Кисловская Г.А. Ретроспективная конверсия карточных каталогов

Подождите немного. Документ загружается.

СЕРИЯ «БИБЛИОТЕКАРЬ И ВРЕМЯ. XXI ВЕК». Выпуск №109

УДК 025:004

ББК 78.37с

К44

Ответственный редактор серии

О. Р. БОРОДИН

Кисловская, Г. А.

К44 Ретроспективная конверсия карточных каталогов: практ. по-

собие. — М.: Либерея-Бибинформ, 2009. — 144 с.

ISBN

Создание электронного каталога на ретроспективную часть

фонда входит в число приоритетных задач библиотеки любого ти-

па. В предлагаемом пособии раскрыты основные понятия, связан-

ные с ретроспективной конверсией карточных каталогов.

Анализируется ее состояние в России и за рубежом, выявляют-

ся способы переработки карточных каталогов. Дано представле-

ние о нормативных и экономических аспектах наиболее типичных

методов и операций, о количественных и качественных показате-

лях различных проектов ретроконверсии. Разработан базовый уро-

вень машиночитаемой библиографической записи.

Излагаются основные организационные принципы проведения

ретроспективной конверсии в библиотеке любого типа. Особенно

подробно обосновываются типовой метод и технология конверсии

генерального алфавитного каталога, отражающего фонды широко-

го гуманитарного профиля, и карточного каталога периодических

изданий.

Книга адресована библиотекарям-каталогизаторам, препода-

вателям и студентам вузов культуры, руководителям библиотек,

которым предстоит выбирать варианты ретроконверсии своих ка-

талогов.

УДК 025:004

ББК 78.37с

ISBN

«Либерея-Бибинформ», 2009

К ЧИТАТЕЛЯМ (Вместо предисловия)]

Эта книга составлена по материалам диссертации, написанной

защищенной

2003 году. Диссертация

стала

результатом

той

исследовательской

практической работы, которой

автор с раз-

ной степенью активности занимался

течение десяти лет.

шесть

лет, прошедшие с момента защиты,

— срок

немалый.

За

это время

многие

библиотеки,

особенно

федерального

уровня, значительно

продвинулись

деле конверсии карточных каталогов

машиночи-

таемый формат. Однако прошедшие годы

не

изменили

сути поня-

тия

«ретроспективная конверсия», которое,

как и

прежде, определя-

ется как

переработка карточных каталогов

целью создания

или

пополнения каталогов электронных.

Самым существенным фактором, серьезно изменившим модели

ретроспективной конверсии, принятые

российских библиотеках

2003 г., стал

Национальный информационно-библиотечный

центр

«ЛИБНЕГ», создавший технологическую

ресурсную основу для форми-

рования национальной программы ретроспективной конверсии.

Соз-

дание

пополнение базы данных «вся Россия»,

которую вливались

продолжают вливаться

библиографические

записи, дали возможность

заимствовать

данные не

только

в рамках

текущей каталогизации,

но

и для

целей ретроспективной конверсии карточных каталогов.

Если

проанализировать

динамику

роста количества записей и распределе-

ние документов

базе данных «вся Россия»

по

годам публикаций,

то

можно сделать вывод, что

библиотек, приступивших

к ретроспек-

тивной

конверсии, появился реальный

шанс

существенно

снизить

затраты

увеличить скорость конверсии

своих

каталогов. Динамика

эта

такова:

2004 году в базе

данных

было 3 217 352 библиографичес-

ких

записей,

а в

2008 году

—

4 843 734. При этом 881607 единиц

—

это

записи

на

документы, опубликованные

1980—1998 годах (переданные

РГБ), 407 796 —

на

документы, опубликованные

1917 по 1945 год (пере-

данные РКП), 122 626 —

на

документы, опубликованные

1970

по

1979

год, 101312

— на

документы, опубликованные

1960 по 1969 год

Ста-

тистика

заимствования, представленная на официальном

сайте На-

ционального центра «ЛИБНЕТ»

по

состоянию

на

1.12.2008 года, доку-

ментально подтверждает

эту

тенденцию. Если

2004

году было заим-

ствовано только 19 452 записи, то в 2008

году

уже 162 081.

цифры тем не менее могли быть

выше,

если учесть,

что объем

фондов библиотек, находящихся

ведении Министерства культуры

РФ, по

состоянию

на

1.12.2008 года, составляет

916

116 720

эк

объем электронных каталогов

—

59 508 тыс.

библиографических за-

писей

(данные

из

сборника «Общедоступные библиотеки Российской

Федерации

цифрах. 2007 год.» М., 2008),

процент дублирования

фондов региональных библиотек

— 70

процентов (данные,

предс-

тавленные автору Брянской ОНУБ

2004 г.). Итоги анкетирования,

проведенного РГБ (2007 г.), показали, что 57,1 процента читателей

используют электронный каталог,

76,4 процента обращаются

карточным каталогам, что свидетельствует о том, что огромные

массивы

библиографической

информации все еще

представлены

традиционной форме.

Поскольку

работа, направленная на более полное

отражение

фондов в

электронных каталогах, очевидно, будет продолжаться

еще не один год, не потеряли своей актуальности

те

разделы книги,

которые посвящены методике заимствования

записей и написаны

на

основе опыта

зарубежных

стран, почерпнутого автором при изу-

чении вопроса

ретроспективной конверсии. Становление

Нацио-

нального центра «ЛИБНЕГ» еще

раз

подчеркивает важность

перс-

пективность этого способа перевода

карточных

каталогов в маши-

ночитаемые.

книге есть ссылки

на

проекты

области ретроконверсии,

вы-

явленные автором

на

момент

ее

написания,

в этот

перечень

не

вошли такие крупные проекты,

как

«Сводный каталог русской

кни-

ги,

1801—1825», «Международный

сводный каталог русской книги,

1918—1926», «Сводные электронные каталоги русских карт»,

кото-

рые

выполняются под эгидой национальных библиотек — РГБ

РНБ,

многочисленные проекты, осуществленные региональными библио-

теками России. Однако автор

сознательно

не стал включать в

текст

их

подробное описание

связи

тем, что методические

и ор-

ганизационные подходы

к их

реализации не слишком отличаются

от

тех, которые описаны

книге.

Исключение составляют проекты ретроспективной конверсии

каталога периодических изддний, проходившей

РГБ

2004 г.,

пока

еще не

завершенной ретроспективной конверсии каталога

газет

РГБ и проект

«Сводный

электронный каталог

"Газеты

России"»,

осуществляемый силами РНБ

РГБ. Надо отметить также, что до

настоящего времени Национальный центр «ЛИБНЕГ» не работал

периодическими изданиями,

хотя

планы такие есть. Поэтому биб-

лиографические записи, созданные РГБ

и РНБ в

ходе

двух

проектов,

будут

играть

огромную роль

процессе заимствования

на нацио-

нальном уровне. в

2004 году автор

изучал

состояние дел

области

ретроспективной конверсии

библиотеках Российской Федерации,

находящихся в ведении Минкультуры РФ. Мониторинг показал,

что

полноценных каталогов

на

сериальные

издания во

многих

ре-

гиональных библиотеках нет. Существуют

либо

кардексы

для ре-

гистрации

текущих номеров поступающей

в фонд

периодики,

ли-

бо списки

подписки

на

текущие поступления

модуле комплекто-

вания, не

доступные читателям,

либо описания

региональной

пе-

риодики в

краеведческом каталоге. Поэтому

так

важно

использо-

вать

полные библиографические

записи

(БЗ), созданные двумя

на-

циональными библиотеками

в рамках

дорогостоящих

трудоем-

ких проектов ретроспективной конверсии сериальных изданий.

Вопрос

об

организации и

технологии

ретроспективной конверсии

карточных каталогов отечественных

зарубежных библиотек,

его

осмысление

в целях

разработки эффективной национальной

реги-

ональной политики, выявления

общих

тенденций

и практических ре-

комендаций изучался

на

основе публикаций отечественных

и зару-

бежных теоретиков

практиков библиотечного дела, материалов

конференций, ресурсов Интернета, информационных материалов,

собранных автором

во

время зарубежных командировок

США

(биб-

лиотеку

университета г. Урбана-Шампейн)

Великобританию

(биб-

лиотеку университета г.

Кембридж),

практической работы во

всероссийской государственной библиотеке иностранной

литера-

туры.

книге подробно освещаются такие аспекты ретроспективной

конверсии,

как:

• типология способов ретроспективной конверсии: избира-

тельная

сплошная в зависимости от объемов перерабаты-

ваемых карточных библиографических записей; ручная и

автоматизированная

зависимости

от

степени использо-

вания ручного труда

средств автоматизации (клавиатур-

ный ввод, сканирование

каталожных

карточек и

их представ-

ление

пользователю

графическом

виде с

рубрикаторами,

сканирование, программное распознавание

текста библио-

графической записи

и его разнесение

по полям базы

данных с

последующим редактированием, заимствование готовых

библиографических записей);

•

требования, предъявляемые

к уровню

полноты (полному,

ба-

зовому, минимальному)

качеству библиографической

запи-

си,

полученной

процессе ретроспективной конверсии;

их за-

висимость

от

объемов фонда,

типа

библиотеки,

также

объемов

цикличности

финансирования

проектов

перера-

ботки

карточных

каталогов в машиночитаемые;

•

перспективность использования корпоративных технологий

при

ретроспективной

конверсии, преимущества и недос-

татки работы по заимствованию готовых библиографичес-

ких

записей

из

виртуальных и физически слитных каталоге

•

общие организационные принципы, используемые библиоте-

ками

при

работе

различными методиками ретроспектив-

ной конверсии: определение объекта конверсии, оценка фонда,

выявление приоритетов, выбор методики, выбор формата

записей, оценка условий проведения ретроспективной конвер-

сии, уровень контроля и редактирования;

•

технология переработки Генерального алфавитного катало-

га

ВГБИЛ

машиночитаемую форму как типовая технология

создания ретроспективного каталога

на

книжный фонд,

объ-

ем которого достигает почти двух миллионов единиц хране-

ния, а

гуманитарная тематическая направленность оправ-

дывает одновременную обработку документов разных хроно-

логических периодов;

•

технология ретроспективной конверсии каталогов периоди-

ческих изданий.

Автор выражает надежду на то, что сведения о ретроспектив-

ной конверсии

как

комплексном процессе, охватывающем вопросы ка-

талогизации, автоматизации, стандартизации, сетевого взаимо-

действия, экономической

технологической целесообразности,

бу-

дут

полезны специалистам библиотек, только приступивших

или

намеренных приступить

ретроспективной конверсии каталогов.

таких библиотек,

по

сведениям автора, еще достаточно много

России.

^^ РЕТРОСПЕКТИВНАЯ

gBH КОНВЕРСИЯ

Ш!Ш В ПРАКТИКЕ

ЗАРУБЕЖНЫХ

БИБЛИОТЕК

1.1. Цели конверсии и принципы ее организации

Национальные архивы печати создаются не только крупными исследова-

тельскими библиотеками. В их создании и сохранении принимают участие

библиотеки всех

типов:

от академической до публичной. Поэтому обеспечение

доступа ко всем сегментам совокупного библиотечного фонда страны

—

проб-

лема национального масштаба.

Перевод основного массива библиографической информации в электрон-

ную как средство обеспечения доступа к этим данным из любого места и

лю-

бое время наметился за рубежом в конце 60-х годов прошлого столетия, а в

90-е годы библиотеки стали активно претворять

жизнь сложные проекты рет-

роспективной конверсии. Так, в США в начале 1969 года Библиотека Конгрес-

са сделала первую попытку реализовать проект

RECON,

объединив его в нача-

ле 1970-х годов с проектом COMARC (кооперативный проект MARC). Оба про-

екта не имели продолжения в связи с недостаточным пониманием важности

ретроспективной конверсии и, как следствие, отсутствием поддержки со сто-

роны профессионального сообщества. К началу 1980-х стало очевидно, что

недостаток открытого доступа к массивам, уже отконвертированным в рамках

отдельных проектов, и дефицит координации в этом вопросе на национальном

уровне создают серьезные трудности в области библиографического контро-

ля. Ассоциация исследовательских библиотек начала разработку националь-

ной стратегии ретроспективной конверсии. К началу 1990-х

были

идентифици-

рованы три главные проблемы:

1. Слабое взаимоиспользование уже созданных массивов библиографи-

ческих записей на ретроспективную часть фонда.

2. Отсутствие тщательного и систематического планирования будущих

усилий в области ретроспективной конверсии.

3. Отсутствие жестких и четких требований к библиографической записи,

создаваемой в рамках проектов ретроспективной конверсии.

В Резолюции Совета Европы No.R(89) 11 перечислены актуальные и поны-

не организационные принципы проведения конверсии карточных каталогов, а

именно:

1. Обеспечение как можно более широкого доступа к уже каталогизиро-

ванным коллекциям.

2. Поощрение и стимулирование кооперативных проектов ретроспектив-

ной конверсии.

3. Приоритет финансирования проектов ретроспективной конверсии ка-

талогов, отражающих общие или специальные коллекции, которые

представляют особую ценность для культурной, научной и образова-

тельной жизни страны. Внимание к каталогам тех коллекций, которые в

силу своих лингвистических характеристик способствуют изучению или

установлению контактов с другими странами.

4. Беспрепятственное использование конвертированных записей на ос-

нове взаимности внутри или между библиотечными сетями без каких-

либо правовых или договорных ограничений использования всеми чле-

нами соответствующих сетей.

5. Минимальные требования к библиографическим записям позволяю-

щие обеспечить эффективный поиск и обмен библиографическими за-

писями внутри страны и за ее пределами.

6. Разумная стоимость ретроспективной конверсии, для чего необходимо

использовать существующие в Европе телекоммуникационные сети,

позволяющие обращаться к уже имеющимся в других базах данных и

каталогах машиночитаемым библиографическим записям.

Несмотря на

то,

что активная работа

области ретроспективной конверсии

была начата во многих странах мира уже в 80-е годы

века, только в Велико-

британии и США была предпринята попытка создать официальную националь-

ную стратегию.

Остановимся подробнее на опыте Великобритании, где в середине 90-х го-

дов XX века был начат широкомасштабный проект «Full Disclosure» («Полное

раскрытие»), посвященный разработке национальной политики в области рет-

роспективной конверсии. В рамках проекта были проведены исследования,

целью которых было изучение общей ситуации в области ретроспективной

конверсии.

В 1994 году Общий комитет по информационным системам (Joint

Information Systems Committee) финансировал проект, результаты которого

стали известны во многих странах как доклад Фоллетта, где освещался вопрос

эффективности использования культурного достояния, хранящегося в нацио-

нальных и университетских библиотеках.

Исследовательский и инновационный центр Британской библиотеки

(British Library Research and Innovative Centre) в 1996—1997 годах профинанси-

ровал аналогичное исследование, охватывавшее публичные, специальные,

религиозные библиотеки, а также библиотеки научных обществ.

Оба исследования выявили совокупный объем библиографических запи-

сей, требующих переработки в машиночитаемые. Так, в 226 учреждениях науч-

ного сектора, принявших участие в исследовании, необходимо было прокон-

вертировать 26 миллионов библиографических записей, соответствовавших

6 миллионам документов. При этом 4 миллиона составляли записи на доку-

менты из фондов редких книг и специальных коллекций. В публичном секторе

цифры, представленные 112 библиотечными системами (из 183), — много

меньше, однако они не менее внушительны: ретроспективной конверсии

>лжны были быть подвергнуты 9 миллионов библиографических записей, от-

ражающих

миллионов названий изданий, большинство из которых также хра-

нятся в краеведческих фондах. Совокупный объем работы составил 50 милли-

онов записей. Была определена предполагаемая стоимость конверсии одной

библиографической записи — от

до 5 фунтов стерлингов при средней стои-

мости от 1,50 до 2 фунтов стерлингов. Общий объем финансирования в обще-

национальном масштабе составил 80—100 миллионов фунтов стерлингов. Ис-

следования подчеркивают необходимость поиска внебюджетных средств в

размере 50 процентов от вышеназванной суммы. Также подсчитано, что при

условии реализации программы за 5 лет совокупный ежегодный бюджет прог-

раммы должен составлять 8—10 миллионов фунтов стерлингов.

В обоих исследованиях было констатировано, что, несмотря на огромный

объем работы, ретроспективная конверсия является направлением, которое

действительно оправдывает немалые финансовые вложения. Особо отмеча-

лось, что она не предполагает обязательного уничтожения прежних форм ка-

талогов, поскольку таковые могут представлять собой важный архивный ис-

точник.

К числу наиболее значимых результатов исследований относится вывод о

качестве записей, создаваемых в рамках национальной программы: библио-

графические записи должны отвечать согласованным стандартам и мини-

мальному уровню описания, позволяющим идентифицировать документы и

эффективно обмениваться созданными записями как внутри страны, так и за

ее пределами. Библиографические записи, созданные в рамках общенацио-

нальной программы, должны быть бесплатными.

В исследованиях отмечалась острая нехватка профессиональных ката-

логизаторов и рекомендовалось создавать или приглашать на работу сто-

ронние временные рабочие коллективы для выполнения проектов ретрос-

пективной конверсии. Ретроспективную конверсию предлагалось начинать в

крупных библиотеках. Однако одновременно с этим придавалось большое

значение выделению приоритетных коллекций по признакам отраслевой и

языковой принадлежности, а также по дате публикации. При определении

приоритетов для проведения ретроспективной конверсии рекомендовалось

учитывать множество других факторов, имеющих местное значение. В связи

с этим подчеркивалась необходимость создания органа (комитета) для пла-

нирования национальной программы, которая должна отвечать следующим

требованиям:

• ясное формулирование целей;

• идентификация коллекций;

• использование стандартов;

• четкая технология;

• координация и контроль;

• стабильное финансирование;

• обеспечение максимального охвата;

• корреляция с другими национальными программами;

• взаимодействие между библиотеками разных ведомств,

также с музе-

ями и архивами;

• установление приоритетов в финансировании проектов;

• обеспечение минимального дублирования усилий;

• усиление кооперации;

• систематический мониторинг результатов;

• распространение информации.

Было отмечено, что национальная программа должна иметь высокий поли-

тический статус, авторитет, влияние и административные механизмы. Соотве-

тственно, для ее разработки и внедрения необходимы структура и организа-

ционная модель. На определенном этапе ретроспективная конверсия должна

быть включена в общенациональную информационную политику.

Несмотря на то, что разрозненные проекты ретроспективной конверсии в

Великобритании так и не приобрели статуса официальной общенациональной

программы, выводы, полученные в ходе исследований, позволили библиоте-

кам выбрать верную стратегию взаимоиспользования ресурсов.

Концепция взаимоиспользования ресурсов как при текущей каталогиза-

ции, так и при проведении ретроспективной конверсии привела к разработке

Корпоративной библиографической программы (Corporate Bibliographic

Programme) — для описания монографий, сериальных изданий, карт и нот, в

рамках которой были приняты три уровня описания:

• базовый уровень, включающий в себя стандартное описание и цент-

ральные авторитетные данные;

• второй уровень, включающий специальные библиографические дан-

ные, создаваемые только по требованию;

• третий уровень, включающий сведения, необходимые для контроля за

фондом.

Приведенные ниже спецификации базового уровня описания Британской

библиотеки, разработанные для программы, могут служить основой для соз-

дания рекомендаций относительно полноты библиографической записи при

ретроспективной конверсии. Спецификации включают библиографическое

описание, точки доступа, контрольные поля, поля кодированной информации.

Библиографическое описание

1. Область заглавия и сведений об ответственности. Включает все эле-

менты описания.

2. Область издания. Включает все элементы описания при наличии дан-

ных.

3. Область специфических сведений о материале. Включает все элементы

описания.

4. Область выходных данных, распространения и т.п. Включает все эле-

менты описания, кроме полного адреса издательства.

5. Область физической характеристики. Включает все элементы описа-

ния.

6. Область серии. Включает все элементы описания при наличии данных.

7. Область примечания. Включает все элементы описания: источник за-

главия, варианты заглавия, параллельное заглавие, другую информа-

цию о заглавии, содержание документа, состоящего из нескольких час-