Карташов Б.И. Орлов В.В. Документация и документооборот

Подождите немного. Документ загружается.

(нормативно-

технического

документа)

в рукописи документ с соблюдением

установленных правил оформления и

заданием на разработку. Подписать

рукопись

Таблица 4

Класс 2. Операции вспомогательные

Вид 21 Коммуникативные операции

Краткое

наименование

разновидностей

операции

Содержание операций Код

операции

1.Контроль

расчётов

Проверить итог расчёта по точности и

качеству. Оценить ошибку и подчеркнуть

ошибочный результат. Завизировать

расчёт (при нахождении ошибки с

пометкой «см. подчёркнутое»)

141.01

Класс 2. Операции вспомогательные

Вид 21 Коммуникационные операции

Краткое

наименование

разновидностей

операции

Содержание операций Код

операции

1.Приём

документации

2.Приём

телефонограмм

3.Приём

телетайпрограмм

4.Передача

телефонограмм

Принять документацию, проверить со-

ответствие, адресования, расписаться в

получении

Принять телефонограмму, записать ее

содержание и подтвердить прием

Принять телетайпограмму, подтвердить

прием, зарегистрировать в журнале,

наклеить текст на бланк, передать в

канцелярию

Набрать номер корреспондента, передать

текст телефонограммы, получить

подтверждение

221.01

221.02

221.03

221.04

221.05

171

5.Передача

телетайпрограмм

6.Разноска

документации

7.Передача

документации

8.Доставка

документации

Набрать код корреспондента, получить

подтверждение готовности приема,

передать текст, получить подтверждение

приема

Разнести полученную документацию по

назначению в соответствии с маршрутом и

графиком движения

Разнести документацию по адресам,

получить расписки в приеме

Получить партию документов (коррес-

понденции). Отвезти по маршруту, Сдать

согласно реестру или описи

221.06

221.07

221.08

Вид 22 Адресовальные операции

Краткое

наименование

разновидностей

операции

Содержание операций Код

операции

1.Контроль

расчётов

2.Маркирование

конвертов

3.Адресование

корреспонденции

Наклеить марку, соответствующей

стоимости на конверте

Подготовить маркированную машину.

Отмаркировать конверты с почтой

суточной отправки

Переписать на конверт адрес отправителя,

адрес получателя, проставить на конверте

индексы вложенных документов.

Отложить корреспонденцию в лоток для

отправки

222.01

222.02

222.03

Вид 23 Регистрационные операции

Краткое

наименование

разновидностей

операции

Содержание операций Код

операции

1. Штемпелива-

ние документа

Поставить регистрационный штамп на

документе. Записать в графе "цата" день

и месяц штемпелевания

222.01

172

2.Индексация

входящего

документа

3.Индексация

исходящего

документа

4.Регистрация

докуметна

5.Кодирование

6.Декодирование

Проставить на документе (в поле

штампа) регистрационный номер вхо-

дящего документа

Присвоить документу исходящий номер

согласно принятой системе. Записать

номер в графе "исх.№ и дата

Зарегистрировать документ в журнале

(регистрационной карточке) с

указанием всех реквизитов

Сопоставить представленные сведения

с признаками классификации.

Установить принадлежность сведе-ний

к классу (виду, разновидности).

Присвоить и записать код

Сопоставить код с признаками клас-

сификации. Выписать последовательно

признаки классификации

223.02

223.03

223.04

223.05

223.06

Вид 24 Поисково-подборочные операции

Краткое

наименование

разновидностей

операции

Содержание операций Код

операции

I. Поиск до-

кумента

(материала)

2. Поиск за-

прашиваемого

дела

3. Подбор за-

прошенного

документа

4. Подбор за-

Просмотреть справочную картотеку

(каталог) и записать шифр нужного

документа (материала)

Установить место хранения дела (единицы

хранения) в архиве по соответствующим

описям или номенклатурам дел

Найти на месте хранения по шифру

запрошенную документацию, извлечь и

подобрать материалы в соответствии с

запросом

Найти связку на месте хранения, развязать

224.01

224.02

224.03

224.04

173

прошенного

дела,

6. Системати-

зация доку-

ментов внутри

дела

6. Сортировка

документов (по

получателям)

7. Группировка

документов по

корреспон-

дентам

8. Сортировка

документов {на

регистрируемые

и нерёгист-

рируемые)

9. Размещение .

регистра-

ционных

карточек в

картотеке

10. Отбор сфор-

мированных в

подразделениях

документальных

материалов о

истекшими

сроками

хранения

связку, извлечь необходимое дело

Расположить документы внутри дела

последовательности решения вопроса, по

хронологии или алфавиту

Разложить документы по соответству-

ющим ячейкам распределительного шкафа

Разложить документы по ячейкам на-

стольного распределительного устройства

Просмотреть документы и разложить их в

соответствующие ячейки настольного

распределительного устройства

Разместить регистрационные карточки в

соответствующих ячейках картотеки

Просмотреть документальные материалы,

проверять сроки хранения, отметить

документальные материалы с истекшими

сроками хранения в номенклатуре дел

224.05

224.06

224.07

224.08

224.09

Вид 25 Переплётно-брошюрованные

Краткое

наименование

разновидностей

операции

Содержание операций Код

операции

1. Фальцовка

листов

2. Комплекто-

вание тет-рацей

в блок

Отфальцевать лиоты документа в со-

ответствии с форматом

Скомплектовать тетради в блок

225.01

225.02

174

3. Шитье блока

4. Бпговка об-

ложки (пере-

плета)

5. Крепление

обложки к

блоку

6. Крепление

обложки к блоку

7. Крепление

переплета к

блоку

Сшить тетради блока

Отбиговать обложку (переплет)

Надеть обложку на тетради, вложенные

друг в друга, прошить в корешковом сгибе

проволочными скобами

Надеть обложку на блок, приклеить

корешок обложки к корешку блока,

бигованные части обложки приклеить к

первой и последней страницам блока

Вложить блок в переплет, скрепить о

переплетом с помощью форзаца

225.03

225.04

225.05

225.06

225.07

Вид 26 Формально-контрольные операции

Краткое

наименование

разновидностей

операции

Содержание операций Код

операции

I. Контроль сро-

ков исполнения

2. Нормоконт-

роль

3. Корректура

рукописного

документа

(материала)

Проверить по контрольно-сроковой

картотеке сроки исполнения документов,

переданных исполнителям

Сверить представленный документ о

требованиями, установленными

стандартами. Отметить отклонения на

поле листа. Подписать документ и

поставить цату (с замечанием, без

замечания). Вернуть документ

исполнителю

Прочитать рукопись и откорректировать в

соответствии о установленными

правилами

226.01

226.02

226.03

175

4. Корректура

печатного

документа

(материала)

5. Проверка со-

ответотвия

документа

установгенным

формам

Удостоверение

Сверить отпечатанный материал с

рукописью и откорректировать ее

в случае

необходимости

Проверить правильность оформления

документа согласно требованиям

стандартов; удостоверится в наличии

приложения и виз

Прочитать документ, сравнить с

подлинником. Заверить подписью и

печатью

226.04

226.05

226.06

6.3 Способы фиксации документооборота

6.3.1 Общие положения

Способы фиксации документооборота можно разделить на способы

представления и виды использования.

К способам использования документооборота относятся:

1. Документооборот для всей организации

2. Документооборот для структурного подразделения

3. Документооборот для функции (задачи), документа

4. Документооборот принятия решения

Каждый вид и способ представления документа имеет преимущества

и недостатки. Выбор и способ представления документооборота

определяется целью формирования, возможностями получения

информации, квалификацией специалиста, составляющего

документооборот.

Каждый вид документооборота имеет несколько способов фиксации:

1. Документооборот для всей организации

1.1 Связь документов с работами (функциями)

1.2 Схема документооборота

1.3 Карта линейной ответственности (Д. Клиланда, В. Кинга)

176

1.4 Схема документных связей (схема получаемых, отправляемых

документов)

1.5 Схема документооборота по всей организации

1.6 Матрица документальных связей

177

1. Документооборот для всей организации

178

Схема документационных связей работ (функций) и документов

(п 1.1)

179

Схема документальных связей работ (функций) и документов (п. 1.1)

– это графическое изображение работ (функций) и связанных с ними

документов.

Достоинства: возможность показать связи работ (функций) и

документов и , таким образом, представить все документы (весь

документооборот) организации (предприятия)

Недостатки: невозможность показать связь документов и

исполнителей, а также операции по обработке документов

Схема документальных работ (функций) и документов (фрагмент)

представлена на рис. 1.1. Схема документооборота (для всей организации)

представлена на рис. 1.2.

180