Карташов Б.И. Орлов В.В. Документация и документооборот
Подождите немного. Документ загружается.
Основное назначение табеля форм документов нормативное
закрепление процедуры подготовки управленческих документов.
5.3.2. Разработка табеля форм документов
Разработка табеля форм документов включает следующие этапы:
1. предпроектное обследование
2. выбор форм табеля
3. формирование структуры табеля
4. отбор форм документов для включения в табель
В процессе предпроектного обследования формируется карта
документа.
Карта документа была представлена в табл. 5.1.
По сравнению со сведениями, необходимыми для разработки
классификатора, в карте документа должны быть включены операции
работы с документами:
подписание;
согласование (внешнее);
визирование;
утверждение;
проставление печати.
Форма табеля форм документа определяются целью и задачами,
стоящими перед разработчиками. В зависимости от уровня управления
табель форм может быть:
Общероссийским
Отраслевым;
Предприятия.
Общероссийский табель форм документов рекомендован
государственной системой документационного обеспечения (ГСДОУ) и
представлен в табл. 5.9.
111
ГСДОУ рекомендует также создание отраслевого табеля форм
документов в Министерствах и ведомствах «В целях сокращения
количества форм документов Министерства и ведомства разрабатывают
отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для
реализации функций и задач организации. Составление документов, не
указанных в табели запрещается».
Форма табеля форм документов Министерства представлена в табл.
5.10.
Специалисты по организации работы с документами и
делопроизводству (Кудряеев В.А., Андреянова В.В., Басаков М.И.,
Стенюков М.В.) рекомендуют разрабатывать табели форм документов
предприятий
Табель форм документов предприятия представлены:
В табл. 5.11 (Кудряев В.А.)
В табл. 5.12 (Стенюков М.В.)
В табл. 5.13 (Андреянова В.В.)
В табл. 5.14 (Баскаков М.И.)
Представлен в табл. 5.12. табель форм документов. Применяемых в
ОАО «невская Мануфактура» (рекомендуемый) представлен в табл. 5.15.
Примечание 1.
Большое количество форм табеля форм документов объясняется тем,
что ни ГСДОУ, ни авторы по организации работы с документами (Кудряев
В.А., Стенюков М.В.) и делопроизводству (Басаков Б.И.) не рекомендуют
создание в организации классификатора форм документов.
Примечание 2.
В случае невозможности разработки табеля форм документов по всем
функциям (отсутствие информации, отсутствие опыта, трудоёмкость
разработки др.) табель может разрабатываться по одной (важной) функции:
Внешняя периодическая отчётность;
112
Кадровая деятельность;
Плановая деятельность;
Финансовая деятельность.
Форма отчётов и донесений (НПО «Теплоприбор») представлен в
табл. 5.16). Форма табеля периодической отчётности (форма
статистической отчётности) ЛОМО представлен в табл. 5.17. Форма табеля
внешней периодической отчётности (НПО «Ленинец») представлена в табл.
5.18. Пример заполнения табеля форм документов, применяемых на ОАО
«ЛМЗ» представлена в табл. 5.19.
113
Таблица 5.9
Форма табеля унифицированных форм документов, применяемых в организации
УТВЕРЖДЕНО
ПРИКАЗ №
ТАБЕЛЬ унифицированных форм документов, применяемых в ________________________________
(наименование организации)
Наименование
унифицированной
формы документа
Код формы
документа
Ответственный за
подготовку и
оформление
Срок
подго-
товки
Пери-
одич
ность
подго-
товки
Согласование проекта документаУдостоверение Куда
пред-
ставля
ется
Срок
пред-
ставления
Срок
испол-
нение
Тираж
бланков
в год
Струк
турное
подраз
деление и долж
ность ответст
венного
лица за регистра
цию
Структур-
ное
подразде-
ление и
должность
ответствен-
ного ли-
ца за конт-
роль
Место
нахожде
ниепервого
экземпляра
(второго
экземпляра)
При
Меча
ния
По
ОКУД
По отра-
слевому
классиф-
икатору
Внут реннее Внеш
ее
подпись Утверждение печать
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19
Представ-
ления
о поощерении
0283090 Руководитель
структурного
подразделения
По мере
надоб-
ности
Руководитель
отдела кадров
гл.бухгалтер
Зам.руководителя
Учреждения
Руководителя
профкома
Руководитель
Структурного
Подразделе-
ния, парт-
группорг
структ.
Подр-ия,
профг
Стр.-го подраз
деления
Укрепление
Кадров
(отдел кад-
ров) или
служба
докумета-
ции орга-
низации
Управление
Кадров
(отдел кадров)
или служба
документации
Управление
Кадров
(отдел кадров)
испектор или
служба докумен-
тации
инспектор
Управление
Кадров
(отдел кадров)
или служба доку-
ментации
Отчет об экономии
Топлива, электро-
Энергии, тепло-
Энергии
Форма утверждена
Приказом ЦСУ
СССР от 30.05.86
0609215 Руководитель
Отдела главн.
Механика и
энергетика
1 разряд
в квартал
Руководитель
Управления
организации
Зам. Ми-
нистра
В гос-
Ком-
стат
8
Управле-
Ние делами
Инспектор
Управление
Делами
инспектор
Управление
Делами (2-й
Экземпляр)
В замен
Формы
Ц-СН форма
Утверждена
Приказом
ЦСУ- СССР
№ 365 от 25.06.81
Госдарственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)
114
Таблица 5.10.
Примерная форма «табеля унифицированных форм документов
Министерства»
№
п/п
Наименование
формы
документа
Дата
утверждения
наименование
органа, утвер
ждённого
форму
документа
Периодич-
ность
издания
Подразде-
ление
ответствен
ное за под
готовку
Примечание
1 2 3 4 5 6
Примечание
4.Документы могут быть систематизированы в табеле по функциям и
задачам управления или по структурным подразделениям;
5. Табель может быть дополнен другими графами, например, адресат,
ответственный за контроль исполнения, код фирмы по классификатору,
годовой тираж бланков и тд.
6. В графе «Примечание» может помечаться дополнительная информация о
порядке подписания, согласования, утверждения.
Типовая инструкция по делопроизводству в Министерствах и ведомствах Российской Федерации
115
Таблица 5.11.
Примерный табель форм документов, применяемых в деятельности организации
Наименов
ание
формы
документ
Код
формы
Кем и
когда
утверждена
Периодич
ность
составлен
ия
Составител
ь
документа
Внутренне
е
согласован
ие
Внешнее
согласован
ие
Подпис
ь
Утвержден
ие
Печать Куда
представля
ется
Примечани
е
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
Организация работы с документами под ред. В.А. Кудряева
116
Таблица 5.12
Табель унифицированных форм документов предприятия
№
п/п
Наименование
формы
документа
Дата
утвержде
ния
Период
издания
Подразде-
ление
ответствен
ное за под
готовку
С кем
согла-
совыва-
ется
Приме
чание
Табель может дополняться графами:
Код формы по классификатору
Отв. за контроль
Годовой тираж
М.В. Стенюков Документоведение и делопроизводство. М. Прор-издат, 2006
117
Таблица 5.13
Табель
Примерная форма «табеля унифицированных форм документов»
№
п/п
Наименование
формы
документа
Дата
утверждения
наименование
органа, утвер
ждённого
форму
документа
Периодич-
ность
издания
Подразде-
ление
ответствен
ное за под
готовку
Примечание
1 2 3 4 5 6
Примечание
4.Документы могут быть систематизированы в табеле по функциям и
задачам управления или по структурным подразделениям;
5. Табель может быть дополнен другими графами, например, адресат,
ответственный за контроль исполнения, код фирмы по классификатору и тд.
6. В графе «Примечание» может помечаться дополнительная информация о
форме документа, например, о порядке подписания, согласования,
утверждения.
Андреянова В.В. «Как организовать делопроизводство на предприятии», М. ЦИФРА 1997 г.
118
Таблица 5.14
УТВЕРЖДАЮ
Руководитель организации
(подпись) И.О. Фамилия
00.00.0000
Табель форм документов, применяемых в организации
Наименование
формы
документа
Дата
утверждения
наименование
органа, утвер
ждённого
форму
документа
Периодич-
ность
издания
Подразде-
ление
ответствен
ное за под
готовку
Примечание
Начальник службы ДОУ (подпись) И.О. Фамилия
Визы руководителей
Структурных подразделений
Басаков М.И. «Делопроизводство» М. 2002 г.
119
Таблица 5.15.
Примерный табель форм документов, применяемых в деятельности ОАО «Невская Мануфактура»
Наименова
ние формы
документа
Код формы
по ОКУД
Кем и
когда
утвержде-
на
Периодич-
ность
составления
Составитель
документа
Внутрен-
нее
согласо-
вание
Внешнее
согласование
Подпись Утвержден
ие
ПечатьКуда
представля
ется
Примеча-
ние
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
120