Карташов Б.И. Орлов В.В. Документация и документооборот

Подождите немного. Документ загружается.

 Горизонтальные документопотоки, связывающие

организации одного уровня;

 Вертикальные документопотоки, связывающие организации

разного уровня;

 Документы, получаемые вышестоящей

организацией от подчинённых организаций;

 Документы, направляемые вышестоящим органам

власти и управления подчинёнными организациями.

6.2.2 Содержание документооборота

Документооборот по отношению к управленческому объекту

характеризуется:

 Входящий документооборот;

 Документы вышестоящих организаций,

директивные указания, нормативные и методические акты;

 Документооборот от подведомственных

организаций (отчёты о деятельности, инициативные докладные

записки);

 Документы от не подчинённых организаций

(документы, направляемые на согласование)

 Обращение граждан.

 Исходящие документы;

 Документы, издаваемые в данной организации и

отправляемые за её пределы (инициативные и ответственные)

 Внутренний документооборот, документы создаваемые и

используемые в самом аппарате управления, не выходящие за

пределы организации;

 Организационно-распорядительные документы

 Плановые

151

 Отчётные

 Финансовые

6.2.3 Объём документооборота

Объём документооборота- количество документов (создаваемых или

определённых) Q за определённый период времени (t) месяц, год.





o Число входящих документов в год;

o Число исходящих документов в год;

o Число внутренних документов в год;

o Равномерность документооборота (колебания документооборота по

месяцам по отношению к среднему);

o Объём документооборота по структурным подразделениям;

o Объём документов в разрезе видов документов;

o Доля документов, поставленных на контроль (отношение числа

документов, поставленных на контроль к общему числу

документов);

o Средний объём информации в одном документе (количество

страниц (листов) машинописного текста в одном документе);

o Среднее число копий на один документ;

6.2.3 Скорость движения документов

Скорость движения документов:

 Время регистрации одного документа;

 Время передачи документа на исполнение (от поступления

документа в организацию до передачи его исполнителю);

 Время передачи документа между структурными

подразделениями;

152

 Время поиска документа по известным атрибутам (где

находится документ №___ от _____ из организации ___)

 Время поиска документа с неизвестными атрибутами;

 Время подготовки и согласования типовых документов

(протоколов, приказов, договоров, плановых работ и т.п.

Измеряется с даты получения подготовки до согласования со

всеми необходимыми лицами);

 Время, затрачиваемое на подготовку типовых отчётов по

делопроизводству (количество вх, исх, состояние исп;

6.2.4 Стоимость выполняемых типовых операций над

документами

Стоимость выполняемых типовых операций над документами:

 Стоимость рабочего времени сотрудников

 Затраты на оплату труда;

 Затраты на аренду производственных помещений

 Налоговые выплаты

 Стоимость ресурсов, необходимых для выполнения той или

иной операции с документами

 Бумага;

 Расходные материалы;

 Копировальные аппараты;

 Принтеры;

6.2 Понятие операции. Классификация операций

Как было уже сказано, одним из элементов документооборота

(процесса, работы) является операция. Дж. Милвард предложил делить

конторской работы на операции:

153

«Операция – часть выполняемой работы с документами, сделанная с

той или иной степенью детализации». Он же предложил делить конторские

работы на операции физического труда и на операции умственного труда.

Операции физического труда представлены в табл. 6.2.

Операции умственного труда представлены в табл. 6.2.2.

Рационализация управления и техника конторской работы. Под ред. Дж. Милварда. Из-во иностранной

литературы. М. 1963.

154

Таблица 6.2.1

Операции физического труда:

o Приём и регистрация;

o Запись;

o Сортировка;

o Копирование;

o Считка и проверка;

o Накапливание;

o Подборка и систематизация;

o Хранение.

Таблица 6.2.2

Операции умственного труда:

 Классификация;

 Наведение справок;

 Распознование;

 Отбор;

 Сравнение в широком смысле;

 Проверка точности;

 Проектирование;

 Проверка точности;

 Принятие решения;

 Изложение;

 Расчёты;

 Обобщение, синтезирование;

 Вычисления.

155

Существуют и другие понятия операций:

«Операцией называют любое преднамеренное изменение

характеристики предмета»

«Операция – часть работы с документами, сделанная с той или иной

степенью детализации»

«Операции можно рассматривать как простые действия

определённого характера стабильные по содержанию. Операции можно

разделить на творческие, логические, технические и их комбинации».

«При оргпроектировании под работой процессом следует понимать

законченный цикл взаимосвязанных операций, выполненных в

определённой последовательности группой работников или одним

исполнителем».

«Технология выполнения работа должна состоять (должна быть

разложена) на его составные операции и элементы, которые могут быть:

 Творческими;

 Логическими;

 Нетворческими.»

Творческие операции представлены в табл. 6.2.4. Логические

операции представлены в табл. 6.2.5. Нетворческие операции представлены

в табл. 6.2.4.

Таблица 6.2.3

Творческие операции:

 Составление текста;

 Согласование (внесение изменений и дополнений) в текст

Р. Вернебург. Рационализация и техника работы аппарата управления. Пер с немецкого. Из-во

«Прогресс». М. 1969

Р. Вернебург. Рационализация и техника работы аппарата управления. Пер с немецкого. Из-во

«Прогресс». М. 1969

Оргтехника в управлении. Под ред. Л.Н. Качалиной. Экономика. М. 1975

156

Таблица 6.2.4

Нетворческие операции:

 Перепечатка;

 Счистка;

 Размножение;

 Доставка;

 Регистрация.

Таблица 6.2.5

Логические операции:

 Составление сводных ведомостей;

 Осуществление элементарных вычислительных операций

157

Основные операции делопроизводства представлены на рис. 6.2.1.

Состав-

ные

части

произво-

дства

Операции делопроизводства Группы документов

Внутрен-

ние

Исходя-

щие

Входя-

щие

Делопроизводство

Докуме-

нтирова-

ние

Составление проекта

документа

Согласование проекта

документа со специалистом

Проверка правильности

оформления документа

Подписание (утверждение)

документа руководителем

Регистрация

Разметка

Организа

ция

работы с

докумен

тами

Рассмотрение документа

руководителем (резолюция)

Контроль и исполнение

Исполнение документов

Формирование дел

Текущее хранение и

использование

Передача на архивное

хранение

Уничтожение документов

Условные обозначения операций:

- обязательные для данной группы документов

- возможные для данной группы документов

- не используются

Рис. 6.2.1 Основные операции делопроизводства

Втор.

Экземпляр

отправ

ка адр.

158

«Операция – часть управленческой работы, выполняемая непрерывно

одним исполнителем на одном рабочем месте над определённой

информацией».

Для определения состава опраций необходимо рассмотреть

жизненный цикл документа.

Документ – это продукт, как любой продукт документ имеет

жизненный цикл. Фазы жизненного цикла (по Майклу Дж. Д. Саттоку)

представлен на рис. 6.2.3. Операции разработки документа (по М. Дж. Д.

Саттону) представлены в табл. 6.2.6.

Рис. 6.2.3. Фазы жизненного цикла. Разработка документа фирмы по

М. Дж. Д. Саттону

Фазы жизненного цикла разработки документооборота включают:

 Определение документа

 Анализ документов

 Создание документа

 Опубликование документа

 Сохранение документа

 Введение документа из обращения

Таблица 6.2.6

Л. Шейнин. ЛОМО. Методические указания по разработке процедур на управленческие работы.

Ленинград. 1972.

Майкла Дж. Д. Саттона Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, мотодология

внедрения. Азбука. 2000.

Определить документы

Проанализировать

документы

Сохранить документы

Вывести документы из

обращения

Создать документы

Опубликовать

документы

159

Операции жизненного цикла документа

 Представление (получение) исходных данных для

разработки документа;

 Анализ имеющихся документов

 Разработка (подготовка) формы документа

 Заполнение документа

 Корректировка документа

 Оформление документа

 Подписание документа

 Визитирование документа

 Согласование документа

 Контроль установленных требований

 Утверждение документа

 Использование документа

 Передача документов на хранение

 Хранение документа

 Уничтожение документа

«Процесс – совокупность последовательных и/или параллельных

выполняемых операций, преобразующих материальный или/и

информационные потоки с другими свойствами.

Операции – совокупность последовательных или/и параллельно

выполняемых действий, преобразующих в объекты с другими свойствами.

Действие – преобразование какого-либо свойства материального или

информационного объекта в другое свойство»

Как видно из этого определения, операция может делиться на

действия.

Для того, чтобы определить состав операций, необходимо составить

классификатор операций. Существует несколько подходов к формирования

Р.50.1.028-20-01. Методология функционального моделирования. Стр 25.

160