Матяш І.Б. (ред.) Хрестоматія з архівознавства

Подождите немного. Документ загружается.

Передмова

су архівних документів і рукописних книг та створення національно-

го банку інформації по документальних джерелах з історії України

«Архівна та рукописна україніка» (1991) та рекомендацій науково-

практичного симпозіуму «Правові аспекти реституції культурних

цінностей: теорія і практика» (грудень 1996 p.), розроблені за участю

голови Державного комітету архівів України професора Г. В. Боряка

та заступника голови - заслуженого працівника культури України

К. Є. Новохатського. Для розуміння проблем формування Національ-

ного архівного фонду важливе значення має текст Угоди про право-

наступництво щодо державних архівів колишнього Союзу PCP, умі-

щений в неофіційному перекладі українською мовою. Своєрідним під-

сумком багаторічної роботи з виявлення переміщених архівів є «Зведе-

на таблиця договорів та угод щодо переміщених архівів ( 1645-1975)»,

підготовлена видатним французьким архівістом Шарлем Кечкеметі.

У хрестоматії вона вперше подається українською мовою з метою

формування уявлення студентів про складність процесів переміщен-

ня архівних фондів та вирішення проблем реституції культурних

цінностей. Розвиток архівознавчої думки стосовно встановлення за-

сад правонаступництва держав щодо державних архівів відображає

фрагмент не прийнятої Віденської конвенції про правонаступництво

держав щодо державної власності, державних архівів та державних

боргів (1996). Уперше залучається до наукового обігу українською

мовою текст професійної оцінки Міжнародною радою архівів «архів-

ної частини» цієї Конвенції. З метою поглиблення розуміння поняття

«реституція культурних цінностей» вміщено фрагмент статті докто-

ра юридичних наук В. І. Акуленка. Практичному ознайомленню зі

складом архівної україніки в Канаді, Польщі, США та інших країнах

сприятиме опрацювання видань, поданих у бібліографічному списку

до розділу та на web-сайті Державного комітету архівів України.

Матеріал розділу 5 «Організація роботи державних архівів» знайо-

мить з прикладними аспектами діяльності архівів та архівними техно-

логіями. Він корелюється зі змістом документів, уміщених у розді-

лах 2 та 11, 13, 14. Відтак тут подано нормативні документи конкрет-

нішого характеру: «Порядок доступу до приміщень і на територію

державних архівних установ», «Положення про порядок зупинення

діяльності архівних установ, що не забезпечують збереженість доку-

ментів Національного архівного фонду або порушують вимоги щодо

їх державної реєстрації», які ілюструють особливості практичної

діяльності архівних установ.

Розділ 6 «Організація архівних документів» дає ключ до розумін-

ня наукової класифікації архівних документів, висвітлює питання

організації документів на рівні системи архівних установ, архіву, ар-

ХРЕСТОМАТІЯ З АРХІВОЗНАВСТВА

хівного фонду, справи; допомагає скласти уявлення про схеми систе-

матизації документів на підставі відповідного розділу з Основних

правил роботи державних архівів України.

У розділі 7 «Формування Національного архівного фонду» з ме-

тою поглиблення поняття про експертизу цінності архівних документів

і діяльність експертних комісій, а також розуміння процедури дер-

жавної реєстрації документів НАФ уміщено «Порядок утворення та

діяльності експертних комісій з визначення цінності документів» та

«Порядок державної реєстрації документів Національного архівного

фонду».

Розділ 8 «Архівне описування» репрезентує теоретичні виклади

щодо архівного описування знаного російського архівіста В. М. Ав-

тократова та фрагмент Міжнародного стандарту архівного описуван-

ня. Загалом матеріал розділу поглиблює знання з теоретичних про-

блем архівного описування й створює можливість для вироблення

відповідних практичних навичок на підставі вимог міжнародного де-

скриптивного стандарту.

Розділ 9 «Облік документів Національного архівного фонду» ви-

світлює порядок ведення державного обліку документів Національ-

ного архівного фонду України, здійснення централізованого держав-

ного обліку документів історико-культурної спадщини, що знаходяться

за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються

історії України, та віднесення документів Національного архівного

фонду до унікальних, внесення їх до Державного реєстру національно-

го культурного надбання та зберігання мовою нормативних докумен-

тів. Матеріал розділу не лише уможливлює аналіз окремих проблем

обліку архівних документів, а й подає додаткову інформацію до розділу

«Архівна україніка».

Розділ 10 «Довідковий апарат до документів Національного архів-

ного фонду» містить огляд сучасного стану довідкового апарату архівів

та подає матеріал для порівняльного аналізу термінів «система нау-

ково-довідкового апарату», «науково-довідковий апарат» та «довід-

ковий апарат архівів».

У розділі 11 «Забезпечення збереженості архівних документів»

вміщено додатковий матеріал для розуміння проблем державного збе-

рігання архівних документів. Тут подано комплексний документ -

«Положення про умови зберігання архівних документів», підготовле-

ний профільним відділом Державного комітету архівів України, ви-

світлюється порядок надання державними архівними установами до-

помоги юридичним і фізичним особам, які є власниками документів

Національного архівного фонду, у поліпшенні умов зберігання, рес-

таврації, консервації, створенні страхового фонду і фонду кориету-

Передмова

вання документами та невідкладної реставрації, ремонту і консер-

вації унікальних документальних пам'яток. Для досягнення повноти

інформації корисним буде звернутися й до Положення про Держав-

ний центр збереження документів Національного архівного фонду,

вміщеного в розділі 2, та текстів Галузевих стандартів з проблем збе-

рігання, поданих на \уеЬ-сайті Державного комітету архівів України

(www.archives.gov.ua).

Розділ 12 «Інформатизація архівної справи» подає текст першої

концепції комп'ютеризації архівної справи в Україні, розробленої в

першій половині 1990-х рр. на базі УНДІАСД під керівництвом про-

фесора Л. А. Дубровіної, що зафіксувала на той момент розвиток по-

няття про інформатизацію та комп'ютеризацію архівної справи. Пода-

но також у розділі узагальнюючу статтю професора Г. В. Боряка про

сучасний стан інформатизації в галузі архівної справи. Ознайомлен-

ня студентів з цими працями зумовлене тим, що компоненти архіво-

знавства належать як до історичної науки, так і до дисциплін інформа-

ційно-комунікаційного циклу, покликаних досліджувати та підвищу-

вати ефективність використання інформаційних ресурсів суспільства.

Матеріал розділу дає підстави для порівняльного аналізу концепції

інформатизації в різних країнах та різних галузях.

Розділ 13 «Науково-дослідна та методична робота архівних уста-

нов» містить положення про Наукову раду Державного комітету

архівів України, Вчену раду УНДІАСД, про Методичну комісію та

Редакційно-видавничу раду Держкомархіву, Примірне положення про

Науково-методичну раду державного архіву та Положення про Галу-

зеву службу науково-технічної інформації (ГСНТІ) з архівної справи

та документознавства. Вміщені документи ілюструють діяльність дер-

жавних архівних установ як науково-методичних центрів у галузі ар-

хівної справи та висвітлюють завдання і основні напрями роботи га-

лузевої служби науково-технічної інформації.

У розділі 14 «Використання архівної інформації» подано витяги із

Закону України «Про інформацію» та «Порядок користування доку-

ментами Національного архівного фонду України в державних архі-

вах України» з метою репрезентації відомостей про порядок доступу

до документів Національного архівного фонду України та можливості

користувачів щодо отримання інформації, що міститься в архівних

документах.

Усі документи у розділах подано автентично, без будь-якого втру-

чання в зміст тексту. Без змін подано і окремі назви, що сьогодні на-

були значення історичних («Головне архівне управління при Кабінеті

Міністрів», «Центральна наукова бібліотека АН України», «Інститут

української археографії», «СРСР» та ін.). У разі необхідності зробле-

но відповідні коментарі. Неофіційний переклад уміщених документів

з англійської здійснили - І. С. Антоненко, А. І. Дмитрієв, Г. В. Па-

пакін, з польської - Р. В. Романовський, з російської - І. Б. Матяш.

Окремі авторські статті вміщено зі скороченнями, які ніяк не позна-

чилися на їх змісті. Місця скорочень позначено квадратними дужка-

ми з крапками - [...].

У кінці кожного розділу вміщено завдання для самостійної робо-

ти, яка активізуватиме розумову діяльність, сприятиме засвоєнню

знань та виробленню практичних навичок.

Основна бібліографія рекомендованої літератури, подана в кінці

розділів, спрямована на розвиток евристичної діяльності студентів,

дасть змогу виявити необхідні наукові статті та нормативні докумен-

ти для опрацювання. Важливим при цьому є звернення до інформа-

ційних ресурсів мережі Інтернет, де належно представлено відомості

про систему архівних установ та українську архівну спадщину.

Замість післямови вміщено текст Кодексу етики архівістів, який

визначає основоположні принципи діяльності архівістів у сучасному

суспільстві.

У кінці хрестоматії подано короткий термінологічний словник.

Кваліфіковані консультації при підготовці видання укладачам

надали заступник голови Державного комітету архівів України

К. Є. Новохатський, начальники відділів Держкомархіву - кандидат

історичних наук Г. В. Папакін, Г. П. Рижкова та заступник ди-

ректора з наукової роботи УНДІАСД кандидат історичних наук

Н. М. Христова.

Пропонуючи увазі читачів першу спробу такого навчального по-

сібника, як хрестоматія з архівознавства, укладачі з вдячністю сприй-

муть усі слушні зауваження та міркування щодо його удосконалення.

Ірина Матяш

РОЗДІЛ 1

Архівознавство

як наука

Веретенников В. І.

АРХІВОЗНАВСТВО

Визначення архівознавства

Архівознавство - така наукова дисципліна, що має своїм

завданням встановити, як треба відповідним способом науково опра-

цювати архівний матеріял, щоб цілком застосувати його використан-

ня з метою наукового дослідження, по-перше, і з метою практичного

використання, по-друге. Знання, потрібні для цього, і становлять зміст

науки архівознавства.

Архівний матеріял

Основне розуміння архівознавства - розуміння про архів-

ний матеріял; тому треба, насамперед, визначити, що розуміти під

архівним матеріялом.

Під архівним матеріялом розуміється всякі документи - рукописні,

друковані на машинці або в друкарні і таке інше, а також рисунки,

таблиці і таке інше, якщо вони вийшли з діловодства якоїсь приват-

ної, громадської або державної канцелярії і становлять частину дано-

го діловодства. Внутрішнім своїм змістом ці документи мають бути

результатом і виявленням діяльности тої або іншої установи, а не до-

кументами, що випадково потрапили в дану установу і не мають нічого

спільного з роботою цієї установи (коли, приміром, якийсь документ

потрапляє в приміщення даної установи, хоч немає жодного відно-

шення до цієї установи).

Проте не всі такі документи у своїй сукупно сти вважається архів-

ний матеріял. За архівний матеріял можна вважати тільки ту їхню

частину, що втратила, насамперед, уже всяке ділове значення для по-

точного життя, що немає для цього життя жодного актуального зна-

ХРЕСТОМАТІЯ З АРХІВОЗНАВСТВА

чення (приміром, пляни уже виконані, звіти, уже перевірені і розгля-

нені, ділові документи-листування - уже виконані і тому більш не

потрібні для поточного життя, законодавчі акти у тих текстах, якими

даного моменту вже не користуються, і т. і«.), і далі ці документи по-

винні мати наукове або довідково-практичне значення.

Отже, коли та або інша збірка документів тої чи іншої установи буде

наслідком її роботи і вийде з її діловодства, не має ані наукового, ані

довідково-практичного значення (якщо це, приміром, будуть якісь зви-

чайні копії, або тільки виписки, або екстракти з якихось документів), або

така збірка ще має цілком чинне, актуальне для даного моменту значення

(приміром, ще не виконаний лист, якийсь плян, що обмірковується ще,

поточні фінансові-бухгальтерські записи і т. ін.), то в обох таких випад-

ках дані збірки документів не можна визначати як архівний матеріял.

Отже, для того, щоб дана збірка рукописних або друкованих доку-

ментів вважалася за архівний матеріал, треба, щоб ця збірка вийшла з

діловодства тої або іншої канцелярії як результат її роботи, але й цього

не досить

—

ще треба, щоб така збірка матеріялів мала наукове або до-

відково-практичне значення, одночасно не маючи вже жодної чинної

ваги і значення для сучасного життя, відслужила, сказати б, свою службу,

ради якої безпосередньо кожний документ цієї збірки створювалося.

Розуміння про архівний фонд

Архівним фондом називається така частина архівного ма-

теріялу, що становить собою архів якоїсь установи, складений тією

установою не випадково, а на ділові її потреби з матеріялів певних

установ. Адже не надаремно і не випадково в архіві губвиконкому

зосереджувалося діловодство житло-земельного відділу, комітету неза-

можних селян, земельного комітету й секретаріяту губвиконкому, а саме

тому, що для поточної роботи, для практичних поточних потреб таке

сполучення всіх цих матеріялів в одному архіві і саме в архіві губви-

конкому,- викликалося практичними потребами поточного моменту.

Отже, в кожному архівному фонді є внутрішній органічний зв'я-

зок у доборі саме таких, а не інших діловодних матеріялів.

Діловодний фонд

Усякий архівний фонд так само має в собі декілька (або й

один) діловодних фондів.

Діловодний фонд така частина архівного фонду (а іноді й увесь

архівний фонд в його цілому - теж єдиний діловодний фонд), де всі її

документи мають точні ознаки приналежности їх до діловодства якоїсь

ЗА Розділ 1. Архівознавство як наука

певної однієї установи (приватної, громадської, державної, профе-

сійної, кооперативної тощо) або якоїсь певної особи (приватної, уря-

дової, юридичної). Документи цих установ, організацій або осіб мог-

ли писати або самі ті установи, організації чи особи, або це могли

бути документи, писані до тих установ, організацій або осіб, і ство-

рити так діловодний фонд. Інакше кажучи, можна визначити діло-

водний фонд як усю сукупність усяких документів, що залишилась

від тієї або іншої установи, залишилась там наслідком її діяльности.

Отже, коли в архівному фонді губвиконкому ми бачимо якісь до-

кументи, листування, якісь діловодні форми, що їх створив, приміром,

комітет незаможних селян (протоколи, книги наказів комітету, книги

прибутків і вибутків), або документи, листування, писані до того са-

мого комітету, то всі ці «справи», всю цю збірку документів, усю цю

частину архівного фонду ми виділили як особливий діловодний фонд,

фонд комітету незаможних селян.

Діловодні форми, діловодні одиниці й підфонди

Усякий діловодний фонд і собі складається тільки з багатьох

окремих документів (що буває рідко) або з багатьох однакових діловод-

них форм, «справ», бухгалтерських книг, протоколів, «нарядів» тощо.

Кожна така окрема частина тієї або іншої діловодної форми, кожна така

окрема «справа», окрема бухгалтерська книга, «наряд»,- являють со-

бою ту діловодну одиницю, на які розпадається, з яких складається діло-

водний фонд в його цілому. Треба додати, що майже всяка установа зви-

чайно розбивається на свої дрібніші частини - відділи, секції і т. ін., так

само, як запроваджено й розподіляється і відповідне діловодство.

Діловодні одиниці, що їх відкладається тільки в тій або іншій час-

тині установи, виділяється також відповідно і в діловодному фонді;

це становить його підфонд, проміжний між фондом і тими діловод-

ними одиницями, що входять до його складу.

Нарешті, деякі діловодні одиниці систематизується в окремі скла-

дові документи. Так, «справа» звичайно складається з окремих

«листів», «рапортів», «записок», «протоколів», «заяв» і т. ін.

Загальні міркування про структуру

архівного матеріялу

Отже, типову структуру архівного матеріялу наочно і гра-

фічно можна так виобразити (див. схему на с. 18).

СЛ

ЇД, проте, думати, що дану схему завжди й неодмінно

здійснюється на практиці.

ХРЕСТОМАТІЯ З АРХІВОЗНАВСТВА

АРХІВНИЙ ФОНД

Діловодний фонд

Діловодна одиниця

Окремий документ

Бувають випадки -

не рідко - коли

не можна буває визначити архівного

фонду даного архівного матеріялу або

коли архівний фонд дорівнюється

діловодному фондові. Це може бути

тоді, коли, скажімо, дана установа, при

якій був архів, містила там тільки свій

діловодний фонд, щільно не будучи

зв'язана у своїй роботі з жодною

іншою установою. Так само може бути

й тоді, коли в діловодному фонді не

буває підфондів (проста своїми функ-

ціями і структурою установа) та коли

діловодну одиницю не можна розкла-

дати на окремі документи (розносна

книга, бухгалтерська «головна»

і т.

ін.).

За основну структурну одиницю

архівного матеріялу треба вважати

діловодний фонд. Цей фонд неодмін-

но має бути в усякому архівному ма-

теріялі як його структурна складова

одиниця. Правда, бувають випадки,

коли архівний матеріял доходить до

архіву в такому плутаному стані, що

розрізнити в ньому діловодні фонди

стає практично неможливим, але це

явище виняткове, а не нормальне для

архівного матеріялу, і такий матеріял

завжди можна систематизувати в діло-

водні фонди.

АРХІВНИЙ МАТЕРІЯЛ

Підфонд

Архівний матеріял приватних осіб

Якщо все вище викладене можна застосувати до діловод-

них матеріялів усяких установ, то може виникнути питання, якою

мірою це відповідає структурі архівного матеріялу приватної особи

або архіву фамільного, родинного. Тут спочатку можуть бути сумні-

ви, але це тільки спочатку.

По-перше, фонди створюються цілком рівнобіжно. Якщо фонди

утворює якась установа, то так само ці фонди може створювати і якась

приватна особа, що створює ті чи інші документи - записки, мемуа-

ри, листи, залежно від свого службового стану, проекти ділових листів

ЗА Розділ 1. Архівознавство як наука

і т. ін. Це можуть бути, власне, або його авторські документи, або до

нього - листи, всякі звіти, виконані для нього завдання й роботи і

т. ін. Отже, є рація і право говорити про існування діловодного фон-

ду не тільки якоїсь установи, але ж і приватної особи.

По-друге, і в діловодному фонді приватної особи є безперечно (або

в усякому разі можуть бути) свої підфонди, цебто окремі частини цього

фонду, які відповідають, приміром, тій або іншій галузі роботи, що її

проводить дана особа. Коли, приміром, дана особа була землевласни-

ком і господарювала, була одночасно на службі і посідала якийсь виз-

начний службовий стан і разом із тим колекціонувала, скажімо, кар-

тини,- то в кожній з тих трьох галузей діяльности тієї особи, в її діло-

водному фонді можуть бути збірки документів, що й становитимуть

три основних підфонди діловодного фонду даної особи.

По-третє, окремі листи з фонду даної особи, ті або інші службові

документи (оригінальні, копії, проекти), що містяться тут, бухгаль-

терські книги маєтків і т. ін

—

вважатимуться, безперечно, за діловодні

одиниці того або іншого з трьох, у нашому прикладі, підфондів.

Нарешті, по-четверте, окремий лист, окремі, службового характе-

ру, документи, звіти, бухгальтерські книги,- будуть тими окремими

документами, на які розбивається ту або іншу діловодну одиницю

даного діловодного фонду приватної особи.

Отже, всі ці міркування про структуру, про складові частини діло-

водного фонду, де фонди створюють якісь установи (практично мову

мовиться про склад діловодних матеріялів даної установи), цілком

можна та й треба застосовувати і до тих діловодних фондів, де ці

фонди створює поодинока особа.

Так звані родинні архіви теоретично, безумовно, являють собою щось

близьке до архівних фондів, бо їх звичайно складається з багатьох

документів поодиноких осіб (цебто діловодних фондів поодиноких

осіб) і, крім того, всі ці діловодні фонди тих поодиноких осіб сполучені

між собою, зрозуміло, не випадково, а органічно зв'язані один з одним.

Такий у своїй будові і в аналізі цієї будови той архівний матеріял,

Що являє собою об'єкт для роботи, що її провадять в архівах відповідні

спеціялісти, архівні робітники.

Процес архівознавчої роботи

Як же треба опрацьовувати архівний матеріял у щойно

заналізованій структурі? Основне завдання такої роботи подвійне, а

саме - так систематизувати архівний матеріял, щоб якнайдоцільніше

використати його в науковому розумінні, й дати змогу використати

той же матеріял у найзручніших формах для практичних завдань су-

ХРЕСТОМАТІЯ З АРХІВОЗНАВСТВА

часної дійсносте. Щоб виконати це основне завдання і будується ар-

хівознавча робота навколо архівного матеріялу.

Ця робота розділяється на три головні етапи: розбирання архівно-

го матеріялу і певна його систематизація, далі опис цього матеріялу і,

нарешті, його збереження. Після цих трьох основних стадій роботу

коло архівного матеріялу можна вважати за закінчену і зазначене ос-

новне завдання закінченим.

Конкретизація розуміння про архів

На практиці часто можна побачити якесь приміщення типу

повітки (іноді навіть не міцне), де просто скинено (в кращому разі,

складено на полиці найпримітивнішої будови) купи всяких писаних і

друкованих матеріялів, що передано сюди з якоїсь установи. На две-

рях такого приміщення висить замок; стежить за цим матеріялом, щоб

щось не пропало - і то так про людське око - якийсь дрібний службо-

вець даної установи. На такому приміщенні висить табличка - «архів»

і під такою назвою, назвою «архіву», він числиться за тією устано-

вою, яка ним відає.

Чи буде це справді архів у розумінні архівознавчої теорії? Зви-

чайно, ні.

Архів має ту неодмінну для цього розуміння ознаку, що він є -

більшою або меншою мірою, але завжди,- науково-організованою

установою, чого звичайно не можна сказати про згадане приміщення

з написом «архів».

Архів завжди провадить постійну роботу коло свого архівного

матеріялу [...], для цього треба спеціяльних робітників із спеціяльним

науковим підготовленням.

Архів опрацьовує архівний матеріял так, як це зазначено вище, а не

оперує просто масою якогось списаного паперу. Отже, ясно, що таке

приміщення з написом «архів», де просто навалено купи якогось спи-

саного паперу, можна назвати лише складом якогось паперу. Не більше.

Коли такий склад зовні навіть цілком упорядкований, коли він усе

має для відповідного збереження і саме для архівного матеріялу в

точному і вищезазначеному розумінні, то й тоді ми матимемо лише

архівосховище в точному і справжньому значенні цього слова і все-

таки не архів.

Архівосховище - найважливіша і неминуча частина архіву, одна з

основних його частин, але й тільки. Архів - науково-організована ус-

танова, що ввесь час працює коло даного йому архівного матеріялу, а

не тільки місце складу архівного матеріялу, хоч і як би зразково це

місце не впорядковане.