Карташов Б.И. Орлов В.В. Документация и документооборот

Подождите немного. Документ загружается.

12,13,14

15,16,17,18

0 1 3 4

Рис 1.1 Схема документационных связей работ (функций) и документов

(фрагмент условные обозначения работ (функций)

- решение о создании

- создание предприятия

- регистрация

- начало деятельности

- организация работы

1,2,3 8,9,10,11

Условные обозначения работ (функций)

181

Условные обозначения документов

1 – протокол о намерениях

2 – протокол учредителей о создании

3 – бизнес-план создания

4 – договор о создании предприятия

5 – устав предприятия

6 – заявление о регистрации

7 – свидетельство о регистрации

8 – договор аренды помещения

9 – структура и штатная численность

10 – штатное расписание

11 – правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале)

12 – положения о подразделениях

13 – должностные инструкции работникам

14 – трудовой договор(контракт)

15 – приказ о приеме на работу

16 – заявление о приеме на работу

17 – приказ по основной деятельности

18 – договор на производство работ

182

Вершина графа

—

Коды документов и направление их движения 1-40 Коды работ

Рис. 1.2. Схема документооборота

183

Схема документооборота (п 1.2)

184

Схема документооборота – это графическое изображение документов

с их наименованием, структурных подразделений с их наименованиями и

связей документов с подразделениями.

Достоинства – возможность показать связь документов с

подразделениями; возможность показать документооборот всей

организации (предприятия).

Недостатки – невозможность показать операции обработки

документов

Схема документооборота (на примере плановой документации)

представлена на рис. 1.3.

185

Рис 1.3 Схема документооборота плановой документации

ПВП

ГП

СП. БПР

ПЭО

ООУ

ФО

БСП

ОМТС

ОМ

Директор

ОНР

РДП

Цеха основного

производства

ОГМ

Цеха

вспомогательного

производства

ПРО ПОРПППМТС

ПМ

ПП

ОП

ФП

186

Условные обозначения

ОНР – основные направления развития

ПВП – план выпуска продукции

РДП – расчетно-платежные документы

ГП – годовой план предприятия

СП – стратегический план

БПР – бизнес-план развития

ПП – план производства

ПРО – план ремонта оборудования

ПОР – план обеспечения ресурсами

ПМТС – план МТС

ФП – финансовый план

ОП – организационный план

ПМ – план маркетинга

Подразделения:

ОМ – отдел маркетинга

ПЭО – планово-экономический отдел

ООУ – отдел организации управления

ФО – финансовый отдел

ОМТ – отдел материально-технического снабжения

БСП – бюро стратегического планирования

ОГМ – отдел главного механика

187

Документограмма (карта линейной ответственности (КЛО) (п 1.3)

188

Документограмаа (одним из видов которой является карта линейной

ответственности (КЛО) – это графическое изображение предприятия

(структурные подразделения, должности), которые являются

исполнителями и документы (решения) и операции над документами.

Могут быть изображены части структурных подразделений (это

определяется целью, задачей, исполняемым документом), а также часть

документов (решений). Операции изображаются условными

обозначениями.

Модель, построенная на принципе карты линейной ответственности

(КЛО) характеризует систему с точки зрения:

1. Взаимосвязи полномочий и ответственности

2. Условия возникновения проблем;

3. Входной и выходной информации по различным группам

пользователей и о взаимодействии с различными внешними

организациями.

Достоинства: возможность изображения документов по операциям;

возможность представления всех документов для всех подразделений

организации на одной документограмме. Относительная простота.

Недостатки: отсутствие возможности показать потоки движения

документов

Карта линейной ответственности (на примере разработки «бизнес-

плана развития предприятияи» представлены на рис 1.4. Система ЛКРО

отделения испытаний оборудования представлена на рис. 1.5.

У. Клиланд, У. Кинг. «Стратегическое планирование и хозяйственная политика». М. Из-во «Прогресс»,

1982

189

Карта линейной ответственности

Исполнители

Документы

(решения)

Предприятие

Генеральный директор

Экономическая служба Техническая служба

Зам. ген. директора по экономике

ПЭО ОТИЗ

Главный инженер

ОКГ ОГТ

Зав. ПЭО

Зам. зав. ПЭО

Ст. инженер

Инженер

……………..

Зав. ОТИЗ

Зам. зав. ОТИЗ

Зав. бюро орг. управления

Зав. бюро труда и зар.

……………...

Гл. конструктор

Зав. отделом

Зав. бюро

………………..

………………

Главный технолог

Зав. отделом

Зав. бюро

Ст. инженер

…………………

Бизнес-план

развития

предприятия

- утверждает

- непосредственное руководство

- фактическое выполнение

- уведомление о конечном результате

- согласовывает выполнение

- контролирует выполнение

190