Карташов Б.И. Орлов В.В. Документация и документооборот

Подождите немного. Документ загружается.

 К закреплению правил составления документов

законодательными актами государства.

В XVIII-XIX веках устанавливаются:

 Правовые основы документирования;

 Основы классификации документов (деление их на внутренние

и внешние)

В первой половине XX века:

 Создаются унифицированные системы документации;

 Вводятся понятия – научная, историческая и правовая ценность

докуметов.

К концу 1950-х – началу 1960-х гг в связи с научно-технической

революцией в стране:

 Увеличиваются объёмы информации

 Резко возрастает количество документов

 Возникает необходимость в научных исследованиях в области

документоведения, документационного обеспечения

управления

 Возникает необходимость в подготовке специалистов в этой

области

В 1960-х гг:

 Разрабатывается и внедряется Единая государственная система

делопроизводства (ЕГСД)

 Создаётся Всесоюзный научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела (ВНИИДАД)

 В 1990-е гг вводится термин «документационное обеспечение

управления» и «информационно-документационное

обеспечение управления»

 Разрабатывается и внедряется государственная система

документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Конец XX века – начало XXI века характеризуется:

 Использование наряду с традиционными документами

электронных документов

 Разработка концепции электронного делопроизводства и

документооборота;

1.6 Правовые основы и нормативно-методическая база

подготовки и оформления документов

Правовые основы и нормативно-методическая база подготовки и

оформления документов – это совокупность законов, нормативных актов и

методических документов, регламентирующих технологию создания,

обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности

организации) предприятия, учреждения), а также регламентирующие

работу службы делопроизводства.

Нормативно методическая база подготовки и оформления документов

(делопроизводства) представлена в табл. 1.1. (Приложение)

2. Методические и организационные основы обеспечения

качества документации.

2.1. Качество документационной информации.

Сущность категории качества документов следует рассматривать как

частный случай по отношению к общему понятию качества продукции.

Согласно ГОСТ 15467-70 под качеством продукции понимают

совокупность свойств продукции, обуславливающих ее пригодность

удовлетворять определенным потребностям в соответствии с ее

назначением.

По принятой аналогии под качеством документации мы будем

принимать совокупность ее свойств, обуславливающих пригодность

документов в соответствии с их назначением удовлетворять потребности

управленческого процесса.

Так как, документ, как материальный объект, предстает в единстве

групп элементов – информационных, материальных и технических, они и

определяют структуру свойств и параметров, характеризующих качество

документации. Такими свойствами являются:

- достоверность;

- своевременность (оперативность);

- полнота (оптимальность);

- полезность;

- эстетичность;

- экономичность.

Первые четыре из перечисленных свойств относятся к

информационным аспектам, пятое – к технологическим и материальным,

шестое – обобщающего характера.

Примечание 1

Необходимо помнить, что свойствами информации являются:

 объём (полнота)

 достоверность

 ценность

 насыщенность

 открытость

Примечание 2

Система управления для эффективности работы должна обладать

свойствами:

 оперативность;

 обоснованность;

 полнота;

 непрерывность;

 адаптивность;

 информационная устойчивость;

 скрытность.

2.2 Методы обеспечения качества документации

К методам обеспечения качества документации относятся:

 типизация;

 трафатизация;

 унифакция;

 стандартизация.

Типизация – разработка типовых конструкций или технологических

процессов.

Трафаретизация – разработка типов текстов документов.

Унификация – рациональное сокращение числа объектов (видов

документов) одинакового функционального назначения, состава и видов

документов, а также приведение к единообразию их форм, структуры

языковых конструкций.

Результатом унификации состава документов представлены в

общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) ОК-

011-93.

Стандарт– норма, образец, эталон, модель, принимаемые за исходные

для сопоставления с ними и других объектов.

Стандартизация – процесс установления и применения стандартов.

Суть стандартизации документации заключается с в возведении

нормы обязательной для применения, оптимальных правил и требований по

разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке

для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве.

Результаты стандартизации оформляются в виде:

 межгосударственных (ГОСТ)

 государственных (ГОСТ Р)

 отраслевых (ОСТ)

 стандартов предприятий, учреждений, организации (СТП)

Результатом стандартизации является создание Единой Системы

делопроизводства (ЕГСД) и созданной на её основе Государственной

системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), а также

ГОСТ р.6.3-2003 «УСД Унифицированная система организационно-

распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

2.3. Композиция управленческого документа.

Слово композиция – (от латинского composition – составление,

связывание)

Рассматривая проблематику, связанную с качеством управленческой

документации, мы акцентируем внимание на композиции комплемента как

на одном из способов увеличения информационной емкости и повышения

эстетичности текстованных документов.

Все средства композиции документа можно условно

классифицировать на следующие группы: основанные на использование

информационных документов, его вещественных элементов и

пространственных характеристик.

2.4. Формуляр-образец как метод моделирования систем

документации.

В теории и практике совершенствования систем документации

применение формуляра-образца в качестве метода моделирования форм

документов, входящих в единый комплекс, является относительно новым

направлением.

Формуляр-образец в графическом виде отражает главные

особенности, присущие документам данной системы, а именно: состав

реквизитов и их длину, т.е. число необходимых для записи реквизита

документа знаков, а также границы расположения реквизитов на площади

носителя – листа бумаги установленного формата. Поэтому по каждой из

систем управленческой документации формуляр-образец создается в

нескольких модификациях и не только для каждого формата бумаги, но и

для каждого варианта расположения реквизита на нем.

Разные модификации на один и тот же формат представляют выбор

формата-образца с учетом алгоритма последующей обработки документа.

Так, если содержательная часть документа будет представлена в виде

таблицы, реквизиты основания (см.) которой подлежат суммированию,

берется вертикальный вариант; если же включаемые в таблицу реквизиты–

основания сопоставляются, предпочтителен горизонтальный вариант.

В соответствие с ГОСТ Р51141-98 «Делопроизводство и архивное

Дело» формуляр документа: «Набор реквизитов официального письменного

документа, расположенных в определённой последовательности».

«Формуляр – образец документа, модель построения документа,

устанавливающая область примечания, форматы, размеры полей,

требования к построению конструкционной сети и основные реквизиты».

Формуляр-образец на документы, применяемый на всех уровнях

управления народным хозяйством при реализации всех функций (кроме

организационно-распорядительных документов, документов по

капитальному строительству, конструкторскую и технологическую

документацию, а также внешнеторговую документацию) определяется

ГОСТом 6.10.5-87 «Унифицированные системы документации. Требования

к построению формуляра-образца». Формуляр-образец на организационно-

распорядительные документы представлен в ГОСТ Р 6.30-2003

«Унифицированные системы документации. Унифицированная система

организационно-распорядительной документации. Требования к

оформлению документов».

2.5. Организационное регламентирование нормирование работ с

документальной информацией.

Качество документальной информации, создаваемой и исполняемой в

процессе выполнения функций управления, существенно зависит от

организационных документов, обеспечивающих организац2ионное

регламентирование разделения и кооперации труда по управлению между

отдельными уровнями, звеньями и должностными лицами и

организационное нормирование технологии (работ, процедур,

технологические карты, инструкционные карты, маршрутные схемы

выполнения работ и др.), а также организационное нормирование работ с

документальной информацией.

К рекомендуемой документации по регламентации и нормированию

работ с документации относятся: «Типовая инструкция по

делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти»,

утверждённой приказом Федеральной архивной службы России от

27.11.2000 № 68.

«Укрупнённые нормативы времени на работы по ДОУ предприятия»,

утверждённые постановлением Минтруда РФ от 25.11.94 № 72.

3. Системы документации

3.1. Общее положение

Любой создаваемый и действующий документ является является

элементом системы более высокого уровня. «Под системой документации

понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам

назначения, вида, сферы деятельности, происхождения, единых требований

к их оформлению».

Официальной системы документации в настоящее время не

существует. Однако существуют практически сложившиеся разделения

документов на системы документации.

3.1.1. Виды документов

Отнесение документов к той или иной системе начинается с

разделения всех документов на официальные и документы личного

происхождения.

К личным документам относятся:

 личная переписка;

 дневник;

 мемуары.

Все официальные документы, обращающиеся на предприятии можно

классифицировать по следующим признакам:

 По видам деятельности:

 Научно-технические, конструкторские, технологические,

проектно-сметные, нормативные;

 Управленческие;

 Правовые;

 Организационно-распорядительные;

Гост Р 511 41-98

 Финансовые;

 Отчётно-статистические.

 По наименованию: научные отчёты, чертежи, схемы, графики,

технологические карты, уставы, приказы, распоряжения, акты,

стандарты, технические условия, анкеты.

 По месту фиксации (составления документов

 Внешняя документация:

 Входящая (поступившая в организацию)

 Исходящая (отправляемая из организации)

 Внутренняя (составляемая и используемая в самой

организации)

 Планы;

 Отчёты;

 Приказы;

 Распоряжения;

 Протоколы;

 Акты.

 По юридической силе:

 Подлинные

 Действительные;

 Недействительные (утратившие силу).

 По срокам исполнения:

 Срочные:

 По срокам исполнения (до 5 дней)

 С грифом «срочно»

 Не срочные.

 По степени сложности

 Простые (1 вопрос)

 Сложные (n – вопросов)