Лишиленко О.В. Бухгалтерський облік

Подождите немного. Документ загружается.

З наведеного прикладу видно, що перший запис є помилковим, а

доповнююча проводка (другий запис) складена на різницю між правиль-

ною і помилковою (зменшеною) сумою операції. В той же час підсумки

обох записів як по кредиту одного, так і по дебету іншого рахунку скла-

дають по 2500 грн., що правильно відображає здійснену господарську

операцію,

тобто, фактично сплачену суму постачальнику за поставлені

ним на підприємство виробничі запаси.

Позитивним при здійсненні сторнувальних і доповнюючих за-

писів в обліку є те, що за їх допомогою ми маємо можливість не лише

забезпечити правильне відображення кореспонденції та економічної

сутності здійснених операцій, а також внести уточнення при відобра-

женні оборотів по бухгалтерських

рахунках.

Найбільш характерним прикладом зазначеного є списання

відхилень між плановою і фактичною собівартістю виготовленої і оп-

рибуткованої на склад із виробництва готової продукції та ін.

Треба зауважити на тому, що у документах, за допомогою

яких оформляються операції по касі, розрахунковому рахунку, а та-

кож операції з цінними паперами (які пов’язані безпосередньо із

ру-

хом грошових коштів), ніякого роду виправлення (дописки, підчист-

ки та ін.) не допускаються. В цьому випадку документ, в якому було

зроблено помилку, анулюється і виписується новий.

При виявленні помилки, з метою запобігання можливого по-

рушення ідентичності показників обліку і звітності після складання

балансу, а також інших форм звітності, ніяких виправлень в обліко-

вих записах за звітний період не допускається. Виправлення помилок

та зміна даних в обліку і звітності, як за даний, так і за попередні

періоди, проводиться у

тому звітному періоді, в якому було виявлено

помилки.

6.5. Організація документообороту

і зберігання документів

Організація документообороту

Всі документи з моменту їх створення до передачі в архів

проходять певний шлях.

Процес від складання бухгалтерського документа або отри-

мання документа від іншого підприємства, до його здачі в архів на-

зивається

документооборотом

або

документообігом

141

Документообіг можна поділити на чотири етапи:

1) складання документів в первинних підрозділах;

2) передача оформлених документів для перевірки і опрацю-

вання до бухгалтерії підприємства;

3) рух документів при обробці і здійсненні на їх підставі

облікових записів;

4) рух документів від місця обробки до місця зберігання —

архіву.

Треба зауважити, що ефективність прийнятих управлінських

рішень на підприємстві прямо залежить від оперативності (швид

кості) організованого документообороту. Для отримання вчасної і

якісної інформації необхідно організувати таку систему збору і об-

робки документів, яка б забезпечувала прискорення документообо-

роту.

З метою упорядкованостi руху та своєчасного одержання пер-

винних документiв для записiв у бухгалтерському облiку наказом

керiвника пiдприємства, установи встановлюється

графiк докумен-

тообороту

, в якому вказуються дата створення або одержання вiд

iнших пiдприємств та установ документiв, прийняття їх до облiку,

передача в обробку та до архiву.

Графiк документообороту на пiдприємствi, в установi пови-

нен забезпечити оптимальну кiлькiсть пiдроздiлiв i виконавцiв, через

як

i проходить кожен первинний документ, визначати мiнiмальний

термiн його знаходження в пiдроздiлi, а також сприяти полiпшенню

облiкової роботи, посиленню контрольних функцiй бухгалтерського

облiку, пiдвищенню рiвня його механiзацiї та автоматизацiї.

Графiк документообороту оформляється у виглядi схеми

або перелiку робiт iз створення, перевiрки та обробки документiв, що

виконуються кожним пiдроздiлом пiдприємства, установи, а також

усiма виконавцями iз зазначенням їх взаємозв’язку i термiнiв вико-

нання робiт.

Працiвники пiдприємства, установи створюють i подають

первиннi документи, якi вiдносяться до

сфери їх дiяльностi, за

графiком документообороту. Для цього кожному виконавцю ви-

дається

витяг iз графiка

. У витязi наводиться перелiк документiв,

оформлення яких вiдноситься до функцiональних обов’язкiв вико-

навця, термiни їх подання та пiдроздiли пiдприємства, установи, до

яких передаються цi документи.

Kонтроль за дотриманням виконавцями графiка доку-

ментообороту

на пiдприємствi, в установi здiйснюється головним

142

бухгалтером. Вимоги головного бухгалтера щодо порядку подання

до бухгалтерiї або на обчислювальну установку необхiдних доку-

ментiв та вiдомостей є обов’язковими для усiх пiдроздiлiв i служб

пiдприємства.

Виходячи із вказаного, зазначимо, що відсутність належного

порядку при складанні і опрацюванні документів є головною причи-

ною

невчасного подання фінансової звітності, а як наслідок, і у

відставанні при прийнятті необхідних управлінських рішень,

здійсненні повноцінного контролю і аудиту.

Зберігання документів

Вимоги щодо зберігання на підприємствах бухгалтерських

документів викладено у Положенні про документальне забезпечення

записів бухгалтерського обліку (наказ Міністерства фінансів України

№88 від 24.05.1995 р.).

Первиннi документи та облiковi регiстри, що пройшли оброб-

ку, бухгалтерськi звiти i баланси пiдлягають обов’язковiй передачi до

архiву.

Первиннi документи та облiковi рег

iстри, що пройшли оброб-

ку, бухгалтерськi звiти i баланси до передачi їх до архiву

пiдприємства, установи повиннi зберiгатися в бухгалтерiї у спецiаль-

них примiщеннях або зачинених шафах пiд вiдповiдальнiстю осiб,

уповноважених головним бухгалтером.

Бланки суворої звiтностi

повиннi зберiгатися в сейфах, ме-

талевих шафах або спецiальних примiщеннях, що забезпечують їх

схороннiсть.

Порядок зберiгання документiв на машинозчитуваних носiях

визначається вказiвками з органiзацiї бухгалтерського облiку з викори-

станням обчислювальної технiки.

Первиннi документи поточного мiсяця, що пройшли обробку

ручним

способом i вiдносяться до вiдповiдного облiкового регiстру,

комплектуються в хронологiчному порядку, нумеруються, переплiта-

ються i супроводжуються довiдкою для архiву.

Термiн зберiгання первинних документiв

, облiкових

регiстрiв, бухгалтерських звiтiв та балансiв у архiвi пiдприємства, ус-

танови визначається згiдно з

“Перелiком типових документiв, що

утворюються в дiяльностi органiв державної представницької i

виконавчої влади та мiсцевого самоврядування, iнших установ,

143

органiзацiй i пiдприємств”

, затвердженим Головним архiвним уп-

равлiнням при Kабiнетi Мiнiстрiв України №41 від 20.07.1998 р.

Граничні терміни зберігання конкретних бухгалтерських до-

кументів в архіві підприємства показано в таблиці 6.2.

Таблиця 6.2.

Терміни зберігання бухгалтерських документів

в архіві підприємства

144

Типи документів бухгалтерського обліку Термін

збе

ігання

років

Бухгалтерські звіти й баланси організацій та пояснювальні

записки до них:

а) зведені річні Постійно

б) річні Постійно

в) квартальні 3

Первинні документи і додатки до них, що фіксують факт

виконання господарських операцій і є підставою для

бухгалтерських та податкових записів (касові, банківські

документи, повідомлення банків і переказні вимоги, виписки

банків, наряди на роботу, табелі, акти про приймання,

здавання і списання майна й матеріалів, квитанції і накладні з

обліку товарно-матеріальних цінностей, авансові звіти

та ін.)

Особові рахунки робітників та службовців, студентів 75

Розрахункові (розрахунково-платіжні) відомості (в тому числі

на машинних носіях)

Інвентарні картки та журнали обліку основних засобів 3

Довіреності на одержання грошових сум і товарно-

мате

іальних

інностей

(у

том

числі ан

льовані

ові

еності

)

Облікові регістри (головна книга, журнали-ордери,

розроблювальні таблиці та ін.)

Допоміжні й контрольні книги, журнали, картотеки, касові

книги, оборотні відомості

Книги обліку депонованої заробітної плати, журнали

реєстрації виконавчих листів

Журнали, книги реєстрації рахунків, касових ордерів,

довіреностей, платіжних доручень та ін.

Документи (протоколи засідань інвентаризаційних комісій,

інвентарні описи, акти, звіряльні відомості) про

інвента

изацію

Зберiгання первинних документiв та облiкових регiстрiв, що

пройшли обробку i були пiдставою для складання звiтностi, а також

бухгалтерських звiтiв i балансiв, оформлення i передачу їх до архiву

забезпечує головний бухгалтер пiдприємства, установи.

Видача первинних документiв

, облiкових регiстрiв, бухгал-

терських звiтiв i балансiв з бухгалтерiї i з архiву пiдприємства, уста-

нови працiвникам iнших структурних пiдроздiлiв може провадитися

тiльки за рiшенням головного бухгалтера.

Вилучення первинних документiв

, облiкових регiстрiв, бух-

галтерських звiтiв i балансiв у пiдприємств, установ може бути здiйсне-

но тiльки за постановою органiв дiзнання, попереднього слiдства, про-

куратури i судiв, державної контрольно-ревiзiйної та податкової служб

вiдповiдно до чинного законодавства України

. Вилучення оформ-

люється протоколом (актом), копiя якого вручається пiд розписку

вiдповiднiй посадовiй особi пiдприємства, установи.

З дозволу i в присутностi представникiв органiв, якi здiйсню-

ють вилучення, вiдповiднi посадовi особи пiдприємства, установи

можуть зняти копiї та скласти реєстр документi

в, що вилучаються, iз

зазначенням пiдстав i дати їх вилучення.

Якщо вилучаються томи документiв

, якi недооформленi

(не переплетенi, не пронумерованi тощо), то з дозволу i в присут-

ностi представникiв органiв, якi проводять вилучення, вiдповiднi по-

садовi особи пiдприємства, установи можуть дооформити цi томи

(зробити опис, пронумерувати аркушi, прошнурувати, опечатати,

засвiдчити своїм пiдписом та печаткою).

Органи, що вилучили документи

, забезпечують пiдприємс-

твам, установам за їх письмовим зверненням можливiсть зробити ви-

писку, витяг, копiю документiв для видачi довiдок за обставинами

вiдповiдно до законодавства.

У разi повернення

вказаними органами документiв, що були

ранiше вилученi, такi документи приймаються пiд розписку

вiдповiдною посадовою особою пiдприємства, установи та разом iз

рiшенням про повернення пiдшиваються до тих же томiв, з яких до-

кументи були вилученi та в яких знаходяться постанови про вилучен-

ня, реєстр i

копiї таких документiв.

У разi пропажi

або знищення первинних документiв, облiко-

вих регiстрiв i звiтiв керiвник пiдприємства, установи письмово

повiдомляє про це правоохороннi органи та наказом призначає

комiсiю для встановлення перелiку вiдсутнiх документiв та розслiду-

вання причин їх пропажi або знищення.

145

Для участi в роботi комiсiї запрошуються представники

слiдчих органiв, охорони i державного пожежного нагляду.

Результати роботи комiсiї оформляються актом, який затвер-

джується керiвником пiдприємства, установи. Kопiя акта надси-

лається органу, в сферi управлiння якого перебуває пiдприємство, ус-

танова, а також державнi

й податковiй iнспекцiї — пiдприємствами та

мiсцевому фiнансовому органу — установами

в 10-денний термiн.

6.6. Інвентаризація, її значення і види

Зміни, які відбуваються в результаті господарських про-

цесів, іноді призводять до розбіжностей між обліковими даними,

які відображають рух і наявність господарських засобів і джерел,

а також їх фактичною наявністю. Наявність такого роду відхи-

лень можна з’ясувати лише шляхом проведення інвентаризації.

Інвентаризація

являє собою спосіб виявлення та обліку

тих господарських засобів та джерел їх утворення, які не знайш-

ли документального відображення у бухгалтерському обліку.

Інвентаризація з однієї сторони виступає як елемент методу бух-

галтерського обліку, а з іншої як техніка (технічний прийом) її

проведення.

Нормативно-правовим актом, який врегульовує питання про-

ведення, а також

документального оформлення результатів проведен-

ня інвентаризації на підприємстві є

“Інструкція з інвентаризації

основних засобів, нематеріальних активів, товарно-матеріаль-

них цінностей, грошових коштів і документів, розрахунків та

інших статей балансу”

, яка затверджена наказом Міністерства

фінансів України №90 від 30.10.1998 року.

Дана Iнструкцiя встановлює єдинi вимоги щодо порядку

iнвентаризацiї основних засобiв, нематерiальних активiв, матерi-

альних цiнностей, грошових коштiв i документiв, розрахункiв та

iнших статей балансу мiнiстерствами, iншими центральними ор-

ганами виконавчої влади, установами

i органiзацiями, якi утри-

муються за рахунок коштiв бюджетiв усiх рiвнiв (надалi — уста-

нови).

Iнвентаризацiя проводиться з метою забезпечення до-

стовiрностi даних бухгалтерського облiку шляхом їх зiставлення

з фактичною наявнiстю майна.

146

Iнвентаризацiї пiдлягає все майно установи, незалежно вiд

його мiсцезнаходження, i всi види фiнансових зобов’язань.

Iнвентаризацiя майна проводиться за його мiсцезнаходжен-

ням та за матерiально вiдповiдальними особами. Пiд час iнвентари-

зацiї в обов’язковому порядку проводиться констатацiя наявностi

об’єктiв.

Основними завданнями iнвентаризацiї є:

виявлення фактичної наявностi основних засобiв, матерiаль-

них цiнностей, бланкiв суворої звiтностi, грошових коштiв у

касах, на реєстрацiйних, бюджетних, валютних та поточних

рахунках;

виявлення невикористовуваних матерiальних цiнностей;

дотримання умов зберiгання матерiальних цiнностей i гро-

шових коштiв, а також правил утримання та експлуатацiї ма-

терiальних цiнностей;

перевiрка реальної вартостi облiковуваних на балансi ма-

терiальних цiнностей, сум дебiторської та кредиторської за-

боргованостi, в тому числi — щодо якої термiн позовної дав-

ностi минув, та iнших статей балансу.

Ус т а нови зобов’язанi проводити iнвентаризацiю:

1) будiвель, споруд та iнших нерухомих об’єктiв — не менше

одного разу в три роки;

2) музейних цiнностей — у вiдповiдностi зi строками, вста-

новленими Мiнiстерством культури України;

3) бiблiотечних фондiв — один раз у п’ять рокiв;

4) iнших основних засобiв, малоцi

нних i швидкозношуваних

предметiв:

−

у мiнiстерствах, iнших центральних органах виконавчої вла-

ди, мiсцевих державних адмiнiстрацiях, їхнiх управлiннях

(вiддiлах), виконавчих органах мiсцевих рад — не менше од-

ного разу в два роки;

−

в iнших установах — не менше одного разу на рiк.

Iнвентаризацiя основних засобiв проводиться не ранiше пер-

шого жовтня;

5) iнвентаризацiя дорогоцiнних металiв, дорогоцiнного

камiння i виробiв з них, а також дорогоцiнних металiв i дорогоцiнно-

го камiння, що мiстяться

у вiдходах i брухтi, здiйснюється два рази на

рiк: станом на перше сiчня i на перше липня за мiсцями їх зберiган-

ня i безпосередньо на виробництвi;

147

6) капiтальних робiт iнвентарного характеру i капiтальних

ремонтiв — не менше одного разу на рiк, але не ранiше першого

грудня;

7) молодняку тварин, тварин на вiдгодiвлi, птицi, кролiв,

хутрових звiрiв i сiмей бджiл — не менше одного разу на квартал;

8) готових виробiв,

сировини та матерiалiв, пального, кор-

мiв, фуражу та iнших матерiалiв — не менше одного разу на рiк,

але не ранiше першого жовтня;

9) продуктiв харчування i спирту — не менше одного разу

на квартал;

10) незавершеного виробництва i напiвфабрикатiв власного

виробництва у виробничих (навчальних) майстернях i пiдсобних

сiльських та навчально-дослiдних господарствах, незавершених

науково-дослiдних робiт, якi виконуються за договорами з

пiдприємствами та органiзацiями — не ранiше першого жовтня

звiтного року i, крiм того, перiодично — у термiни, якi встановлю-

ють вiдповiдно мiнiстерства, iншi центральнi органи

виконавчої

влади, мiсцевi державнi адмiнiстрацiї, виконавчi органи мiсцевих

рад;

11) грошових коштiв, грошових документiв, цiнностей та

бланкiв суворої звiтностi — не менше одного разу на квартал;

12) реєстрацiйних, бюджетних, валютних та поточних ра-

хункiв — у мiру отримання виписок банкiв;

13) розрахунк

iв платежiв до бюджету — не менше одного

разу на квартал;

14) розрахункiв установи з вищестоящою органiзацiєю —

не менше одного разу на квартал;

15) розрахункiв iз дебiторами та кредиторами — не менше

двох разiв на рiк, розрахункiв у порядку планових платежiв i з де-

понентами —

не менше одного разу на мiсяць.

У термiни, які зазначені вище, пiдлягають iнвентаризацiї

матерiальнi цiнностi, якi не належать установi — як такi, що пере-

бувають на облiку (в орендному користуваннi, на вiдповiдальному

зберiганнi тощо), так i не врахованi з будь-яких причин.

Iнвентаризацi

я всiх цiнностей проводиться в установленi

термiни, включаючи цiнностi, на предмет наявностi яких проведе-

но позаплановi перевiрки протягом року.

Kiлькiсть iнвентаризацiй у звiтному роцi

, дати їх прове-

дення й перелiк майна та зобов’язань, що пiдлягають iнвентари-

148

зацiї пiд час кожної з них, визначаються керiвником установи —

крiм випадкiв, коли проведення iнвентаризацiї є обов’язковим.

Проведення iнвентаризацiї є обов’язковим:

перед складанням рiчної бухгалтерської звiтностi;

при змiнi матерiально вiдповiдальних осiб (на день прийнят-

тя — передачі справ);

при встановленнi фактiв крадiжок або зловживань, псування

цiнностей (на день установлення таких фактiв);

пiсля пожежi або стихiйного лиха (повенi, землетрусiв та iн.) —

термiново пiсля лiквiдацiї пожежi або стихiйного лиха;

у випадку лiквiдацiї установи;

згiдно з розпорядженням судових та слiдчих органiв;

при передачi майна установи в оренду;

при передачi пiдприємств, установ, органiзацiй або їх струк-

турних пiдроздiлiв iз одного пiдпорядкування в iнше (на вста-

новлену дату передачi).

Iнвентаризацiя може не проводитися у випадках передачi ус-

танов чи їх структурних пiдроздiлiв, а також будiвель та споруд

усе-

рединi одного мiнiстерства, iншого центрального органу виконавчої

влади (якщо iнвентаризацiя була ранiше проведена в термiни згiдно

з вимогами цiєї Iнструкцiї)

В залежності від повноти

охоплення перевіркою господарсь-

ких засобів та джерел їх утворення, інвентаризацію поділяють на

повну

та часткову

Повна інвентаризація

передбачає перевірку всіх засобів

та джерел їх утворення на підприємстві. При

частковій інвентаризації

перевірці підлягає певна група засобів та джерел.

В залежності від характеру

інвентаризацію поділяють на

планову та позапланову. Планова інвентаризація

проводиться за

планом і у строки, які затверджені заздалегідь. В свою чергу

поза-

планова інвентаризація

здійснюється раптово згідно розпоряджен-

ня керівництва, за вимогою слідчих або контролюючих органів, при

зміні матеріально-відповідальних осіб тощо.

Вiдповiдальнiсть за органiзацiю iнвентаризацiї

, правильне

та своєчасне її проведення несе керiвник установи.

Головний бухгалтер, разом iз керiвниками вiдповiдних

пiдроздiлiв та служб, зобов’язаний контролювати дотримання уста-

новлених правил проведення iнвентаризацiї.

Для проведення iнвентаризацiї

наказом керiвника установи

створюється комiсiя

з числа працiвникiв установи за обов’язкової

149

участi головного (старшого) бухгалтера. Iнвентаризацiйну комiсiю

очолює керiвник установи чи його заступник.

Наказом установлюються також термiни початку та закiнчен-

ня робiт з проведення iнвентаризацiї та порядок вiдображення її ре-

зультатiв у облiку.

В установах, у яких унаслiдок великого обсягу i

робiт прове-

дення iнвентаризацiї не може бути забезпечене однiєю комiсiєю, ут-

ворюються також мiсцевi комiсiї, очолюванi керiвниками

вiдповiдних структурних пiдроздiлiв, на якi покладається проведен-

ня iнвентаризацiї в структурних пiдроздiлах цих установ.

Забороняється призначати головою мiсцевої iнвентари-

зацiйної комiсiї

в однiй i тiй самiй установi одного й того самого

працiвника

два роки пiдряд

. До складу мiсцевої комiсiї включається

працiвник бухгалтерiї. Робота мiсцевих комiсiй органiзовується та

контролюється центральною комiсiєю.

Проведення iнвентаризацiї в установах, якi обслуговуються

централiзованою бухгалтерiєю, оформляється (в частинi затверджен-

ня центральної iнвентаризацiйної комiсiї та календарного плану про

ведення iнвентаризацiї) наказом керiвника установи, при якому утво-

рена централiзована бухгалтерiя, а також затверджується розподiл

працiвникiв централiзованої бухгалтерiї в установах для участi їх у

мiсцевих iнвентаризацiйних комiсiях. На пiдставi цього наказу

керiвники установ, якi обслуговуються централiзованою

бухгал-

терiєю, призначають мiсцевi iнвентаризацiйнi комiсiї, до складу яких

обов’язково входять працiвники бухгалтерiї та iншi фахiвцi (iнжене-

ри, технологи, економiсти та iн.), якi добре знають об’єкт iнвентари-

зацiї та первинний облiк. Мiсцевi iнвентаризацiйнi комiсiї

очолю-

ються представником керiвника установи, який призначив iнвентари-

зацiю.

Центральна iнвентаризацiйна комiсiя проводить iнвентари-

зацiю матерiальних цiнностей i грошових коштiв, якi належать цент-

ралiзованiй бухгалтерiї та установi, при якiй вона створена, а також

коштiв у розрахунках та бланк

iв суворої звiтностi, а також керує ро-

ботою мiсцевих iнвентаризацiйних комiсiй; у разi потреби (при вста-

новленнi серйозних порушень правил проведення iнвентаризацiї та

iнше) проводить, за рiшенням керiвника установи, повторнi суцiльнi

iнвентаризацiї, розглядає пояснення, отриманi вiд осiб, як

i припусти-

лися недостачi чи псування цiнностей, а також iнших порушень, та

дає пропозицiї про порядок врегулювання виявлених недостач i втрат

вiд псування цiнностей.

150