Карташов Б.И. Орлов В.В. Документация и документооборот

Подождите немного. Документ загружается.

Распределение полномочий и ответственности специалистов и

руководителей подразделения (п. 2.2)

211

Распределение ответственности и полномочий специалистов и

руководителей подразделений представляет собой матрицу, в которой по

вертикали указываются процессы, по горизонтали наименование

должностных лиц, внутри матрицы указываются полномочия (обязанности,

по выполнению процессов должностными лицами)

Достоинства – простота

Недостатки – отсутствие маршрута движения.

212

Таблица 2.3

Распределение ответственности и полномочий между специалистами и руководителями

213

Процессы Распределение ответственности и полномочий

специалистов и руководителей ОМТС

Группа управления

запасами

Должностные лица Должностные лица

Начальник ОМТС

Заместитель начальника ОМТС по комплектации

оборудования

Ведущий экономист по МТС технологической

группы ОМТС

Экономист по взаиморасчетам

Экономист по планированию исполнению

бюджета

Экономист по МТС

Инженер группы комплектации оборудования

Вед. специалист по работе с лесопром.комплексом

Ведущий экономист

Экономист

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3

Определение по плановым периодам

потребности ОАО в сырье, материалах,

химикатах, оборудовании, запасных частях,

топливе для выполнения производственной

программы, ремонтно-эксплуатационной и

др. нужд, а также для создания необходимых

производственных заданий и

инвестиционных программ

Изучение возможности и целесообразности

установления коммерческих связей по

поставкам материально-технических

ресурсов, согласование условий и

заключение договоров с поставщиками

214

Выявление возможности приобретения

материально-технических ресурсов в порядке

оптовой торговли, изучение оперативной

информации и рекламных материалов о

предложениях мелкооптовых магазинов и

оптовых ярмарок, организация закупки

материально-технических ресурсов,

реализуемых в порядке свободной продажи

Обеспечение завоза материально-

технических ресурсов в соответствии с

предусмотренными в договорах сроками,

регулирование поставок в соответствии с

ходом производственного процесса

Организация количественного контроля

поступающих ресурсов, обеспечение их

хранения на складах ОАО, соответствующей

подготовки и своевременной выдаче для

производственного потребления

Контроль за рациональным использованием

материальных ресурсов, соблюдением норм

расхода материалов

Разработка совместно с подразделениями

ОАО мероприятий по рациональному

использованию материальных ресурсов,

сокращению потерь, максимальному

использованию деловых производственных

отходов и вторичного сырья, контроль за

выполнением этих мероприятий.

Совершенствование организации МТС,

внедрение организационной техники и

автоматизированных систем управления

снабжением.

Обеспечение учета движения материально-

технических ресурсов на складах ОАО.

Осуществление контроля за своевременным

выполнением поставщиками обязательств по

договорам, предъявлением претензий к

поставщикам за нарушение ими обязательств

и условий договора

215

Составление установленной отчетности

Планирование процесса приобретения

материально-технических ценностей

Составление бюджета и финплана на плановый период

по ОМТС и контроль за его исполнением

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 1 2 3

Работа с дебиторской и кредиторской

задолженностью

Участие в годовых инвентаризациях

Реализация неликвидных и

сверхнормативных ТМЦ

Выявление неликвидных и

сверхнормативных запасов

Расчет и корректировка нормативных

параметров управления запасами

Формирование и контроль за исполнением

программы по выявлению резервов снижения

уровня нормативных запасов

Участие в плановых и выборочных

инвентаризациях

Ежегодный отчет по результатам анализа

запасов

- принимает участие в подготовке решений в рамках своей компетенции, несет ответственность за

обоснованность своих предложений, исполняет принятое решение и несет ответственность за

своевременность и качество исполнения в рамках своей компетенции

- руководит деятельностью и принимает окончательное решение, несет ответственность

за конечные результаты

- организует исполнение, обобщает результаты, готовит и обосновывает проекты решений, несет

ответственность за своевременность и качество подготовки решений

- осуществляет контролирующую функцию

216

Исполни-

тели

Документы

Ген. Ди

ректор

Канцелярия Отдел Экспертная комиссия

Заведую-

щий

Регистра-

ция

Машинис

тки

Начальник Стар.

инспектор

Инспе

ктор

Председа

тель

Эксперт Секретар

Письмо

запрос.

Инструкция

Приказ

Протокол

Карат распределения обязанностей

составляет

регистрирует

хранит

согласовывает

размножает

исполняет

утверждает

подписывает

217

218

3. Документооборот для распределения функции (задачи),

документов

219

Функции (задачи, документы) выполняют при помощи

документограммы, к которым относятся маршрутно-технологические

карты, технологические карты, процедуры, оперограммы.

Документограмма – представляет собой графическую интерпретацию

процессов составления документов как по операциям, содержащейся в них

информации, так и операциям обработки самого носителя информации.

Пример составления документограммы «Составление

производственного плана» представлен в табл. 3.1. Примеры составления

документооборота для функций, документов представлены в разделе.

Пример составления документограммы «Управления цехом»

представлен в табл. 3.1. Пример составления документограммы

«Составления «»Производственного плана цеха» представлен в табл. 3.2.

Схема документограммы «Составление наряда» представлена в табл. 3.3.

Таблица.3.1

Документограмма управления цехом

Показатели Наименование документов

Кварталь-

ный бизнес

план

Месячны

й план

графика

Отчёт о выпо-

лнении суточ-

ного задания

Отчёт о выпо-

лнении смен-

ного задания

Периодичность

Количество

документов в год

Рабочие места

Контрольные

места

Начальные смены

Диспетчер

Начальник цеха

Планово-

диспетчерский

отдел

Экономический

отдел

Директор

Организация работы с документами. Под ред. В.А. Кудряева, стр. 200

220