Петрова Ю.А. Секретарское дело. Настольная книга секретаря-референта
Подождите немного. Документ загружается.
дайджеста предусматриваются гиперссылки, облегчающие ориентацию в
тексте.
5.12. Планы и графики
План работы – это документ, определяющий состав и содержание
основных мероприятий (задач), выполнение которых возлагается на
работника (руководимое им структурное подразделение, предприятие),
сроки, места и ответственных за их проведение в пределах
определенного периода времени (в течение дня, недели, месяца,
квартала и т. д.). В отдельных случаях допускается разработка планов
организации отдельных мероприятий, а также планов их подготовки,
обеспечения и проведения.
График работы – это документ, определяющий основные
временные показатели (дату, начало и окончание) мероприятий,
проводимых в соответствии с планами, а в некоторых случаях –
отдельных этапов мероприятий. График работы может разрабатываться в
качестве самостоятельного документа или приложения к другому
документу, в том числе плану.
Таблица 3. График документооборота
ГРАФИК ПЛАТЕЖЕЙ
В соответствии с п. 4.2 Договора инвестирования строительства
гаражного комплекса No. ____ от «___» ___________ ____ г.,
заключенного между Инвестором и Соинвестором (далее – «Договор
инвестирования»), Соинвестор перечисляет денежные средства в
размере, указанном в п. 4.1 этого Договора, на расчетный счет
Инвестора (Заказчика, Генподрядчика) или вносит их в кассу Инвестора
(Заказчика, Генподрядчика) в следующих размерах и в сроки:
– ___________ часть суммы (или ___%), указанной в п. 4.1
Договора инвестирования, вносится в течение __(________________)
(банковских, календарных) дней с момента подписания Договора
инвестирования;
– ___________ часть суммы (или ___%), указанной в п. 4.1
Договора инвестирования, вносится до «___» _________ ____ г.;
– ___________ часть суммы (или ___%), указанной в п. 4.1
Договора инвестирования, вносится в течение ___(_______________)
(банковских, календарных) дней с момента получения Свидетельства о
государственной регистрации права собственности Соинвестора на
нежилые помещения, указанные в п. 4.1 Договора инвестирования.
Соинвестор вправе произвести все платежи, указанные в
настоящем графике платежей, досрочно и единовременно.
Настоящий график составлен и подписан сторонами «__»
____________ ____ г. в ________ экземплярах.
ПОДПИСИ СТОРОН:
Планирование работы осуществляется заблаговременно, Это
означает, что еще до начала планируемого периода и соответствующих
мероприятий с содержанием документа должны быть ознакомлены все
заинтересованные стороны – например, работники, которым в
соответствии с планом определяются конкретные задачи (поручения).
План (график) обретает юридическую силу с даты его
утверждения. Как правило, содержание документа должно быть
доведено до сведения соответствующих должностных лиц (структурных
подразделений) не позднее, чем за несколько дней до начала
планируемого периода. В необходимых случаях планы (графики) работы
доводятся до сведения соответствующих лиц (подразделений) в части
касающейся – в виде выписок. В остальных случаях для этой цели, как
правило, используются копии документа, что позволяет улучшить
организацию его изучения и последующего выполнения.
Графики работы обычно разрабатываются в случаях, когда:
• главным планируемым показателем является время, отводимое на
выполнение соответствующего мероприятия (задачи, поручения);
• выполнение по времени отдельных этапов мероприятий,
предусмотренных соответствующим планом, требует уточнения
(конкретизации);
• для надлежащего выполнения мероприятий требуется
установление очередности или последовательности – например, для
различных структурных подразделений, должностных лиц;
• это предусмотрено требованиями соответствующих документов
или решениями руководства предприятия;
• во всех тех случаях, когда разработка плана является не
обязательной и (или) нецелесообразной.
5.13. Справки
Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех
или иных фактов или событий, например отражающий основную
деятельность организации, подтверждающий сведения биографического
или служебного характера и т. д. Справки бывают двух видов:
1) содержащие информацию о фактах и событиях служебного
характера;
2) выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для
удостоверения тех или иных юридических фактов.
Справки в зависимости от их адресной направленности могут быть
внутренними и внешними. Внешнюю справку оформляют на общем
бланке предприятия, а внутреннюю – на стандартном листе бумаги А4.
Справка содержит те же реквизиты, что и записка.
Текст справки состоит из двух частей:
1) фактов, служащих основанием для составления;
2) конкретных сведений, отражающих сущность вопроса.
Текст может быть оформлен в виде таблицы, если справка
содержит однородную систематизированную информацию, или разбит на
разделы, пронумерованные арабскими цифрами.
Внутренние справки подписывает руководитель структурного
подразделения, внешние – руководитель организации, а при
необходимости и главный бухгалтер.
Пример справки
5.14. Отчеты и сводки
Отчет – это документ, в развернутой форме отражающий итоговые
результаты обработки (систематизации, подсчета и сверки) и анализа
статистических данных, характеризующих выполнение какого-либо вида
работ (какой-либо деятельности) за продолжительный период времени
(месяц, квартал и более). Наиболее часто в процессе деловой переписки
нам, приходится иметь дело с отчетами о результатах выполнения
какого-либо вида работ (какой-либо деятельности), а также с отчетами
об использовании ресурсов (финансовых средств, сырья и т. п.).
Сводка – документ, в краткой форме отражающий результаты
обработки статистических данных, характеризующих выполнение
какого-либо вида работ за краткосрочный период времени (часть суток
(смена), сутки, неделя, декада). В сводке могут отражаться результаты
выполнения строго опред
еленного вида работ или нескольких их видов,
например, связанных между собой технологически.
Подготовка отчетов и сводок – прежде всего их содержание и
оформление – строго регламентированы. В большинстве случаев
подготовка содержания и оформление указанных документов
производятся на основе и в соответствии с типовыми
(унифицированными) образцами на бланках (отчетных формах). Для
подг
отовки содержания отчетов о выполнении какого-либо вида работ
характерно использование трафаретных текстов в сочетании с
таблицами установленного назначения.
Для примера приведем часть отчета Комитета по информационной
политике Государственной Думы, выставленной на сайте
www.duma.gov.ru/infocom/txt/main1/htm
Пример отчета
ОТЧЕТ
Комитета по информационной политике о проделанной работе за
период с января по сентябрь 2004 года.
Уважаемые коллеги!
Как Вы знаете, весенняя сессия 2004 года была первой сессией
Государственной Думы четвертого созыва. Мы начали работать в
Комитете с новым составом депутатов, в количестве 12 человек. Спектр
вопросов ведения Комитета достаточно широк. А именно:
Предварительное рассмотрение и подготовка к рассмотрению
Государственной Думой законопроектов и (или) проектов постановлений
палаты по следующим вопросам:
1. О средствах массовой информации.
2. О телевизионном вещании и радиовещании.
3. О периодических печатных изданиях.
4. О рекламе, политической рекламе и пропаганде.
5. Об издательской деятельности.
6. О полиграфической деятельности.
7. Об информации, информатизации и информационной
безопасности.
8. Об информационных ресурсах и об установлении порядка
пользования ими.
9. Об управлении в сфере информации и информатизации.
10. О перспективных информационных технологиях и развитии
коммуникативной среды, включая технологии криптографии, вопросы
защиты персональных данных, развития и использования глобальных
информационных сетей.
11. О формировании национальной политики в сфере
нравственности, культуры, образования и языка и их защите в
деятельности редакций средств массовой информации.
12. О защите прав журналистов, издателей, вещателей.
13. О сохранении кино-, теле-, радио-архивов, других
информационно-документальных фондов.
14. О правовом регулировании концентрации средств массовой
информации.
15. О мониторинге вступивших в силу федеральных законов по
вопросам ведения Комитета в целях внесения в них изменений и
дополнений, исходя из практики их применения.
16. О разработке правовых гарантий и создании условий
финансирования и инвестирования в социально значимые программные
проекты в целях поддержки отечественного производства программ и
устойчивого развития вещательной индустрии, издательской и
полиграфической деятельности.
17. О разработке правовых гарантий защиты интеллектуальной
собственности в области информатизации, книгоиздания и средств
массовой информации.
Теперь о работе:
За время работы Комитета Государственной Думы по
информационной политике четвертого созыва было проведено 20
заседаний Комитета, на которых рассмотрено 28 законопроектов, причем
практически все законопроекты были рассмотрены не по одному разу,
поскольку проходили через различные стадии процедуры прохождения
законопроектов в Государственной Думе.
1. Одним из важнейших и приоритетных законопроектов, над
которым велась работа в течение весенней сессии, был проект
федерального закона № 310378-3 «О коммерческой тайне», внесенный
Правительством Российской Федерации. Этот законопроект, как вы
знаете, после принятия Государственной Думой в трех чтениях был
отклонен Советом Федерации с предложением создать согласительную
комиссию. Окончательно Закон был принят в конце весенней сессии
работы Государственной Думы в редакции Согласительной комиссии
Государственной Думы и Совета Федерации и подписан Президентом
Российской Федерации 5 августа 2004 г.
Принятие Закона «О коммерческой тайне» является исключительно
важным. На нынешнем этапе развития рыночной экономики и ее успехов
особенно важными становятся, с одной стороны, ограничения
монополистической деятельности, а с другой стороны расширение и
защита добросовестной конкурентной борьбы. В последнем важную роль
играет защита коммерческой тайны.
Коммерческие и производственные секреты предприятия
позволяют ему повышать качество продукции, снижать цены, создавать
новые виды товаров и услуг с использованием передовых технологий,
получая при этом конкурентные преимущества и «заставляя»
конкурентов в свою очередь также совершенствовать свое производство.
Возможность утраты таких секретов может не только негативно
повлиять на позиции предприятий на рынке, но и привести к их
разорению, что в целом, безусловно отрицательно сказывается на
развитие экономики, особенно ее обрабатывающих отраслей.
Принятие Закона «О коммерческой тайне» позволяет государству
создать реальные эффективные механизмы защиты: своих интересов
через сохранение в режиме государственной тайны производственной
или коммерческой информации, влияющей на состояние безопасности
государства,
– интересов граждан и общества путем установления
обязательного перечня информации, которая не может составлять
коммерческую тайну и соответственно должна быть доступна гражданам
и обществу,
– интересов хозяйствующего субъекта путем защиты его прав и
наказания нарушителя этих прав.
Принятие Федерального закона «О коммерческой тайне»
способствует созданию необходимых правовых условий для
предупреждения недобросовестной конкуренции, а самое главное – для
эффективного функционирования в Российской Федерации
цивилизованного рынка товаров, работ и услуг.
2. Проект федерального закона № 13430-4 «О внесении изменения
в статью 7 Закона РФ „О средствах массовой информации“ (в части
учреждения органами местного управления печатных СМИ) был внесен
Новгородской областной Думой.
Законопроектом предлагается внести изменения в статью 7 Закона
РФ «О средствах массовой информации», предусмотрев в числе
возможных учредителей (соучредителей) средств массовой информации
органы местного самоуправления. В соответствии со статьей 17
Федерального закона «Об общих принципах организации местного
самоуправления в Российской Федерации» органы местного
самоуправления вправе учреждать печатные средства массовой
информации для опубликования муниципальных правовых актов, иной
официальной информации.
9 июня 2004 года законопроект был принят в первом чтении.
В настоящее время работа над данным законопроектом
продолжается. Это очень важный законопроект, принятие которого
позволит органам местного самоуправления выступать учредителем
любого средства массовой информации и будет способствовать
устранению пробелов в законодательстве Российской Федерации.