Матяш І.Б. (ред.) Хрестоматія з архівознавства

Подождите немного. Документ загружается.

ЇСТВА Розділ 2. Архівна система та система архівних установ

121

2. У своїй діяльності ДЦЗД НАФ керується Конституцією та зако-

нами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів Ук-

раїни, наказами Держкомархіву України, а також цим Положенням.

3. ДЦЗД НАФ України є галузевим координаційним центром з пи-

тань фізичної збереженості документів та інших профільних питань.

4. Основними завданнями ДЦЗД НАФ України є:

- участь у реалізації державної політики у сфері архівної справи

та діловодства;

- координація діяльності підрозділів забезпечення фізичної збе-

реженості документів центральних державних архівів, держав-

них архівів областей, мм. Києва і Севастополя;

- організація роботи щодо нормативно-правового, науково-мето-

дичного та інформаційного забезпечення державних архівних

установ, архівних підрозділів підприємств, установ і організа-

цій незалежно від форм власності з питань збереження доку-

ментів;

- виконання комплексу робіт, спрямованих на збереження доку-

ментів НАФ України;

- забезпечення дотримання законодавства України про Національ-

ний архівний фонд та архівні установи;

- забезпечення широкого впровадження наукових розробок і про-

гресивних методів роботи, вивчення, узагальнення й поширен-

ня досягнень науки і техніки з профільних питань.

5. ДЦЗД НАФ відповідно до покладених на нього завдань і в ме-

жах наданих повноважень:

1) здійснює контроль за збереженістю документів НАФ незалеж-

но від місця їх зберігання;

2) складає цільові програми збереження документів НАФ і плани

роботи з цього напряму та забезпечує їх виконання;

3) перевіряє роботу підрозділів забезпечення фізичної збереже-

ності документів держархівів областей, мм. Києва і Севастополя;

4) проводить аналіз стану збереженості документів Національного ар-

хівного фонду;

5) створює страхові копії та копії фонду користування особливо

Цінних документів, здійснює їх хіміко-фотографічне оброблення;

6) здійснює консерваційно-профілактичне оброблення і контроль

технічного стану раніше створеного страхового фонду копій доку-

ментів;

7) проводить консервацію, реставрацію і ремонт пошкоджених і

етхих документів і справ, унікальних і особливо цінних документів,

брощурувально-палітурні та картонажні роботи, дезінфекцію, дез-

•Нсекцію документів;

122

ХРЕСТОМАТІЯ 3

АРХІВОЗНАВСТ^д

8) виконує засобами множильної техніки розмноження організацій-

но-управлінської документації;

9) виконує поліграфічні роботи з виготовлення бланків документів,

форм та журналів обліку, путівників, довідників, журналу «Архіви

України», інших архівознавчих видань;

10) проводить семінари, заняття з підвищення кваліфікації

працівників державних архівних установ, надає консультації з

практичного застосування нормативних документів з профільних

питань;

11) вживає заходів щодо удосконалення структури центру;

12) виконує на договірних засадах роботи із забезпечення фізич-

ної збереженості документів НАФ, що зберігаються в інших архів-

них установах, а також є власністю фізичних осіб;

13) веде разом з науковими установами або самостійно наукові до-

слідження із забезпечення фізико-хімічної збереженості докумен-

тів, впроваджує їх результати у практику роботи ДЦЗД НАФ та під-

розділів забезпечення фізичної збереженості документів державних

архівних установ, поширює науково-технічну інформацію з профіль-

них питань;

14) координує діяльність підрозділів забезпечення фізичної збе-

реженості документів центральних державних архівів, державних

архівів областей, мм. Києва і Севастополя;

15) вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних уста-

нов з профільних питань, скликає науково-практичні конференції,

наради, семінари, видає методичні розробки з обміну досвідом.

6. ДЦЗД НАФ має право:

1) укладати угоди з підприємствами, установами, організаціями

на виконання робіт за профілем своєї діяльності; застосовувати при

наданні послуг ціни і тарифи, передбачені затвердженими в установ-

леному порядку прейскурантами;

2) одержувати в дарунок матеріальні цінності та кошти, списува-

ти їх з балансу в установленому порядку (за винятком основних

фондів) відповідно до законодавства;

3) залучати за погодженням з Держкомархівом України до роботи

над методичними розробками загальногалузевого значення відділи

забезпечення фізичної збереженості документів держархівів, одержу-

вати від них інформацію, що необхідна для здійснення функцій коор-

динаційного центру.

7. ДЦЗД НАФ очолює директор, якого призначає на посаду і

звільняє з посади Голова Держкомархіву України.

Директор має заступника, який за його поданням призначається

на посаду і звільняється з посади Головою Держкомархіву України.

ЇСТВА Розділ 2. Архівна система та система архівних установ

123

8. Директор ДЦЗД НАФ України:

- здійснює керівництво діяльністю ДЦЗД НАФ, несе персональ-

ну відповідальність за виконання покладених на нього завдань

та здійснення ним своїх функцій, визначає обов'язки і ступінь

відповідальності заступника директора та керівників структур-

них підрозділів;

- видає в межах своєї компетенції накази, організовує і контро-

лює їх виконання;

- призначає на посади і звільняє з посад працівників;

- розпоряджається коштами в межах затвердженого кошторису

доходів і видатків.

9. Накази директора ДЦЗД НАФ у випадку порушення прав грома-

дян, державних органів, органів місцевого самоврядування, підпри-

ємств, установ та організацій можуть бути скасовані Головою Держ-

комархіву України або оскаржені в судовому порядку.

Накази директора ДЦЗД НАФ, які зачіпають права, свободи і закон-

ні інтереси громадян або мають міжвідомчий характер, підлягають

державній реєстрації в Міністерстві юстиції України.

10. Для погодженого вирішення питань, що належать до компе-

тенції ДЦЗД НАФ, в ньому може утворюватися колегія.

Положення про колегію затверджує директор ДЦЗД на підставі

типового положення, затвердженого Держкомархівом України.

Члени колегії затверджуються та увільняються від виконання обо-

в'язків Держкомархівом України.

Рішення колегії проводяться в життя наказами директора ДЦЗД НАФ.

11. Для розгляду питань науково-методичної роботи ДЦЗД НАФ

можуть створюватися науково-методична, реставраційна та інші ради

і комісії.

Склад цих рад і комісій та положення про них затверджуються

директором.

12. ДЦЗД НАФ утримується за рахунок коштів Державного бюд-

жету України.

Граничну чисельність, кошторис доходів і видатків, структуру та

штатний розпис ДЦЗД НАФ затверджує Голова Держкомархіву Ук-

раїни.

13. ДЦЗД НАФ є юридичною особою, має самостійний баланс,

Рахунки в установах банків, печатку із зображенням Державного Герба

країни і своїм найменуванням.

Затверджено наказом

Державного комітету архівів України

від 25 квітня 2002 р. № 31

124

ХРЕСТОМАТІЯ 3

АРХІВОЗНАВСТ^д

ТИПОВЕ ПОЛОЖЕННЯ

ПРО ДЕРЖАВНИЙ АРХІВ ОБЛАСТІ,

МІСТА КИЄВА І СЕВАСТОПОЛЯ

1. Державний архів області, міста Києва

Севастополя (далі -

державний архів) є структурним підрозділом обласної, Київської і Се-

вастопольської міської державної адміністрації, що утворюється голо-

вою обласної, Київської і Севастопольської міської держадміністрації

і підзвітний та підконтрольний голові відповідної обласної (міської)

держадміністрації і Держкомархіву.

2. Державний архів у своїй діяльності керується Конституцією Ук-

раїни, законами України, актами Президента України і Кабінету

Міністрів України, наказами Держкомархіву, розпорядженнями го-

лови обласної, Київської і Севастопольської міської держадміністрації,

рішенням відповідного органу місцевого самоврядування, а також

положенням про державний архів.

3. Основними завданнями державного архіву

є:

реалізація державної

політики у сфері архівної справи і діловодства, здійснення управління

архівною справою і діловодством на території області (міста), коорди-

нація діяльності органів державної влади, підприємств, установ, ор-

ганізацій усіх форм власності у питаннях архівної справи і діловод-

ства; внесення до Національного архівного фонду архівних докумен-

тів, що мають місцеве значення, проведення їх державної реєстрації,

введення обліку та постійне зберігання цих документів, а також вико-

ристання відомостей, що в них містяться; проведення науково-мето-

дичної роботи в галузі архівознавства, документознавства та археогра-

фії, впровадження досягнень науки, техніки, передового досвіду в

практику діяльності архівних установ; здійснення контролю за діяль-

ністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання

законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

4. Державний архів відповідно до покладених на нього завдань:

1) забезпечує постійне зберігання, охорону, реставрацію, консер-

вацію: документів Національного архівного фонду, переданих до дер-

жавного архіву органами державної влади, підприємствами, устано-

вами, організаціями незалежно від форми власності та об'єднаннями

громадян, які діють (діяли) на території області (міста); документів

особового походження; службових видань, що не надходять у вста-

новленому порядку до Книжкової палати України та бібліотек-депо-

зитаріїв; документів юридичних і фізичних осіб, що в установленому

порядку надійшли у власність держави з-за кордону; страхового фон-

ду копій особливо цінних та унікальних документів, копій документів

з історії області (міста), що зберігаються в інших архівах, музеях і

ЇСТВА Розділ 2. Архівна система та система архівних установ 125

бібліотеках; облікових документів державного архіву та архівних до-

відників (описів, каталогів, картотек, путівників, комп'ютерних дискет

тощо), а також друкованих видань та інших матеріалів, що належать

до довідково-інформаційного фонду державного архіву;

2) створює страхові копії та копії фонду користування особливо

цінних документів, що зберігаються у державному архіві, та профіль-

них унікальних документів незалежно від місця зберігання і форми

власності на них;

3) проводить державну реєстрацію документів Національного ар-

хівного фонду незалежно від місця зберігання і форми власності на них;

4) веде державний облік профільних документів Національного

архівного фонду незалежно від місця зберігання і форми власності

на них, здійснює контроль за їх збереженістю, обліком та викорис-

танням відомостей, що в них містяться;

5) організовує роботу, пов'язану з віднесенням профільних доку-

ментів до Національного архівного фонду або вилученням документів

з нього незалежно від місця зберігання і форми власності на них;

6) організовує роботу щодо віднесення документів Національно-

го архівного фонду до унікальних документів, внесення їх до Дер-

жавного реєстру національного культурного надбання і страхування;

7) визначає джерела комплектування державного архіву докумен-

тами Національного архівного фонду;

8) проводить роботу, спрямовану на виявлення, взяття на облік,

повернення, придбання або відтворення в копіях профільних доку-

ментів, які знаходяться за кордоном, та документів іноземного похо-

дження, що стосуються історії області (міста);

9) приймає на прохання юридичних і фізичних осіб документи

Національного архівного фонду, що є власністю цих осіб, на постій-

не чи тимчасове зберігання;

Ю) придбає профільні документи у разі їх продажу, звертається

до суду з позовом про передачу у власність держави архівних доку-

ментів, які не мають власника або власник яких невідомий;

' 1) перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства в

органах державної влади, на підприємствах, в установах та організа-

ціях незалежно від форм власності, що перебувають у зоні комплек-

тування державного архіву;

12) здійснює контроль за складанням та додержанням номенкла-

тури справ підприємств, установ та організацій незалежно від форми

власності та об'єднань громадян, що перебувають у зоні комплекту-

вання державного архіву;

13) створює і вдосконалює довідковий апарат до архівних доку-

Ментів, забезпечує автоматизацію інформаційних процесів;

126

ХРЕСТОМАТІЯ 3

АРХІВОЗНАВГт^д

14) надає користувачам архівні документи і довідковий апарат до них,

інформує про документи, відомості з яких можуть бути ними використані;

15) забезпечує у межах своїх повноважень охорону відомостей та

збереженість документів, що становлять державну таємницю;

16) забезпечує видачу архівних довідок, копій документів та іншим

шляхом задовольняє запити фізичних та юридичних осіб;

17) публікує в установленому порядку документи Національного

архівного фонду, випускає довідково-інформаційні видання і посібни-

ки з архівної справи та діловодства;

18) здійснює науково-методичне керівництво і контроль за діяль-

ністю архівних відділів районних, районних у місті Києві і Севасто-

полі держадміністрацій, архівних відділів міських рад;

19) складає і затверджує цільові програми та плани розвитку архів-

ної справи в області (місті), забезпечує їх виконання;

20) вживає заходів для вдосконалення мережі державних та інших

місцевих архівних установ;

21) подає обласній, міській держадміністрації пропозиції щодо

створення архівних установ для централізованого тимчасового збері-

гання архівних документів, що не належать до Національного архів-

ного фонду, надає консультативно-методичну допомогу в організації

діяльності зазначених архівних установ;

22) здійснює грошову оцінку документів Національного архівного

фонду, що зберігаються в державному архіві, у фізичних і юридич-

них осіб, які перебувають у зоні його комплектування;

23) надає допомогу юридичними і фізичними особам, які є власника-

ми документів Національного архівного фонду, в поліпшенні умов їх

зберігання, реставрації та створенні фондів користування;

24) надає платні послуги юридичним і фізичним особам;

25) бере участь у плануванні капітальних вкладень на будівництво

місцевих архівних установ;

26) сприяє залученню фахівців до роботи в архівних установах

області (міста), організовує підвищення їх кваліфікації;

27) здійснює разом з науковими установами або самостійно наукові

дослідження з архіво- і документознавства, археографії, впроваджує

в практику їх результати, поширює науково-технічну інформацію з

архівної справи та діловодства;

28) організовує вивчення, узагальнення і поширення передового

досвіду;

29) виконує інші функції, що випливають з покладених на дер-

жавний архів завдань.

5. Державний архів має право:

одержувати в установленому порядку від підрозділів обласної

(міської) держадміністрації, органів місцевого самоврядування, під-

ЇСТВА Розділ 2. Архівна система та система архівних установ

127

приємств, установ та організацій незалежно від форми власності, гро-

мадян та їх об'єднань інформацію, документи та інші матеріали, не-

обхідні для використання покладених на нього завдань;

вимагати від власника документів, від часу створення яких минуло

понад 50 років, або в інших випадках, передбачених законодавством,

подання цих документів для проведення експертизи їх цінності;

звертатися до суду з позовом про позбавлення власника документів

Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збе-

реженість, права власності на ці документи;

порушувати в установленому порядку питання про зупинення

діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженість доку-

ментів Національного архівного фонду або порушують вимоги щодо

державної реєстрації цих документів;

порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання

про притягнення до відповідальності працівників архівних установ,

користувачів документами Національного архівного фонду та інших

осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний

фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків,

заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або

уповноваженій ним особі;

скликати наради з питань, що належать до його компетенції.

6. Державний архів у процесі виконання покладених на нього за-

вдань взаємодіє з іншими структурними підрозділами обласної (міської)

держадміністрації, органами місцевого самоврядування, а також під-

приємствами, установами, організаціями та об'єднаннями громадян.

Працівники державного архіву мають право на відвідування за його

дорученням чи дорученням Держкомархіву архівних підрозділів і служб

діловодства органів державної влади, підприємств, установ та органі-

зацій незалежно від форм власності та об'єднань громадян, а також

право доступу до їх документів, за винятком тих, що згідно із законодав-

ством спеціально охороняються.

7. Державний архів очолює директор, який призначається на по-

саду і звільняється з посади головою обласної (міської) держадміні-

страції за погодженням з Держкомархівом.

Директор має заступників, які за його поданням, погодженим з

Держкомархівом, призначаються на посаду та звільняються з посади

толовою обласної, (міської) держадміністрації.

Директор державного архіву:

здійснює керівництво діяльністю державного архіву, несе персо-

нальну відповідальність за виконання покладених на державний архів

Зав

дань, визначає ступінь відповідальності своїх заступників і керівни-

Ків

структурних підрозділів державного архіву;

128

ХРЕСТОМАТІЯ 3

АРХІВОЗНАВГт^д

затверджує положення про структурні підрозділи і функціональні

обов'язки працівників державного архіву;

видає у межах своєї компетенції накази, організовує і контролює

їх виконання;

розпоряджається коштами державного архіву в межах затверджено-

го на його утримання кошторису;

призначає на посаду і звільняє з посади працівників державного

архіву;

вирішує питання про видачу документів Національного архівного

фонду, що зберігаються в державному архіві, юридичним особам у

тимчасове користування поза державним архівом та про доступ ко-

ристувачів до роботи над документами;

погоджує призначення на посаду та звільнення з посади керівників

архівних від ділів районних, районних у місті Києві і Севастополі держ-

адміністрацій.

9. У державному архіві для погодженого вирішення питань, що нале-

жать до його компетенції, утворюється колегія у складі директора дер-

жавного архіву (голова колегії) та його заступників за посадою, а також

інших працівників державного архіву. До складу колегії можуть входи-

ти керівники інших структурних підрозділів обласної (міської) держ-

адміністрації. Склад колегії затверджується головою обласної (міської)

держадміністрації за поданням директора державного архіву. Рішення

колегії проводяться в життя наказами директора державного архіву.

Для проведення експертизи цінності документів державний архів

утворює експертно-перевірну комісію. Склад і положення про екс-

пертно-перевірну комісію затверджує директор державного архіву

відповідно до типового положення, затвердженого Держкомархівом.

Для розгляду питань проведення науково-дослідної та видавничої

роботи у сфері архівної справи та діловодства, вирішення інших питані,

відповідно до покладених завдань у державному архіві можуть утворю-

ватися постійно діючі та тимчасові ради, комісії. Склад цих рад і ко-

місій та положення про них затверджує директор державного архіву.

Державний архів утримується за рахунок коштів державного бюдже-

ту. Граничну чисельність, фонд оплати праці працівників, кошторис

та штатний розпис державного архіву затверджує голова обласної

(міської) держадміністрації.

Державний архів є юридичною особою, має самостійний баланс,

рахунки в органах Державного казначейства, печатку із зображенням

Державного Герба України та своїм найменуванням.

Затверджено постановою Кабінету Міністрів України

від

жовтня 2002 р. № 1641

ЇСТВА Розділ 2. Архівна система та система архівних установ 129

ТИПОВЕ ПОЛОЖЕННЯ ПРО АРХІВНИЙ

ВІДДІЛ РАЙОННОЇ, РАЙОННОЇ У МІСТІ

КИЄВІ І СЕВАСТОПОЛІ ДЕРЖАВНОЇ

АДМІНІСТРАЦІЇ

1. Архівний відділ районної, районної у місті Києві і

Севастополі державної адміністрації (далі - відділ) є структурним

підрозділом районної, районної у місті Києві і Севастополі держадмі-

ністрації, що утворюється головою районної, районної у місті Києві

і Севастополі держадміністрації, підзвітний і підконтрольний голові

відповідної держадміністрації та відповідно державному архіву об-

ласті, міста Києва і Севастополя, Держкомархіву.

2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, за-

конами України, актами Президента України та Кабінету Міністрів

України, наказами Держкомархіву, розпорядженнями голови облас-

ної, Київської і Севастопольської міської, районної у місті Києві і

Севастополі держадміністрації, рішеннями відповідного органу місце-

вого самоврядування, наказами директора державного архіву області,

міста Києва і Севастополя, а також положенням про відділ.

3. Основними завданнями відділу є: реалізація державної політи-

ки у сфері архівної справи і діловодства, здійснення управління архів-

ною справою і діловодством на території району; координація діяль-

ності органів державної влади, підприємств, установ та організацій

усіх форм власності у питаннях архівної справи і діловодства; вне-

сення до Національного архівного фонду архівних документів, що

мають місцеве значення, ведення їх обліку, зберігання та використан-

ня відомостей, що в них містяться; здійснення контролю за діяльніс-

тю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання

законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

4. Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

1) складає і за погодженням з державним архівом області (міста)

подає на затвердження до районної, районної у місті Києві і Севасто-

полі держадміністрації плани розвитку архівної справи в районі та

забезпечує їх виконання;

2) забезпечує зберігання, облік і охорону документів Національного

архівного фонду, переданих відділу органами державної влади, підприєм-

ствами, установами та організаціями незалежно від форми власності та

єднаннями громадян, які діють (діяли) на території району; докумен-

118

особового походження; фотодокументів та аудіовізуальних документів,

1о мають значення для вивчення історії району; друкованих, ілюстра-

ГИвн

их та інших матеріалів, що використовуються для довідково-інфор-

аційної роботи; облікових документів і довідкового апарату до них;

130

ХРЕСТОМАТІЯ 3

АРХІВОЗНАВГт^д

3) організовує роботу, пов'язану з віднесенням профільних доку-

ментів до Національного архівного фонду або вилученням документів

з нього незалежно від місця зберігання і форми власності на них;

4) готує матеріали для проведення державним архівом області

(міста) державної реєстрації документів Національного архівного

фонду, які зберігаються на території району;

5) інформує державний архів області (міста) про виявлення архів-

них документів, що не мають власника або власник яких невідомий,

а також про здійснення продажу документів Національного архівно-

го фонду з метою реалізації переважного права держави на їх при-

дбання;

6) подає районній, районній у місті Києві і Севастополі держадмі-

ністрації пропозиції щодо складу органів державної влади, підпри-

ємств, установ та організацій району, документи яких надходять на

державне зберігання

7) перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства в орга-

нах державної влади, на підприємствах, в установах та організаціях

незалежно від форми власності, надає їм методичну допомогу у впро-

вадженні прогресивних систем діловодства та зберігання документів;

8) надає консультативно-методичну допомогу в організації

діяльності архівної установи для централізованого тимчасового збе-

рігання архівних документів, що не належать до Національного ар-

хівного фонду;

9) веде зведений облік архівних документів, що зберігають органи

державної влади, підприємства, установи та організації району, подає

належні відомості про ці документи державному архіву області (міста);

10) надає на договірних засадах послуги підприємствам, устано-

вам та організаціям з упорядкування документів та використання відо-

мостей, що містяться в них, розроблення методичних посібників з ар-

хівної справи та діловодства;

11) передає державному архіву області (міста) у визначені ним

терміни документи та довідковий апарат до них для постійного збері-

гання;

12) створює і вдосконалює довідковий апарат до документів На-

ціонального архівного фонду;

13) видає архівні довідки, копії документів та іншим шляхом задо-

вольняє запити фізичних і юридичних осіб;

14) вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ;

15) виконує інші функції, що випливають з покладених на відділ

завдань.

5. Відділ має право: одержувати в установленому порядку від інших

підрозділів районної, районної у місті Києві і Севастополі держадмі-