Карташов Б.И. Орлов В.В. Документация и документооборот

Подождите немного. Документ загружается.

Таблица 4.29

Форма перечня

Наименование организации

Перечень

00.00.2007 № 00

Перечень документов

Наименование подпись И.О. Фамилия

должности

составившего перечень

В дело 00-00

Подпись Дата

5. Совершенствование состава и форм документов

предприятия

5.1. Основные направления совершенствования состава и форм

документов

В каждой организации создаются, кроме организационно-

распорядительных документов, документы по обеспечению выполнения

функций управления:

 Планирования;

 Снабжения;

 Производство;

 Сбыт;

 Отчёт.

Объём документов зависит от числа сотрудников, работающих в

организации и типа организации (выполнения функций данной

организацией). Типы организаций представлены на рис. 5.1.

В зависимости количества документов, функционирующих в

организации, потребность в разработке документов по совершенствованию

состава и форм документов и автоматизации документооборота может быть

слабой или сильной.

Рис. 5.1. Типы организаций

«Мини-офис», «Мало сотрудников мало документов». Малые

предприятия, представительства, филиалы крупных предприятий,

потребность в разработке документов по совершенствованию состава и

форм документов и автоматизации документооборота, выражена весьма

слабо.

«КБ, Архив, СМИ» - «Мало сотрудников, много документов» имеет

потребность в хранении и поиске документов, а следовательно в

автоматизации работы с документами.

«Коммерческая фирма» - «Много сотрудников, мало документов»,

система электронной обработки документов нужна.

Конструкторские

Проектные бюро

СМИ

Архивы

Малый офис Коммерчески фирмы

Министерства

Холдинги

Корпорации

100 000

1 000

100 10000

Число документов за год

Число сотрудников

«Крупное предприятие» (министерства, холдинги, корпорации) много

сотрудников, много документов», система электронной обработки

документов крайне необходима.

Направлениями совершенствования состава и форм документов

являются унификация и стандартизация.

Под унификацией в широком смысле понимается уменьшение

многообразия типов и видов изделий одинакового функционального

назначения.

Применительно к управленческим документам унификация

заключается в установлении единообразия в составе и формах

управленческих документов, издаваемых в процессе осуществления

однотипных управленческих функций и задач.

Стандартизация – это форма юридического закрепления результатов

унификации.

В практике совершенствования документационного обеспечения

управленческой деятельности разрабатываются государственные стандарты

на терминологию делопроизводства и архивного дела на требования к

составлению и оформлению управленческих документов.

Объектами унификации и стандартизации в управленческой

деятельности являются:

- термины и определения, используемые при работе с

управленческой информацией;

- организационные структуры организаций, учреждений, и

предприятий;

- классификаторы управленческих функций;

- управленческая документация.

Унификация управленческих документов предполагает: унификацию

состава и форм документов, применяемых для документирования

управленческой деятельности.

Унификация состава документов организации заключается в отборе и

закреплении комплекса документов, необходимых и достаточных для

решения управленческих задач.

Унификация форм документов заключается в отборе и закреплении в

унифицированных формах документов информационных показателей и

реквизитов, соответствующих назначению документов, и установлению

единых требований к их составлению и оформлению.

Результаты унификации состава документов получают закрепление в

классификаторе, табеле форм документов, а результаты унификации форм

документов – в Альбоме форм документов, применяемых в деятельности

организации (предприятия).

5.2. Классификатор форм документов, применяемых в

деятельности организации (предприятия)

5.2.1. Назначение классификатора форм документов,

применяемых в деятельности организации (предприятия)

Классификатор форм документов. Применяемых в деятельности

организации (предприятия) – это перечень, разрешаемых к применению

форм документов, необходимых и достаточных для реализации функций и

задач управленческой деятельности с характеристикой их юридического

статуса.

Классификатор форм документов предназначен для:

 оптимизации состава применяемых в организации форм

документов по функциям управленческой деятельности;

 унификации форм документов организации (предприятия);

 упорядочении документальной базы организации (предприятия)

в целях повышения эффективности использования компьютерных

информационных технологий в управленческой деятельности.

Применение классификатора форм документов позволит:

 установить единую классификацию документов в соответствии

с управленческими функциями и задачами;

 исключить возможность неоправданного создания новых форм

документов;

 учесть количество видов и форм документов.

В текущей деятельности организации (предприятия) классификатор

форм документов выполняет функцию справочника, позволяющего

осуществить оперативный поиск документов по выполняемым функциям.

5.2.2. Разработка классификатора форм документов

Разработка классификатора форм документов включает следующие

этапы:

 предпроектное обследование;

 выбор форм классификатора;

 формирование структуры классификатора;

 отбор форм документов для включения в классификатор.

В процесс предпроектного обследования формируется карта

документа, в которую вносятся следующие сведения:

 полное наименование документа;

 наименование функции и задачи (назначение документа)

 другие сведения о документе, необходимые для разработки

классификатора.

Карта документа представлена в табл. 5.1. Одновременно с

заполнением карты документа подбираются эталонные образцы каждой

формы документа.

Карты документа составляются каждым подразделением предприятия

и передаются ответственному специалисту по разработке классификатора

форм документов. В соответствии с правилами стандартизации в

зависимости от уровня управления классификаторы форм документов

должны быть:

 общероссийскими;

 отраслевыми;

 предприятия.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОК -

011-93) существует.

Отраслевые классификаторы форм документов и классификаторы

форм документов предприятий в своё время создавались.

Состав Общероссийского классификатора управленческой

документации (ОКУД) представлен в табл. 5.2. Форма распространения

документов в Общероссийском классификаторе документов представлена в

табл. 5.3. примеры распоряжения документов в Общероссийском

классификаторе документов представлены в табл. 5.4.

Система классификации в Общероссийском классификаторе

управленческих документов (ОКУД) представлена в табл. 5.5.

Классификатор форм документов предприятия (пример ОАО «ЛМЗ»)

представлен в табл. 5.6. Классификатор форм документов предприятия

(рекомендуемый) представлен в табл. 5.7. Пример заполнения

классификатора форм документов предприятия представлен в табл. 5.8.

Таблица 5.1.

Карта документа _________________________

(наименование подразделения)

№ Сведения о Порядок заполнения

п/п документе

1. Наименование Дается полное наименование документа в

документа соответствии с имеющейся (подколотой) формой

Наименование В соответствии с классификатором функций и задачу

функции и задачи, Например, для документа штатное расписание:

отражаемые в • функция - организация системы управления

документе • задача - регламентация численного и

(назначение должностного состава

документа)

3. Подразделение - Указывается подразделение составитель

составитель документа, в т.ч. если составителем является данное

подразделение. Если подразделение составитель

неизвестно, указывается подразделение, из которого

документ поступает в данное подразделение.

4. Основание создания Проставляется наименование документа - основание

документа для создания данного документа (Шифр по ОКИД,

№ приказа)

5. Периодичность Указывается периодичность составления

составления (использования) документа

(использования • ежедневная

представления) • недельная

• декадная

• месячная

• квартальная

10.

11.

Откуда поступил

документ

Количество

экземпляров

документа

Место хранения

документа

Срок хранения

документа

Адресат

представления

(направления)

документа

Способ

представления

документа

• полугодовая

• годовая

Если документ является входящим, то

проставляется наименование (номер

структурного подразделения, из которого он

поступил). Если документ составляется в

данном подразделении, то пишется

«составляется».

Если документ создается в данном

подразделении, то количество экземпляров, в

которых он выписывается. Если документ

поступает, то указывается количество

поступающих экземпляров.

Указывается подразделение, в котором хранится

подлинник (1-ый экземпляр) документа или

копия документа.

Указывается срок хранения:

• постоянно

• десять лет

• пять лет

• три года

• один год

(по номенклатуре дел)

Указываются адреса и количество

экземпляров, направляемых в каждый адрес и

срок представления.

 почтовая

• по факсу

• электронная почта

• лично

12. Структурное Указывается наименование

структурного

подразделение подразделения (должностного лица)

ответственного

(должностное лицо) за регистрацию документа.

ответственное за

регистрацию

документа

13. Структурное Указывается наименование структурного

подразделение подразделения (должностного лица)

ответственного

(должностное лицо) за контроль.

ответственное за

контроль

14. Структурное Указывается наименование структурного

подразделение подразделения (должностного лица)

ответственного

(должностное лицо) за наличие формы документа.

ответственное за

наличие

(размножение) форм

документа



Содержание Перечисляются операции, необходимые для

операций по включения в табель управленческой

документации:

обработке

документа

• подписание

• согласование (внешнее)

• визирование

• утверждение

• проставление печати

Таблица 5.2.



Перечисляются операции, необходимые для включения в табель управленческой документации

100