Кисловская Г.А. Ретроспективная конверсия карточных каталогов

Подождите немного. Документ загружается.

Таблица 9 (окончание)

№№

Переносится информация из графы «номера» топ. описи, в виде номеров

томов, выпусков, сборников, серий и т.д.

ВНИМАНИЕ!!! юбилейный №, специальный №, дополнительный № фиксиру-

ются в данной графе.

МЕСЯЦ

Переносится дополнительная определяющая информация о месяцах, соот-

ветствующих конкретным номерам, выпускам, сборникам.

НАЗВАНИЕ

Переносятся сведения об отдельно вышедших Указателе, Приложении, До-

полнении, Добавлении и т.д. Фиксируются вид документа и, если есть, част-

ное название.

ВНИМАНИЕ!!! Информация набивается в новой строке с указанием соответ-

ствующих года, номера, месяца (если есть).

ДРУГОЕ

• Если часть издания переставлена на другой шифр или в другой отдел-

фондодержатель, напротив соответствующего года, номера и т.д. ука-

зываем «переставлено» и шифр или сиглу

• Если часть издания исключена актом (не на «0» или «5»), то исключён-

ные год, номер и т.д. не набиваются, а игнорируются.

• Если часть издания исключена актом, оканчивающимся на «0» или «5»,

набиваются в соответствующей строке «переставлено» и сигла СХ.

ДРУГИЕ

ШИФРЫ

Дополнительные шифры или сигла фондодержателя каждого издания ука-

заны в нижнем левом углу топ. описи. Переносить необходимо все шифры и

сиглы строго по одному

каждый из столбцов (ячейку) последнего ряда

шаблона.

ВНИМАНИЕ!!! При переносе игнорируется сигла АРХ(Арх)

Для ввода шифров были определены свои рабочие процедуры, такие, на-

пример, как:

• Ввод шифра (Ш) на рабочем месте, приближенном к Топографическо-

му каталогу (ТК).

• Распределение ТК бригадиром. Закрепление определенного диапазо-

на шифров за конкретным ПК и конкретными сотрудниками.

• Размещение разделителей в ТК как меток границ работы.

• Пометка о вводе на лицевой стороне топочки в правом нижнем углу си-

ним карандашом.

• Составление методики проверки ввода бригадиром.

• Автоматизированная фиксация показателей продуктивности каждого

оператора.

• Оплата труда на основании статистических данных, собранных началь-

никами смены.

• Ведение регистрационного журнала по трудным случаям ввода данных,

выявленных в процессе работы.

• Оперативное разрешение вопросов.

• Тренинг по вводу

—

во вторник 29 июня.

Проверка качества библиографических записей — один из самых сложных

и ответственных этапов работы. Пооперационно эта работа выглядела следу-

ющим образом:

1. Передача БЗ и прилинкованных к ним имиджей на CD равными порция-

ми раз в месяц.

2. Регистрация получения файлов с БЗ в рабочей таблице руководителем

проекта (РП)..

3. Передача

CD в

Отдел автоматизации

для

произвольного отбора 10 про-

центов БЗ для контроля качества.

4. Распечатка репрезентативной выборки для Отдела каталогизации (ОК)

и отправка репрезентативной выборки в отдел каталогизации (ОК) для

контроля качества.

5. Распределение файлов и распечаток между 5 сотрудниками ОК.

6. Проверка качества при норме п БЗ в час силами 5 сотрудников ОК.

7. Составление таблиц по результатам проверки качества ОК.

8. Передача результатов проверки по электронной почте РП :

8.1. в случае несоблюдения уровня качества, определенного догово-

ром, все БЗ возвращаются на переработку. РП пишет письмо коор-

динатору от ПОСТАВЩИКА;

8.2. в случае присутствия ошибок, общее количество которых не пре-

вышает количества, оговоренного договором, таблица с результа-

тами проверки отправляется координатору на фирме во избежа-

ние повтора типичных ошибок (РП);

8.3. Результаты проверки качества всех порций БЗ, поступающих от

ПОСТАВЩИКА, отправляются РП по электронной почте для созда-

ния архива;

8.4. Автоматизированная проверка всех шифров.(1Т специалист парал-

лельно с работой каталогизаторов).

9. Правка неправильно введенных шифров.

По окончании работы составлялся Отчет о тестировании записей по

схеме:

Таблица данных

об

ошибках

Выборка

из 350 записей

Требуемый уровень качества:

•

Орфографические ошибки

1/1

ООО

(...

допустимых ошибок)

•

Структурные ошибки 1

на

записей (35

допустимых ошибок)

112

Номер ошибочного поля

Номер ошибочной записи

(записей)

Характер ошибки

Пропущенное поле или

подполе

Номер ошибочной записи

(записей)

Характер ошибки

Количество

орфографических ошибок

Номер ошибочной записи

(записей)

Код поля

Общие замечания

Общий вывод

приемлемости качества сделанных

записей

Далее следовал сводный отчет, образец которого дан ниже.

Сводный

отчет

о тестировании библиографических записей в проекте РК каталога сери-

альных изданий

В период с 28.09 по 04.10 2004

г.

каталогизаторами Ивановой И. Ю., Петро-

вой Л. С., Сидоровой Н. Ю., Кузнецовой Л. Д., Игнатьевой В. Ф. просмотрен

массив записей, представленных фирмой «ХХХХХХ» как результат РК каталога

сериальных изданий в объеме 1347 машиночитаемых библиографических за-

писей на русском языке.

В результате тестирования

выявлено 359 ошибочных записей, содержащих 571 ошибку:

а) орфографические, пунктуация — 86;

б) неправильное заполнение формата

—

199;

в) неполное представление имеющихся на карточке сведений — 216;

г) другие

—

70.

Рекомендации

Не принять выполненную работу и направить ее на переработку в соответ-

ствии с предъявленными замечаниями, так как процент ошибок (42,3%) пре-

вышает допустимую норму (10%)

Приложение: 1. Распечатки ошибочных записей

2. Таблицы данных об ошибочных записях (в письменном виде)

ИСПОЛНИТЕЛЬ: Петрова Л.С.

Дата подготовки отчета 04 октября 2004 г.

Отношения с поставщиками БЗ фиксируются не только в отчетах о качест-

ве проверенных БЗ, но, в первую очередь в Техническом задании, которое яв-

ляется неотъемлемой частью контракта с ним и включает такие разделы, как:

1. «Задачи проведения работ».

2. «Общие правила обработки».

3. «Состав библиографических описаний».

4. «Состав машиночитаемых библиографических записей».

Так в разделе «Общие правила обработки» отмечается, что:

• «ссылочные, справочные и добавочные карточки игнорируются»;

• или «При отсутствии данных поля не заполняются»;

• или «Знаки предписанной пунктуации в состав записи не включаются,

Исключения — см. соответствующие пункты ТЗ»;

• или «Все записи составляются под заглавием, т. е.

a. сведения об организациях, содержащиеся на обороте карточки и

пронумерованные римскими цифрами, вносятся в поле 710;

b. если исходное описание составлено под заголовком (наименовани

ем организации) — машиночитаемая запись создается под загла-

вием,

данные заголовка вводятся в поле 710 по общим правилам».

В разделе «Состав библиографических описаний» могут приводиться

следующие данные (разумеется, они тесно увязываются со спецификой конк-

ретного каталога):

«Библиографические описания представлены на карточках. Описание

включает одну или несколько карточек, заполненных с одной или двух сторон.

На первой карточке содержатся следующие элементы:

• основное (общее) библиографическое описание газеты (под заголов-

ком или заглавием),

• сведения о датировке и периодичности,

• язык публикации (указан в правом верхнем углу),

• сведения о стране публикации (содержатся в левом нижнем углу 1-й

карточки для газет на иностранном языке),

• шифр (указан в левом верхнем углу).

На второй и последующих карточках помимо основного (общего) описания

(если полный текст библиографического описания не умещается на первую

карточку) могут приводиться сведения о предыдущих и последующих переи-

менованиях, включая связанные с этими данными выходные сведения.

На оборотной стороне карточки указаны:

• дополнительные точки доступа (пронумерованы римскими цифрами)

на издающие организации, организации-учредители и т.д.,

• ссылки на прежние и последующие переименования,

• указание на место хранения — шифры (типа

Г-XLI

-2091).

Графика имеющихся описаний — кириллица или латиница. Для описаний в

иной графике дополнительно сразу после описания на

1 -й

карточке или на 2-й

карточке могут располагаться данные на русском языке».

И, наконец, «Состав машиночитаемых библиографических записей»

включает перечень полей для формирования электронной библиографичес-

й записи в машиночитаемый формат.

Так, для газет БЗ в формате

MARC21

должны соответствовать следующему

составу полей (табл. 10):

Таблица 10

Состав машиночитаемых библиографических записей

Название блоков и

полей

Метка

поля

Коды

Инди-

каторы

Под-

поля

Примечание

Контрольный номер

записи

001

Генерируется системой и

представляет собой числовое

значение без лидирующих

нулей, нумерация начинается с 1

Местонахождение

единицы хранения

852

(П)

Поле повторяется для каждого

нового шифра. Шифр

включает в себя буквенное

(кириллица и латиница) и

цифровое обозначения

(римские и арабские).

1. Зачеркнутые шифры не

вводятся.

2. При наличии на 1-й

карточке слова: «микроф.»,

заполняется только одно поле

852 со значением $]Мф.

Шифры МФ на карточках

спецификаций игнорируются.

3. Шифр, изображенный в

виде «дельта» (треугольник),

вводится буквами ВО

(кириллица)

$а

(НП)

РГБ. Генерируется системой

$ь

Отдел газет.

Генерируется системой

(НП)

Шифр хранения

Имиджи карточек с

библиографическим

описанием

856

(П)

1 — имиджи, содержащие

спецификации

$и

В подполе указывается

относительный путь к имиджу

Данные фиксированной длины

Маркер записи

LDR

Длина логической

записи

00-04

Генерируется системой

Статус записи — новая

запись

Генерируется системой

Продолжение табл. 10

Название блоков и

полей

Метка

поля

Коды

Инди-

каторы

Под-

поля

Примечание

Тип записи — языковый

материал

Генерируется системой

Библиографический

уровень — сериальное

издание

Генерируется системой

Тип описания — нет

специального описания

Генерируется системой

Схема кодирования

символов-

UCS/UNICODE

а.

Генерируется системой

Количество индикаторов-

количество позиций

символов, используемых

для индикаторов

Генерируется системой

Количество символов в

коде подполя —

количество позиций

символов, используемых

для кода подполя

Генерируется системой

Базовый адрес данных

12-16

Генерируется системой

Степень полноты

кодирования — неполная

запись, объект описания

не анализировался

Генерируется системой

Форма описательной

каталогизации — ISBD

Генерируется системой

Необходимость

связанной записи для

генерации примечания —

связанная запись

необходима

Генерируется системой.

Связанная запись не

требуется. Связанная

запись необходима

(используется при

наличии

полей 76Х-78Х)

Длина компоненты «длина

поля» — количество

символов в статье

справочника

Генерируется системой

Продолжение табл. 10

Название блоков и

полей

Метка

пола

Коды

Инди-

каторы

Под-

поля

Примечание

Длина компоненты

«позиция начального

символа»- количество

символов в статье

справочника

Генерируется системой

Длина компоненты

«реализация» —

количество символов в

статье справочника

Генерируется системой

Позиция не

определена — не

определено

Генерируется системой

Контрольный номер

записи

001

Генерируется системой и

представляет собой

числовое значение без

лидирующих нулей,

нумерация начинается с 1

Принадлежность

контрольного номера

003

RuMoRGB

Код Российской

государственной

библиотеки.

Генерируется системой

Дата

время

последней

транзакции:«птг»

(год)+»мм»

(месяц)+»дц* (день) +

«чч»(часы) +

«мм»

(минуты) +

сс»(секунды)+ «.ф»

(доли сакунд)

005 Генерируется системой

Элементы данных

фиксированной

длины

008

Дата ввода записи

в файл в формате:

«ггммдд

00-05

Генерируется системой

Тип даты/Статус

публикации

Мепрекращенное

сериальное издание

Прекращенное

сериальное издание. Код

используется, если на

карточке указан закрытый

диапазон годов.

Статус сериального

издания неизвестен

Продолжение табл. 10

Название блоков и

полей

Метка

поля

Коды

Инди-

каторы

Под-

поля

Примечание

Первая дата 07-10

Указывается первая дата

диапазона годов

издания, приведенная на

карточке. На первой

карточке может быть

указано: «Основано в...»

или приведен год

издания первого выпуска.

Вместо любой

неизвестной цифры

записывается латинская

буква и

Вторая дата 11-14

1. Проставляется

конечный год

а) из состава закрытого

диапазона дат — год

окончания публикации:

(позиция 06 имеет

значение

б) на карточке имеется

примечание о

переименовании

(прекращении или

слиянии и т.д.) издания и

о том, что на новое

заглавие составлена

отдельная запись: «С

1992 г. выходит под загл.»

См. отд. описание.

Вместо любой

неизвестной цифры

записывается латинская

буква и.

2. При отсутствии в

карточке данных об

окончании издания

(позиция 06 имеет

значение с) издание

считается незаконченным

и в позициях 11—14

проставляются коды

9999.

3. При отсутствии данных

о датировке (позиция 06

имеет значение и) —

проставляются коды ииии

Продолжение табл. 10

Название

блоков и полей

Метка

поля

Коды

Инди-

каторы

Под-

поля

Примечание

Место

публикации,

изготовления

или исполнения

15-17

Проставляется трех-

значный код страны.

Коды штатов не

используются. Выбор

кода определяется

данными поля 260

(область выходных

сведений). Если в поле

260 указаны города

более чем одной страны,

в позиции 15—17

записывается код

страны, город которой

указан первым. Если

место издания

неизвестно или

неопределимо,

используется код хх#

Периодичность

| — игнорировано

—

раз

два

месяца

с — два раза в

неделю

d — ежедневно

—

три раза в

неделю

ежеквартально

m -

ежемесячно

s — два раза в

месяц

w -еженедельно

1. На карточке не

определена

периодичность

2. На карточке

определена

периодичность

Регулярность

| -игнорировано

Генерируется системой

Тип сериального

издания

Генерируется системой

Форма

каталогизируем

ого

сериального

издания

а — микрофильм

г — обычное

печатное

воспроизведение

Позиция заполняется в

том случае, если

микрофильм и другие

носители выступают на

правах оригинала.

На каталожных карточках

будет стоять только

шифр данного носителя

Продолжение табл. 10

Название

блоков

полей

Метка

поля

Коды

Инди-

каторы

Под-

поля

Примечание

Публикация

органа

государственной

власти

| — игнорировано

Из описания статус

записи

определить невозможно

Материалы

конференции

| — игнорировано

Генерируется системой

Юбилейное

издание

0 — неюбилейное

издание

Указатель

0 — нет указателя

1 — есть

указатель

Позиция заполняется

при наличии

соответствующих

примечаний Указ. в

полях 500 или 555

Алфавит или

графика

оригинала

а — основной

латинский

алфавит

с — кириллица

z — прочее

Записывается

однобуквенный код,

обозначающий

оригинальный алфавит

или графику заглавия

источника.

Данный код

используется в тех

случаях, когда в

заглавие входят слова в

2-х или более

алфавитах или когда ни

один из перечисленных

кодов не подходит.

Последователь-

ный/ последний

поисковый

признак

| — игнорировано

Генерируется системой

Язык 35-37

Записывается 3-х

буквенный код языка.

Основанием для выбора

кода языка является

текст на первой

карточке. Язык может

быть указан в правом

верхнем углу карточки.

Код

этой позиции

всегда совпадает с

кодом первого подполя

$а поля 041