Карташов Б.И. Орлов В.В. Документация и документооборот

Подождите немного. Документ загружается.

классификатора операций. Классификатор организационно-правовых

действий (операций) (подход Центр НОТ и У. Бумпрома) представлен в

табл 6.2.7. Классификатор управленческих операций (подход Соловьёва

В.С.) представлен в табл. 6.2.8.

Таблица 6.2.7

Классификатор организационно-правовых действий

Организационно-правовые действия

шифр Наименование

Распоря-

дительные

А – Решает

В – Рассматривает

Г – Утверждает

Е – Участвует (согласовывает, консультирует)

М – координирует

П – предлагает

О – Организует (содействует)

З – обеспечивает

К – контролирует

У – учитывает (отчитывается)

Л – Анализирует

Д – Разрабатывает

И - Исполняет

Таблица 6.2.8

Классификатор управленческих операций

Операции

шифр Наименования

Админи-

стратив-

ное уп-

равление

Формирование задач (заданий)

Установление сроков выполнения задач

Установление норм времени на выполнение заданий

(работ)

Формирование целей и условий решения задач

Распределение работ по исполнителям

Выдача заданий

Инструктаж (консультирование) по выполнению

Установление технологии выполнения работ

Координация работ между исполнителями

Согласование решений

Контроль выполнения

Центр НОТ и У Бумпрома

В.С. Соловьёв. Организационное проектирование систем управления. Приложение 7

161

Опера-

ции

аннали-

тическо-

го (твор-

ческого

характера

Операции

техничес

кого и

канцеляр

ского

характера

Утверждение решений

Контроль исполнения, соблюдения трудовой и

производительной дисциплины

Оценка качества выполненных заданий (работ,

операций)

Оценка качества работы исполнителя в целом

Определение степени (меры) поощрения и наказания

Обучение подчинённых

Приемка выполненных работ

Исполнение документа

Выбор необходимых исходных данных, показателей

Анализ исходной информации

Подбор необходимой информационно-справочной,

инструктивно-методической информации

Обобщение опыта

Разработка документа

Разработка вариантов решения

Оценка альтернативов

Выбор наилучшего варианта решения

Обдумывание решения

Принятие решений

Инженерные расчёты

Экономические расчёты

Выбор технологий решения

Сбор исходных данных

Поиск документов

Подбор информации

Регистрация документов

Проверка комплектности документов

Подшивка документов

Вычислительные работы

Графическое оформление документов

Текстовое оформление документов (написание

чернового или рукописного документа)

Размножение документов (печатание, копирование)

Проверка (считывание) правильности оформления

Комплектование документов

Упаковка (отправка) документов

Обеспечение телефонных разговоров

Будем считать, что операция – это технологически законченная часть

процесса составления документа, осуществляемая непрерывно на одном

162

рабочем месте одним или несколькими служащими одновременно с

использованием средств оргтехники.

Операции могут быть основными и вспомогательными. Основная

операция – это операция над информационной (смысловой) частью

документа. Вспомогательная операция – это операция над носителем

информации документа и не связанная с непосредственным изменением

содержания документа.

Классификация операций может быть укрупнённой и расширенной.

Перечень укрупнённых основных операций представлен в табл. 6.2.9.

Перечень укрупнённых вспомогательных операций представлен в табл.

6.2.10.

Таблица 6.2.9.

Перечень укрупнённых основных операций (над информацией,

содержащейся в документе)

Работы (этапы

принятия

решения)

Основные операции

Организация

разработки

Разработка

Согласование

Исполнение

Выдача задания.

Определение требований.

Организация исполнения

Разработка

Участие в разработке

Корректировка

Подписание

Утверждение

Согласование

Визитирование

Одобрение

Исполнение

Контроль исполнения

Анализ исполнения

Учёт исполнения

Отчёт об исполнении

Таблица 6.2.10

163

Типовой перечень укрупнённых операций процесса обработки

документа

Приём (получение)

Передача

Сортировка (разноска)

Регистрация (индексация, кодирование, штемпелевание)

Поиск

Подбор (систематизация)

Накапливание

Комплектование

Размножение (печатание, копирование)

Считка (проверка)

Контроль текста

Выписка

Выдача справок

Доставка (транспортировка)

Хранение

Уничтожение

Может быть разработан более подробный классификатор операций,

выполняемых при составлении документов.

Таблица 6.2.11

Классификатор операций, выполняемых при составлении документов

Таблица 1

Признак классификации-отношение к технологическому процессу в

управлении

Обоснование

класса

Наименование класса операции

Основная операция

Вспомогательная операция

Таблица 2

164

Признаки операции – назначение операции

Обозначение Наименование вида операции

Класс Вид

1 1

Распорядительные

Координационные

Оценочно-аналитические

Контрольные

Расчетно-аналитические

Проектно-конструкторские

2 1

Коммуникационные

Адресованные

Регистрационные

Поисково-подборочные

Переплётно-брошюровочные

Формально-контрольные

Копировально-множительные

Таблица 3

Класс 1 Операции основные

Вид II Распорядительные операции

Краткое наимено

вание разновидно

стей операций

Содержание операций

Код

опера

ции

1.Выдача задания

2.Выдача

письменного

указания

3.Выдача

резолюции

(письменно)

4.Утверждение

(директивного

документа)

Ознакомить исполнителя с содержанием,

конечной целью, требованиями, сроками

выполнения задания

Сформулировать решение. Записать в

контрольную карточку фамилию

исполнителю, краткое содержание задания,

срок исполнения

Ознакомиться с документом. Записать на

документе: фамилию исполнителя, задание,

срок исполнения

Ознакомиться с документом. Оценить его

полноту, точность, соответствие с дейст-

вующими нормами. Проверить наличие виз.

подписей исполнителей. Подписаться в гра-

111.01

111.02

111.03

111.04

165

5.Подписание

(распорядительного

документа)

фе "Утверждаю", проставить дату

Ознакомиться с проектом. Оценить

юридическую правомерность проекта, его

содержание, сроки и состав исполнителей

по каждому пункту, основание для издания.

Подписать документ и поставить дату.)

111.05

Вид 12 Координационные операции

Краткое наимено

вание разновидно

стей операций

Содержание операций

Код

опера

ции

1.Согласование

2.Визирование

3.Корректировка

задания

4.Инструктаж

работника

5.Выработка

Изучить представленный документ. В преде-

лах предоставленных прав, проверить соот-

ветствие действующим нормам приведенных

данных, состав решаемых в документе воп-

росов. Выявить соответствие (несоответ-

ствие) данных. Подписать документы (в

случае несоответствия с "замечанием").

Поставить дату и передать на отправку.

Прочитать представленный документ. Выя-

вить соответствие в документе данных,

действующим на предприятии нормам, (фак-

тическим результатам), требованиям по

оформлению. Завизировать (подписать) с

указанием даты и передать на отправку.

Установить (лично, по телефону) причину

отклонения. Внести (вписать) изменения в

содержание и сроки выполнения на доку-

менте, подписать корректировку и поставить

дату.

Вызвать работника, изложить порядок, ме-

тоды и условия работы. Проиллюстрировать

на примерах, дать информацию об ограни-

чениях в работе. Проверить правильность

понимания.

Выяснить последовательно мнение участни-

121.01

121.02

121.03

121.04

121.05

166

коллениального

решения

6.Обсуждение

ков совещания по вопросу. Установить

соответствие целям и задачам совещания

особых мнений и предложений.

Согласованно отложить или принять

предложения. Занести решение в протокол.

Ознакомиться с мнением работника, выявить

спорные, неясные вопросы. Выработать об-

щую точку зрения

121.06

Вид 13 Оценочно-аналитические операции

Краткое на-

именование

операции

Содержание операций

1.Согласование

2.Выбор

варианта

3.Подведение

итогов

4.Составление

отзыва

5.Оценка

результатов

(деятельности ,

работы)

6.Аттестация

Прочесть документ. Выделить основное содержание.

Оперделить сферу применения в порядке использования.

Выписать учётную карточку с указанием основного

содержания

Сопоставить показатели вариантов. Провести оценку

показателей по критериям. Выбрать наиболее

эффективный вариант. Записать обоснование в документе.

Поставить подпись и дату

Рассмотреть состав заданий по плану. Проверить наличие

отметок о фактическом исполнении, качество

предъявленных материалов. Подписать отчёт с указанием

оценки работы

Изучить подготовленный материал. Сопоставить с

заданием, техническими требованиями (условиями ТЗ).

Отметить полноту и качество материала. Оценить

соответствие действующим нормативно-техническим

документам. Составить письменный отзыв, передать в

машинописьменное оформление

Сопоставить установленные показатели с достигнутыми

результатами. Рассчитать отклонения. Записать результат

в документ. Сравнить полученные данные с предыдущими

значениями. Установить тенденции показателей. Изложить

оценку письменно и подписать

Рассмотреть состав и качество выполняемых работ за

167

7.Оценка

правильности

подготовки

сведений

(данных)

8.Анализ

влияния

факторов

период. Проанализировать сложность, трудоёмкость и

уровень самостоятельности в решении. Оценить

соответствие работ, установленных в должностных

инструкциях. Сформулировать выводы и дать заключение

о разработке. Подписать и поставить дату

Изучить предоставленный документ. Проверить

правильность оформления при введённых данных и их

обоснованность, эффективность принятого в документе

решения. Выявить ошибки и нарушения установленным

требованиям. Подписать документ, к которому нет

замечаний.

Ознакомиться с показателем деятельности. Провести

ценную постановку и выявить степень влияния факторов

расчёта. Результат анализа изложить письменно и

Вид 14 Контрольные операции

Краткое

наименование

разновидностей

операции

Содержание операций Код

операции

1.Контроль

расчётов

Проверить итог расчёта по точности и

качеству. Оценить ошибку и подчеркнуть

ошибочный результат. Завизировать

расчёт (при нахождении ошибки с

пометкой «см. подчёркнутое»)

141.01

Вид 15 Расчётно-вычислительные операции

Краткое

наименование

разновидностей

операции

Содержание операций Код

операции

1.Расчёт

(инженерно-

технический)

Произвести оценку полноты и качества

исходных данных. Подставить исходные

данные в математическое выражение

(формулу). Провести математические

действия и записать полученный

результат. Последовательно перейти к

следующим операциям алгоритма

расчета. Записать полученный результат

151.01

168

2.Расчёт

(автоматизиро-

ванный)

3.Табилирование

4.Подсчёт

данных

5.Нормирование

6.Программиро-

вание

7.Подсчет

количества

в документ, подписаться и поставить дату

Выбрать программу. Ввести в машину

исходные данные. Провести контроль

программы. Получить распечатку

результата

Выбрать коммутационную доску по

схеме коммутации. Вставить программу в

табулятор. Вложить массив перфокарт но

задаче. Произвести расчет и получить

распечатку результата

Проверить полноту представленных

сведений. Сложить (умножить, вычесть,

разделить) данные. Записать результат в

графе. Подписаться и поставить дату

Установить количественные значения

факторов (вес, количество, сложность и

т.п.). Выбрать норматив по справочнику»

Рассчитать норму и записать результат в

графу (строку, зону)

Ознакомиться с алгоритмом расчета.

Подобрать по каталогу стандартную

программу. (Разработать специализи-

рованную программу). Записать в бланк

результат подбора (разработчики)

Проверить правильность выбора и

подготовки программы

Подсчитать количество (деталей, мест и

т.п.). Результат подсчета записать в

документ (форму» графу)

151.02

151.03

151.04

151.05

151.06

151.07

Вид 16 Проектно-конструкторские операции

Краткое

наименование

разновидностей

операции

Содержание операций Код

операции

1.Составление Обдумать структуру и степень де- 161.01

169

конструкторского

эскиза

2.Разработка

принципиальной

схемы

3.Разработка

оргсхемы

4.Конструирова-

ние

5.Составление

технологической

(маршрутной

операционной

карты)

6.Составление

текстого

тализации эскиза в соответствии о

техническими требованиями. Продумать

расположение видов в поле листа.

Вычертить вариант конструкции.

Проставить габаритные размеры и

пояснительные надписи. Подписать

вариант и передать на рассмотрение

руководителю

Ознакомиться с техническим решением

(условиями, заданием)* Просмотреть

имеющиеся варианты решений»

Обдумать структуру и системы.

Вычертить в условных изображениях

составные части системы. Наклеить

апликации. Дать пояснительные

надписи. Подписать схему и передать на

рассмотрение руководителю

Продумать расположение структурных

частей схемы. Вычертить (в карандаше!

тушью) схему. Дать текстовые

пояснения. Подписать схему и передать

на рассмотрение руководителю

Произвести расчет габаритов и

размерных цепей. Вычертить (в

карандаше, графически) вид детали

(узла, сборочной единицы). Оформить

основные надписи и условные

изображения. Подписать чертеж и

поставить дату

Заполнить основную надпись тех-

нологической карты. Сформулировать на

основе классификатора наименование

операции. Изложить последовательно по

переходам содержание операций.

Назначить средства оснащения.

Проверить и подписать документ

Продумать содержание материала и

порядок изложения вопросов. Составить

161.02

161.03

161.04

161.05

161.06

170