Карташов Б.И. Орлов В.В. Документация и документооборот

Подождите немного. Документ загружается.

 Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах

исполнительной власти 2000.

321

Карта документа

(раздел 1)

(данные для составления классификатора и табеля форм

документов)

322

Таблица

Карта документа __________________________

(наименование подразделения)

№ п/п Сведения о документе Порядок заполнения

Наименование

документа

Дается полное наименование

документа в соответствии с

имеющейся (подколотой) формой

Наименование функции

и задачи, отражаемые в

документе (назначение

документа)

В соответствие с

классификатором функций и

задач, например, для документа

штатное расписание: функция –

организация системы управления,

задача – регламентация

численного и должностного

состава

3. Подразделение -

составитель

Указывается подразделение –

составитель документа, в т.ч. если

составителем является данное

подразделение.

Если подразделение – составитель

неизвестно, указывается

подразделения, из которого

документ поступает в данное

подразделение.

4. Основание создания

документа

Проставляется наименование

документа – основания, для

создания данного документа

(Шифр по ОКУДУ № приказа)

5. Периодичность

составления

(использования

представления)

Указывается периодичность

составления (использования)

документа:

ежедневная

недельная

декадная

месячная

квартальная

полугодовая

годовая

6. Откуда поступил

документ

Если документ является

входящим, то проставляется

наименование (номер

структурного подразделения из

323

которого он поступил).

Если документ составляется в

данном подразделении то пишется

«составляется»

7. Количество экземпляров

документа

Если документ создается в данном

подразделении, то количество

экземпляров, в которых он

выписывается

Если документ поступает, то

указывается количество

поступающих экземпляров.

8. Место хранения

документа

Указывается подразделение, в

котором хранится подлинник (1-

ый экземпляр) документа или

копия документа.

9. Срок хранения

документа

Указывается срок хранения:

постоянно

десять лет

пять лет

три года

один год

(по номенклатуре дел)

10. Адресат представления

(направления) документа

Указываются адреса и количество

экземпляров, направляемых в

каждый адрес и срок

представления.

11. Способ представления

документа

почтовая

по факсу

электронная почта

лично

12. Структурное

подразделение

(должностное лицо)

ответственное за

регистрацию документа

Указывается наименование

структурного подразделения

(должностного лица)

ответственного за регистрацию

документа

13. Структурное

подразделение

(должностное лицо),

ответственное за

контроль

Указывается наименование

структурного подразделения

(должностного лица)

ответственного за контроль.

14. Структурное

подразделение

(должностное лицо),

Указывается наименование

структурного подразделения

(должностного лица),

324

ответственное за наличие

(размножение) формы

документа

ответственного за наличие формы

документа

15.* Содержание операций по

обработке документа

Перечисляются операции,

необходимые для включения в

табель управленческой

документации

 подписание

 согласование (внешнее)

 визирование

 утверждение

 проставление печати

* Операции, необходимые для составления табеля

управленческой документации

325

Карта документа (раздел 2)

(данные для составления документооборота)

326

Таблица

Карта документа

_________________________________________

(наименование подразделение)

№ п/п Сведения о документе Порядок заполнения

1. Откуда поступает

документ

Проставляется наименование

структурного подразделения, из

которого поступил документ. Если

документ составляется в данном

отделе, то проставляется

«составляется». Если документ

поступил из внешней организации, то

указывается наименование этой

организации.

2. Куда направляется

документ

Проставляется наименование

структурного подразделения, в которое

поступил документ. Если документ

направляется во внешнюю организацию, то

ставится наименование этой организации.

3. Способ обработки

документа (ручной

механизированный,

автоматизированный)

Указываются технические средства,

применяемые при обработке данного

документа.

4. Периодичность (срок)

поступления документа

Через какие промежутки времени (срок)

поступает документ.

5. Периодичность (срок)

представления

документа

Через какие промежутки

времени (срок) отправляется

(представляется) документ.

6. Время (трудоемкость)

на обработку

Проставляется время, затрачиваемое на

обработку документа (приблизительно) в

минутах.

7. Используемые средства

оргтехники,

(вычислительной

техники)

Указываются средства оргтехники

(вычислительной техники) используемые

для обработки документа.

8. Содержание операций

по обработке документа

Перечисляются операции,

необходимые для составления карты

линейной ответственности:

• отчет об исполнении

• определение требований

327

• организация исполнения

• разработка (исполнение)

• участие в исполнении

• подпись

• одобрение

• визирование

• согласование

• утверждение

• контроль исполнение

• анализ исполнения

• учет исполнения

• выдача задания

Содержание

операций по обработке

документа

Перечисляются операции

необходимые для составления:

• маршрутно-технологических карт;

• карт распределения

обязанностей в соответствии с

классификатором операций.

328

11. Работа с документами, содержащими коммерческую

тайну.

11.1. Условия отнесения информации к коммерческой тайне

В условиях рыночной экономики и конкуренции большое значение

приобретает сохранение коммерческой тайны и конфиденциальной

информации.

Условия, при которых информация может быть отнесена к

коммерческой тайне, определены ст. 139 Гражданского кодекса РФ, которая

гласит:

1. «Информация составляет служебную ли коммерческую тайну в

случае, когда информация имеет действительную или потенциальную

коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицом, к ней нет

свободного доступа на законном основании и обладатель информации

принимает меры к охране ее конфиденциальности.

Сведения, которые не могут составлять служебную или

коммерческую тайну, определяются законом или иными правовыми актами.

2. Лица, незаконными методами получившие информацию, которая

составляет служебную или коммерческую тайну, обязаны возместить

причиненные убытки. Такая же обязанность возлагается на работников,

разгласивших служебную или коммерческую тайну вопреки трудовому

договору, в том числе по контракту, и на контрагентов, сделавших это

вопреки гражданско-правовому договору».

Указом президента РФ от 06.03.97. №188 определен «Перечень

сведений конфиденциального характера».

Этот перечень представлен в табл. 11.1.

Федеральный закон «О коммерческой тайне» от 29 июля 2004 года №

98-ФЗ, принятый Государственной Думой 9 июля 2004 года и одобренный

329

Совет Федерации 15 июля определил понятие коммерческой тайны, а также

права обладателя информации, составляющей коммерческую тайну,

порядок работы с нею и перечень сведений, которые не могут составлять

коммерческую тайну.

Состав Федерального Закона «О коммерческой тайне» представлен в

табл. 11.2.

Перечень сведений, которые не могут составлять коммерческую

тайну представлен в табл. 11.3.

ПРИМЕЧАНИЕ 1

Существует также понятие «Государственная тайна». Понятие

«Государственная тайна» и отношения между органами власти

представлены в Российском законе о государственной тайне от 21 июля

1993 года № 1585-1

330