Карташов Б.И. Орлов В.В. Документация и документооборот

Подождите немного. Документ загружается.

Матрица документальных связей ( п. 1.6)

201

Матрица документальных связей – это таблица с изображением

структурных подразделений и документальных связей между ними

(подразделениями).

По горизонтали показывают на передачу документа из одного

подразделения другим подразделениям.

По вертикали показывается получение документов от других

подразделений.

Достоинства: возможность показа документальных связей между

подразделениями.

Недостатки: отсутствие потока движения документов. Отсутствие

операций по работе с документами. Матрица документальных связей

представлена на рис. 1.5.

202

БУХ ББ ГО

Подразделения БСП Отдел

маркетинга

ПЭО ФО БУХ Цеха

основного

производства

Цеха

вспомогательного

производства

ОГМ ГД

БСП ОНР

ПМ

ФМ

SWOT

ОЦ

SWOT

ОЦ

SWOT

ОЦ

СП

БПР

Отдел

маркетинга

ПМ

ПЭО ПП ПВП ПОР ПРО ГО

ФО ФП

БУХ ББ ГО

Рис. 1.10. Матрица документальных связей (на примере стратегического плана)

203

Условные обозначения

БСП – бюро стратегического планирования

ОМ – отдел маркетинга

ПЭО – планово-экономический отдел

ФО – финансовый отдел

БУХ – бухгалтерия

ОГМ – отдел главного механика

ГД – генеральный директор

ОНР – основные направления развития

ПМ -

ФМ -

SWOT – SWOT-анализ

ОЦ – основные цели

ПМ – план маркетинга

ПП – план производства

ФП – финансовый план

ББ – бухгалтерский баланс

ПВП – план выпуска продукции

ПОР – план обеспечения ресурсами

ПРО – план ремонта оборудования

СП – стратегический план

БПР – бизнес-план развития

204

2. Документооборот для структурного подразделения

205

Документооборот для структурного подразделения:

2.1 Основные документальные связи подразделения (перечень

отправляемых подразделениям документов)

2.2 Распределение ответственности и полномочий специалистов и

руководителей подразделения

206

Основные документальные связи подразделения (перечень

получаемых и отправляемых документов) (п. 2.1)

207

Основные документальные связи подразделения (перечень

получаемых (отправляемых) подразделением документов представляет

собой:

• Таблицу, в которой указан перечень получаемых

подразделением А документов (№ п/п. код формы документа, наименование

формы документа, от кого получает (наименование подразделения,

должности), когда получает (срок, периодичность)

• Таблицу, в которой указан перечень передаваемых

подразделением А документов (№ п/п. код формы документа, наименование

формы документа, кто получает (наименование подразделения, должности),

когда получает (срок, периодичность) или таблицу, состоящую из двух

частей:

• Перечень получаемых документов (№ п/п. код формы

документа, наименование формы документа, срок, периодичность)

• Перечень передаваемых документов (№ п/п. код формы

документа, наименование формы документа, срок, периодичность)

По вертикали указан перечень подразделений, указанных на

структуре.

Достоинства

Простота, указанного перечня документов данным подразделением

всеми другими подразделениями организации, срок получения

(представления) документа.

Недостатки

Отсутствие операций выполняемых над документами и их

исполнителей, отсутствие маршрута движения документов.

Основные документальные связи подразделения представлены в табл.

2.1 и табл.2.2.

208

Таблица 2.1

Основные документальные связи подразделения А

Подразделение А получает:

№ п/

Код формы

документа

Наименование

формы

документа

От кого получает

(наименование

подразделений,

должностей)

Когда

(период,

срок)

….

Подразделение А передает:

№ п/

Код формы

документа

Наименование

формы

документа

Кому передаёт

(наименование

подразделений,

должностей)

Когда

(период,

срок)

….

209

Таблица 2.2

Основные документальные связи подразделения А

получает передает

№

п/п

Наименование

документа

Срок

(период)

№

п/п

Наименование

документа

Срок

(период)

Подразделение Б

……………..

ежед. 1

……………..

ежед.

.……………

ежем. 2

.……………

ежем.

……………..

ежекв. 3

……………..

ежекв.

………………

ежег. 4

………………

ежег.

… …………….. …….. … …………… …….

Подразделение В

……………..

ежед. 1

……………..

ежед.

………………

ежем. 2

………………

ежем.

………………

ежекв. 3

………………

ежекв.

………………

ежег. 4

………………

ежег.

… …………….. …….. … …………… …….

Перечисляются все подразделения обозначенные на структуре

Примечание: перечисляются все подразделения, обозначенные на

структуре предприятия

210