Карташов Б.И. Орлов В.В. Документация и документооборот

Подождите немного. Документ загружается.

Рис. 4.1. Последовательность принятия решения

Выявление проблем, требующих решения

Подготовка возможных вариантов

Обязательное согласование на стадии подготовки или принятия

решения

Участие в подготовки решения

Дополнительная информация

Принятие решение (учреждение, подписание приказа)

Организация исполнения решения (составление плана исполнения)

Контроль исполнения решения

Вход

ДИ

Р И

Выявление задачи

Изучение материалов,

подготовка возможных

материалов

Выбор решения

Организация выполнения

решения

Контроль решения

ДИ

241

№

п/п

Этапы принятия решения Дополнительные лица принятия решения

Генеральный

директор

Начальник

ПЭО

Начальник

ФО

Начальник

ОК

Начальник

отд. СУ

Начальник

КЮО

Канцеляния

1 2 3 4 5 6 7 8 9

Выполнение проблем,

требующих решения

Подготовка возможных

вариантов

Участие в подготовки решения

Согласование решения

Принятие решения

Организация исполнения

решения

Контроль исполнения решения

6.4 Совершенствование документооборота

6.4.1 Причины роста числа документов и необходимость

совершенствования документооборота

Существует объективные и субъективные причины роста числа

документов. К объективным причинам относятся:

 Увеличение объёма выпускаемой продукции

 Рост масштабов организации и увеличесние числа

структурных подразделений и числа сотрудников

 Увеличение числа выполняемых функций

242

 Расширение связей (производственных, сбытовых,

торговых, внешнеэкономических и др.)

 Увеличение потребности в информации при принятии

решений руководителями

К субъективным причинам относятся :

 Дублирование документов вследствие дублирования

функций

 Недостаточное внимание к созданию нормативной базы, т.

ч. к унификации и стандартизации

 Отсутствие подразделения и специалистов, занимающегося

работой по документационному обеспечению управления и

несущего ответственность за эту работу

 Отсутствие разработанных нормативных документов по

унификации и стандартизации (количества, состава форм

документов)

 Несвоевременное или некачественное выполнение

поручений и договорных обязательств

Основные цели совершенствования документов:

 Повышение эффективности управленческой деятельности

 Ускорение движения документов в организации

 Уменьшение трудоёмкости обработки документов

Одним из условий сокращения количества документов является

упорядочение документооборота, определение принципов.

6.4.2 Принципы совершенствования и проектирования

рациональной схемы документооборота

К принципам совершенствования документооборота относятся:

243

 Специализация (пребывание документа у исполнителя

должно быть связано с необходимостью выполнения

определённой организации)

 Прямоточность (исключение (ограничения) возврата

движения документа)

 Параллельность (параллельное выполнение различных

операций для сокращения времени движения документов и

повышения оперативности их исполнения)

 Ритмичность (однократность пребывания документа в

каждом структурном подразделении или у одного

исполнителя)

 Непрерывность (документооборот не должен иметь тупиков)

 Должны быть рассмотрены все возможные варианты

движения документов

6.4.3 Требования к документообороту

Реализую принципы формирования документооборота,

перечисленные ранее, можно определить требования к документооборота:

 Прямоточность движения документов, т.е. прохождение

документов через наименьше количество пунктов

 Однократность выполнения каждой операции

 Избирательность распределения документов между

руководителями, специалистами и техническими

специалистами в соответствии с их функциональными

обязанностями

 Обусловленность перемещения документов деловой

необходимостью, исключение лишних, дублирующих

инстанций и действий

244

 Единообразие маршрута движения и состава

технологических операций для массовых категорий

документов

6.4.4 Виды работ по совершенствованию документооборота

Работы по совершенствованию документооборота включают в себя:

 Организация и совершенствование документооборота

предприятия в целом:

• Входящих документов

• Внутренних документов

• Исходящих документов

 Организация и совершенствование документов по

отдельным группам документов (отдельным выполненным функциям)

• Плановые

• Отчётные

• Сбытовые

 Организация и совершенствование выполнения операций

по отдельным документам, в т.ч.

• Годовой отчёт, бухгалтерский баланс

• Стратегический план, бизнес план развития

Примечание 1

Работы по совершенствованию документооборота организации в

целом проводится независимо от работ по разработке классификатора,

табеля и альбома форм документов и заключаются (фиксируются) в

«Инструкции по делопроизводству».

Примечание 2

Работы по совершенствованию документооборота по отдельным

группам документов и по отдельным документам проводится, обычно,

после разработки классификатора и табеля документов.

245

Примечание 3

Для проведения работ по совершенствованию документооборота по

отдельным группам документов и по отдельным документам заполняется

продолжение карты документа (см. табл.) «Карта документооборота

(фарзац 2)

6.4.5 Методы совершенствования документопотока

Методы совершенствования документопотока:

• Создание и внедрение системы унифицированных документов;

• Унификация текстов документов

• Создание информационно-поисковых систем

• Регламентирование документообразования и прохождения

документов

• Введение компьютерной технологии обработки документов

6.4.6 Порядок формирования документооборота

Необходимо составить существующую (существующие) схемы

документооборота. Для этого необходимо дополнить карту документа,

составленную ранее для получения классификатора и табеля форм

документов:

• Откуда поступает документ;

• Куда направляется документ

• Периодичность (срок) поступления документа

• Периодичность (срок) представления документа

• Операции (действие) проводимая над документом

• Время (трудоёмкость) операции (действия)

• Используемые средства оргтехники (вычислительной техники)

Организация работы с документами . Под редакц. Кудряева В.А.

ЕЕ.Н. Татарников. Предпроектное обследование предприятия. Анализ состава и потоков информации

246

Имея существующую схему документооборота, можно судить о её

рациональности, и построить схему предлагаемого документооборота. Для

фиксации и анализа движения документопотоков используются:

• Табличные маршрутно-технологические карты

• Документограммы

• Графические оперограммы

• Информационные модели

6.6 Препятствия на пути внедрения системы разработки

документооборота

Препятствиями на пути внедрения системы разработки

документооборота являются:

• Нерешительность

• Недоверие

• Недисциплинированность

• Неудобство

• Неодобрение

• Непрерывность

• Неподготовленность

Разберём каждое из препятствий более подробно

Нерешительность

При мысли о том, какое количество документов необходимо привести

в порядок и каких расходов это потребует, те специалисты, которым

предстоит этим заниматься, просто теряются.

Недоверие

Многие организации просто не относят документы к разряду

информационных ресурсов.

Руководитель фирмы – это прежде всего человек, обладающий

необходимыми знаниями и отвечающие за вложение ресурсов.

247

Документооборот способствует утверждению идей, о том, что

информационные ресурсы представляют коммерческую ценность и ими

необходимо управлять

Недисциплинированность

Во многих организациях дисциплина не дотягивает до необходимого

уровня, когда дело доходит до управления документацией. Одна из причин

– обыкновенная халатность, но нередко истинная причина заключается в

том, что сотрудникам компании просто не хватает знаний относительно

методов работы с документами (хранения, контроля, обеспечения

безопасности)

Неудобство

Неудобство возникает в связи с проблемой цейтнота в работе. В наши

дни от работников требуют «делать больше меньшими затратами». Поток

информации растёт и передвигается всё быстрее, а люди не всегда успевают

действовать в таком же ритме.

Неодобрение

Некоторые считают привычной форму представления более удобной.

Убедить людей отказаться от этого предпочтения может быть нелегко по

той простой причине, что в понимании многих «от добра добра не ищут».

Электронный документ, снабжённый электронной подписью, может

вызвать возражения с точки зрения закона и просто потребительского

восприятия

Непрерывность

В организации происходят какие-либо изменения и реорганизации.

Когда сотрудники уходят из организации, бумажные архивы либо остаются

на фирме, либо тоже исчезают. Перед теми, кому достанутся в наследство

эти архивы, встают не лёгкая задача, просмотреть массу материалов. В

результате образуется простой выход в деятельности организации, когда

нет доступа к части документов.

248

Неподготовленность

Пользователи всячески теряют интерес и энтузиазм по поводу

введения новой системы, если руководство организации не выделило

достаточных средств для необходимого поручения и повышения

квалификации. Руководство компании должно внушить каждому из

сотрудников о необходимости внедрения системы документации и о том,

что от этого зависит выживание их фирмы на рынке и что должно быть

проведено переобучение сотрудников и для этого должны быть вложены

необходимые ресурсы.

249

7. Порядок движения документов на предприятии

(организация документооборота предприятия в целом)

7.1 Общие положения

Как уже было сказано, (см. тему 6) организацию и совершенствование

документооборота следует начинать с организации документооборота

предприятия в целом.

При этом необходимо выделить три группы документов:

• Входящие (поступающие) документы;

• Внутренние документы;

• Исходящие (отправленные) документы.

Примечание 1

Результаты организации документооборота предприятия в целом

отражаются в «Инструкции по общему делопроизводству».

Технологическая схема процесса организации работы с документами

на предприятии представлена на рис 1.8 (стр. стр 215)

7.2 Обработка входящих (поступающих) документов

Процесс обработки входящих документов включает следующие

операции:

• Приём поступающей корреспонденции

• Отбор корреспонденции с пометкой «лично» и передача её

работникам

• Вскрытие конвертов и проверка вложений (количество листов,

наличие приложений)

• Проставление отметки

• Штампа о поступлении

• Решение судьбы конверта

250