Карташов Б.И. Орлов В.В. Документация и документооборот

Подождите немного. Документ загружается.

Наиме-

нование

докумен

та

Периодичность

выпуска

Количество

документов в год

Объём

документов в

Участок

механической

сборки

Сборочный

участок

Аппарат управления цехом Заводоуправление

Рабочее

место

Контроль

ное место

Сменный

мастер

Рабочее

место

Контроль

ное место

Сменный

мастер

Дис

пет

чер

ПДО ОТК Бух

гал

тер

Нач.

цеха

ПДО ПТО Дире

ктор

Производ-

ственный

план на

кв. с

разбросом

на месяц

раза

год

4 80

План-

график

работ по

участкам

раз в

год

24 140

Таблица.3.2

Документограмма составления «производственного плана» цеха

Мильнер Б.З. ,. Рапопорт В.С., Евенко А.И. «Системный подход к организации управления» стр 114. М. Экономика, 1983.

V 0 Х

Возникновение документа Утверждение документа Исполнение документа Хранение и использование

221

Таблица 3.3

Схема документограммы «Составление наряда»

32 – кузнечный цех

Наименование работы

(операций)

Трудоемкость

Выполнено

(час)

Календарные

сроки начала

и окончания

ИСПОЛНИТЕЛИ

ПДБ

цеха

Мас-

тер

Кла-

дов-

щик

ОТК Нор-

мир-

овщик

ВУ Бухгал-

терия

1. выписка наряда

2. проставление в наряде табельного

номера и других сведений об

исполнителе

3. отметка о выдаче деталей и

заготовок

4. отметка о приеме обработанных

деталей

5. проставление нормы времени и

расценок

6. поставление колличества

отработанных часов

7. контроль правильности заполнения

наряды

8. исчисление суммы заработка и

количества нормо- часов

9. сдача наряда на хранение

Е.Н. Татарникова Предпроектное обследоавние предприятия. Анализ состава и потоков информации

222

«Блок-схема используется как правило, для укрупнённого описания

сложных процессов. Она состоит из блоков, изибражаемых в виде

геометрических фигур, внутри которой дано краткое описание

соответствующей части процесса обработки информации».

Блок-схема составления оформления документов представлена на рис

6.3».

Андреев В.Н., Азимина Е.В. Управление предприятием»

223

Рис. 6.3.1 Блок-схема процесса составления и оформления документов

224

Органиграмма представляет собой графическую интерпретацию

процесса выполнения управленческих функций, их этапов и входящих в

них работ с точки зрения распределения организационных процедур

разработки и принятия решений между органами управления и отдельными

работниками.

«Опреограммы применяются для изображения простых первичных

процессов управления. Они имеют форму матрицы, каждой строке которой

соответствует какая-то операция процесса управления, а каждому столбцу –

исполнитель этой операции. Линия, соединяющая клетки матрицы между

собой, указывают последовательность выполнения операций и порядок

передачи данных от исполнителей к исполнителю»

Таблица 6.3.5

Оперограмма движения листа

№

п/п

Структура

подразделения и

исполнители

Плано-

во-дис

петчер

ский

отдел

Плано-

во-рас

преде

литель

ный

отдел

Плано

вик

Распр.

работы

Склад

загото

вок

Кладов

щики

1 Передача

маршрутного листа

(1) с талонами на

получение

заготовок (2) и

регистрации

поступлений листа

2 Регистрация

маршрутных

листов в

подстальных

заданиях (дата,

номер)

В.С. Рапопорт. Развитие организационных форм управления

Азимина Е.В., Андреев В.Н., Соляник Г.П. «Управление предприятием» Из-во «Бизнес-пресса», 2007

225

Оперограмма – это документ, на котором в графическом виде

показаны:

• по вертикали операции над документами

• по горизонтали исполнители этих операций (должностные лица,

подразделения)

Оперограммаа движения маршрутного листа представлена в табл. 3.5.

Оперограмма входящих документов показана в табл. 3.6. Оперограмма

процесса принятия решения представлена в табл. 3.7.

Достоинства:

Возможность отображения маршрута движения документов, операций

над документами и исполнителей над операциями и их трудоёмкость.

Возможность показать существующий и необходимый документ.

Недостатки

Относительная трудоёмкость составления оперограмм.

226

Таблица 3.6

Оперограмма входящих документов

№

п/п

Исполнитель

Операции "^\

Секретариат

Руководитель

предприятия

Секретари

структурных

подразделений

Руководители

структурных

подразделений

Исполнители

Получение документа.

Передача руководителю

Передача в

подразделения

Получение документа в

подразделении

Регистрация документов в

подразделениях

Рассмотрение документа

в подразделении

Фиксация рассмотрения

документа

16 Передача на исполнение

17 Исполнение документа

Передача документа

секретарю

Формирование и

оформление дел

Текущее хранение и

использование

227

Таблица 3.7

Оперограмма процесса принятия решения

№

п/п

Этапы работ

(операции)

Исполнители (должностные лица, подразделения)

Зав.

отделом

Зав.

финанс.

Отд.

Зав.

….

отдела

Ген.

директор

Секрета-

риат

Зав.

канцеля-

рией

1 Составление

проекта

решения

2 Визирование

проекта

решения

3 Принятие

решения

4 Оормление

решения

(регистрация,

размножение)

5 Ознакомление

с решением

6 Контроль за

исполнением

решения

В кружочках указан срок (дн.) исполнения

1 1

228

Большую группу документов составляют:

• маршрутные (маршрутно-технологические) карты

• процедуры

Маршрутно-технологическая карта – это документ, содержащий

описание технологического процесса составления производственного

документа по всем операциям в технической последовательности.

Документ (маршрутно-технологическая карта) обычно выполняется в

виде таблицы. В таблице указывается подразделение, в котором

выполняется работа, лицо, (должность) отвечающее за выполнение работы,

вход (документ, информация, подразделение, из которого поступает

информация) или выход (документ, информация, конечный результат и

подразделение – получатель информации).

Иногда в таблицы указывается также: оснащение рабочего места,

норма времени на выполнение операции.

Иногда маршрутно-техническую карту представляют в виде текста, на

котором указано: наименование операций, исполнитель, норма времени на

операцию, средняя месячная з/п, расчёт величины.

Процедура – это таблица, в которой указывается:

• действие (формирование документа, выполнение функций)

• кто делает (подразделения, специалист)

• что делает (содержание и последовательность операций по

формированию документа, выполнению функций)

• когда делает (срок исполнения)

• как делает (используемые документы, информация)

Достоинства

Возможность отображения процесса составления документа по

операциям и их исполнителей; возможность сбалансировать входные и

229

выходные документы; возможность рассчитать трудоёмкость составления

документов.

Недостатки

Отсутствие потоков (маршрутов движения документов;

относительная трудоёмкость составления технологических карт).

Технологическая карта функции управления (форма) представлена в

табл. 3.8. Технологическая карта функции управления (пример)

представлена в табл. 3.9.

Маршрутно-технологическая карта составления документа (форма)

представлена в табл. 3.10. . Маршрутно-технологическая карта (пример

заполнения) представлена в табл. 3.11.

Маршрутно-технологическая карта составления письма (форма)

представлена в табл. 3.12. Процедура формирования документа (форма)

представлена в табл. 3.13. Процедура формирования документа (пример

составления) представлена в табл. 3.14.

230