Карташов Б.И. Орлов В.В. Документация и документооборот

Подождите немного. Документ загружается.

Таблица 3.2.4.

Взаимосвязь финансового анализа и других элементов управления

финансами

Таблица 3.2.5.

Форма финансового плана предприятия (годовой, квартальный)

Доходы и поступления средств Расходы и отчисления средств

Показатели Тыс. руб. Показатели Тыс. руб.

Прибыль

Амортизационные

отчисления

Налог на

прибыль

Налог на

имущество

Резервный фонд

3.2.5. Сиситема отчетной документации.

Назначение и состав отчетной документации.

Отчетную документацию составляют документы, содержащие

сведения о результатах деятельности учреждения, организации,

предприятия за определенный период времени – год, полугодие, квартал,

месяц, декада отчетная документация в деятельности предприятия и

государства выполняет функции обратной связи, позволяя сопоставлять

полученные результаты с показаниями, намеченными планом или

программой.

Анализ отчетных документов дает возможность руководству

корректировать деятельность как самой организации, так и

подведомственных подразделений (совершенствовать структуру

управления, характер и содержание выполняемых работ, кадровый состав,

обеспечение организации финансовыми, материальными и иными

ресурсами).

Отчетная документация учреждения, организации, предприятия

сосотоит виз нескольких комплексов документов:

- государственная статическая отчетность;

- ведомственная отчетность;

- внутриучрежденческая отчетность.

Формы документов государственной статической отчетности

разрабатываются Госкомстатом России и являются обязательными для всех

учреждений, организаций, предприятий.

Порядок становления оформления документов государственной

статистической отчетности установлен «положением о порядке

представления государственной статистической отчетности в РФ»,

утвержденным Госкомстата от 14 августа 1992 года №130.

Формы документов ведомственной отчетности разрабатывают

Министерства и ведомства, Федеральные органы исполнительской власти,

выполняющие функции органов межотраслевой координации,

разрабатывают формы ведомственной отчетности, обязательные для всех

учреждений, организаций, предприятий. Например Центральный банк РФ,

Государственная Налоговая служба РФ, Министерство финансов РФ

разрабатывают формы бухгалтерского учета и отчетности, налоговой

отчетности, обязательные для всех организаций.

Кроме государственной статической и ведомственной отчетности, в

каждом учреждении составляется внутренняя отчетность о выполнении

плановых заданий, разовых поручений руководства или поручений

вышестоящих организаций.

Отчетные докуме6нты могут составляться по различным

направлениям деятельности организации: о результатах функциональной

деятельности подразделений и организаций в целом, о результатах научно-

исследовательской деятельности, командировках, о результатах рекламной

деятельности, о выполнении отдельных, разовых мероприятий или заданий

руководства и т.д.

Составление и оформление отчетных документов.

Отчет – документ, содержащий сведения о результатах деятельности

за определенный период времени, выполнении мероприятий, поручений,

заданий, представляемый руководителю структурного подразделения,

организации (предприятия) или вышестоящему органу.

Государственная статическая и ведомственная отчетность

составляется на основе унифицированных форм и в соответствии с

утвержденными нормативными документами, предписывающими порядок

их составления и оформления.

Внутриучрежденческая отчетность составляется в относительно

свободной форме, порядок ее составления и оформления аналогичен другим

управленческим документам.

Отчеты составляются на общем бланке или стандартном листе

бумаги.

Обязательными реквизитами отчета или справки отчетного характера

являются: наименование организации, наименование подразделения (если

это отчет или справка о работе подразделения), название вида документа,

дата, номер документа, место составления, заголовок к тексту, подпись,

гриф утверждения (на отчетах) или резолюция руководителя (на справке

отчетного характера).

В заголовке отчета указывается:

Наименование органа или должностного лица, о результатах

деятельности которых сообщается в документе («Отчет о работе отдела …»;

«Отчет о работе аттестационной комиссии …»).

В отчете дается описание выполненной работы и заключение, в

котором анализируются ее итоги и излагаются выводы и предложения.

Если отчет содержит результаты, которые ранее планировались,

последовательность отчета должна соответствовать последовательности

расположения заданий в плановом документе.

Отчеты о работы структурных подразделений подписываются

руководителем подразделения, отчеты о работе организации в целом

подписываются руководителем подразделения и ответственным за

подготовку отчета.

Отчеты о работе организации утверждаются руководителем

организации или вышестоящим органом.

К отчету может прилагаться пояснительная записка и другие

справочные материалы.

4. Общие правила оформления организационно-

распорядительных документов

Общие правила оформления организационно-распорядительных

документов включают требования к организационно-распорядительным

документам, определяемые стандартом, и правилами оформления ОРД,

определяемые №Альбомом форм унифицированных организационных

документов унифицированная система организационно-распорядительной

документации» подготовленные ВНИИДАД».

4.2. Требования к оформлению организационно-

распорядительных документов

Требования к оформлению организационно-распорядительной

документации определяются ГОСТ Р 6.30-2003 «УСД УС ОРД требования к

оформлению документов» и включают:

 требования к составу реквизитов документов;

 Требования к бланкам документов.

4.2.1. Состав реквизитов документа

Каждый документ состоит из отдельных элементов, которые

называются реквизитами. Реквизит документа – обязательный элемент

оформления официального документа. Совокупность реквизитов,

расположенных в документе определенным образом, составляют его

формуляр.

Формуляр, характерный для определенного вида документа,

называют типовым формуляром.

ГОСТ РФ Р6.30-97 «Унифицированная система документов. Система

организационно-правовой документации. Требование к оформлению

документов» устанавливает набор реквизитов и их распоряжение на

бумажном носителе. ГОСТом установлено 29 реквизитов. Но так как

некоторые из них взаимоисключающие и часть реквизитов зависит от вида

документа, то на конкретном документе их будет значительно меньше.

Расположение реквизитов представлено на рисунке 4.1. и 4.2.

При подготовке и оформлении организационно-распорядительных

документов используют следующие реквизиты:

- 01 – Государственный герб РФ;

- 02 – Герб субъекта РФ;

- 03 – Эмблема учреждения (организации) или товарный знак (знак

обслуживания);

- 04 – код учреждения(организации);

- 05 – основной государственный регистрационный номер

- 06 – идентификационный номер налогоплательщика (код причины

постановки на учёт (ИНИ/КПП)

- 07 – код формы документа;

- 08 – наименование учреждения (организации);

- 09 – справочные данные об организации;

- 10 – наименование вида документа;

- 11 – дата документа;

- 12 – регистрационный номер документа;

- 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;

- 14 – место составления или издания документа;

- 15 – гриф ограничения доступа к документу;

- 16 – адресат;

- 17 – гриф утверждения;

- 18 – резолюция;

- 19 – заголовок к тексту;

- 208 – отметка о контроле;

- 21 – текст документа;

- 22 – отметка о наличие приложений;

- 23 – подпись;

- 24 – гриф согласования;

- 25 – визы согласования документов;

- 26– печать;

- 27 – отметка о завершении копии;

- 28 – отметка об исполнителе;

- 29 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

- 30 – отметка о поступлении документа в организацию;

Расположение основных реквизитов (формуляр-образец документа)

представлено на рис. 4.1.

Требования к оформлению указанных реквизитов представлены в

лекциях.