Карташов Б.И. Орлов В.В. Документация и документооборот

Подождите немного. Документ загружается.

исполнения; определению ответственного за снятия с контроля;

определение срока исполнения; анализ исполнительской дисциплины.

Техническими средствами контроля являются: журнал регистрации с

пометкой (графой) контроля исполнения, регистрационно-контрольная

карточка или специальная контрольная карточка.

Причинами неисполнения документов могут является:

- слишком высокая централизация полномочий;

- перегрузка руководителей и исполнителей разного уровня;

- недисциплинированность исполнителей;

- недостаточные сроки для качественного исполнения;

- нерациональная система документооборота.

Различают следующие виды контроля:

• Текущий;

• Предупредительный;

• Итоговый.

Текущий контроль предполагает ежедневную проверку хода

исполнения документов, срок исполнения которых истекает сегодня.

Предупредительный контроль проводится по документам, срок исполнения

которых истекает через 2-3 дня и тем самым сотрудники имеют ещё время

для решения вопроса.

Итоговый контроль – аналитическая работа по обобщению

исполнительской дисциплины. Итоговый контроль проводится

еженедельно, ежемесячно, ежеквартально.

Технологическая схема процесса контроля исполнения представлена

на рис. 8.1. Примерный перечень документов, подлежащий контролю

исполнения с указанием сроков исполнения представлен в табл. 8.1.

Нормативы времени на составление документов-отчётов представлены в

табл. 8.2.

261

Таблица 8.1.

1 2 3 4

Да

7 6 Нет

8 9 12 13

Да

Нет

10 11 Нет

14 15

20 19

да

21 Нет 17 16

Рис. 8.1. Технологическая схема процесса контроля за сроками исполнения и правильностью

оформления документов.

Начало

Прием документов,

подлежащих

контролю

Должны ли они

рассматриваться

руководством?

Рассмотрен

ие

Внесение в

карточку

данных для

контроля

Подбор карточек

на документы с

приближающимис

я сроками

Системати

ческий

просмотр

карточек

Установка

карточки в

карточку

Выяснение у

исполнителя

данных о ходе

исполнения

Будет ли

документ

исполнен в срок

Занесение данных о

ходе исполнения в

карточку и

установка ее в

карточку

Исполнение

Информирование

руководства о

нарушении сроков

исполнения

Принятие решений

по устранению

отклонений от норм

хода исполнения

Получение

исполненн

ого

документ

Правильно

ли оформлен

документ?

Рассмотрен

ие сводки и

принятие

решений

Составление

сводки

Передача

документов и

карточек по

назначению

Исполнен ли

документ в

срок?

Внесение данных

об исполнение

(снятие с

контроля)

Извлечение из

картотеки

соответству

ющих

экземпляров

карточек

Конец

262

Примерный перечень документов, подлежащих контролю за исполнением с указанием

сроков исполнения

Вид документа Срок исполнения Примечание

Указы Президента РФ согласно указанному

в них сроку

Если срок исполнения оговорен в

документе

Постановления, распоряжения, указания и

письма правительства РФ

10 дней

5 – 7 дней

или к указанному сроку

при условии подготовки по ним

приказов

Решения и распоряжения Администрации согласно указанному

в них сроку

Решения и распоряжения губернатора согласно указанному

в них сроку

Запросы, заявления и письма депутатов

Госдумы, Федерального собрания РФ и

местных представительских органов

Безотлагательно

до 30 дней

до 10 дней

по письмам, не требующим

дополнительного изучения и

проверки

по письмам и запросам

депутатов Госдумы и

Федерального собрания РФ

по письмам и запросам

депутатов местных органов

Приказы Министерства РФ согласно указанному

в них сроку

Приказы главного Управления

Администрации

согласно указанному

в них сроку

Приказы управления согласно указанному

в них сроку

Письма-ходатайства организаций 10 дней

Письма запросы и письма поручения

вышестоящих учреждений и организаций

10 дней

Заявления, жалобы и предложения

граждан

до 15 дней

до 30 дней

не требующие дополнительного

изучения и проверки

требующие дополнительного

изучения и проверки

Критические замечания и предложения,

содержащиеся в местных органах печати

до 30 дней

Телеграммы и телефонограммы

Безотлагательно

до 3х дней

в исключительных случаях,

требующие дополнительной

проверки.

263

Таблица 8.2.

Нормативы времени на составление документов-ответов

№

п/п

Наименование документов Максимальные

сроки исполнения

Примечание

Телеграммы, телетайпограммы, телефонограммы 3 дня

Ответы по заявлениям и жалобам трудящихся, не

требующих специального рассмотрения

15 календарных дней

Ответы по заявлениям и жалобам

, требующих социального рассмотрения

30 календарных дней

Договоры на поставку продукции 10 дней

Письма-ответы по производству и заказам 10 дней

Претензии по выпуску некачественной

продукции

10 дней

По вопросам отсылки технической документации 10 дней

Ответы по заявлениям жалоб военнослужащих

и членов их семей

7 календарных дней

Прочие письма 10 дней

Контроль исполнения осуществляется либо с помощью

регистрационно-контрольных карточек, либо с помощью контрольных

карточек.

Регистрационно-контрольная карточка представлена в табл. 8.3.

Порядок заполнения регистрационно-контрольной карточки представлен в

табл. 8.4. Образцы контрольной карточки представлены в табл. 8.5 и 8.6.

264

Таблица 8.3.

Регистрационно-контрольная карточка

0229140

Регистрационно-контрольная карточка

01 Корреспондент

02 Вид документа

03 Дата документа

04 Индекс документа

05 Дата поступления

06 Индекс поступления

07 Пункт, приложение

08 Краткое содержание

09 Отв. Исполнитель

10 исполнители

11 Резолюция

12 Автор

13 Дата контроля

14 срок исполнения

Код операции

Лицевая сторона

15 Ход исполнения

16 Изменение срока

17 Причина неисполнения

18 Дата исполнения

19 Индекс

20 Адресат

21 Содержание

22 Важность документа

23 Качество исполнения

24 С контроля снял

25 Подпись контролера

26 Дело № 27 Опись № 28 Фонд №

27,28

Записано на МН

Оборотная сторона

265

Таблица 8.4.

Порядок заполнения регистрационно-контрольной карточки

Графы

Карточки

На входящую корреспонденцию На исходящую

корреспонденцию

На прием граждан

1. Лицевая сторона карточки

Индекс, который присваивается

входящему документу

Индекс, который

присваивается

исходящему документу

порядковый номер

карточки

Корреспондент

Город, учреждение, организация,

от которого поступил документ

Город, учреждение,

организация, которому

адресован документ

Фамилия, имя, отчество

гражданина

Дата

регистрации

Дата поступления документа Дата отправки документа Дата приема

гражданина

Дата, индекс

документа

Дата, индекс документа,

присвоенный организацией,

отправившей документ

Домашний адрес

гражданина, №

телефонов: служебного,

домашнего

Срок исполнения

Срок исполнения, установленный

или автором резолюции, или в

типовом перечне

К какому сроку в тексте

письма просят исполнить

Срок, установленный

автором резолюции

Содержание

Вид документа, его заголовок или

краткое содержание

Вид документа, его

заголовок или краткое

содержание

Содержание вопроса

гражданина

Кому адресовано

на рассмотрение

Кому адресовано входящее

письмо

Не заполняется Кому адресовано

Резолюция

Фамилия, имя, отчество автора

резолюции и содержание

резолюции

Не заполняется Фамилия, имя,

отчество принявшего

решение и содержание

резолюции

2. Оборотная сторона карточки

Дата

Дата вручения документа

исполнителю

Дата исполнения

документа

Дата объявления

решения исполнителю

Отметка о ходе

исполнения

Подразделение, фамилия, имя и

отчество исполнителя

Подразделение, фамилия,

имя и отчество исполнителя

Подразделение,

фамилия, имя и

отчество исполнителя

Исполнено

Вид документа, номер, что

сделано

Вид документа, номер, что

сделано

Что сделано

исполнителем

Дело №

Номер дела по номенклатуре, в

котором хранится документ

Номер дела по

номенклатуре, в котором

хранится документ

Не заполняется

Фонд

Опись

Заполняется архивом

266

Таблица 8.5

1 3 5 7 9 11 13 15 17 19 21 23 25 27 29 31

_____________________________(линия

отреза)__________________________

2 4 6 8 10 12 14 16 18 20 22 24 26 28 30

Контрольная карточка №________________

Исполнитель цех/отдел № ______________

В соответствии с указанием_____________________________________________

По __________________ № __________________

(приказу, письму и т.п.) (§, пункт, этап)

от _________________________________

(число, год)

Шифр вида

документа

Исполнено

Ответственный цех №_________

Исполнитель отдел

Работу

принял

(подпись)

267

Исполнитель ________________

(подпись)

Инспектор_________________

(подпись)

Контрольный талон № ______________Наименование документа________________________________

№____________________ от________________________________

Дата

268

Оборотная сторона ф. 5842

Соисполнители:

1._____________________________________

2._____________________________________

3._____________________________________

4._____________________________________

Срок исполнения перенесен:

(дата) (подпись)

(линия отреза)

Краткое содержание:___________________________

Предписано:____________________

Направлена на исполнение

Г-ну _____________________

Со сроком ________________

Срок исполнения перенесен на:

Что сделано: ______________________

С контроля снято:

(дата) (подпись)

(подпись)

269

Таблица 8.6

1247 1247 1247 1247 1247 124 1247 12 69 70

Шифр корреспондента № исходящего документа Число Месяц 10 Год

№ исходящего документа и

дата отправки

Корреспондент __________ № исходящего документа

и дата поступления

Фамилия 1247 I 1247Шифр вида документа 1247 I 1247

Наименование и краткое содержание документа

Шифр вида

документа

Движение документа

Оборотная сторона ф. 5820

Контроль исполнения

Испол-нитель

Содержание указания Руководит

ель

(приемщ.)

Срок исполнения Отставани

е (в днях)

Примеча

ние

Установ. Фактич.

Исходящий № ответного

документа

Дата отправки без

объединения

Дело №

270