Петрова Ю.А. Секретарское дело. Настольная книга секретаря-референта
Подождите немного. Документ загружается.
Текст мини-писем сводится к сжатому изложению сути дела.
Подобный «телеграфный» стиль уместен между деловыми партнерами,
которые понимают друг друга «с полуслова».
Письмо-открытка – может выступать как:
1) частное деловое послание личного характера;
2) инструмент прямой почтовой рассылки (директ-мейл).
Будучи формой частной деловой переписки, текст на открытке, как
правило, не затрагивает аспекты деловых взаимоотношений между
автором и адресатом. Это сообщение личного характера в случае, если
встреча затруднена. Здесь допустимы менее официальное обращение к
адресату, что подчеркивает личный характер послания.
Текст письма обычно пишут на почтовой открытке с видом,
который оказывает дополнительное эстетическое и художественное
воздействие на адресата.
Письмо-открытку можно пересылать в конверте, но, если открытку
отправляют по почте без конверта, то написанный на ней текст не
должен содержать сведений конфиденциального характера.
Письмо-поздравление. Для писем-поздравлений можно
использовать открытки, хотя при доверительных отношениях более
приемлемо написание от руки, так как в этом случае можно создать
менее стандартный текст. Подпись поздравления делается от руки.
Примите мои наилучшие поздравления по случаю успеха. Я только
что узнал о Вашем повышении от главы отдела продаж.
Считается вполне уместным направлять поздравления по
следующим случаям:
• день рождения адресата (дата основания организации-
получателя);
• государственные праздники;
• профессиональные праздники;
• назначение на более престижную должность;
• присвоение почетного или специального звания;
• награждение;
• достижения на профессиональном поприще (превышение
показателей экономического развития, выигрыш тендеров, победы в
конкурсах и соревнованиях и т. п.);
• заключение партнерских соглашений;
• годовщина сотрудничества (первая или «круглая»);
• ключевые события в личной жизни адресата (помолвка, свадьба,
рождение ребенка, окончание учебного заведения, зашита диссертации,
круглая годовщина свадьбы).
Письмо-приглашение. Целью письма-приглашения может быть
приглашение на деловое (служебное) или торжественное (памятное)
мероприятие:
1) заседание;
2) совещание;
3) конференцию;
4) семинар и т. д.
Письмо-приглашение может содержать:
1) полную повестку дня мероприятия;
2) фамилии докладчиков по вопросам повестки дня;
3) фамилию и телефон ответственного за проведение мероприятия;
4) информацию о проезде к месту приглашения;
5) другую информацию.
Особенности структуры письма-приглашения:
• первый абзац – вводная ключевая формулировка;
• второй абзац – информация о событии;
• третий (и четвертый) – формула вежливости, просьба ответить,
ссылка на источник дополнительной информации о мероприятии.
В тексте часто используют устойчивые обороты:
«Приглашаем Вас на…»; «Просим принять участие в…»
Не принято направлять письма-приглашения по незначительным
поводам, за исключением случаев, когда адресата нельзя
проинформировать иначе, например, если он временно отсутствует.
Письмо-приглашение всегда носит персональный характер.
Адресовать его можно конкретному лицу, группе лиц или организации.
Оно должно быть кратким, четким и корректным с указанием места и
времени проведения мероприятия, а возможно и формы одежды. В
письме должна быть указана цель приглашения, а возможно и то, какого
участия с его стороны ожидают организаторы мероприятия, например,
выступления. В необходимых случаях допустимо попросить адресата
подтвердить свое участие в мероприятии.
Модульное письмо (письмо-шабл
он).
Размещается на почтовой открытке с заблаговременно
напечатанным полиграфическим способом части повторяющегося
(стандартного) текста.
Схема 5. Модульного письма
Автор от руки заполняет такую открытку или допечатывает
недостающий текст.
Бизнес-кард – разновидность корпоративной визитной карточки.
Выполняет коммуникативную и представительскую функцию, служит для
передачи информации исключительно делового (служебного) характера.
Пересылается в конверте.
Бизнес-кард можно заполнять от руки или оформлять машинным
способом. Из-за ограниченности бумажного пространства некоторые
реквизиты, например, указание должности автора, можно опустить.
Блиц-ответ – краткий письменный ответ, высылаемый сразу же
после прочтения письма, может оформляться от руки, как, например,
резолюция, но написанная на отдельном листе бумаги.
5.2. Телеграммы
Телеграммы оформляются на специальных типографских бланках
либо на обычно листе бумаги и печатаются на одной стороне листа через
два межстрочных интервала прописными буквами.
Первый экземпляр телеграммы направляется на телеграф, второй
подшивается в дело.
Данные, которые не передаются по телеграфу (почтовый адрес
отправителя, подпись, дата), печатаются обычным способом под чертой,
отделяющей их от текста. Если предприятие имеет условный
телетайпный адрес, например «ТРАКТ», то вместо адреса указываются
условные обозначения.
Текст телеграммы составляется без предлогов, союзов и знаков
препинания, без переноса слов и не должен заканчиваться цифрами.
Допускается обозначать значки препинания условными
сокращениями:
ТЧК – точка.
ЗПТ – запятая.
ДВТ – двоеточие.
КВЧ – кавычки.
Слово «номер» также обозначается условно – НР.
Телеграмма визируется исполнителем, подписывается
руководителем организации и заверяется печатью. Если при подписании
телеграммы в нее были внесены исправления, то они заверяются
исполнителем под чертой телеграфного бланка. Телеграммы,
направляемые нескольким адресатам, подписываются в одном
экземпляре, на котором указываются все адреса и прилагается список
адресатов.
Международные телеграммы имеют некоторые отличия. Текст
международной телеграммы печатается через два межстрочных
интервала прописными буквами без красной строки, абзацев, переносов
и исправлений.
Адрес международной телеграммы включает отметку о категории
телеграммы, наименование адресата, наименование страны или пункта
назначения.
В левом нижнем углу указывается номер, дата, фамилия
исполнителя, номер служебного телефона.
Основные требования к тексту телеграммы – краткость и ясность
изложения.
Текст служебной телеграммы заверяется печатью.
Пример телеграммы
МОСКВА «КОНСАЛТ ПАРТНЕР»
ПРОШУ ПРИСЛАТЬ 14 НОЯБРЯ 2005 ПРОГРАММУ ОБУЧАЮЩЕГО
СЕМИНАРА ТЧК
ГЕНЕРАЛЬНЫЙ ДИРЕКТОР ЗАО «БИЗНЕСКОНСАЛТ» ПЕЧАТЬ
ПОДПИСЬ А.П.ИГНАТЬЕВ
__________________
ул. Советская, д.15, Москва, 125145
5.3. Телефонограммы
Телефонограмма – это документ по оперативным вопросам,
который передается по телефону и записывается получателем.
Телефонограммы используются при необходимости срочного оповещения
о деловых встречах, совещаниях и т. п. и особенно о каких-либо
изменениях в ранее запланированных мероприятиях.
Телефонограмма должна иметь следующие реквизиты:
наименование предприятия, вид документа, дату, индекс, место
составления, адресат, текст, подпись, отметки о времени передачи,
указание должностей и фамилий (либо только фамилий) должностных
лиц, передавших и принявших телефонограмму, номера телефонов
организаций, передавших и получивших телефонограмму.
Телефонограммы составляются на специальных бланках либо на
листе бумаги формата А5 в одном экземпляре.
Телефонограммы подписываются руководителем предприятия или
непосредственным исполнителем.
Текст телефонограммы должен быть лаконичным (не более 50
слов), четким, с ак
центом на конкретные факты, даты, время и место.
Если телефонограмма передается нескольким организациям, к ней
прилагается список учреждений-адресатов с номерами телефонов.
Образец телефонограммы
5.4. Факсимильные сообщения
Факсимильные сообщения – копия документа на бумажном
носителе, получаемая по каналам факсимильной связи.
По факсу могут быть переданы не только печатные документы, но
и фотографические снимки, графики, таблицы, схемы и др. Документы,
передаваемые по факсу, должны быть оформлены в соответствии с
требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документов. В
целом факс оформляется так же, как деловое письмо, но существенным
отличием является указание номера телефакса получателя в графе
«адресат».
В зависимости от технического уровня телефакса отправитель
может получать сообщения о доставке с указанием количества страниц
отправляемого документа или же причин, по которым сообщение не
может быть доставлено. Подтверждение о доставке (Confirmation report)
содержит код фирмы и номер телефакса получателя, дату, время и
продолжительность передачи, количество полученных страниц и
результат (Result). Такая информация отчетного характера может
автоматически вноситься в создаваемый специальный журнал для
регистрации. После 20 передач листы журнала распечатываются
аппаратом, затем подшиваются, чтобы при необходимости отчет можно
было предоставить клиенту. Сроки хранения составляют от 3 до 5 лет.
Пример факсимильного сообщения
14.11.2005 №_61
На №________от_________
О согласовании проведения запланированной встречи
Уважаемая Оксана Анатольевна!
Хотим напомнить Вам о намеченной нами встрече по проведению
обучающего семинара-тренинга, который должен состояться 16 ноября
2005 г.
Мы надеемся, что Вы не изменили свои планы и встреча состоится.
Факс, отправляемый иностранному партнеру, имеет
определенные особенности:
1) иначе оформляется адресная часть;
2) номер факса, сведения о получателе и отправителе, дата
отправления и количество страниц составляют единый блок;
3) указывается вид документа – «Fax-message».
5.5. Пресс-релизы
Появление пресс-релизов, как правило, сопровождает разного рода
юбилейные даты, выходящие из общего ряда событий на фирме,
научные открытия, благотворительные акции, осуществляемые
компанией, другие заслуживающие внимания широкой публики
мероприятия. В рыночных условиях данный жанр становится одним из
ведущих в плане формирования имиджа фирмы, продвижения на рынке
ее продукции, достойного противостояния в конкурентной борьбе. В
западных корпорациях работа с пресс-релизами входит в сферу
деятельности службы Public Relations и находится в ведении наиболее
опытных, хорошо подготовленных специалистов. Крупные компании,
широко используя данный жанр в своих целях, нередко для составления
эксклюзивных пресс-релизов привлекают маститых «акул пера» со
стороны, предусматривая в своем бюджете для этих целей значительные
суммы.
Пресс-релиз – это краткое, актуальное, социально значимое
письменное сообщение для средств массовой информации (СМИ) от
имени руководства предприятия (организации, учреждения).
Значимость пресс-релиза как делового документа еще более
возрастает в свете его многофункциональности. В этой связи
функциональное назначение пресс-релиза можно определить
следующим образом:
1) привлечение внимания потенциальной общественной аудитории
к событиям и фактам, описываемым в его содержании;
2) побуждение потенциальной общественной аудитории к поиску
дополнительной информации о предприятии, его деятельности,
продукции и т. п.;
3) разработка (на основе содержащейся в документе информации)
других информационных материалов;
4) расширение потенциальной общественной аудитории,
проявляющей здоровый интерес к предприятию;
5) повышение роста осведомленности потенциальной
общественной аудитории и на этой основе – обеспечение более
позитивного отношения к предприятию.
Помните!
1. Пользуйтесь специальным бланком, предназначенным для пресс-
релизов. Если у вас его нет, не забудьте указать в верхней части
страницы: «пресс-релиз».
2. Постарайтесь ограничиться объемом в одну страницу формата
А4. Если же объем пресс-релиза большой, то вам следует пронумеровать
каждую страницу.
3. Всегда проставляйте дату на пресс-релизе, проконтролируйте,
чтобы его заголовок был броским!
4. Абзацы должны быть короткими. В первом абзаце должно быть
выражено основное содержание в одном или двух предложениях.
5. Печатайте с двойным интервалом, оставляя широкие поля с двух
сторон.
6. Пометьте конец текста словом «конец», а затем добавьте имя
человека, с которым можно связаться, и его контактный телефон.
5.6. Резюме
Цель резюме – подчеркнуть достоинства соискателя и, по
возможности, сгладить недостатки. Недостатки студентов и выпускников
вузов очевидны: отсутствие стажа, неопытность и пр. К достоинствам
относятся энергичность, умение и желание учиться новому, стремление
стать профессионалом и т. д.
По своему содержанию резюме должно быть:
1) целенаправленно деловым, т. е. характеризующим только те
ваши качества, которые требуются именно для данной работы;
2) конкретным – указывающим факты и цифры,
свидетельствующие о ваших достижениях;
3) подробным, чтобы потенциальный работодатель мог сделать
логические выводы о ваших профессиональных данных;
4) достоверным – во избежание недоразумений, которые могут
возникнуть при прохождении отборочных испытаний в случае, если
выяснится, что кандидат сообщил о себе заведомо ложные сведения
(например, указал отсутствующие компьютерные навыки, уровень
владения иностранным языком или опыт работы по специальности);
Самый важный блок резюме: образование и опыт работы.
В разделе «Образование» необходимо указать не только
оконченное учебное заведение, но и написать о стажировках,
практикумах, семинарах, конференциях, в которых вы принимали
участие. Можно отметить те доклады или курсовые работы, которые
имели практическое значение. Нет необходимости перечислять
похвальные грамоты, полученные вами в детском возрасте, а также
курсы, не имеющие прямого отношения к предлагаемой должности.
У молодых специалистов раздел «Опыт работы» вызывает
особые затруднения, так как их опыт крайне незначителен. В таком
случае старайтесь показать даже не значительный опыт в данном
направлении: прохождение практики в фирме или на предприятии и
даже успешное выполнение разовых поручений в любой из областей.
Опыт работы укажите за последние 5-10 лет в обратном
хронологическом порядке. при перечислении должностных
обязанностей, выберите те, которые в большей степени требуются в
данной должности. Излагайте свои функции, начиная с главных,
заканчивая второстепенными.
Профессиональные навыки – подтверждение уровня своей
квалификации путем описания всего, что знаете и умеете делать.
Уровень владения компьютером содержит сведения о ваших
навыках работы на ПК (пользователь, опытный пользователь, оператор,
программист), а также программах, средах, языках, базах данных, с
которыми вы работали. Знание иностранных языков. Укажите все
иностранные языки и степень, в которой вы ими владеете.
Придерживайтесь следующих формулировок:
«в совершенстве»– знание языка на уровне носителя, владение
синхронным переводом;
«свободно»– владение последовательным переводом, способность
свободно общаться на иностранном языке в рамках любой тематики;
«хороший» – способность грамотно выразить свои мысли на
иностранном языке, а также понять собеседника;
«разговорный» – общение на бытовом уровне, способность понять
несложную речь, донести до собеседника известную информацию;
«базовый» – знание элементарных основ языка, общение на
уровне «Как дела?», «Сегодня хорошая погода», способность понять
простой.
Владение оргтехникой (мини-АТС, факс, ксерокс и т. д.).
Машинопись. Указать скорость ввода слепым десятипальцевым
методом. Стенография.
Практическая психология, служебный этикет и протокол.
В графе «Личные качества» отметьте именно те качества,
которые принципиально важны для выбранной должности и профессии.
В разделе «Дополнительная информация» обязательно
укажите ваш уровень знания иностранного языка, а также
компьютерных программ и Интернета. Если у вас имеются водительские