Кисловская Г.А. Ретроспективная конверсия карточных каталогов

Подождите немного. Документ загружается.

Основными задачами компонента

являются:

• Определение списка полей, которые будут использованы в электрон-

ных записях для различения российских и зарубежных изданий

• Определение рабочих процедур в РГБ

• Подготовка тендерной документации для выбора компании-подряд-

чика

• Процесс проведения тендера и оценки поступивших предложений

• Установка рабочих станций для ввода информации о хранении и конт-

роля качества

Задача 1. Определение полей для использования в электронных записях

• Анализ репрезентативной выборки карточек для составления списка

полей

• Сравнение полученного списка с форматом MARC21 для обеспечения

однозначного соответствия полей

Задача 2. Определение рабочих процедур в РГБ

• Анализ процессов выбора и подготовки карточек для отправки к под-

рядчику

• Анализ процесса получения электронных записей, загрузки этих запи-

сей для проверки и проведения контроля качества

Задача 3. Подготовка тендерной документации

• Разработка технических спецификаций с детальным описанием требо-

ваний к конверсии данных из бумажной в машиночитаемую форму

• Разработка требований к тендерным предложениям

• Определение процесса оценки тендерных предложений

• Составление условий контракта

Задача 4. Проведение тендера

• Публикация объявления о тендере

• Оценка поступивших предложений с использованием критериев, пере-

численных в тендерном документе

• Заключение контракта

Задача 5. Установка рабочих

станций

для ввода информации о хранении,

данных по отдельным номерам изданий и

контроля

качества

• Подготовка технических спецификаций для рабочих станций

• Определение подходящего расположения

• Приобретение рабочих станций

• Установка рабочих станций

Основными задачами компонента 2 являются:

• Внедрение процедур отправки карточек подрядчику и получения от не-

го электронных записей

• Разработка, тестирование и отладка необходимых программных

средств для добавления информации о хранении, информации об от-

дельных номерах для российских изданий, и сравнения библиографи-

ческих записей с данными OCLC и LC

• Сравнение библиографических записей по иностранным изданиям с

записями OCLC и LC

• Обучение сотрудников РГБ

• Добавление информации по отдельным номерам российских изданий и

информации о хранении по 50

ООО

российским и 300

ООО

зарубежным

изданиям

• Контроль качества и проверка инфбрмации об изданиях и информации о

хранении (основан на методе случайной выборки в соответствии с ISO)

• Слияние существующих записей

системе

ALEPH

500 с конвертирован-

ными записями, тестирование функций редактирования, поиска и вы-

вода записей в системе

ALEPH

500.

Задача 1. Внедрение процедур

отправки карточек

получения электрон-

ных

записей

• Внедрение процесса отбора и отсылки материала

• Внедрение процесса получения электронных записей

Задача 2. Разработка необходимого программного

обеспечения

• Разработка программных средств для добавления информации по от-

дельным номерам изданий

• Разработка программных средств для добавления информации о хра-

нении — эти программные средства позволят ввести в библиографи-

ческие записи шифры хранения

• Разработка программных средств для сравнения библиографических

записей на зарубежные издания в кратком формате MARC21 с запися-

ми из баз OCLC и LC и в случае нахождения соответствия замены крат-

кой записи на полную

• Разработка конвертера для загрузки в систему

ALEPH

500

• Тестирование и отладка программ

Планируется, что программные средства будут разрабатывать те же специ-

алисты, которые разрабатывали программы для проекта «Расширение воз-

можностей доступа к фондам библиотеки

для

российских

зарубежных иссле-

дователей». Новое программное обеспечение будет работать отдельно от сис-

темы ALEPH 500.

Задача 3: Сравнение

библиографических

записей по

иностранным

изда-

ниям

информацией

OCLC и LC

• Сравнение библиографических записей на зарубежные издания в

кратком формате

MARC21

с записями из баз OCLC и LC

• Замена кратких записей на полные из OCLC и LC

Задача 4. Обучение сотрудников РГБ

• Отбор сотрудников

• Обучение

• Мониторинг и оценка полезности обучения

Задача 5: Добавление информации по отдельным номерам российских из-

даний и добавление информации о хранении по 50 000 российским и 300

ООО

зарубежным изданиям

• Добавление информации по отдельным номерам российских изданий

• Добавление информации о хранении для российских изданий

• Добавление информации о хранении для зарубежных изданий

Информация о хранении будет добавляться сотрудниками РГБ. Все биб-

лиографические записи будут проверяться до добавления информации о хра-

нении, поэтому данный процесс рассматривается как составная часть посто-

янного контроля качества.

Задача 6: Контроль

качества

и проверка информации об изданиях и хране-

• Внедрение процесса контроля качества на основе случайной выборки в

соответствии с ISO

• Мониторинг и пересмотр процесса контроля качества

Задача 7: Слияние существующих записей из системы ALEPH 500 с базой

конвертированных записей,

тестирование

функций редактирования, поискан

вывода записей в системе ALEPH 500

• Загрузка конвертированных данных в ALEPH 500

• Слияние существующих данных из

ALEPH

с конвертированной базой

• Тестирование основных функций на «живых» данных

• Произведение необходимой модификации (на основе консультации с

сотрудниками компании EX Libris)

В ходе работы некоторые первоначальные позиции, зафиксированные в

проекте, были пересмотрены, например, работа с каталогами Библиотеки

Конгресса США и OCLC, в связи с тем, что все записи в зарубежных катало-

гах

— на

латинице. Были скорректированы и некоторые другие процедуры. Та-

ким образом, план, созданный на этапе планирования, может и должен ме-

няться.

На этапе сканирования важно было решить вопрос о его методике.

В любом проекте есть финансовые ограничения. Сканировать только лице-

ую сторону или еще оборот карточки — вопрос в первую очередь финансовый.

Однако таковым он был несколько лет назад. Сейчас двусторонние сканеры

позволяют сканировать и лицевую, и оборотную сторону без изменения цены.

В каждой библиотеке каталоги имеют свои особенности. В РГБ на оборотной

стороне карточке есть как значимая, так и не значимая информация. И чтобы

ее не потерять и не заставлять оператора думать, что сканировать, а что hi

НИИ

было принято решение о двустороннем сканировании, тем более, что это не

отражалось на цене.

Для каждого этапа отдельно предписывались рабочие процедуры или опе-

рации. Так, например, при сканировании были определены следующие опера-

ции:

• установка сканеров в рабочих комнатах;

• изъятие ящиков из каталожных шкафов;

• сканирование;

• приведение каталога в исходный вид (заштыривание, контроль пра-

вильности расстановки);

• организация дежурств во время сканирования;

• оформление разрешения на работу во внеурочное время;

• передача архива имиджей на CD-ROM в соответствии с приводимым

ниже бланком таблицы.

Дата передачи

Порядковый

номер иска

Количество имиджей

лицевой стороны

Количество имиджей

оборотной стороны

Примечания

Графическое изображение карточек может понадобиться в случаях, когда

возникают вопросы о корректности связывания БЗ и топографической запи-

си (например к БЗ не привязались сведения о номерах или привязались не

полностью). В этом случае надо смотреть БЗ (то есть или имидж, или карточ-

ку), и зная шифр, к которому не привязались номера, искать топографичес-

кую карточку («топочку») (либо среди уже введенных, либо

топографическом

каталоге)

Проверка количества спецификаций в 505 поле без графики затруднена в

связи с отсутствием или острой нехваткой людей для работы непосредствен-

но с каталогом.

Информация, занесенная в поле 900 (формат MARC21), должна однознач-

но идентифицировать файл с имиджем.

Реализация задач, перечисленных в разных компонентах, могла идти па-

раллельно. Это обстоятельство визуально было представлено на графиках

проведения работ и существенно облегчало мониторинг хода выполнения

проекта.

Наиболее важной для реализации первоначального замысла была работа

по компоненту

«Анализ каталога и разработка технических спецификаций».

В проекте следовало четко разграничить уровень полноты записи между

отечественной и иностранной периодикой. В качестве основы в РГБ приняли

формулу, используемую в CONSER-программе корпоративной каталогизации

сериальных изданий США, в которой выделены три уровня обработки: макси-

мальный, базовый и минимальный.

Максимальный был выбран для отечественных, минимальный для иност-

ранных изданий.

Спецификации по составу кодов, индикаторов, меток полей и подполей

составлялись каталогизаторами и были отданы на международную эксперти-

зу. Некоторые вопросы возникли в связи с отражением микроформ и многоча-

стных изданий, соответственно, в полной и краткой записи.

В CONSER основные отличия в уровне записей — в наличии или отсутствии

полей, отвечающих за предметный доступ и классификационный индекс. По-

скольку в РГБ, как и в целом по России, не принята практика присвоения пред-

метных рубрик или классификационных индексов, то возникло некоторое за-

труднение в чем , собственно, будет состоять разница в машиночитаемых за-

писях на отечественную и иностранную периодику? Решили, что для полного

описания будут детализированы 500-е поля в MARC21, а в краткой записи уро-

вень структурирования будет минимально возможным: все примечания

должны собираться в поле 500.

Текст, характеризующий специфику объекта ретроконверсии, дан ниже.

1. Характеристика Генерального алфавитного каталога периодичес-

ких

продолжающихся изданий

на

европейских языках

Генеральный алфавитный каталог (ГАК) периодических и продолжающихся

изданий на иностранных европейских языках является уникальным справоч-

ным аппаратом, предназначенным для служебного пользования. Он не только

представляет информацию о наличии того или иного издания данного вида в

фондах РГБ, но также содержит большое количество служебных пометок о на-

личии данного издания в фонде, регистрационные номера изданий, сведения

о перестановке выпуска или издания в целом

на

другой шифр, исключении из-

дания из фондов РГБ и др.

Каталог состоит из двух языковых рядов: издания на всех языках, исполь-

зующих латинский алфавит (латиница), и на всех языках, использующих кирил-

лический алфавит.

В каталоге представлены в алфавитном порядке библиографические опи-

сания периодических и продолжающихся изданий на иностранных европей-

ских языках с XVIII до начала

XXI

в. универсальной тематики. Генеральный ал-

фавитный каталог на иностранных европейских языках насчитывает 681 787

карточек, из них: на латинице

—

665 235, на кириллице — 16 552.

В каталоге имеются рукописные и печатные карточки. На 1000 карточек

10 процентов составляют машинописные, 90 процентов — рукописные. Значи-

тельное количество карточек — ветхие от частого использования, требующие

бережного обращения.

Каталог содержит комплекты карточек библиографических описаний

на название периодического издания (журнала). Комплект карточек вклю-

чает:

• основное описание, выполненное на одной или на нескольких карточ-

ках, если не умещается на одной.

• карточки спецификации (номеров, выпусков и т.д. по мере их поступле-

ния). Описание спецификации выполняется на нескольких карточках до

105

тех пор, пока издание не прекратится или не станет выходить под но-

вым заглавием.

Комплект карточек библиографического описания продолжающегося из-

дания (труды, ученые записки, бюллетени и т.д.) также состоит:

• из карточек ( одна или несколько) основного описания и

• карточек спецификации (как правило, нескольких) с описанием томов,

выпусков по мере их поступления.

Описание отдельных выпусков и томов может быть кратким или разверну-

тым в зависимости от издательского оформления.

В каталоге имеются также:

• карточки добавочных описаний (на коллектив и на измененное загла-

вие)

• справочные и ссылочные карточки (на 1000 БЗ составляют 1,5 процента)

• закладки

Описание библиографических

данных на

карточках

БЗ

при описании

периодических

продолжающихся изданий

На основной карточке библиографического описания указаны:

• заголовок описания. Включает название коллектива или организации,

издающей данное продолжающееся издание, типовое или частное за-

главие продолжающегося издания;

• название журнала ( периодическое издание);

• сведения, относящиеся к заглавию;

• сведения об ответственности;

• выходные данные;

• размер издания в сантиметрах;

• международный стандартный номер ISSN или ISBN (не всегда).

На лицевой стороне карточки кроме библиографического описания изда-

ния в левом верхнем углу указываются шифры хранения (один или несколько).

На обороте основной карточки и ее продолжении помещаются сведения о

добавочных, ссылочных и справочных карточках, краткая форма заголовка

(чтобы не распался комплект), служебные пометки о перестановке издания,

исключении всего издания или отдельного выпуска, номера,тома и т.д.

На карточках спецификации приводится описание отдельного выпуска, то-

ма, номера с указанием объема (количество стр.) и выходными данными.

На обороте карточки спецификации указаны регистрацинные номера

(per. NN), сведения о перестановке или исключении данного выпуска, номера

и т.д., иногда сведения о редакции описания.

На карточках добавочных описаний приводятся новое заглавие издания,

если оно поменялось, или коллектив(ы) (один или несколько), принимавшие

участие в издании.

Ссылочные и справочные карточки составляются для облегчения пользо-

вания каталогом. В каталоге бывают ссылки:

• от полной формы наименования коллектива или издающей организа-

ции к сокращенной и наоборот

—

от сокращенной к полной;

• от формы наименования коллектива данной в издании, если в заголов-

ке применяют другую форму;

• от наименования возглавляющего коллектива или коллектива в целом,

если в заголовке указаны только структурные подразделения;

• перекрестные ссылки при необходимости связать разные названия

страны, используемые в заголовке;

Справочные карточки бывают:

• на различные названия страны в случае переименования;

• на различные наименования коллективов, переименованных в связи с

реорганизацией;

• на типовое заглавие.

Карточки — закладки (синии) являются сигналом о вновь поступившем

многотомном издании, чтобы избежать повторов описания одного и того же

издания при поступлении очередных томов;

Красные закладки составляются при обработке текущих поступлений то-

мов.

Характеристика Генерального алфавитного каталога периодических

и продолжающихся изданий на русском языке

1. Описание каталога.

Алфавитный каталог Российской государственной библиотеки расположен

в служебном помещении и представляет собой массив объемом в 439 680

карточек. Каталог отражает наиболее полную в России коллекцию периоди-

ческих и продолжающихся изданий универсальной тематики на русском язы-

ке, опубликованных за 200 лет (XIX—XXI вв.).

Данный каталог содержит сведения о хранящихся в РГБ периодических и

продолжающихся изданиях, информация о которых не доступна широкому

кругу российской и международной научной общественности за пределами

здания РГБ.

В каталоге в порядке алфавита названий размещены карточки (рукописные

и машинописные), часть из которых несет библиографическую информацию о

журналах (30%),

другая часть

(70%) -

о продолжающихся изданиях. Из

обще-

го объема карточек — первые карточки или карточки на названия составляют

процентов,

или около 80

ООО,

поскольку

каждое

название

(журнала

или

продолжающегося издания) имеет комплект карточек (от 2-х до 20 и более).

Кроме того имеются:

• ссылочные и справочные карточки;

• карточки-закладки (с синей и красной полосой).

Из общего объема названий продолжающиеся издания составляют 50 000,

периодика (журналы) — 30 000 названий.

Расчеты объема названий и соотношения между объемами периодических

и продолжающихся изданий проведены экспериментальным путем, выбороч-

но на ограниченном массиве (4 тыс.) карточек каталога. В связи с этим полу-

ченные данные можно считать приблизительными, возможно их увеличение

или уменьшение.

Таким образом, в каталоге имеются:

а) комплект карточек на одно название периодического издания (журна-

ла), включающий первую (вторую) карточку (библиографическое описа-

ние журнала) и его спецификацию (перечень номеров, томов или вы-

пусков);

б) комплект карточек на одно название продолжающегося издания и его

спецификация. В спецификации могут быть как нумерованные выпуски,

не имеющие частного (собственного заглавия), так и имеющие частное

заглавие (автор, название, год издания, кол-во страниц);

в) комплект карточек на журнал, являющийся приложением другого жур-

нала или книжного издания;

г) справочные и ссылочные карточки;

д) карточки-закладки.

Каждый комплект карточек на название имеет:

• первую карточку (лицевая сторона), на которой размещены библиогра-

фическое описание и шифры хранения;

• следующие за ней карточки (от

до 20 и более), где указаны номера вы-

пусков (томов и т. д.) ежегодных поступлений в соответствии с их пе-

риодичностью и хронологическим периодом поступления (специфика-

ция), а также сведения об изменении некоторых данных (заглавия, на-

именования организации и

т.

п.);

• на обороте первой карточки

—

информация о лицах

организациях, не-

сущих ответственность за издание;

• на обороте карточек со спецификацией, как правило, указаны регист-

рационные номера. Per. номера имеются не на всех карточках — есть

комплекты, где указано «без регистрации» или per. номера просто от-

сутствуют.

Буква «п» перед per. номером указывает на принадлежность к продолжаю-

щимся изданиям.

Буква «ж» перед per. номером указывает на принадлежность к журналам.

Описание карточек

2.1. Периодика

2.1.1. Первые (и вторые) карточки на периодические издания содержат

следующие элементы библиографического описания:

• заглавие (название журнала);

• сведения, относящиеся к заглавию;

• свед. об

ответственности (наименование организации и/или имя лица);

• выходные данные (место издания, дата начала издания);

• периодичность (не всегда);

• пазмер издания в сантиметрах;

• международный стандартный номер ISSN (не всегда).

2.1.2. Последующие (пронумерованные) карточки со спецификацией со-

• год и номера выпусков;

• кол-во страниц.

2.1.3. Оборотная сторона карточек

• на обороте первой карточки — сведения об организациях и/или лицах,

несущих интеллектуальную ответственность;

• на обороте карточек, содержащих спецификацию — per. номера, буква

«п»

которых

(в

начале

или в конце номера)

обозначает принадлеж-

ность к периодическому изданию.

Если

журнал менял учредителя,

све-

дения

об этих изменениях находятся также

спецификации.

2.2. Продолжающиеся издания

2.2.1. Первая (и вторая) карточка содержат следующие элементы библио-

графического описания:

а) общую часть (первый уровень), в составе которой:

• заголовок (наименование учреждения);

• библиографическое описание (заглавие, свед. относящиеся к загла-

вию, сведения об ответственности, выходные сведения);

• размер, объем, международные стандартные номера — ISSN и/или

ISBN;

б) спецификацию — перечень номеров, томов, выпусков.

Спецификация может включать разный состав сведений:

• только нумерацию, год издания и кол-во страниц данного выпуска;

• нумерацию и частное заглавие каждого тома (автор, заглавие или наз-

вание, год издания, кол-во страниц, собственный международный но-

мер ISBN и/или ISSN);

• смешанный состав (реже) — часть выпусков имеет только нумерацию,

часть — имеет частное заглавие.

2.3. Справочные и ссылочные карточки

Одиночные карточки не содержат подробной информации или библиогра-

фического описания, но служат

для

связи сокращенной формы названия жур-

нала с полной и, наоборот, старого заглавия с новым и т.п.

2.4. Карточки-закладки

Линованные карточки из мягкой бумаги (синего или красного цвета) явля-

ются заменителями полноценной карточки в связи с тем, что она взята на ти-

ражирование, редактирование, перепечатку и т.п.

Эта карточка содержит минимальный набор сведений и не может высту-

пать в качестве источника информации для полноценного библиографическо-

го описания.

Особую проблему при ретроспективной конверсии карточных каталогов

периодических изданий составляют шифры. Чтобы оценить тщательность и

внимание, с которой должны вводиться шифры, приводим принятый в РГЕ

порядок заполнения шаблона их ввода (табл. 9).

Таблица 9

Порядок

заполнения

шаблона ввода шифров

ШИФРЫ

В данной графе указывается реальный шифр, отображённый в левом верх-

нем углу карточки топ. описи. Правила написания шифров проверяются по

таблице «Фонды основного книгохранилища». Контрольные разряды в но-

вом ряду шифров игнорируются.

• В случае перестановки всего издания на другой шифр в данной графе

рядом с шифром указывается «переставлено» и ставится новый шифр

или сигла фондодержателя (пример:

2/10 Переставлено VIII 47/1 или

VIII36/1 Переставлено MK)

Далее набивается вся соответствующая информация из карточки топ.

описи.

• В случае исключения всего издания (кроме исключённых актом, окан-

чивающимся на «0» или «5»),

данной графе рядом с шифром указыва-

ется «исключено» (пример: 147/285 Исключено).

Конкретная информация по годам или номерам и т.д. игнорируется (не

указывается).

•

случае исключения всего издания (исключены актами, оканчивающи-

мися на

«0»

или «5»),

данной графе рядом с шифром указывается «пе-

реставлено» и CX (пример: I 47/285 Переставлено CX).

• В случае наличия в описании сведений о различных сериях, видах и ти-

пах издания под одним шифром, после шифра ставятся знак «=» и

идентификационный признак (пример: XXV 25/27=сер. 2)

ВНИМАНИЕ!!! На каждый вид описания заводится новый шаблон и перено-

сится соответствующая информация.

химки

Ставится знак«+», если на карточке указано место хранения «Химки» и све-

дения относятся ко всему изданию.

ВНИМАНИЕ!!! Если указано место хранения «Химки» и вид издания «Газета»

(«Г»), карточка топ. описи игнорируется.

Два экз.

на шифре

Ставится знак«+»на описании карточки топ. описи второго экземпляра, ес-

ли на одном шифре стоят два идентичных экземпляра.

Далее в шаблон переносятся все остальные сведения из соответствующей

топ.описи.

ПРИПЛЁТ

Ставится знак«+»на описании карточки топ. описи конретного приплёта

при наличии указания (надписи), что данное издание является приплётом к

описываемому шифру.

Далее в шаблон переносятся все остальные сведения из соответствующей

топ. описи.

год

Переносится информация из графы «год» карточки топ. описи.

ВНИМАНИЕ!!! Если в сведениях об издании есть информация «за...год» и

указан конкретный год издания, информация «за год» набивается в графу

«№№»