Карташов Б.И. Орлов В.В. Документация и документооборот

Таблица 9.6.

ФОРМА ОБЛОЖКИ ДЕЛА ПОСТОЯННОГО

И ДЛИТЕЛЬНОГО СРОКОВ ХРАНЕНИЯ

Код госархива________________

Код учреждения______________

Ф. №_________________

Оп. №________________

Д. №_________________

МУНИЦИПАЛЬНОЕ ЛЕЧЕБНО-ПРОФИЛАКТИЧЕСЧКОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

МНОГОПРОФИЛЬНАЯ БОЛЬНИЦА

(наименование структурного подразделения)

ДЕЛО № ____________ том № _______________

(заголовок дела)

(дата)

Ф.№ ____________________ на _____________лист

Оп. № ___________________ хранить ____________

Д. № ____________________

291

9.4. Установление сроков хранения дел.

Как уже было сказано, значение документов, циркулирующих на

предприятии, различно. Одни необходимы только для оперативной работы, и

их долговременное хранение нецелесообразно. Другие документы имеют

большой период практического использования и должны храниться постоянно

в государственных архивах.

Установление сроков хранения на предприятиях производится на

основании и ведомственных документов и сокращать их нельзя. Сроки

хранения документов, не предусмотренных типовыми и вендомственными

перечнями устанавливаются ЭПК соответствующего архивного учреждения

после представления необходимых материалов ведомственным архивом и ЭК

организации. Предприятия делятся на 4 категории, при этом организации,

входящие в 1-3 категории, сдают дела в государственный архив на постоянное

хранение, а организации, входящие в 4-ю категорию документы в

государственный архив не сдают. От категории зависят и сроки хранения

документов.

Основным документом, определяющим сроки хранения является

«перечень, типовых управленческих документов, образующихся в

деятельности, с указанием сроков хранения», утвержденных руководителем

Федеральной архивной службы России 6 октября 2000г.

Состав документов «перечня» представлен в табл. 3.1. раздела 3

«системы документации» настоящего Учебного пособия.

9.5. Хранение документов в оперативной деятельности и

формирование дел.

Оперативное хранение документов производится в службе ДОУ и других

структурных подразделениях до сдачи их в архив.

292

Документы во время их исполнения хранятся у их исполнителя в

специальных папках с надписями «Срочно», «На исполнение», «На подпись»,

«На отправку» и т.п. на папках проставляется ФИО исполнителя и его телефон.

Хранение исполненных документов осуществляется в специальных

папках. Для документов кратковременного хранения применяются

«скоросшиватели». Документы хранятся в обратной хронологической

последовательности. Для документов длительных и постоянных сроков

хранения применяются папки с мягкой системой крепления (отверстия

дырокола прошиваются шнурками). Документы в папках группируются в

прямой хронологической последовательности.

Выдача дел другим подразделениям и сторонним организациям

производится с разрешения руководителя подразделения. На выданное дело

заводится карта-заменитель дела (см. табл. 9.7.).

Оформление дела – подготовка дела к хранению в соответствии с

установленными правилами.

Формирование дел включает комплекс работ по их технической

обработке.

Технологическая схема процесса формирования дел (единиц хранения)

представлена на рис. 9.2.

Формирование дел проводится работниками соответствующих

структурных подразделений при методической помощи и под контролем

работников архива предприятия.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное

оформление дел. Полному оформлению дел подлежат дела постоянного

временного (свыше 10 лет) хранения и документы по личному составу.

Оформление обложки дела по установленной форме (см. табл. 9.8.)

Частичному оформлению подлежат дела временного (до 10 лет

включительно) хранения, при этом:

 дела допускается хранить в скоросшивателях;

293

 пересистематизация документов в деле не производится;

 листы не нумеруются;

 заверительные надписи не составляются.

294

Рис. 9.2. Технологическая схема процесса формирования дел (единиц хранения)

2

Начало

Прием

документ

ов

Возврат

исполнит

елю

Составление

внутренней

описи

Подшивка

(брошюровка)

Нумерация

листов

Правильно ли

они

оформлены?

Группировка в дела в

соответствии с

номенклатуры дел

Постоянног

о ли срока

хранения?

Нужна ли

внутренняя

опись?

Окончательное

оформление дела

Составление

заверительной надписи

Составление описи

Экспертиза

ценности

Конец

1

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

Нет

Да

295

Таблица 9.7.

ФОРМА ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА

ЛИСТА-ЗАВЕРИТЕЛЯ ДЕЛА № _________________

В деле подшито (вложено и пронумеровано) ____________________________листов

(цифрами и прописью)

в том числе: литерные листы________________________________________________

+ листов внутренней описи__________________________________________________

Особенности физического состояния

и формирования дела

Номера листов

1. 2.

Наименование должностного

лица, составившего

заверительную надпись _______________ И.О. Фамилия

(подпись)

Дата ________________

296

Таблица 9.8.

ФОРМА ОБЛОЖКИ ДЕЛА ПОСТОЯННОГО

И ДЛИТЕЛЬНОГО СРОКОВ ХРАНЕНИЯ

Код госархива ______________________

Код учреждения _____________________

Ф. № _________________

Оп. № ________________

Д. № _________________

МУНИЦИПАЛЬНОЕ ЛЕЧЕБНО-ПРОФИЛАКТИЧЕСКОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

МНОГОПРОФИЛЬНАЯ БОЛЬНИЦА

(наименование структурного подразделения)

ДЕЛО № ___________________ том № _______________

_________________________________________________________________

__________________________________________________________________

(заголовок дела)

__________________________________________________________________

(дата)

Ф. № ________________ на ____________ лист

Оп. № _______________ хранить ____________

Д. № ________________

297

Таблица 9.9.

ФОРМА ВНУТРЕННЕЙ ОПИСИ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела № _______________

№№

п/п

Индекс документа Дата

документа

Заголовок

документа

Номера

листов дела

Примечание

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Итого __________________________документов

(цифрами и прописью)

Количество листов внутренней описи_____________________________________

(цифрами и прописью)

Наименование должности

лица, составившего опись _______________ И.О. Фамилия

(подпись)

Дата _____________________________

298

Таблица 9.10

ФОРМА ОПИСИ ДЕЛ ПОСТОЯННОГО

И ДЛИТЕЛЬНЫХ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ

МУНИЦИПАЛЬНОЕ ЛЕЧЕБНО- УТВЕРЖДАЮ

ПРОФИЛАКТИЧЕСКОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ Главный врач МЛПУ МБ

МНОГОПРОФИЛЬНАЯ БОЛЬНИЦА _______А.В. Реснянский

«____» ____________ 2000 г.

ОПИСЬ №

Название раздела

№

п/п

Индекс

дела (тома,

части)

Заголовок

дела

(тома,

части)

Дата дела

(тома,

части)

Кол-во

листов в

деле (томе,

части)

Срок

хранения

дела (тома,

части)

Примечан

ие

1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

В денную опись внесено ______________________________________________дел

(цифрами и прописью)

с № ______________________ по №_____________________,

в том числе

литерные номера:________________________

пропущенные номера:_____________________________

___________________ __________________ ____________________

(наименование должности (подпись) (расшифровка

подписи)

составителя описи)

Наименование должности

составителя описи ________________ И.О. Фамилия

СОГЛАСОВАНО ОДОБРЕНО

Заведующий секретариатом Протокол ЭК МЛПУ МБ

__________________ И.О. Фамилия от_______________ №______________

299

10. Автоматизированные системы документационного

обеспечения управления

10.1. Общие положения

Существуют объективные факторы роста кол-ва документов:

 создание новых учреждений;

 расширение производственных и торговых связей;

 увеличение выпуска продукции;

 недостаточная разработанность законодательной базы, создание

нормативных актов, вызывающих лавину запросов и разъяснений;

 отсутствие орана, несущего ответственность за состояние

документации и ее объемы на предприятии.

Пути сокращения документопотоков:

 упорядочение документирования – установление систем

документации и регламента пользования разрешенных к применению форм

документов (при помощи классификатора);

 повышение качества документов (унифицированный текст

документов);

 построение эффективных информационно-поисковых систем

 замена бумажного документооборота в ряде случаев

телефонной связью и личной договоренностью;

 использование опыта работы с документами (писать ответы на

самом запросе, принимать резолюцию в качестве управленческого решения

без их дублирования распорядительными документами).

Компьютеризация операций составления и обработки

документов, автоматизация документооборота

Существует три типа автоматизированных систем документационного

обеспечения управления:

300

Карташов Б.И. Орлов В.В. Документация и документооборот

Подождите немного. Документ загружается.