Кисловская Г.А. Ретроспективная конверсия карточных каталогов

Подождите немного. Документ загружается.

ласованных мер в области стандартизации, обучении персонала, использова-

нии общепринятых рекомендаций может обернуться созданием разнородных

библиографических массивов, в которых конечный пользователь потеряет

возможность идентифицировать релевантную информацию.

Надо отметить, что часть рекомендаций ИФ/1А в области авторитетного

контроля уже претворяется в жизнь в отечественной практике текущей катало-

гизации. РНБ регулярно обновляет файлы предметных рубрик, имен индиви-

дуальных и коллективных авторов, унифицированных заглавий. ГЦНМБ под-

держивает файл предметных рубрик по медицине и здравоохранению. ГПНТБ

России поддерживает авторитетные файлы на индексы и словесные описания

индексов УДК. Однако опрос отдельных региональных библиотек показывает,

что при ретроспективной конверсии авторитетный контроль не ведется.

Особо стоит вопрос об использовании нормативных предметных рубрик в

процессе ретроспективной конверсии. Предметизация как вид индексирова-

ния, при котором содержание документов выражено предметной рубрикой, до

начала широкого применения средств автоматизации в каталогизации суще-

ствовала лишь в отдельных библиотеках. Непосредственное ознакомление с

документом, анализ его содержания, выявление смысловых компонентов в

содержании документа, выделение компонентов, отражающих предмет

(предметы) и аспект (аспекты) его рассмотрения и, наконец, краткое форму-

лирование предметной рубрики — этапы, возможные только при работе с до-

кументом de visu. При ретроспективной конверсии, как правило, в процесс

обработки включены не документы, а каталожные карточки, на которых в по-

давляющем большинстве библиотек предметные рубрики не проставлены.

Вместе с тем полноценный поиск

электронном каталоге без предметных руб-

рик невозможен. Понимая это, библиотеки, приступившие к конверсии, гене-

рируют предметные рубрики, но при этом не слишком тщательно подходят к

вопросу об унификации их языка. Контроль списков предметных рубрик внут-

ри отдельной библиотеки осуществить крайне сложно из-за нехватки квали-

фицированного персонала. Некоторые библиотеки используют предметные

рубрики РКП. Однако многие полагают, что предметные рубрики РКП, рассчи-

танные на универсальные библиотеки, недостаточно детализированы. Кроме

того, для большинства библиотек остается неясным вопрос о корреляции ме-

тодики предметизации РНБ и РКП и, соответственно, предметных рубрик, ге-

нерируемых двумя национальными библиографирующими агентствами.

В этих условиях чрезвычайно важна координация работы в области предмет-

ного индексирования, которая пока отсутствует.

Как уже говорилось, важной составляющей программы ретроспективной

конверсии на любом уровне является мониторинг. Однако и в этом вопросе

необходимы согласованные стандарты в оценке результатов работы. Очень

часто такие понятия, как «метры», «тома», «названия», «библиографические

записи», используются для измерения возможного масштаба конверсии. Но

их использование в контексте конверсии иногда приводит к искажению

масштабов или результатов. Так, слово «название», как мы знаем, не сводит-

ся только к обозначению части библиографической записи (название публи-

кации), но часто используется в качестве синонима для обозначения всей

библиографической информации на карточке, вне зависимости от того, опи-

сание ли это монографии, многотомника или периодического издания. На-

пример, часто говорят: «В фонде библиотеки — 50 тысяч названий». Посколь-

ку монографии состоят по преимуществу из одного тома, слово «название» в

данном случае используется как синоним слова «том». Таким образом, ис-

пользование слова «название» не всегда способствует созданию ясного

представления об объемах конверсии. Но если в некоторых случаях статисти-

ка дает сведения о количестве томов, подлежащих ретроспективной конвер-

сии, то в других используется количество каталожных карточек, которые

переводятся в машиночитаемый формат. Как показывает практика, самой на-

дежной единицей измерения является библиографическая запись.

хотя ед-

ва ли возможно абсолютно точно определить количество записей, использо-

вание библиографической записи как единицы измерения приводит к более

точным подсчетам, а также к созданию корректной основы для сравнения ре-

зультативности проектов.

Библиотеки, как и любое другое учреждение, финансируемое государ-

ством и, следовательно, подотчетное ему, обязаны предоставлять точную ин-

формацию о своей деятельности в любом направлении. Оценка деятельности

и определение качества сервиса применимы и по отношению к ретроспектив-

ной конверсии.

Стандарт ISO 11620 «Информация и документация — показатели библио-

течной деятельности» для библиотек содержит 12 групп индикаторов оценки

качества. Внутри группы, имеющей название «Предоставление доступа к доку-

ментам», оценивается качество поиска по заглавию и предмету

электронном

каталоге. В группе «Обработка документов» оценивается время, затраченное

на обработку одного документа, включая и создание библиографической за-

писи.

Представляется необходимым обсудить возможность применения данных

критериев к процессам ретроспективной конверсии. Это особенно актуально

в свете наметившейся тенденции выделения средств на проекты конверсии

как в федеральных, так и в региональных библиотеках. Однако и в этом случае

неизбежно возникает связь между количеством записей, временем на обра-

ботку одной записи и факторами, влияющими на эти показатели: полнотой

описания, надежностью источника записи и, соответственно, временем на

дальнейшую редактуру.

Выводы

1. Начинать ретроспективную конверсию любого каталога целесообразно

только после того, как в библиотеке отлажена машиночитаемая каталогизация

кущих поступлений.

2. Выбор оптимальной методики ретроспективной конверсии определяет-

ся финансовыми, техническими и кадровыми возможностями конкретной биб-

лиотеки. При обосновании выбора той или иной методики следует исходить из

объема, качества и специфики объекта ретроспективной конверсии. Следует

помнить, что каждый из способов конверсии имеет свои преимущества и не-

достатки, а также что при переводе карточных каталогов в машиночитаемые

возможно комбинированное использование различных базовых методик.

3. Самостоятельное создание машиночитаемых записей на ретроспектив-

ную часть фонда по-прежнему остается характерной чертой отечественных

проектов ретроспективной конверсии. Возможности импортирования отече-

ственными библиотеками библиографических записей из внешних источников

ограничены объемами накопленных ретроспективных библиографических

массивов. Заимствование возможно при работе с разными видами сводных

каталогов: виртуальными и физически слитными. Однако последние обеспе-

чивают более качественное и оперативное заимствование в связи с особен-

ностями своей организации.

ПРИНЦИПЫ

ПОСТРОЕНИЯ

ПРОЕКТА

РЕТРОСПЕКТИВНОЙ

КОНВЕРСИИ

3.1. Формирование национальной программы

ретроспективной конверсии

Эффективная, полная, качественная и не растянутая на десятилетия РК

всех карточных и печатных каталогов, отражающих совокупный фонд россий-

ских библиотек, может состояться лишь при условии четкого планирования как

на общенациональном, так и на институциональном уровнях.

Очевидно, что должна быть сформирована национальная программа по

ретроконверсии карточных каталогов, в рамках которой следует:

1. Создать организацию или группу, ответственную за распределение

средств на цели РК и мониторинг проектов РК отдельных учреждений. Эта ор-

ганизация или группа должна иметь следующие полномочия:

• сбор заявок и создание организационной модели распределения

средств для целей РК в условиях нехватки государственных бюджетных

средств;

• принятие решений, обеспечивающих получение самых лучших резуль-

татов в кратчайшие сроки,

также доступность записей хорошего каче-

ства всем библиотекам, участвующим в программе;

• обеспечение стабильного выделения средств библиотекам-участницам

в течение долгого времени для оплаты труда персонала;

• проведение периодических проверок эффективности использования

выделенных средств;

• обеспечение соблюдения договоренностей о доступе к созданным БЗ и

их взаимном использовании в соответствии с концепцией националь-

ной программы;

• подготовка отчетов для структур, выделяющих средства, о порядке их

распределения и использования в соответствии с целями программы.

2. Обеспечить выделение средств на конкурсной основе на проекты, ко-

торые соответствуют целям и задачам национальной программы.

3. Требовать от заявителей соблюдения жестких правил составления за-

явок, в которых

должны

быть отражены характер и масштаб заявленных проек-

тов, методы РК, календарные планы, приоритеты и местные особенности, от-

личающие один проект

от другого,

гарантии обеспечения доступа к созданным

записям со стороны других участников программы, софинансирование из

Принципиально важно прийти к согласию относительно полноты записей,

создаваемых в рамках проектов РК. Требуют обсуждения минимальный и мак-

симальный уровни описания. Так, например, минимальный уровень каталоги-

зации во время РК может применяться по отношению:

• к диссертациям, памфлетам, каталогам выставок, аналитическим опи-

саниям, аудиовизуальным материалам, техническим отчетам, местным

изданиям, не представляющих интереса за пределами издающей орга-

низации;

• к документам на иностранных языках, если в библиотеке нет специа-

листа со знанием этих языков;

• к старым БЗ, которые не содержат полного описания.

то же время, ес-

ли на старых карточках имеются сведения для создания БЗ с полным

уровнем описания, следует создавать полную БЗ;

• к документам, проходящим ретроконверсию в условиях очень ограни-

ченного финансирования.

Наличие сформулированной национальной программы, безусловно, поло-

жительно влияет на реализацию проектов на институциональном уровне.

Вместе с тем каждое учреждение, поставившее своей целью переработать

карточные каталоги в машиночитаемые, при наличии или отсутствии нацио-

нальной программы, должно следовать некоторым основополагающим мето-

дическим принципам, суть которых сводиться к следующему:

• Достижение целей РК требует четкого понимания всех ее аспектов.

• Решения, которые принимаются на каком-то одном этапе проекта, не-

избежно влияют на все другие. Именно поэтому планирование проекта

так важно для эффективной работы на всем протяжении его реализа-

ции. Принципиально важно при составлении плана ответить на четыре

главных вопроса: почему? что? когда? кто? Детальные ответы на эти

вопросы помогут не ошибиться с выбором соответствующей методики

ретроспективной конверсии, точнее определить ее стоимость, грамот-

но организовать технологию переработки карточных каталогов, соблю-

сти сроки реализации проекта. В целом успех проекта и его плавное те-

чение коррелируются с качеством и масштабом предварительного пла-

нирования.

3.2. Особенности планирования подготовительного этапа

Ниже перечислены наиболее важные этапы планирования ретроспектив-

ной конверсии, которые необходимо пройти до начала РК:

1. Констатация степени необходимости РК для конкретной библиотеки.

Библиотеки, использующие карточные каталоги для организации доступа к

старым фондам, заставляют своих пользователей искать необходимую ин-

формацию

двух каталогах: карточном и электронном (на новые поступления).

По мере того как пользователи осваивают библиотечную систему, а БД растет,

документы за старые годы оказываются законсервированными. Библиотеки,

которые предоставляют пользователям усеченные записи, часто сталкивая

ся с тем, что поиск затруднен, а его результаты далеки от желаемого. Таким

образом, именно пользователи расплачиваются своим временем при опреде-

лении местонахождения нужного материала

случаях, когда библиотека не за-

нимается РК.

2. Определение объекта конверсии.

При выборе объекта ретроконверсии — каталога топографического (ТК),

читательского, служебного алфавитного или систематического, не MARC-ори-

ентированной БД необходимо исходить из того, какой объект является наи-

более полным и точным.

Главным источником конверсии служат собственно документы или их обра-

зы. Следует помнить, что даже если документы не являются основным источ-

ником РК, к некоторым из них все равно придется обращаться тогда, когда пот-

ребуется истолковать неясные случаи. Если будут использоваться каталоги,

важно обдумать, как и когда будет происходить штрихкодирование.

В табл. 2 обобщены преимущества и недостатки работы с основными объ-

ектами РК.

Таблица

Основные объекты ретроспективной конверсии

Книги

• самый точный источник конверсии;

• сокращается количество несовпаде-

ний между документом и записью;

• решается проблема штрихкодирова-

ния в процессе РК;

• более высокий уровень удовлетво-

ренности результатами РК со сторо-

ны сотрудников, вследствие чего

может уменьшиться текучесть кад-

ров.

• документы изымаются из процесса кни-

говыдачи;

• очень высокие требования к размеру по-

мещения, в котором происходит обра-

ботка;

• обычно требуется увеличить количество

тележек, с помощью которых документы

транспортируются в помещение, выде-

ленное для РК;

• требуется обращение к ТК для иденти-

фикации всех экземпляров / томов доку-

мента и проставления штампов на кар-

точках, идентифицирующих документы,

прошедшие РК;

• при работе с наиболее спрашиваемыми

документами придется работать с раз-

ными частями ТК (и соответственно на

разных участках книгохранения), если не

принято решение об изъятии требова-

ний, их сортировке в порядке нараста-

ния шифров и хранении в течение опре-

деленного периода времени.

Таблица

2 (окончание)

Преимущества

Недостатки

Топографический каталог

• обычно одна каталожная карточка (КК)

соответствует одной БЗ;

• не требует сортировки основных, до-

бавочных, ссылочных КК;

• изъятие КК не так сказывается на обс-

луживании читателей;

• не подрывает рутинные библиотечные

операции;

• упрощает мониторинг результатов

проекта;

• облегчает доступ к документам, кото-

рые требуют просмотра de visu, по-

скольку они находятся в выделенном

для работы месте хранения;

• не требует больших дополнительных

мест для обработки.

• качество / количество содержащейся

в ТК информации;

• информация на карточках ТК, как пра-

вило, написана от руки, плохо читает-

ся, содержит сокращения, которые

влияют на поиск информации во

внешних БД;

• даты публикации часто отсутствуют;

• на одной КК содержится описание ос-

новного произведения и приложений;

• разные издания отражены на одной

карточке;

• местные особенности;

• не решается проблема штрихкодиро-

вания.

Общедоступный каталог

• иногда существует

напечатанном виде;

• обладает большей информативностью

по сравнению с ТК;

• содержит меньше сокращений (тем не

менее, следует оценить, насколько он

полнее ТК);

• может быть очень детализированным.

• изъятие каталога создает проблемы

для пользователя (ящики можно возв-

ращать тогда, когда полностью закон-

чен цикл обработки);

• содержит разнородные КК (основные,

добавочные, ссылочные, с аналити-

ческой росписью и т.д. Это означает,

что либо дополнительный персонал

должен быть обучен правилам иденти-

фикации КК в целях их изъятия, либо в

период, предшествующий конверсии,

следует провести предварительную

работу с каталогом);

• конверсия будет проводиться в алфа-

витном порядке, поэтому любые выяс-

нения, связанные с обращением к до-

кументу, неизбежно повлекут за собой

вовлечение большого количества сот-

рудников в разных отделах, что увели-

чивает сроки реализации проекта,

особенно в том случае, когда парал-

лельно ведется штрихкодирование;

• если ручной ввод записей, отсутству-

ющих во внешних источниках, откла-

дывается, необходимо проставлять

заметные маркеры на карточках об-

щедоступного каталога.

3. Оценка фонда.

Следует четко знать следующие количественные параметры фонда и, соот-

ветственно, каталогов:

• объем фонда (объем каталога);

• процент изданий на иностранных языках;

• процент изданий на языках с нероманским алфавитом;

• возрастной профиль фонда;

• процент изданий, вышедших после 1968 г.;

• процент изданий, вышедших после 1950 г.;

• процент изданий, вышедших между1900—1950 гг.;

• процент изданий, вышедших между 1850—1900 гг.;

• процент изданий, вышедших до 1850 г.;

• объем фонда препринтов, брошюр;

• процент аллигатов;

• объем фондов разных видов изданий, а также фондов на нетрадицион-

ных носителях: книг, периодических изданий, аудиовизуальных матери-

алов и

т.

д.;

• качество топографического и карточного каталогов.

4. Выявление наиболее часто спрашиваемых коллекций.

Необходимо определиться с приоритетами в РК, для того чтобы они соот-

ветствовали поэтапному выделению средств. Вначале следует провести РК

каталогов, отражающих наиболее важные фонды, оставив другие коллекции

для другого бюджетного цикла.

Даже при наличии средств на РК всех фондов, библиотекарь должен про-

яснить

для

себя стратегию и определить:

• предполагает ли проект последовательную работу по схеме: книга —

полка

—

топографический каталог

—

каталог;

• начнется ли РК с отдельных наиболее востребованных дисциплин внут-

ри используемой в библиотеке классификационной системы;

• будут ли конвертироваться документы, возвращаемые с книговыдачи;

• будут

ли

включены в проект специальные коллекции (подсобные фонды

читальных залов, коллекции, находящиеся за пределами основного

здания);

• начнется ли проект конверсии с книг, чтобы затем распространиться на

другие виды документов или документы на других носителях.

5. Ретроспективная конверсия материалов особого формата.

РК других видов документов, отличных от монографий, представляет осо-

бую сложность. Поскольку для оригинальной каталогизации этих документов

нанимаются специалисты, БЗ, их отражающие, могут быть лучшего качества и

более полными.

Ретроконверсия этих материалов, как правило, более детальна и дорога по

сравнению со стандартной РК, поскольку критерии соответствия с БЗ внешних

БД более строгие. К числу особых документов относятся: сериальные изда-

ния, аудиовизуальные издания, ноты, звукозаписи, карты, компьютерные фай-

I, архивные документы и рукописи. Если проект охватывает и эти виды доку-

ментов, а библиотека прибегает к услугам сторонней фирмы, нужно выбирать

фирму, которая имела опыт конверсии такого рода материалов.

В рамках проекта должна быть выделена особая группа, занятая подготов-

кой рекомендаций и спецификаций по ретроконверсии каталога периодичес-

ких изданий.

6. Проведение сверки и упорядочения фонда.

Следует определить качественный состав фонда, чтобы оправдать

РК

каж-

дой карточки. Каждая БЗ занимает место, и ее последующее администрирова-

ние стоит денег.

Те

документы, которых уже нет в фонде, или те, которые будут , .

выведены из фонда, не должны проходить РК. Поэтому предварительно нужно

провести чистку фонда, чтобы избежать конверсии ненужных изданий и после-

дующего изъятия этих записей из ЭК. Следует установить систему кодирова-

ния для действующих, отсутствующих Или^писываемых экземпляров на под-

готовительном этапе. Не рекомендуется использовать несущественную ин-

формацию, такую, как инициалы персонала, не следует полагаться на схемы,

закодированные цветом, поскольку их трудно будет расшифровать в случае

ухода сотрудника, отвечающего за подготовительный этап.

7. Выбор методики ретроспективной конверсии.

Существует несколько методик РК: ручной ввод КК, сканирование и созда-

ние на этой основе полных или усеченных MARC-записей, сканирование и ав-

томатическое распознавание с последующим разнесением данных по полям

MARC-записи, заимствование из внешних БД. Все эти методы могут быть ис-

пользованы полностью или частично собственным персоналом библиотеки

или фирмой, нанятой для проведения РК. Принимая решение о выборе той или

иной методики, следует дать четкие ответы на следующие вопросы:

• какой объем материала необходимо обработать?

• какие способы РК существуют?

• какие расходы связаны с проведением РК?

• сколько времени требует проведение РК?

• каким образом можно скомпоновать БЗ: основные, добавочные, ссы-

лочные?

• есть ли для получения БЗ подходящие внешние базы данных?

• рентабельно ли использовать выбранную методику, учитывая общий

объем фонда и имеющиеся внешние условия?

Зарубежный и отечественный опыт свидетельствует, что все способы про

ведения РК, как при пользовании услугами фирм, так и при заимствовании БЗ

из других БД, требуют больших расходов.

Внесение данных вручную является наиболее дешевым вариантом. Однако

при ручном оформлении БЗ необходимы привлечение большого количества

сотрудников и осознание того, что процесс ручного ввода потребует много

времени.

Чтобы РК была более экономичной, рекомендуется одновременно обраба-

тывать большие объемы данных. Пределом экономичности в большинстве

случаев являются 100 тысяч обрабатываемых КК, хотя иногда приводят данные

о 200 тысячах КК.

Ручной ввод силами сторонней фирмы рекомендуется в том случае, если

число сотрудников в библиотеке ограничено и для работы над РК остается не-

достаточно времени.

Проведение РК путем использования внешних источников заимствования

рекомендуется тогда, когда есть достоверные сведения о том, что большой

процент документов, хранящихся в конкретной библиотеке, отражен в нацио-

нальных или международных БД. При этом работа может проводиться как си-

лами самой библиотеки, так и по договору.

При использовании собственного персонала при заимствовании БЗ из

внешних источников библиотека может в полной мере получить контроль над

определенными аспектами РК. Например, персонал, осуществляя поиск

кор-

поративной БД, может гарантировать, что найдены точные соответствия, до-

бавлять сведения о местном экземпляре, следуя существующей в библиотеке

практике, создавать новые записи, когда не найдены соответствия. Поскольку

всей работой в этом случае занимаются сотрудники библиотеки, можно осу-

ществлять контроль качества БЗ в самой библиотеке. Персонал также сможет

установить приоритеты при обработке и составить календарный план для за-

вершения каждого этапа проекта.

Если библиотека уже каталогизирует текущие поступления в режиме on-

line или собирается это делать, терминалы могут использоваться для РК тогда,

когда они не заняты текущей каталогизацией. Если такой вариант невозможен,

рекомендуются аренда или временное использование техники.

Первоначальная цена этого способа складывается из членских взносов за

пользование БД или начальной предоплаты. Другие расходы, связанные с ис-

пользованием БД, могут включать плату за поиск, плату за транзакции (то есть

за внесение / удаление сведений о местном экземпляре, изготовление набо-

ров карточек, копирование записей для загрузки в библиотечную систему) и

плату за организацию доставки записей (на магнитной ленте, дискетах или

путем электронной передачи).

Одним из действенных вариантов является работа библиотек в консорциу-

мах. Библиотеки-члены консорциума, имеющие машиночитаемые записи, за-

гружают свои записи на сетевой сервер консорциума, давая возможность дру-

гим членам их сравнивать. Такие проекты обычно не дороги, и персонал конт-

ролирует весь процесс. Этот способ дает возможность взаимоиспользования

ресурсов только в границах консорциума.

Использование собственного персонала для проведения РК сокращает

возможности его занятости другой деятельностью, например, текущей ката-

логизацией. Если нанимается и обучается дополнительный персонал, увели-

чиваются общие расходы на проект.

Внутрибиблиотечная РК может проходить с применением CD-ROM, когда

фирма предоставляет библиотеке CD-ROM, содержащие некоторые наиболее

часто используемые записи из БД фирмы. Библиотека может осуществлять

поиск по этим CD-ROM в режиме off-line, экономя на плате за работу в режиме

on-line и сравнивая записи на свой фонд с записями на CD-ROM. Однако БД на

мпакт-дисках обычно представляют собой усеченную версию основной БД