе председателя

устанавливают цветы.

Регистрацию участников начинают, как правило, за 30 минут и

заканчивают за 5 минут до начала заседания. Необходимо

предусмотреть, чтобы в гардеробе и в вестибюле висели объявления с

указанием места проведения совещания и регистрации участников.

Если секретарь не сам проводит регистрацию, то он должен

провести инструктаж со своим помощником. Форма списка регистрации

может быть следующей:

Если на совещании присутствуют гости, их следует проводить в зал

и усадить в первых рядах. Перед совещанием секретарь раздает

необходимые документы его участникам.

Если секретарь не принимает участия в совещании, то он дежурит

у телефона, сокращая до минимума персональные вызовы. Если

необходимо срочно вызвать кого-либо из участников совещания, то

секретарь передает ему записку – это позволит участнику покинуть зал

потихоньку, не мешая остальным. Перед началом совещания, в его

перерывах и после закрытия секретарю следует войти в зал, чтобы

оказать помощь, если она потребуется участникам совещания.

Если секретарь принимает участие в работе совещания, то ему

может быть поручено ведение протокола. В этом случае он должен

предварительно уточнить у руководителя, какой вид протокола

необходим – краткий или полный (воспроизводящий ход совещания с

точной записью выступления участников и формулировки решений,

персональных заданий и сроков исполнения).

Секретарь фиксирует выступления, принятые решения и фамилии

выступавших. Председатель и другие выступавшие могут передать

секретарю тезисы своих выступлений.

На небольших совещаниях в обязанности секретаря может входить

сервировка рабочего стола прохладительными напитками и стаканами.

Бутылки с минеральной водой устанавливают на бумажные салфетки

группами в центре стола. Бутылок должно быть не меньше, а стаканов –

на один больше, чем участников совещания, сидящих за столом.

По окончании совещания секретарь должен собрать тексты

докладов и выступлений, провести корректировку текста с

руководителем и выступавшими. Затем следует убрать из помещения

документы, оставленные участниками совещания, таблички, объявления,

канцелярские принадлежности, схемы и т. п. Вместе с помощниками

убрать использовавшиеся в ходе совещания технические средства.

Уточнить с руководителем список лиц и организаций, которым будут

высланы материалы совещания.

На оформление протокола совещания отводят обычно 2–3 дня.

Секретарь печатает протокол и передает его председателю. Под личным

контролем секретаря находится и решение таких вопросов, как

размножение материалов для рассылки.

Причины отрицательного результата совещаний.

Большинство проводимых совещаний не дают ожидаемого

результата. Это происходит по следующим причинам:

1) плохая подготовка к совещанию руководителя, помогающих ему

экспертов или лиц, ответственных за подготовку;

2) отсутствие у участников желания сотрудничать, работать

совместно;

3) отсутствие связи между вопросами, включенными в повестку дня

совещания;

4) многочисленность обсуждаемых вопросов;

5) неумелое ведение совещания (вместо обсуждений проблем и

принятия решений – пустые разговоры, не приводящие к нужному

решению);

6) попустительство по отношению к демагогическим выступлениям;

7) отсутствие желания найти общее решение, отстаивание узко

групповых интересов;

8) формальные выступления:

9) зажим конструктивных дискуссий лицом, ведущим совещание;

10) недостаточная «заостренность» внимания участников на

главной проблеме, ради которой организуется совещание.

Правила выступления:

1) устанавливайте и придерживайтесь регламента выступлений.

Учитесь излагать суть вопроса, проблемы по возможности кратко, не

увлекайтесь цитатами;

2) старайтесь выступать убедительно и аргументировано;

3) по возможности, излагайте мысль своими словами,

руководствуясь лишь планом выступления. Нежелательно читать заранее

подготовленный текст;

4) старайтесь сохранять контакт с участниками совещания,

наблюдайте за их реакцией на ваши слова;

5) обращаясь, называйте участников совещания по имени и

отчеству, по возможности подчеркивайте их опыт и компетентность по

соответствующему вопросу;

6) остерегайтесь использовать в ходе совещания плоские шутки,

непродуманные реплики в адрес участников;

7) выступая, не поучайте, не изрекайте прописных истин.

Подведение итогов совещания.

В заключительной части совещания можно использовать

следующие варианты:

1) призвать всех к выполнению планов, программ, к достижению

целей, к которым пришли в результате дискуссии;

2) положительно оценить наиболее деловые выступления и

удачные предложения;

3) бросить подходящую шутку, реплику, которая может быть «к

месту», разряжает обстановку напряжения и скованности, если

участники не пришли к желаемому результату;

4) привести подходящую цитату, изречение;

5) акцентировать внимание участников на самом важном, самом не

стандартном подходе, решении, которое достигнуто на совещании.

Полезно, если фраза, мысль, с которой вы начали совещание,

будет использована и при его завершении.

Следует поблагодарить участников за проведенную работу.

6.5. Выступление руководителя

Правила построения ораторской речи.

Логические аспекты выступления изучены и разработаны

достаточно глубоко, и с ними можно познакомиться в специальной

литературе. Приведем несколько практических советов, которые

следует помнить и которыми необходимо руководствоваться во

время выступления:

1) будьте последовательны в своей речи. Не переходите к

следующему пункту выступления, пока не закончите предыдущий.

Многократное возвращение к недосказанному производит крайне

неблагоприятное впечатление;

2) начинайте выступление с наиболее существенных положений,

оставляя на конец частное и второстепенное. Не тратьте время на то, что

не является необходимым, без чего можно обойтись в выступлении;

3) не повторяйтесь. Если считаете необходимым повторить

сказанное, оговорите это специально. Дайте понять, что это намеренное

повторение;

4) не уходите в сторону от обсуждаемого вопроса; не отвлекайтесь

на посторонние, малозначимые для сути дела проблемы, факты,

сведения, примеры и т. п.;

5) в конце выступления обобщите сказанное и сделайте выводы.

Готовя выступление, следует учитывать основные логические

законы.

Закон тождества. Всякая мысль в процессе рассуждения должна

быть тождественна самой себе. Этот закон требует, чтобы в выступлении

данная мысль о каком-либо предмете, событии должна иметь

определенное устойчивое содержание, сколько бы раз и в какой бы

форме к ней ни возвращались.

Закон непротиворечия. Два несовместимых друг с другом

суждения не могут быть одновременно истинными: по крайней мере одно

из них необходимо ложно.

Закон исключенного третьего. Утверждение и его отрицание не

могут быть одновременно ни истинными, ни ложными, одно из них

необходимо истинно, другое – необходимо ложно, если в выступлении

сформулировано какое-то положение в виде высказывания, а затем –

его отрицание, то одно из этих высказываний будет истинным, а другое

– ложным.

Закон достаточного основания. Всякая мысль придается

истинной, если она имеет достаточное основание. Поскольку наши

суждения, высказывания могут быть истинными или ложны, то,

утверждая истинность высказывания, следует дать обоснование этой

истинности.

На основе логических законов, которые носят формальный

характер, фиксируют формальную правильность различных

интеллектуальных операций в чистом виде, складываются конкретные

правила, рекомендации, инструкции, предусматривающие достижение

вполне определенного необходимого результата в практической

деятельности. Так, на основе закона непротиворечия может быть

сформулировано правило: не использовать противоречивые

высказывания. Поэтому говорят не просто о законах логики, а о законах

и правилах логики

Следует иметь в виду, что логика выступления является лишь

составной частью более общей системы приемов, называемой системой

аргументации, которая используется в воздействующей, убеждающей

речи. Система аргументации включает в себя «способы обоснования и

опровержения убеждений, зависимость этих способов от аудитории и

обсуждаемой проблемы, своеобразие обоснования в pазных областях

мышления и деятельности, начиная с естественных и гуманитарных наук

и кончая идеологией, пропагандой и искусством и др.». Типовые

ситуации в ораторском выступлении порождают типовые схемы

аргументации. Не все из них в логическом отношении являются

верными.

Укажем на наиболее часто встречающиеся ошибки:

1. Неполная аналогия. Приводя умозаключение по аналогии,

помните, что аналогия не всегда бывает полной. Утверждение «процесс

работы над текстом устного выступления аналогичен процесса

написания статьи» верно лишь отчасти: есть много обще

го между

написанием статьи и созданием текста устного выступления, но есть и

существенные различия. Полной аналогии здесь нет.

2. Отождествление временной последовательности событий

с их причинной связью. Временная последовательность событий не

всегда да подразумевает наличие между ними причинно-следственных

отношений. Если предприятие оказалось банкротом после внесения

изменений в налоговое законодательство, это не означает, что они

оказались причиной банкротства: такая зависимость может быть, но

может и отсутствовать.

3. Квазилогические рассуждения. «Я не против, когда кто-то

решает служебные дела по личному телефону, значит, они тоже не

должна быть против, когда я звоню им, домой по служебному делу».

4. Ошибки объединения. «Эта газета для бездомных,

следовательно, ее выпускают лица без определенного места

жительства».

5. Ошибки разъединения. «Совет директоров компании исчерпал

свои возможности, следовательно, люди, в него входящие тоже

исчерпали свои возможности.

Методы изложения материала.

Индуктивный метод – изложение материала от частного к

общему. Выступающий начинает речь с частного случая, а затем

подводит слушателей к обобщениям и выводам. Этот метод нередко

используется в агитационных выступлениях.

Дедуктивный метод – изложение материала от общего к

частному. Оратор в начале речи выдвигает какие-то положения, а потом

разъясняет их смысл на конкретных примерах, фактах. Широкое

распространение этот метод получил в выступлениях пропагандистского

характера.

Метод аналогии – сопоставление различных явлений, событий,

фактов. Обычно параллель проводится с тем, что хорошо известно

слушателям. Это способствует лучшему пониманию излагаемого

материала, помогает восприятию основных идей, усиливает

эмоциона

льное воздействие на аудиторию.

Концентрический метод – расположение материала вокруг

главной проблемы, поднимаемой оратором. Выступающий переходит от

общего рассмотрения центрального вопроса к более конкретному и

углубленному его анализу.

Ступенчатый метод – последовательное изложение одного

вопроса за другим. Рассмотрев какую-либо проблему, оратор уже больше

не возвращается к ней.

Исторический метод – изложение материала в хронологической

последовательности» описание и анализ изменений, которые произошли

в том или ином лице, предмете с течением времени.

Использование различных методов изложения материала в одном и

том же выступлении позволяет сделать структуру главной части речи

более оригинальной, нестандартной.

Этапы подготовки ораторской речи.

Подготовка к любому выступлению начинается с определения

темы речи. При этом возможны различные ситуации. Иногда предлагают

выступить на определенную тему, т. е. тема речи является заданной. В

этом случае оратору необходимо ее конкретизировать, уточнить.

Выбрав тему, надо подумать о ее формулировке. Название речи

должно быть ясным, четким, по возможности кратким. Оно должно

отражать содержание выступления и обязательно привлекать внимание

слушателей. Удачная формулировка темы выступления определенным

образом настраивает аудиторию, готовит ее к восприятию будущей речи.

Приступая к подготовке речи, необходимо определить цель

выступления. Говорящий должен ясно представлять, для чего, с какой

целью он произносит речь, какой реакции слушателей добивается.

Следующий этап подготовки публичного выступления – подбор

материалов для ораторской речи. В методической литературе

определены основные источники, из которых можно черпать

новые идеи, интересные сведения, факты, примеры,

иллюстрации для своей речи. К ним относятся:

1) официальные документы;

2) научная, научно-популярная литература;

3) справочная литература: энциклопедии, энциклопедические

словари, словари по различным отраслям знаний, лингвистические

словари (толковые, иностранных слов, орфоэпические,

орфографические, синонимов и др.), статистические сборники,

ежегодники по различным вопросам, таблицы, библиографические

указатели;

4) художественная литература;

5) статьи из газет и журналов;

6) передачи радио и телевидения;

7) результаты социологических опросов;

8) собственные знания и опыт;

9) личные контакты, беседы, интервью;

10) размышления и наблюдения.

Чтобы выступление получилось содержательным, лучше

использовать не один источник, а несколько.

На этом этапе подготовки к выступлению формируется

необходимый для оратора навык отбора литературы:

1) припоминание ранее читаемой литературы по теме выступления;

2) просмотр личной библиотеки или каталога;

3) просмотр каталогов в библиотеке;

4) просмотр в последних номерах журналов перечня

опубликованных за истекший год статей;

5) просмотр библиографических изданий (летописей книг,

журналов и т. п.);

6) просмотр справочников.

Важнейший этап подготовки ораторской речи – изучение

отобранной литературы. Из книг, журналов, газет выбирается то, что

можно будет использовать в речи.

Во время чтения важно уметь осмыслить содержание прочитанного,

соединить его с теми знаниями, которые были получены ранее. Это

помогает анализировать и систематизировать материал, делать

необходимые выводы.

При подготовке к лекции, докладу нужно обязательно делать

соответствующие записи прочитанного.

Работать с книгой нужно систематично и последовательно, а не

урывками, от случая к случаю.

Чтение литературы по теме выступления, накопление карточек с

интересными высказываниями, примерами, цитатами, статистическими

данными – трудоемкий этап подготовки публичного выступления,

требующий много времени. Но вместе с тем именно этот этап во многом

определяет успех будущего выступления: оратор получает и расширяет

свои знания, связанные с предметом речи; критически осмысливает

материал; выясняет основные проблемы, возникающие при освещении

данной темы.

Как отвечать на вопросы.

Типы вопросов:

1) нейтральные, требующие обычно информации или пояснения.

2) дружеские, изменяющие отношение к сказанному (например, «Я

согласен с тем, что вы сказали, но что мы можем сделать?»)

3) антагонистические (враждебные). Обычно являются прологом к

спору или несогласию с тем, что высказали («Вы имеете в виду, что…»)

Помните!

При ответах на вопросы учитывайте следующее:

1) не делайте высокомерного вида. Отвечайте на вопросы скромно

и точно. Если вы отнесетесь к спрашивающему с надменностью, можете

настроить против себя всю аудиторию;

2) отвечайте на нейтральные и дружеские вопросы, просто давая

информацию;

3) покажите задающим враждебные вопросы, что понимаете,

почему они так ко всему относятся, что вы не имеете ничего против них

лично и что хотели бы найти с ними общий язык. Пусть вводной частью к

вашему ответу будет, например, такая фраза: «Я знаю, что с этими

фактами трудно смириться, но есть доказательства. Можно мне

повторить их для вас?»;

4) внимательно выслушайте вопрос;