Карташов Б.И. Орлов В.В. Документация и документооборот

В соответствии с возложенными на нее задачами ЭК выполняет

следующие функции:

3.1. Организует и проводит совместно с делопроизводственной и

архивной службами работу по выгодному отбору документов учреждения

(в том числе научно-технической и специальной документации) для

дальнейшего хранения и к уничтожению.

3.2. Осуществляет методическое руководство работой по экспертизе

ценности документов учреждения и по подготовке их к архивному

хранению, по разработке номенклатуры дел, дает экспертную оценку

проектам нормативно-методических документов по названным вопросам.

3.3. Оказывает содействие и мелодическую помощь специалистам

учреждения:

 по выявлению владельцев личных архивов в учреждении, по

возможной передаче ими дневников, записей воспоминаний, других

документов в состав Архивного фонда России;

 по выявлению и возврату в Россию документов по истории

России и своей отрасли, которые по различным причинам оказались

за пределами России;

 по инициативному документированию (записи воспоминании

старейших работников, кинофотосъемки) с целью создания устной

истории своего учреждения.

3.4. Рассматривает, принимает решения об одобрении и пред-

ставляет:

3.4.1. на утверждение ЭПК архивного учреждения, а затем на

утверждение руководителя своего учреждения —

 описи дел постоянного храпения управленческой и специальной

документации,

 перечни проектов, проблем (тем), научно-техническая

документация по которым подлежит передаче на государственное

281

хранение, акты о выделении к уничтожению документов с истекшими

сроками хранения: документов со сроками хранения 10 лет и более, с

отметкой "ЭПК" в перечне, документов до 1945 года включительно;

3.4.2. на согласование ЭПК архивного учреждения, а затем па

утверждение руководителя своего учреждения —

 сводную номенклатуру дел учреждения,

 описи дел по личному составу,

 акты об утрате пли неисправимом повреждении документов

постоянного хранения;

3.4.3. на рассмотрение ЭПК архивного учреждения —

 предложения об изменении сроков хранения категорий

документов, установленных перечнем, и об определении сроков

хранения документов, не предусмотренных перечнем;

3.4.4. на утверждение руководителя учреждения —

 акты о выделении к уничтожению документов с истекшими

сроками хранения (кроме перечисленных в п.3.4.1),

 акты об утрате пли неисправимом повреждении документов по

личному составу.

Таблица 9.2.

Форма акта

О выделении документов к уничтожению

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

АКТ

№____________________ Наименование должности

______________________ руководителя организации

(место составления)

Подпись Расшифровка

О выделении к уничтожению Дата подписи

документов, не подлежащих

хранению

На основании __________________________________________________________

(название и выходные данные перечня

__________________________________________________________________________________________________________

документов с указанием сроков их хранения)

282

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и

утратившие практическое значение документы фонда

№___________________________________________________________________

(название фонда)

№

п/п

Заголовок

дела или

групповой

заголовок

дел

Дата дела

или крайние

даты дел

Номера

описей

(номен-

клатур) за

годы

Индекс дела

(тома,

части) по

номен-

клатуре или

№ дела по

описи

Кол-во

дел

(томов,

частей)

Сроки

хранения

дела

(тома,

части) и

номера

статей

по

перечню

При-

ме-

ча-

ние

1

2

3

4

5

6

7

8

Итого__________________ дел за ____________________________________ годы

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за ___________ годы утверждены, а по

личному составу согласованы с ЭПК______________________________________

______________________________________________________________________

(наименование архивного учреждения)

(протокол от _______________ № _______________)

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу цен-

ности документов Подпись Расшифровка

подписи

Дата

ОДОБРЕНО

Протокол ЦЭК (Эк)

от ___ № ________

Таблица 9.3

ФОРМА АКТА О ВЫДЕЛЕНИИ ДОКУМЕНТОВ

К УНИЧТОЖЕНИЮ

МУНИЦИПАЛЬНОЕ ЛЕЧЕБНО- УТВЕРЖДАЮ

ПРОФИЛАКТИЧЕСКОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ Главный врач МЛПУ МБ

МНОГОПРОФИЛЬНАЯ БОЛЬНИЦА _________А.В.Реснянский

«___»____________2000г.

АКТ

№ ______

г. Тольятти

О выделении к уничтожению

Документов, не подлежащих хранению

На основании _________________________________________________

283

(название и выходные денные перечня документов

с указанием сроков хранения документов)

отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие

практическое значение документы фонда № ______________________________________

(название фонда

)

№

п/

п

Заголовок

дела и

групповой

заголовок

дел

Дата

дела

или

крайни

е даты

дел

Номера

описей

(номенкла

туры) дел

Индекс дела

(тома, части)

по

номенклатуре

или № дела по

описи

Кол-

во

дел

(томо

в,

часте

й)

Сроки

хранения дела

(тома, части) и

номера статей

по перечню

Приме-

чание

ИТОГО _______________________дел за __________________________годы

(цифрами и прописью)

Описи дел постоянного хранения за __________________________годы утверждены, а по

личному составу согласованы с ЭПК _________________________________________

(наименование архивного учреждения)

(Протокол от ___________________№__________________).

Наименование должности лица,

проводившего экспертизу

ценности документов ________________ И.О. Фамилия

Дата

ОДОБРЕНО

Протокол (ЦЭК)

284

9.2. Общие требования к систематизации документов.

Совершенствование работы аппарата управления, оперативность и

качество решения вопросов, содержащихся в документах, в значительной

мере зависят от организации хранения документов. Для этого составляется

номенклатура дел, которая закрепляет классификацию (группировку)

исполненных документов в дела, систематизацию и индексацию дел, сроки

хранения дел. Она используется для обеспечения поиска документов, учета

дел, построения ИПС.

Номенклатуры дел могут быть: типовыми, примерными,

индивидуальными.

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатывается службами

документации организаций, имеющих подведомственную сеть (в отрасли,

административно-территориальной единицы). Типовые номенклатуры дел

носят обязательный характер, примерные – рекомендательный. Независимо

от наличия типовой или примерный номенклатуры каждая организация

составляет свою номенклатуру.

Номенклатура дел составляется по следующей форме:

Название раздела.

Индекс

дела

Заголовок

дела (тома,

части)

Кол-во дел

(томов,

частей)

Срок

хранения

дела (тома,

части), №№

статей по

перечню

Примечани

е

1 2 3 4 5

Разделами номенклатуры дел являются в основном названия ее

структурных подразделений в соответствии с организационной структурой.

При этом в качестве первого раздела в номенклатуре дел следует указывать

285

службу ДОУ, поскольку именно там собирается организационно-

распорядительная документация, характеризующая деятельность

предприятия в целом.

Индекс конкретного дела состоит из индекса структурного

подразделения и порядкового номера дела в пределах этого подразделения.

Например: 01-1, 02-2, 01-12,.,02-1, 02-2, 02-35 и т.д.

Заголовок дел рекомендуется указывать в следующей

последовательности:

- организационно-распорядительная документация;

- плановая документация;

- отчетная документация;

- документация, относящаяся к выполнению основной

деятельности;

- документация, относящаяся к учетно-справочной работе с

документами.

Третья графа номенклатуры заполняется в конце года. Каждое дело не

должно превышать 250 листов. При большем объеме документов в деле,

оно делится на тома и части.

В графе номенклатуры проставляются сроки хранения дел в

соответствии с определенными перечнями.

В пятой графе службой ДОУ проставляются отметки:

- о заведении дел;

- о переходящих делах;

- о сотрудниках, ответственных за документацию и

формирование дел в структурных подразделениях;

- о передаче дел в другую организацию;

- о местонахождении подлинника;

- о передаче дел в ведомственный архив и т.п.

286

На основании номенклатурных дел структурных подразделений

составляется сводная номенклатура дел предприятия, при этом

оформляется титульный лист на общем бланке предприятия.

Номенклатура дел предприятия подписывается руководителем

службы ДОУ, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК)

Архивного учреждения и утверждается руководителем предприятия.

Номенклатура дел структурного подразделения подписывается

руководителем структурного подразделения и согласовывается с

экспертной комиссией (ЭК) предприятия.

Форма номенклатуры дел предприятия представлена в табл. 9.4.

Форма итоговой записи к номенклатуре дел представлена в табл. 9.5.

287

Таблица 9.4.

Форма номенклатуры дел предприятия

МУНИЦИПАЛЬНОЕ ЛЕЧЕБНО- УТВЕРЖДАЮ

ПРОФИЛАКТИЧЕСКОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ Главный врач МЛПУ МБ

МНОГОПРОФИЛЬНАЯ БОЛЬНИЦА __________ А. В. Реснянский

«__»_______________200_г.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

«__»_________200_г. №___________

г. Тольятти

На 200_год

Индекс

дел

Заголовок

дела

Кол-во дел

(томов,

частей)

Срок

хранения

дел (томов,

частей) и №

статьи по

перечню

Примечания

1. 2. 3. 4. 5.

Заведующий секретариатом ____________________________ А.К. Баленкова

(подпись)

ОДОБРЕНО

Протокол заседания

ЭК МЛПУ МБ

«___»_____________200_г. №_____________

288

Таблица 9.5.

ФОРМА ИТОГОВОЙ ЗАПИСИ К НОМЕНКЛАТУРЕ ДЕЛ

Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных на предприятии

_____________________________________________________ в 200_г.

По срокам

хранения

Всего

В том числе

Переходящих С отметкой

«ЭПК»

Постоянного

Временно (свыше 10

лет)

Временного (до 10 лет

включительно)

ИТОГО:

Заведующий секретариатом __________________________ А.К. Баленкова

Итоговые сведения переданы в архив предприятия.

___________________________ _________________ ________________________

(Наименование должности (подпись) (расшифровка подписи)

лица, передавшего сведения)

«___»___________________200_г.№ ___________

289

9. 3. Составление заголовков дел

Заголовок дела важнейший элемент номенклатуры. Основные требования

к его составлению – четко и в обобщенной форме отражать основное

содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и

исключать различные толкования.

Заголовок дела формулируется на основе элементов, располагаемых в

следующей последовательности:

- название документа (приказы, протоколы и т.д.), наименование

рода заводимого дела (переписка, документы, дело);

- автор документа (название предприятия, структурного

подразделения);

- корреспондент (название организации от которой получают и

которой адресуют документы);

- вопрос или краткое содержание документов дела;

- название местности (территории), с которой связано содержание

документов дела;

- даты (период), к которым относятся документы дела;

- указание на копийность дела.

Форма обложки дела постоянного и длительного сроков хранения

представлена в табл.9.6.

290

Карташов Б.И. Орлов В.В. Документация и документооборот

Подождите немного. Документ загружается.