Карташов Б.И. Орлов В.В. Документация и документооборот

Подождите немного. Документ загружается.

12. З а к л ю ч е н и е — документ, содержащий мнение, вывод

учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или

вопросу.

13. Д о к л а д н а я з а п и с к а — документ, адресованный

руководителю данного или вышестоящего учреждения, содержащий

обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и

предложениями составителя.

14. О б з о р — документ, составленный в целях информации

подведомственных и других организаций о работах в той или иной области

или о деятельности группы учреждений в определенный период.

15. С п р а в к а — документ, содержащий описание и

подтверждение тех или иных фактов и событий.

16. С в о д к а — документ, представляющий собой обобщенные

сведения по одному вопросу (сводка предложений, замечаний,

требовании и т. п.).

17. П и с ь м о — обобщенное название различных по содержанию

документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста

(пересылается по почте).

18. Т е л е г р а м м а — обобщенное название различных по

содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи

текста (передается по телеграфу).

19. Т е л е ф о н о г р а м м а — обобщенное название различных по

содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом

передача текста (передается по телефону и записывается получателем).

2 0 . Л и ч н а я к а р т о ч к а — документ, служащий для анализа

состава и учета движения кадров.

2 1 . З а к а з на р а з м н о ж е н и е д о к у м е н т о в —содержат

просьбу о воспроизведении или размножении документов каким-либо

способом.

22. Д о г о в о р — документ, фиксирующий соглашение сторон об

установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения.

23. С т е н о г р а м м а — дословная запись докладов, речей и других

выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных

органов, осуществленная методом стенографии.

24. Д о к л а д — документ, содержащий изложение определенных

вопросов, выводов, предложений и предназначенный для устного

прочтения.

25. П р е д л о ж е н и е — разновидность докладной записки,

содержащая перечень конкретных предложений по определенному

вопросу.

26. О б ъ я с н и т е л ь н а я з а п и с к а — документ, поясняющий

содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета,

проекта).

27. О т з ы в — документ, содержащий мнение учреждения или

специалиста по поводу какой-либо работы, присланной на

рассмотрение.

28. П л а н — документ, устанавливающий точный перечень

намечаемых к выполнению работ или мероприятий, их

последовательность, объем (в той или иной форме), временные

координаты, руководителей и конкретных исполнителей.

29. О т ч е т — документ, содержащий сведения о выполнении

плана, задания, подготовке мероприятий, поручений и проведении

мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или

должностному лицу.

30. С п и с о к — документ, содержащий перечисление лиц или

предметов в определенном порядке, составленный в целях информации

или регистрации.

31. П е р е ч е н ь — систематизированное перечисление документов

или иных предметов, объектов или работ, составленное в целях

распространения на них определенных норм или требований.

3.2.2. Система плановой документации

Планирование – важнейшая функция управления. Планируя

деятельность, предприятие достигает поставленные цели с наименьшими

затратами времени, материальных, финансовых, трудовых ресурсов

наиболее целесообразным и эффективным образом. Планирование является

одной из фаз управления. Круг управления представлен на рис. 3.2.1.

Фаза планирования включает в себя определение целей и задач, а

также способов достижения этих целей. Цели организации обычно

устанавливают, принимая во внимание её предназначение (её миссию) и

опираясь на принципы, которые культивируют руководство.

Задачи обычно определяются на основании стоящих перед

организацией проблем. Цели и задачи фиксируются в виде планов.

Рис. 3.2.1. Круг управления

Виды планирования можно классифицировать по следующим

признакам:

Упраляющее Планирование

воздействие

Проверка Исполнение

(контроль) (реализация)

Осуществление Определение

соответствующих целей и

опреде-

управляющих задач ление

спо-

воздействий собов дос-

тижения целей

проверка результа- Обучение и

тов выполнения подготовка

работ Выпол- кадров

нение работ

1. В зависимости от срока и степени детализации планы могут быть:

 Перспективными;

 Текущими;

 Оперативными.

2. По содержанию перспектив развития и поставленных задач планы

могут быть:

 Стратегическими;

 Тактическими;

 Бизнес-планы.

3. В производственно-структурном аспекте планы могут быть:

 Планы предприятия;

 Планы обособленных самостоятельных подразделений

(филиалов);

 Планы подразделений (цехов, отделов)

4. В зависимости от назначения планы могут быть:

 Планы технического, организационного, финансового развития

(программы развития);

 Планы продаж;

 Планы маркетинга;

 Планы производства.

Программа – плановый документ, содержащий обоснования и

основные направления развития той или иной области (сферы)

деятельности или управления.

Программа обычно составляется в текстовом виде и имеет

приложения, являющиеся справочным и аналитическим материалом,

объясняющим или разъясняющим основные положения программы.

Программа формируется на общем бланке организации с

соответствующими реквизитами: наименование организации, место

составления, подпись, грифы учреждения и согласования. Программа

подписывается руководителем разработки, утверждается либо

руководителем данной организации, либо руководителем вышестоящей

организации, либо коллегиальным органом (общим собранием, советом

директоров, коллегией).

До утверждения программа проходит стадию согласования со всеми

заинтересованными организациями или должностными лицами, которые

оформляются грифами согласования на титульном листе или на листе

согласований, прилагаемом к программе.

План – документ, устанавливающий перечень намеченных к

выполнению мероприятий, их последовательность, объём (в той или иной

форме), сроки, ответственных исполнителей. Планы организаций

оформляются на общем бланке со всеми необходимыми реквизитами.

Планы подписываются руководителями подразделений-разработчиков,

утверждаются планы руководителем вышестоящей организации (в том

числе, если такая имеется). Трафарет «Программирование (план)»

представлен в табл. 3.2.1.

Пример оформления плана представлен в табл. 3.2.2.

Таблица 3.2.1.

Трафарет «Программирования (план)»

№ Раздел

Программ

Меропри

-ятия

(что)

Звено

ответс-

венных

(кто)

Сроки

(когда)

Произ-

водитель

(сколько

)

Ресурсы

(сколько

)

Приме-

чания

Таблица 3.2.2.

Наименование организации

План УТВЕРЖДАЮ

Дата _______№ _________ Генеральный директор

Санкт-Петербург _______________ И.О.

Производство на 2007 год Фамилия

№ Раздел

Программ

Меропри

-ятия

(что)

Звено

ответс-

венных

(кто)

Сроки

(когда)

Произ-

водитель

(сколько

)

Ресурсы

(сколько

)

Приме-

чания

Разработано

_________________ ________________

(должность) (И.О. Фамилия)

Согласовано:

________________ ________________

(должность) (И.О. Фамилия)

3.2.3. Система документации по кадровому обеспечению

В соответствии с «Перечнем типовых управленческих документов,

образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения» к

документации по кадровому обеспечению относятся:

 Документация по личному составу;

 Документация по квалификации работников;

 Документация по профессиональной подготовке и повышению

квалификации.

Документация по кадровому обеспечению в основном унифицирована

и в соответствии с «Общероссийским классификатором управленческой

документации (ОК 011-93)» включает:

 Документация по приёму на работу;

 Документация по переводу на работу;

 Документация по увольнению с работы;

 Документация по оформлению отпуском;

 Документация по оформлению дисциплинарных взысканий.

Последовательность документирования по приёму на работу

представлена на рис. 3.2.3. Последовательность документирования по

переводу на работу представлена на рис. 3.2.4. Последовательность

документирования по увольнению с работы представлена на рис. 3.2.5.

Последовательность документирования оформлению отпусков

представлена на рис. 3.2.6. Последовательность документирования по

оформлению поощрений представлена на рис. 3.2.7.

* Документы оформляются по взаимному согласию работника и

работодателя

Рис 3.2.3. Последовательность документирования по приёму на

работу

Рис. 3.2.4. Последовательность документирования при переводе на

работу

Резюме

Заявление

Анкеты* Автобиография*

Трудовой

договор

Приказ о приёме ФТ-1 или

Т-1 г

Оформление личной

карточки (Ф № Т-2

или №Т-2 ГС или Т-4

Запись в трудовой

книжке

Открытие

лицевого счёта

НОЗП

Заявление о переводе

Представление о переводе

Приказ о переводе на

другую должность ФТ-5 или

Т-5а

Запись в трудовой

книжке

Запись в личной

карточке Т-2, Т-2 ГС, Т-

Запись в личном

счёте по ЗП

ОКУД

Рис 3.2.5. Последовательность документирования по увольнению с

работы

Рис. 3.2.6. Последовательность документирования по оформлению

отпусков.

Рис. 3.2.7. Последовательность документирования по оформлению

поощрений

Заявление работника об

увольнении или иные

основания для увольнения

Приказ об увольнении (о

прекращении действия

трудового договора A Т Т-8)

Запись в трудовой

книжке

Запись в личной

карточке A Т Т-2

или Т-2 ГС или Т-4

Закрытие

лицевого счёта по

З.П.

ОКУД

Указание о подготовке

графика отпусков

Заявление о

предоставлении отпусков

Приказ о представлении

отпуска Ф Т-6

График

отпусков ф Т-7

ОКУД

Представления о поощрение

Приказ о поощрение

Запись в трудовую

книжку

Запись в личную

карточку ф Т-2 или

Т-2 ГС или Т-4

ОКУД

Рис. 3.2.8. Последовательность документирования по оформлению

дисциплинарных взысканий

3.2.4. Система финансовой документации

Система финансовой документации включает документацию по:

 Финансовому планированию (перспективные, годовые,

квартальные, месячные);

 Финансовому анализу;

 Финансированию и кредитованию

 Образованию и распределению фондов организации.

Общая схема управления финансами предприятия представлена в

табл. 3.2.3.

Взаимосвязь финансового анализа и других элементов управления

финансами представлена в табл. 3.2.4.

Пример формы финансового плана предприятия представлена в табл.

3.2.5.

Докладная записка о нарушении

трудовой дисциплины

Объяснительная записка о

нарушении трудовой дисциплины

Приказ о нарушении трудовой

дисциплины

ОКУД