Карташов Б.И. Орлов В.В. Документация и документооборот

Подождите немного. Документ загружается.

обслуживание

Техническая подго-

товка и обеспечение

производства

Производство

Капитальное строи-

тельство, техническое

обслуживание

Таблица 5.23

Перечень раздела табеля форм документов, построенного по

функциональному принципу



1. Организация системы и процессов управления

1.1 Организационно-правовое обеспечение деятельности

организации

1.2 Обеспечение законности

2. Прогнозирование и планирование деятельности

3. Регулирование деятельности

3.1 Информационное обеспечение деятельности

3.2 Оперативное управление деятельности

4. Контроль за деятельностью

4.1 Статистическая отчётность

4.2 Ведомственная отчётность

4.3 Внутренняя отчётность (контроль за деятельностью

подразделений и работников)

5. Финансовая деятельность

5.1 Бухгалтерский учёт

5.2 Бухгалтерская отчётность

6. Материально-техническое обеспечение

6.1. Обеспечение помещением, материалами, оборудованием,

транспортом



Организация работы с документами. Под ред. В.А. Кудряева

141

6.2. Эксплуатация помещения, материалов, оборудования,

транспорта

6.3. Обеспечение сбыта

7. Научно-техническое обеспечение

7.1 Научно-исследовательская и проектно-конструкторская

деятельность

7.2 Внедрение и эксплуатация технических средств

7.3 Научно-техническая информация

7.4 Охрана окружающей среды

8. Международное сотрудничество

8.1 Командирование сотрудников за рубеж

8.2 Приём зарубежных делегаций

8.3 Информационно-справочное обслуживание

международных связей

9. Обеспечение персоналом

9.1 Подбор, расстановка и использование кадров

9.2 Учёт личного состава

9.3 Аттестация работников

9.4 повышение квалификации

9.5 Командирование сотрудников

9.6 Нормирование труда

9.7 Охрана труда

10. Документационное обеспечение

10.1 Учёт и контроль исполнения документов

10.2 Хранение и использование документов

Таблица 5.24

Общий каталог функций предприятия (структура классификатора,

табеля, альбома)

142

1. Общее руководство

1.2 Организация деятельности

1.3 Планирование хозяйственной деятельности

1.4 Мотивация деятельности

1.5 Анализ деятельности и отчётности

1.6 Правовая деятельность

1.7 Обслуживание и технические средства управления

1.8 Охрана предприятия

1.9 Ревизия хозяйственной деятельности

2. Распоряжение человеческим фактором

2.1 Занятость

2.2 Труд

2.3 Выплаты

2.4 Обучение

2.5 Социальная проблематика

2.6 Социально-бытовые вопросы

2.7 Предупредительные меры

3. Инвестиционная деятельность

3.1 Принципы

3.2 Приобретение основных средств

3.3 Эксплуатация основных средств

3.4 Ремонтное хозяйство

3.5 Транспортное хозяйство

3.6 Инструментальное хозяйство

3.7 Изъятие основных средств

4. Материально-энергетическое хозяйство

4.1 Приобретение материалов и услуг

4.2 Складское хозяйство

4.3 Материальное хозяйство

143

4.4 Энергетическое и водное хозяйство

4.5 Распоряжение тарой

4.6 Распоряжение доходами производства

5. Управление производством

5.1 научно-технический прогресс

5.2 Конструкторская подготовка

5.3 Технологическая подготовка

5.4 Организационная подготовка

5.5 Реализация производственного процесса

5.6 Контроль качества продукции

6. Продажа и распоряжение готовыми изделиями

6.1 Подготовка продаж

6.2 Продажа изделий и услуг

6.3 Отсылка изделий

6.4 Рекламация изделий и услуг

7. Управление финансовой деятельностью

7.1 распоряжение основными фондами

7.2 Расчёт с бюджетом

7.3 Расчёт с потребителями и поставщиками

7.4 Расчёт с работниками

7.5 Общественно-правовые расчёты

7.6 Распоряжение оборотными средствами

7.7 Вопросы цен

7.8 Инвентаризация деятельности

7.9 Установление результатов деятельности

144

Таблица 5.25

Перечень состава (структуры, разделов) классификатора, (табеля,

альбома) форм документов ОАО «ЛМЗ»

№ п/п Наименование функций

Основные производственные функции

1.1 Научно-исследовательская проектная, инвестиционная деятельность

1.2 Техническая подготовка производства

1.3 Материально-техническое обеспечение

1.4 Производство (изготовление) продукции

1.5 Сбыт продукции

1.6 Потребление (обслуживание) продукции

2. Функции обеспечения производства

2.1 Техническое и энергетическое обслуживание

2.2 Хозяйственное обслуживание

2.3 Транспортное обслуживание

2.4 Ремонтно-строительное обслуживание

2.5 Охрана труда, техника безопасности

2.6 Охрана окружающей среды

3. Функции менеджмента

3.1 Стратегическое развитие

3.2 Организация управления

3.3 Маркетинг

3.4 Персонал

3.5 Экономика

3.6 Финансы

145

3.7

3.8

4.1

4.2

4.3

4.4

4.5

4.6

Бухгалтерская деятельность

Внешнеэкономическая деятельность

Обеспечивающие функции менеджмента

Правовое обеспечение

Документационное обеспечение

Делопроизводственное обеспечение

Информационное обеспечение

Техническое обеспечение

Обеспечение безопасности и охрана тайн

5.6 Ведение классификатора, табеля и альбома форм документов

Применение и ведение классификатора, табеля и альбома форм

документов обеспечивает:

 Соответствие используемых форм документов

выполняемым функциям и задачам управления (как по

составу форм, так и по их содержанию)

 Юридическую силу документов, действующих на

предприятии;

 Исключает возможность неоправданного создания новых

форм документов;

 Установить единую классификацию документов в

соответствии с функциями и задачами управления;

 Учесть количество видов и форм документов;

 Нормативно закрепить процедуру подготовки и оформления

управленческих документов;

 Сократить затраты времени на составление, оформление и

обработку документов;

146

 Обеспечить оперативность, реализацию функций

управления и принятия решений, в том числе операций по

подписанию, согласованию, визированию.

Ведение классификатора, табеля и альбома форм документов,

внесение в них изменений, контроль за их применением осуществляется

службой документационного обеспечения управления.

В процессе ведения классификатора и табеля в него включается все

вновь утверждённые и введённые в действие формы документов, а также

формы документов, в4лючение которых основывается на практической

целесообразности.

В этом случае структурное подразделение, предлагающее форму

документа должно дать необходимое обоснование. Включение новых форм

документов в классификатор и табель даётся только с разрешения

руководителя организации, т.е. его приказом, который должен быть

согласован со специалистом по документационному обеспечению

управления.

В связи с необходимостью периодического обоснования

классификатора, табеля и альбома форм документов (включение новых

форм, исключение отменённых форм документов). Наиболее

целесообразной является электронная форма документов.

147

6. Основы документооборота

6.1 Понятие документооборота

В соответствии с ГОСТР 51141-98 под «документооборотом»

принимается движение документов в организации с момента их создания

или получения до завершения или отправления. Однако данное

определение недостаточно и необходимо рассмотреть другие (уточняющие)

понятия документооборота.

«Под документооборотом предприятия следует понимать

упорядоченное перемещение документов в процессе работы с ними

соответствующих подразделений и должностных лиц»

«Под документооборотом понимается последовательность

прохождения документа через исполнителей от момента его составления до

момента сдачи на хранение или передачи во внешние организации.

«Документооборот – это движение (маршрут движения) документов в

аппарате управления».

«Документооборот – это движение документов с момента их

получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или

сдачи их на хранения».

«Последовательность выполнения операций конкретного процесса

может быть представлена в виде технологической схемы, Которая наглядно

фиксирует начало работы (процесса), характер их трудовых операций,

возможность их механизации, а также их взаимосвязь».

Разбирая употребляемое в ГОСТ Р51141-98 при определении

документооборота слово «движение» в общем случае изменение можно

Демии Ю.М. Делопроизводство. Документационный менеджмент. Баратор М. 2004. стр 52

Татарникова Е.Н. Проектное обследование. Анализ состава и потоков информации

Качалина Л.Н. Научная организация управленческого труда. Оргпроектирование. Из-во. Экономика. М.:

1973.

Организация работы с документами. Учебник под ред. Кудряева В.А.

Оргтехника в управлении. Под ред. Л.Н. Качалиной. Из-во «Экономика» М. 1975.

148

сделать вывод, что при движении документов с ними происходят

изменения.

Продвижение – это процесс, что означает совокупность

последовательных действий для достижения каких-либо результатов.

Имеются и другие понятия «процесса».

«Процесс – набор взаимосвязанных и взаимодействующих операций

(действий) которые преобразуют входы и выходы».

«Процесс – совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих

видов деятельности, преобразующих входы и выходы».

«Процесс – совокупность последовательности и/или параллельных

выполняемых операций, преобразующих материальный или/и

информационные потоки с другими свойствами».

Рис. 6.1 Представление процесса в стандарте ISO-9000:2000 ГОСТ

Р.ИСО-2001.

МСISO 9000: 2000

ГОСТ РИСО 9001-2001

Р50.1.028-2001 Стр 25

Процесс

Вход Выход

Пример:

Сырьё,

материалы,

промежуточная

продукция,

информация

Преобразование

(добавляющее

ценность),

включающее

трудовые и

другие ресурсы

Пример:

продукт конечный,

услуга, продукт

промежуточный,

информация

149

Рис. 6.2

Таким образом, документооборот – это технологическая схема

движения документов по пунктам их переработки (подразделения,

должностные лица) для выполнения необходимых операций, направленных

на решения определенных задач (преобразования информации) с момента

получения или создания документа до завершения исполнения и отправки

адресатам или сдачи на хранение.

6.2 Характеристики докумнентооборота

Основными характеристиками документооборота являются:

 Направление;

 Содержание;

 Объём документооборота;

 Скорость движения документов;

 Стоимость выполняемых типовых операций.

Остановимся более подробно на каждой характеристики.

6.2.1 Направления документооборота

По направлению документооборот делится на :

Преобразование

Ограничительная

информация

Предписывающая

информация

Материальные

объекты на входе

Материальные

объекты на выходе

Описание

информации о

материальном

объекте

Описание

информации о

материальном

объекте на выходе

Ресурсы Оборудование,

персонал

150