Карташов Б.И. Орлов В.В. Документация и документооборот

Подождите немного. Документ загружается.

Том №

№ цеха (отдела)-исполнителя

Установленный срок исполнения

0123456789 0123456789

Пятидневки

1-5 6-10 11-15 16-20 21-25 26-31

Месяц

124 7122

271

Анализ контроля исполнения осуществляется с помощью

специальных форм. Сведения «Об исполнении документов, поставленных

на контроль» представлен в табл. 8.7., 8.8, 8.9, 8.10.

Как видно из представленных таблиц исполнения документов

(исполнительная дисциплина) может быть указана как по каждому

исполнителю, так и по подразделению Как видно из таблицы 8.10. при

анализе контроля исполнителя может быть определён.

Таблица 8.7.

Сведения

Об исполнении документов,

Поставленных на контроль

За период_________________

Ф.И.О.

исполните

лей

Всего

документо

Из них:

Причина

не

исполнена

Исполнено в

срок

Исполнено с

опозданием

Не

исполнено

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Секретарь-референт Подпись Расшифровка подписи

Дата

272

Таблица 8.8.

Ведомость

Контроля исполнения документации

По цеху-отделу № ___________

№

п/п

Шифр

вида

документа

№ документа,

(входящий №,

§, пункт, этап)

Фактичес

кий сок

исполнени

Исполните

ль

Число

дней

отставани

примечан

ия

273

Таблица 8.9.

Сводная ведомость

Состояния исполнения контролируемой документации

№

п/п

Отдел

Сколько

документов взято

на контроль

Число

документов с

нарушением

срока

исполненич

Суммарное число

дней отставания

Примечания

Цех

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

20.

21.

22.

23.

24.

25.

26.

27.

28.

29.

30.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.

18.

19.

20.

21.

22.

23.

24.

25.

26.

27.

28.

29.

30.

31.

32.

33.

34.

35.

36.

37.

38.

39.

274

Таблица 8.10

Сведения

Об исполнении документов,

Поставленных на контроль

За период ______________

Фамилия

И.О.

исполни-

телей

Взято на

контроль

(меропри

ятий,

пунктов)

Из них Коэффициен

т испол.

дисциплины

Примеча

ние не

испол.

Выполн

ено в

срок

Выполне

но с нар.

срока

Не

выполне

Кол.

пун

% Кол-

во пп

% Кол

-во

пп

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Коэффициент исполнительной дисциплины:

ККК

МNМм

...





- коэффициент исполнительской дисциплины исполнителя;

- коэффициент исполнительской дисциплины мероприятия;

N – общее количество мероприятий, числящихся за исполнителем.

)1(

отсФ

ПЛ

ТТ





пл

– плановое время исполнения;

- фактическое время исполнения;

отс

– время отставания;

В - категория важности документа.

Как видно из табл. 8.7. и 8.10 в сведениях об исполнении документов

может быть указана «причина неисполнения». Для этого разрабатывается

«классификатор причин неисполнения». К таким причинам относятся:

• Недостаточные сроки для качественного исполнения;

275

• Отсутствие источников финансирования;

• Срок исполнения перенесён вышестоящим руководством;

Примечание 1

Порядок исполнения контроля документов в организации, в том числе

состав форм контроля и анализа исполнения определяется «Инструкцией по

контролю исполнения»

276

9. Систематизация и обеспечение сохранности документной

информации.

9.1. Определение ценности документов и документной

информации.

Значение и ценность документов, образующихся в деятельности

предприятия (организации), полученных им на различных носителях и с

использованием различных средств их доставки, неодинакова.

Некоторые документы необходимы только для оперативной работы в

течение организационного времени, другие имеют важное значение и

должны сохраняться.

В связи с этим возникает необходимость экспертизы ценности

документов. Для проведения экспертизы создается экспертная комиссия

(ЭК).

Объектами рассмотрения комиссии являются:

 ежегодно составляемая номенклатура дел;

 описи дел постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения;

 акты об аннулировании и выделении к уничтожению документов.

Результатом работы ЭК является распределение документов на

четыре группы:

 постоянного хранения в государственных архивах;

 временного хранения в ведомственных архивах (свыше 10 лет)

 временного хранения (до 10 лет)

 подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения

Технологическая схема процесса экспертизы ценности документов

представлена на рис. 9.1. Положение о постоянно действующей экспертной

комиссии представлено в табл.9.1. Форма акта о выделении документов к

уничтожению представлена в табл. 9.2.

277

2 3

Да

Рис. 9.1. технологическая схема процесса экспертизы ценности документов.

Начало

Полистный

просмотр

дел

Подлежит ли

уничтожению

Внесение изменений в

опись и номенклатуру

дел

Изъятие

отобранных

дел с истекшими

сроками

хранения

Составление

описи

Передача в архив

Составление акта

Упаковка дел

Передача их на уничтожение

Конец

278

Таблица 9.1.

УТВЕРЖДЕНО

приказом Росархива

от 19.01.95 №2

ПОЛОЖЕНИЕ

о постоянно действующей экспертной комиссии

учреждения, организации, предприятия

1. Общие положения

1.1. Постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) создается для

организации и проведения методической и практической работы по

экспертизе ценности документов, отбору и подготовке к передаче на

государственное хранение документов Архивного фонда России, включая

управленческую, научно-техническую, аудиовизуальную,

машиночитаемую и другую специальную документацию, обра-

зующуюся в процессе деятельности учреждения, организации, предприятия.

1.2. Постоянно действующая ЭК является совещательным органом

при руководителе учреждения.

Решения комиссии вступают в силу после их утверждения руко-

водителем учреждения. В необходимых случаях (см. п. 3.4. настоящего

положения) решения комиссии утверждаются после их предварительного

согласования с соответствующим учреждением Государственной архивной

службы России (Росархив).

1.3. В своей работе ЭК руководствуется Положением об Архивном

фонде Российской Федерации, Основами законодательства Российской

Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах,

распорядительными документами отраслевого федерального органа

управления, приказами руководителя учреждения, нормативно-

методическими документами Росархива и архивного органа субъекта

279

Российской Федерации, курирующего госархива, типовыми и

ведомственными перечнями документов со сроками храпения, положением

об ЭК учреждения.

1.4. Экспертная комиссия возглавляется одним из заместителей

руководителя учреждения, ее секретарем, как правило, является заве-

дующий ведомственным архивом или лицо, ответственное за архив

учреждения. Персональный состав ЭК назначается приказом руководителя

учреждения из числа наиболее квалифицированных сотрудников ведущих

структурных подразделений, представителя делопроизводственной службы,

представителя учреждения системы Росархива.

В качестве экспертов к работе комиссии могут привлекаться

представители любых сторонних организаций.

1.5. На основе настоящего примерного положения учреждение

разрабатывает индивидуальное положение о своей ЭК, которое после

согласования с соответствующим учреждением системы Росархива

утверждается и вводится в действие приказом руководителя учреждения.

2. Основные задачи ЭК

Основными задачами ЭК являются:

2.1. Организация и проведение экспертизы ценности документов на

стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и

формировании дел.

2.2. Организация и проведение экспертизы ценности документов на

стадии подготовки их к архивному хранению.

2.3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к

передаче на государственное хранение, в том числе научно-

технической, аудиовизуальной и другом специальной документации.

3. Основные функции ЭК

280