Карташов Б.И. Орлов В.В. Документация и документооборот

Подождите немного. Документ загружается.

 По степени гласности (ограничения доступа)

 Открытые (несекретные)

 С ограниченным доступом

 Совершенно секретные;

 Секретные;

 Для служебного пользования (ДСП);

 Конфиденциальные;

 Имеющие коммерческую тайну.

 По стадиям подготовки:

 Черновики;

 Подлинники (оригиналы);

 Копии идентичные;

 Отпуск (копия оставшаяся в делах организации);

 Выписка из документа;

 Дубликат (второй экземпляр, имеющий одинаковую силу с

подлинником)

 По происхождению

 Служебные (подготовленные в организации);

 Личные (письма граждан).

 По способу документирования:

 Рукописные;

 Печатные;

 Электронные;

 Кино-, фото-, фонодокументы.

 По форме изложения:

 Индивидуальные (содержание которых излагается в свободной

форме)

 Трафаретные (когда часть документа заранее подготовлена, а

другая часть заполняется при составлении документа)

 Типовые (созданные для документирования стандартных

ситуаций (например, командировки))

 По срокам хранения:

 Постоянного (бессрочного) хранения;

 Долговременного хранения (свыше 10 лет);

 Временного хранения (до 10 лет)

3.2. Система управленческой документации

Основаниями для определения систем управленческой документации

являются:

 Общесоюзный классификатор управленческой документации

(1-75-012) (Госстандарт 1975);

 Общероссийский классификатор управленческой документации

(ОК 011-93) (Госстандарт) 1993 год;

 Перечень типовых управленческих документов, образующихся

в деятельности организаций, с указанием сроков хранения

(Росархив, ВНИДАД 2000);

 Перечни систем документов, представленные специалистами

по документации (Кудряев В.А., Спивак В.А.).

Как было указано выше, ля формирования системы документации

использованы классификаторы управленческой деятельности.

«Классификация есть разделение множества на подмножества по сходству

или различию в соответствии с принятыми методами».

В настоящее время при построении классификационных схем

применяются два основных метода классификации:

 Иерархический;

 Фасетный.

Применение иерархического метода позволяет последовательно

делить определённое множество объектов (документов0 на подмножества,

т.е. подчинённые классификационные группировки.

Код унифицированной формы документа из семи десятичных знаков

и контрольного числа (КЧ).

Наименование систем управленческой документации представлено в

табл. 3.1.

Таблица 3.1.

Наименование систем управленческой документации

№п/п Наименование

систем

управленческой

доку-

ментации

Наименование нормативных документов

ОКУД

ОК-

011-93

Перечень

типовых

управлен-

ческих

докумен

тов

ОКУД

1-75-

012

Специалисты

Кудря-

вцев

В.А.

Спивак

В.А.

1 Система организа-

ционно-распоряди-

тельных документов

+ + + + +

2 Система плановой

документации

+ + + +

3 Система

финансовой

документации

+ + +

Класс форм

Подкласс формы

Регистрационный номер

XX XXX

Контрольное число

4 Система

документации по

материально-техни-

ческому снабжению

+ + + +

5 Организация

системы управления

6 Кадровое

обеспечение

7 Трудовые

отношения

8 Информационное

обеспечение

9 Система

документации по

торговли

10 Система

документации по

внешней торговле

+ + +

11 Система проектной

документации по

капитальному

строительству

12 Административно-

хозяйственные

вопросы

13 Социально-

сбытовые вопросы

14 Система отчетно-

статистической

документации

+ +

15 Система расчетно-

денежной

документации

16 Система первичной

отчётной

бухгалтерской

документации

(бухгалтерский учёт

и отчётность)

17 Система

документации по

ценообразованию

18 Система

документации по

строительству

19 Система

документации по

изобретениям и

открытиям

20 Система

документации по

социальному

обеспечению

21 Система

документации по

труду и социальным

вопросам

22 Договорная

документация

23 Документационное

обеспечение

управления

24 Нормативные +

документы

вышестоящих

органиов

25 Деятельность

первичных

профсоюзных

органов

26 Специальные

документы по

непосредственной

деятельности:

банковской

Как видно из представленной таблицы, наиболее важными системами

управленческой документации является:

 Система организационно-распределительной документации;

 Система плановой документации;

 Система документации по кадровому обеспечению;

 Система финансовой документации;

 Система отчётной документации.

Разберём эти системы документации более подробно.

3.2.1. Система организационно-распорядительной документации

Организационно-распорядительные документы, в которых фиксируют

решения административных и организационных вопросов, а также вопросов

управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности

органов власти предприятий, организаций и должностных лиц.

Организационно-распорядительная документация подразделяется на

следующие основные группы документов:

 Организационные – уставы, положения, инструкции,

определяющие статус предприятия, его структурных

подразделений и порядок их работы;

 Распорядительные – приказы, распоряжения, решения;

 Справочно-информационные документы – письма, справки,

протоколы, докладные и служебные записки;

 Справочно-аналитические документы – акты, справки, сводки и

т.д.;

Перечень документов, входящих в перечисленные группы представлен в

табл. 3.1.1., 3.1.2., 3.2.3.

Таблица 3.1.1.

Перечень организационно-правовой документации

Устав

Договор (Учредительный договор, трудовой договор) об организации

Положение (о подразделениях)

Инструкция (о планировании, о премировании,

должностнаяинструкция)

Структура и штатная численность

Штатное расписание

Правила (внутреннего трудового распорядка)

График (отпусков)

Таблица 3.1.2.

Перечень распорядительной документации

Решение

Постановление

Приказ

Указание

Распоряжение

Таблица 3.1.3.

Справочно-информационные

документы.

Справочно-аналитические

документы.

Протокол,

Докладная,

Записка,

Объяснительная записка,

Предложение,

Заявление,

Представление,

Переписка (служебное письмо,

телеграмма, телекс, факсограмма,

электронное сообщение.)

Акт,

Анкеты,

Справка,

Сводка,

Заключение,

Отзыв,

Список,

Перечень.

Примечание 1

В зависимости от классификации документов, принятой в

организации, к организационно-распорядительным документам могут быть

отнесены:

 Документы личному составу – приказы по л/с, трудовые

договоры, личные дела и др) (ОКУД, Стеюков М.В.);

 Коммерческие документы – коммерческие договоры и другие

документы, входящие в состав договора (Стенюков М.В.);

 Документы по обращению граждан – предложения, заявления

граждан (Стенюков М.В.);

ПРИМЕРНЫЙ ПЕРЕЧЕНЬ

наиболее употребляемых в управленческой деятельности видов и

разновидностей документов

1. П о л о ж е н и е — правовой акт, определяющий порядок

образования, права, обязанности и организацию работы учреждения,

структурного подразделения.

2. Устав — правовой акт, определяющий структуру, функции и

права предприятия, организации, учреждения.

3.. П о с т а н о в л е н и е — правовой акт, принимаемый высшими и

некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях

разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед

данными органами, и установления стабильных норм, правил поведения.

4. Р е ш е н и е — правовой акт, принимаемый исполкомами

местных Советов депутатов трудящихся в коллегиальном порядке в

целях разрешения наиболее важных вопросов их компетенции.

Решениями именуются также совместные акты, издаваемые

несколькими неоднородными органами (коллегиальными и

действующими на основе единоначалия; государственными органами и

общественными организациями и т. п.).

5. Р а с п о р я ж е н и е — правовой акт, издаваемый единолично ру-

ководителем, главным образом, коллегиального органа государственного

управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило,

имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций,

должностных лиц и граждан.

6. П р и к а з — правовой акт, издаваемый руководителем органа госу-

дарственного управления (его структурного подразделения),

действующим на основе единоначалия в целях разрешения основных и

оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных

случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц

независимо от подчиненности.

7. И н с т р у к ц и я — правовой акт, издаваемый органом государст-

венного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях уста-

новления правил, регулирующих организационные, научно-технические,

технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности

учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб),

должностных лиц и граждан

8. У к а з а н и е - правовой акт, издаваемым органом

государственного управления преимущественно по вопросам

ннформационно-методического характера, а также по вопросам,

связанным с организацией исполнения приказов, инструкции и других

актов данного органа и вышестоящих органов управления.

9. П р о т о к о л — документ, фиксирующий ход обсуждения

вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях

н заседаниях коллегиальных органов.

10. И з в е щ е н и е о заседании, собрании, конференции — документ,

информирующий о предстоящем мероприятии и предлагающий принять

в нем участие.

11. Акт — документ, составленный несколькими лицами и

подтверждающий установленные факты и события.

Инструктивный характер носят также такие широко применяемые на

практике акты, как «правила», «рекомендации», «методические рекоменда-

ции», «методические указания» и другие документы, имеющие одинаковую

юридическую природу. С целью введения единообразия в систему

правовых актов и сокращения разнообразных форм актов, имеющих

одинаковую природу, целесообразно объединить все перечисленные выше

акты в "инструкцию".