Карташов Б.И. Орлов В.В. Документация и документооборот
Подождите немного. Документ загружается.
Схема документальных связей (схема получаемых и
отправляемых документов) (п. 1.4.)
191
Схема документальных связей (схема получаемых и отправляемых
документов) – представляет собой таблицу, на которой показаны: перечень
документов, получаемых организацией (наименование формы документа,
наименование организации-отправителя документов, периодичность (срок)
получения документов) и перечень отправляемых организацией
(наименование формы документа, наименование организации-получателя
документа, периодичность (срок получения документов).
Достоинства – простота.
Недостатки – отсутствие операций над документами и над
операциями, отсутствие маршрута движения документов.
Документооборот предприятия представлен в табл. 1.2.
192
Таблица 1.2
Документооборот предприятия (организации) получает:
Наименование формы документа Наименование организации –
отправителя документа
Периодичность (срок) получения
документа
Организация отправляет:
Наименование формы документа Наименование организации –
получателя документа
Периодичность (срок) получения
документа
193
Схема документооборота всей организации (п. 1.5)
194
Схема документооборота всей
Организации – это графическое изображение потока движения
документа с изображениями операций работы над документами, как
основных (над информацией, содержащейся в документе) так и
вспомогательных (над самим документом).
Существует два вида схемы документооборота:
• С изображением исполнителя операции (располагается над
операцией)
• Без изображения исполнителя операции
Данные схемы документооборота разрабатывается для:
• Отдельных групп документов (входящие, исходящие,
внутренние)
• Отдельных документов (балансовый отчёт, счёт-фактура и др.)
На схеме документооборота может быть показана трудоёмкость
выполнения операции.
Операции могут иметь условные обозначения.
Достоинства: возможность показать маршрут движения документов
(отдельного документа), операции работы с документами, исполнителей
операции, трудоёмкость операций.
Технологическая схема процесса организации работы с документами
представлена на рис. 1.6. Схема документооборота (входящих документов)
представлена на рис 1.7. Схема документооборота (исходящих документов)
представлена на рис 1.8. Схема документооборота (внутренних документов)
представлена на рис 1.9.
195
196
Рис. 1.6. Технологическая схема процесса организации работы с документами
Прием (создание
документов в организации)
Предварительное
рассмотрение секретарем
Регистрация документов
Доклад руководителю о
полученных документах
Принятие руководителем
решения
Направление документов
на исполнение
Контроль исполнения
документов
Исполнение документов Формирование в дела
Использование документов
в информационно-
справочной работе
Определение сроков
хранения документов
Передача дела в архив
Дальнейшее использование
документов
Уничтожение документов
197
1.7 Схема документооборота (входящих документов)
198
Рис. 1.8 схема документооборота исходящих документов
199
Рис. 1.9 Схема документооборота внутренних документов
200