Петрова Ю.А. Секретарское дело. Настольная книга секретаря-референта
Подождите немного. Документ загружается.
Тесты к главе 4
Тест «Насколько вы самостоятельны»
(по М. Земнову, В. Миронову)
Отметьте подходящие вам варианты ответов.
1. Как вы принимали решение о дальнейшей учебе, будущей
профессии после окончания школы?
а) решали самостоятельно, следуя своему увлечению и своим
данным;
б) прислушивались к мнению своих родителей, родственников,
друзей;
в) не прислушивались ни к чьему мнению.
2. На что вы рассчитывали, поступая в выбранное учебное
заведение?
а) только на свои силы;
б) на благоприятный исход экзаменов и на удачу;
в) на связи.
3. Как во время учебы вы готовились к экзаменам,
занятиям?
а) делали упор на свое трудолюбие;
б) иногда просили помочь однокурсников;
в) рассчитывали только на чужую помощь.
4. Как вы поступили на работу?
а) через самостоятельный поиск;
б) прежде всего использовали информацию, полученную от
знакомых, знающих людей;
в) устроились благодаря связям.
5. При сложных ситуациях в работе каким образом вы
принимаетерешения?
а) рассчитываете только на свой опыт и знания;
б) иногда консультируетесь с коллегами;
в) всегда с ними советуетесь.
6. Чем был продиктован ваш выбор перед вступлением в
брак?
а) вы сами приняли окончательное решение;
б) вы прислушивались к мнению близких;
в) прежде всего вы представили невесту (жениха) своим близким,
посоветовались с ними.
7. Если ваша жена (муж) в длительной командировке, в
состоянии ли вы сами, допустим, выбрать жилье, мебель, принять
другие важные решения?
а) да;
б) конечно, вы можете это сделать, но лучше было бы отложить
решение;
в) нет.
8. Насколько упорно в подростковом возрасте вы отстаивали
свое мнение?
а) всегда отстаивали;
б) отстаивали, но сохраняли и уважение к мнению родителей;
в) вы ни на что не могли решиться сами.
9. Насколько упорно в настоящее время вы отстаиваете
собственное мнение на службе, дома, с друзьями?
а) разумеется, отстаиваете, независимо от обстоятельств;
б) в большинстве случаев – да;
в) редко.
10. Как вы развиваетесь как личность в служебной,
общественной, интеллектуальной сферах?
а) полностью отдаете себя профессии;
б) для вас очень важно мнение ваших близких;
в) полностью полагаетесь на мнение своих близких.
11. Если ваши близкие должны поправить свое здоровье,
как выпоступаете?
а) заставляете их следить за своим здоровьем;
б) тактично подсказываете, что делать;
в) считаете, что это их проблемы.
Обработка данных: за каждый ответ «а» начислите себе 4 очка,
за «б» – 2 очка, за «в» – 0 очков.
От 30 до 44 очков:
Вы чересчур самостоятельны во всех отношениях. Вы не только не
терпите какого-либо вмешательства в ваши дела, но и не можете
прислушаться к чужому мнению. Уверены ли вы, что всегда будете точ
но
оценивать плюсы и минусы какого-либо решения? Не вкладываете ли вы
излишнее упрямство в достижение какой-либо цели? Излишняя
самоуверенность может привести к нежелательным последствиям.
От 15 до 29 очков:
У вас сильный характер, вы неплохо переносите стрессы. Вы
надежный друг. Ваша умеренность в себе, своем будущем обоснованна.
Вы независимы, но всегда прислушиваетесь к мнению окружающих,
которые вас за это ценят.
От 0 до 14 очков:
Вы очень нерешительны. Может быть, поэтому к вам иногда
относятся с пренебрежением? Вам следует проявить больше
самостоятельности. Станьте более самостоятельными, и у вас появится
уверенность в себе, которой вам не хватает.
Тест «Ваша конкурентоспособность на рынке труда»
(Л. Фомина, психолог кадрового агентства)
Если вы ищете или собираетесь искать работу в коммерческой
структуре, вам будет полезно оценить, каковы ваши шансы найти такую
работу. Ответьте на вопросы данного теста, исходя из следующего:
вопросы 1–8 выберите, пожалуйста, только один вариант ответа;
вопросы 9 и 10 – можно выбрать любое количество ответов (от 0 до 6).
1. Есть ли у вас профессиональное резюме?
а) нет;
б) вырезали образец из газеты;
в) сделали копию с анкеты (кадрового агентства или отдела кадров
предприятия);
г) составили резюме самостоятельно, но не вполне уверены в его
грамотности;
д) составили резюме после тщательной подготовки (работы с
литературой, консультаций со специалистами и т. д.);
е) ваше резюме было составлено в кадровом агентстве.
2. Есть ли у вас стаж работы по желаемой профессии
(должности)?
а) более 5 лет;
б) 3–5 лет;
в) 1–3 года;
г) менее года;
д) по желаемой должности нет, но есть профессиональные навыки,
которые, как вам кажется, позволят быстро овладеть этой профессией;
е) пока нет, но вы хотите его приобрести.
3. Ваше образование?
а) среднее, среднее специальное или незаконченное высшее, не
относящееся к будущей работе;
б) среднее специальное или незаконченное высшее по профилю
работы;
в) высшее не по профилю работы;
г) высшее не по профилю + курсы по профилю;
д) высшее по профилю.
4. Ваш возраст?
а) моложе 23 лет;
б) 23–27;
в) 28–35;
г) 36–45;
д) 46–50;
е) старше 50.
5. Последние три года Вы:
а) вообще нигде не работали;
б) большую часть времени не работали;
в) работали в одном или нескольких государственных
учреждениях;
г) работали в одной коммерческой организации;
д) работали в 2–3 коммерческих организациях;
е) сменили более 3 мест работы.
6. В какой степени вы владеете персональным
компьютером?
а) весьма смутно представляете, как им пользоваться;
б) можете набрать текст, как на печатной машинке;
в) имеете опыт работы с текстовыми редакторами, баз
ами данных,
электронными таблицами, специальными программами;
г) хорошо знакомы с теми или иными видами программ;
д) отлично знаете программы, можете их инсталлировать и т. д.,
знакомы с «железом» (компонентами, из которых собран компьютер);
е) то же, что вариант «д» + владеете современными языками
программирования.
7. Владе
ете ли вы иностранным языком (если вы знаете
несколько языков, оцените знание каждого из них)?
а) нет;
б) можете прочесть несложный текст и перевести его с помощью
словаря или объясняться на бытовые темы;
в) читаете без словаря тексты по своей специальности;
г) можете читать и переводить текст с иностранного языка на
русский, поддерживать разговор;
д) можете переводить текст с иностранного языка на русский и
наоборот, разговаривать на различные темы;
е) свободно владеете языком.
8. Что, с вашей точки зрения, является главной задачей на
собеседовании?
а) произвести благоприятное личностное впечатление;
б) понять специфику организации и попытаться подстроиться под
нее;
в) показать свою максимальную заинтересованность в работе
именно в этой компании;
г) продемонстрировать высокий профессиональный уровень;
д) дать понять собеседнику, насколько вы соответствуете
требованиям имеющейся вакансии;
е) остаться самим собой и держаться с чувством собственного
достоинства.
9. Какую тактику поиска работы вы избрали?
а) состоите на Бирже труда;
б) дали объявление о том, что ищете работу, в газеты и (или) в
Интернет;
в) занимаетесь самопрезентацией (рассылаете свое резюме по
интересующим вас фирмам или появляетесь там лично, встречаетесь с
представителями на выставках и т. п.);
г) ищете через знакомых;
д) постоянно отслеживаете объявления о вакансиях в
специализированных газетах по трудоустройству;
е) обратились в агентство, предлагающее услуги по
трудоустройству.
10. Какие из перечисленных качеств у вас наиболее
выражены (для объективности результатов лучше
посоветоваться с двумя-тремя знакомыми)?
а) умение расположить к себе людей;
б) профессионализм;
в) целеустремленность;
г) уверенность в себе;
д) умение находить выход из затруднительных ситуаций;
е) обучаемость.
Подсчет баллов
Интерпретация результатов
Более 50 баллов:
Наверное, вы заинтересовались нашим тестом просто для
развлечения. У человека с вашими данными не может быть каких-либо
проблем с трудоустройством (если, конечно, вы искренне отвечали на
вопросы).
От 40 до 50 баллов:
Ваши шансы очень высоки. По логике вещей вы должны найти
работу без особых усилий. Скорее всего, ваша проблема не в том, что у
вас нет предложений, а в том, что эти предложения не вполне вас
устраивают. Если вы работаете, то можете спокойно продолжать поиск и
в конце концов добьетесь успеха. Если же нет, то все-таки соглашайтесь
на более или менее приемлемое предложение. Возможно, вам удастся
изменить ситуацию в свою пользу.
От 30 до 39 баллов:
У вас достаточно хорошие шансы. От вас требуется только одно –
приложить усилия. Если же ваши старания не увенчались успехом,
задумайтесь: может быть, вы избрали не совсем правильную тактику
поиска? В любом случае будьте настойчивы и вы непременно добьетесь
своего.
От 20 до 29 баллов:
Ваш шанс 50 х 50. Вам придется сильно постараться, чтобы
добиться успеха. Главное, не позволяйте неудачам выбить вас из колеи.
Уверяем вас, что где-то есть именно ваше место работы, а окажется оно
вторым или пятнадцатым в цепочке поиска, зависит от везения. Но не
следует полагаться только на случай.
От 13 до 20 баллов:
Нельзя сказать, что ваши шансы были блестящими. Но не теряйте
надежды ни при каких обстоятельствах. Возможно, вам следует получить
дополнительное образование или же вам просто не хватает уверенности
в себе. Спокойно проанализируйте ситуацию, выявите свои слабые места
и продолжайте действовать!
От 6 до 12 баллов:
Вам придется нелегко. Но не сдавайтесь. Исходите из того, что
дорогу осилит идущий. Можно порекомендовать вам обратиться за
консультацией к специалисту и вместе с ним разработать наиболее
выигрышную для вас линию поведения.
Менее 5 баллов:
Малоутешительный результат. Если вы действительно ищете
работу, вам срочно нужно менять тактику поиска.
Глава 5. Деловая переписка
5.1. Деловое письмо
Написание писем – это навык, который требует сочетания
здравого смысла, терпения и понимания людей. Хорошее письмо
прочитывают, а плохое письмо пылиться в папке с входящей
информацией или даже в мусорной корзине для бумаг.
Обычно люди компануют факты линейно, однако последние
исследования показывают, что мозг постоянно анализирует и группирует
факты и идеи. Схема письма позволит нашему сознанию быстрее и
проще отыскать необходимую информацию. Схема письма позволит вам
организовать эти мысли и идеи наиболее логичным способом.
1. Возьмите простой лист бумаги и напишите основную тему письма
в центре листа.
2. Расположите все идеи и мысли, которые возникают у вас по
предмету, вокруг центра и проведите между ними линии.
3. Не сдерживайте себя, дайте волю своим мыслям. Не
напрягайтесь, определяя, где в вашем плане должен располагаться
каждый пункт.
4. После того, как вы закончили, пронумеруйте свои идеи в
порядке важности.
Каждое деловое письмо должно иметь четкую структуру, это
сэкономит время и избавит вас от путаницы. Кроме того, это поможет
вашему адресату понять содержание письма и предпринять необходимые
действия, не перечитывая его. Почти все письма можно составить
следующим способом.
Приветствие: Дорогой / ая Г-н, Г-жа… Важно правильно написать
имя адресата. Если вы сомневаетесь, правильно ли вы написали имя,
позвоните в компанию, в которой работает адресат, и уточните
правильное написание.
Введение. Начните с четкого заголовка. Он должен выглядеть
профессионально и играть ту же роль, что и газетный заголовок.
Заголовок фокусирует внимание адресата на предмете.
Факты. Это – основное содержание письма. В качестве подготовки
вам необходимо запастись соответствующими фактами,
рассортированными в логическом порядке. Убедитесь, что они
достоверны. Каждая новая тема должна начинаться с нового параграфа.
Действие. Удостоверьтесь в том, что ваше письмо указывает:
1) какие действия необходимо предпринять;
2) когда они должны быть предприняты;
3) кому их следует предпринять.
Вывод. Если вы закончите свое письмо фразой, побуждающей
читателя к действию, то оно оставит впечатление незавершенности.
Последняя строка письма представляет вам возможность надолго
оставить хорошее впечатление, поэтому заключительная фраза не
должна быть шаблонной и черствой.
Примеры писем
Письмо к потенциальному поставщику
Maxi Components Limited
LECHFORD
Bucks
SL8 91V
Your ref JPQ/7/82
Our ref PJ/S/70
8 July 2000
Mr Peter Wood
Marston Metal Supplies
Long Lane MARSTON
Northants LB791N
Dear Mr Wood,
Thank you for your letter of 4 July. Please contact either our branch of
Midwest Bank pic, or Sankey Smith & Co Ltd, for the reference you require.
Their addresses are as follows:
Mr John Wilson (Manager)
Midwest Bank pic
The Parade
LECHFORD
Bucks
SL8 8RT
Sankey Smith & Co Ltd
Unit 4
Beechfield Trading Estate
WALTON