Карташов Б.И. Орлов В.В. Документация и документооборот

Подождите немного. Документ загружается.

• Предварительное рассмотрение корреспонденции (сортировка,

разметка)

• Регистрация документов (заполнение регистрационных

карточек

• Передача (доклад) документов руководителю с подборкой

необходимых материалов

• Передача документов руководителям структурных

подразделений

• Рассмотрение документа руководителем (резолюция) и

возвращение документов секретарю

• Внесение сведений из резолюции в карточку (журнал)

регистрации, в т.ч. отметки о контроле

• Передача документов исполнителю (с распиской в ж/р)

• Контроль исполнения (организации)

• Исполнение документа (м.б. рассмотрение документа

руководителем)

• Подшивка документа в дела (в зависимости от принятой

системы хранения текущих дел)

• Формирование информационно-справочной карточки

• Формирование и оформление дел

• Определение сроков хранения и ценности документов

• Текущее хранение использование дел

• Составление номенклатуры дел

• Передача дел на архивное хранение

• Дальнейшее хранение и использование дел

• Уничтожение дел (по истечению сроков хранения.

Маршрут движения входящего документа представлен на рис. 7.1..

251

Рис.7.1 Маршрут движения входящего документа

Технологическая схема процесса организации работ с внутренними

документами представлена на рис. 7.2

Входящие

документы

Экспедиционная

обработка,

регистрация

входящих

Снятие с

контроля

Сдача в архив

Рассмотрение,

резолюция по

исполнению

Принятие

решения по

исполнению

документа

Исполнение,

контроль за

исполнением,

отчет

руководителю

Внеш-

ний

мир

Секретари

экспедиция

Исполнители Руководители

252

Рис. 7.2 технологическая схема процесса организации работ с внутренними документами

253

7.3 Обработка внутренних документов

Маршрут внутреннего документа представлен на рис 7.3.

Рис 7.3 Маршрут внутреннего документа

Процесс обработки документов включает следующие операции:

 Составление проекта документа

 Согласование проекта документа

 Праверка правильности оформления документа

 Подписание (утверждение) документа

руководителем

 Регистрация документа

 Рассылка документа

Регистрация,

контроль за

исполнение

Архив

Утверждение

Задание по

подготовке

документа

Задание по

подготовке

документа

Согласование

Работа с

копией

Секретари

экспедиция

Исполнители Руководители

254

 Рассмотрение документа руководителем

(резолюция)

 Контроль исполнения

 Подшивка документа в дело

 Формирование информационно-справочной

картотеки

 Формирование и оформление дел

 Определение сроков хранения и ценности

документов

 Текущее хранение и использование дел

 Передача дел на архивное хранение

 Хранение и дальнейшее использование дел

 Уничтожение дел.

Технологическая схема процесса работы с внутренними

документами представлена на рис. 7.4.

255

Рис. 7.4 Технологическая схема процесса организации работ с внутренними документами

256

7.4 Обработка исходящих (отправленных) документов

Маршрут исходящего документа представлен на рис. 7.5

Технологическая схема процесса работ с исходящими документами

представлена на рис. 7.6

Процесс обработки исходящих документов включает следующие

операции:

• Составление проекта исходящего документа

• Согласование проекта исходящего документа (виза)

• Проверка правильности оформления документа

• Подписание документа руководителем (с изменённом док. Или

вернуть на обработку

• Регистрация документа (журнал или РКК)

• Простановка индекса (номера) на документе

• Проверка правильности адресации

• Отправка документа адресат

• Подшивка второго экземпляра в дело

• Текущее хранение и использование документа

• Передача документа на архивное хранение

• Хранение и использование документа

• Уничтожение документов

257

Рис 7.5 Маршрут исходящего документа

Корресп

онденты

Секретари

экспедиция

Исполнители Руководители

Исходящий

документ

Регистрация,

контроль за

исполнением

Снятие с

контроля,

регистрация исх.

Документа.

Экспедиционная

обработка

Задание по

подготовке

документа

Подписание

утверждение

Согласование

Исполнение

подготовка

документа

258

Рис. 7.8 Технологическая схема процесса организации работ с исходящими документами

259

8.Организация контроля исполнение документов.

Цель контроля исполнения - обеспечение своевременного и

качественного исполнения документов, получение аналитической

информации, необходимой для оценки исполнительской дисциплины

подразделений и исполнителей, выполнения требований к оформлению

документов.

Контроль исполнения документов включает следующие этапы:

- постановка документов на контроль;

- определение документов, подлежащих контролю;

- проверка своевременности доведения документов до конкретных

исполнителей;

- предварительная проверка и регулирование хода исполнения;

- учет, обобщенный анализ результатов контроля исполнения

контроль исполнения ведется на следующих уровнях:

- формализованный контроль своевременности исполнения;

- анализ существа и полноты исполнения поручений заданий, ответов

на запросы;

- контроль соответствия формы создаваемых документов их

содержанию;

- контроль соответствия применяемых унифицированных форм и

бланков действующим нормативам и образцам;

- контроль соответствия формы удостоверения каждого документа,

- соответствия подписей их расшифровкам;

Контроль исполнения обычно осуществляется централизованно

службой ДОУ или специально назначенной группой контроля

(сотрудником). Важными факторами системы контроля исполнения

является определение перечня документов, подлежащих контролю

260