Хвостенко И.М. Планирование и отчетность в библиотеках

Подождите немного. Документ загружается.

НОВОСИБИРСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ ОБЛАСТНАЯ НАУЧНАЯ БИБЛИОТЕКА

НАУЧНО-МЕТОДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ

Новосибирск

Издательство НГОНБ

2010

ПЛАНИРОВАНИЕ

ИОТЧЕТНОСТЬ

В БИБЛИОТЕКАХ

ПЛАНИРОВАНИЕ

ИОТЧЕТНОСТЬ

В БИБЛИОТЕКАХ

ПЛАНИРОВАНИЕ

ИОТЧЕТНОСТЬ

В БИБЛИОТЕКАХ

НОВОСИБИРСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ ОБЛАСТНАЯ НАУЧНАЯ БИБЛИОТЕКА

НАУЧНО-МЕТОДИЧЕСКИЙ ОТДЕЛ

ПЛАНИРОВАНИЕ

И ОТЧЕТНОСТЬ В БИБЛИОТЕКАХ

Методические рекомендации

в помощь руководителям

муниципальных публичных библиотек

Новосибирск

Издательство НГОНБ

2010

ББК 78.34

П 372

Составитель:

И. М. Хвостенко

Редактор:

Н. А. Бредихина

Ответственный за выпуск:

С. А. Амельченко

Планирование и отчетность в библиотеках : метод.

рек. для рук. муницип. публ. б-к / Новосиб. гос. обл. науч.

б-ка ; сост. И. М. Хвостенко ; ред. Н. А. Бредихина ; отв.

за вып. С. А. Амельченко. – Новосибирск : Издательство

НГОНБ, 2010. – 101 с.

Предлагаемые методические рекомендации содержат характе-

ристику применяемых в библиотечной практике видов планиро-

вания, подробное поэтапное описание процесса разработки пла-

нов (отчетов), а также их примерную структуру. Основная задача

рекомендаций: унифицировать подход к планированию (отчет-

ности), привести к единообразию, к единой структуре планы и

отчеты муниципальных библиотек области.

ББК 78.34

П 372

ОТ СОСТАВИТЕЛЯ

В последние годы стало очевидным изменение функцио-

нальной направленности и приоритетов в деятельности муници-

пальных публичных библиотек. Этот процесс вызван новым от-

ношением общества к библиотекам как к наиболее доступным

информационным, образовательным, просветительным и социаль-

но-культурным центрам.

Сочетание общедоступности, многофункциональности и со-

временных технологий в библиотеках не только

открывает более

эффективные возможности для обслуживания пользователей, но

и требует новых подходов к планированию (отчетности) и оценке

результатов работы.

Предлагаемые методические рекомендации содержат харак-

теристику применяемых в библиотечной практике видов плани-

рования, в них также включено подробное поэтапное описание

процесса планирования. Основная задача рекомендаций: унифици-

ровать, привести к единообразию, к единой структуре планы (от-

четы) муниципальных библиотек области.

Методические рекомендации включают такие приложения,

как форма библиотечной программы (проекта), схема плана орга-

низационно-методической работы, перечень основных видов би-

блиотечных услуг, описание традиционных и инновационных ме-

роприятий по повышению квалификации сотрудников библиотек,

планирование PR-кампании.

Рекомендации составлены в помощь руководителям муници-

пальных публичных библиотек Новосибирской области.

ПЛАНИРОВАНИЕ

БИБЛИОТЕЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Планирование библиотечной деятельности – одна из основ-

ных управленческих функций, включающая определение целей и

задач организации, а также мер по реализации плановых заданий и

показателей на определенный период. Планирование как вид дея-

тельности – это процесс выработки действий по достижению кон-

кретных целей.

План является главным средством организации работы лю-

бой библиотеки. В библиотечной практике сегодня применяются

различные виды планов, которые можно классифицировать:

• по срокам реализации на перспективные (долгосрочные) и

текущие (годовые, квартальные, месячные, оперативные);

• по объёму планируемой работы на план библиотеки, струк-

турного подразделения, индивидуальный план сотрудника

библиотеки;

• по содержанию на универсальный, охватывающий работу

библиотеки в целом, и тематический, отражающий только

одно из направлений её деятельности.

Наряду с планами отдельных библиотек составляются свод-

ные планы охватывающие деятельность не одной, а нескольких

библиотек. Планы, составляемые как для библиотеки в целом, так

и для каждого структурного подразделения и сотрудника, должны

быть приведены в систему, обеспечивающую непрерывную работу

по плану и в тоже время исключающую их дублирование. Только

при этом условии система библиотечного планирования будет со-

ответствовать требованию оптимальности как важнейшему мето-

дологическому принципу планирования.

Очевидно, что чем крупнее библиотека, тем более развёрну-

той будет и система её планов. Принципиальная модель системы

планов библиотеки включает:

• перспективный (стратегический) план развития библиотеки;

• текущий годовой план;

• квартальные планы структурных подразделений (отделов,

филиалов);

• индивидуальные месячные планы сотрудников библиотеки.

Несколько иной будет система планов централизованной би-

блиотечной системы (ЦБС). В тех из них, в которых филиалы име-

ют развёрнутую структуру, то есть состоят из нескольких структур-

ных подразделений (отделов, секторов), целесообразно наряду с

годовым планом централизованной системы в целом иметь и годо-

вые планы таких филиалов. Соответственно, структурные подраз-

деления

филиала должны иметь квартальные планы.

Сводный план определяет задачи и содержание работы опре-

делённой совокупности библиотек на заданный период и имеет

целью координировать и кооперировать их деятельность. Сводные

планы могут быть как перспективными, так и текущими, они могут

охватывать работу библиотек, находящихся в одном регионе, и при-

надлежащих либо одному, либо нескольким ведомствам. В сводных

планах могут рассматриваться все стороны деятельности библиотек

(например, план работы ЦБС, объединяющий планы ЦБ и филиа-

лов), но чаще всего они составляются как планы тематические (ком-

плектование и использование фондов, информационно-библиогра-

фической, методической, научно-исследовательской работы и др.).

В библиотечной теории и практике существуют два подхода к

составлению сводных планов:

• план включает все позиции из планов библиотек;

• план отражает лишь те позиции, которые являются общими

для библиотек и требуют координации и кооперирования

их деятельности.

На основе годового плана библиотеки, составленного на базе

целевых комплексных программ и с учётом фонда рабочего вре-

мени и его расхода, структурные подразделения составляют квар-

тальные планы своей работы.

Эти планы, составленные по той же схеме, что и годовой

план, не только уточняют и конкретизируют позиции годового пла-

на (темы, сроки выполнения, исполнители), но и являются инстру-

ментом регулирования деятельности библиотеки. В частности, в

них вносят мероприятия, необходимость которых возникла, но ко-

торые не были предусмотрены в годовом плане.

На основе квартального плана сотрудник библиотеки состав-

ляет свой индивидуальный месячный план работы, который также

является не просто выпиской из квартального плана, а его уточне-

нием и конкретизацией.

Если годовой и квартальный планы оформляются в форме

текстовых разделов (обслуживание читателей, справочно-библи-

ографическая и информационная работа, формирование и органи-

зация библиотечных фондов, методическая работа, работа с кадра-

ми и т. п.), то месячный план оформляется как календарный план:

по числам месяца.

Оперативное планирование – это разработка на основе ме-

сячных

планов плановых заданий для отдельных сотрудников на

короткие отрезки времени.

Оперативное планирование применяется обычно в тех от-

дельных крупных библиотеках, где работа состоит из многократно

повторяющихся операций и строится по нормам. В этих условиях

сотрудникам отдела устанавливается плановое задание на каждый

рабочий день.

Оперативное планирование важно и для работников неболь-

ших и средних библиотек, так как оно позволяет оперативно кон-

тролировать выполнение плановых заданий, рационально исполь-

зовать рабочее время библиотечных работников.

Методика планирования библиотечной работы сегодня суще-

ственно меняется. В библиотечной практике последних лет одним

из важнейших инструментов управления становится стратегиче-

ское планирование, всё чаще возникает необходимость заниматься

планированием, основанным на программно-целевом и системном

подходе. Элементы целевого планирования являются обязательны-

ми для любого вида планов, наиболее полное свое развитие они

нашли в программах, недаром этот вид планирования называют

программно-целевым. В настоящее время в библиотеках России

самой популярной и востребованной является проектная фаза про-

граммно-целевого планирования.

Программно-целевое планирование

Использование программно-целевого (маркетингового) ме-

тода в новых условиях является одним из важных направлений

совершенствования планирования деятельности библиотек. В от-

личие от традиционно сложившихся методов («от достигнутого»

и нормативного), этот метод базируется на целевой комплексной

программе, в основе которой должна лежать конечная цель, ради

которой создана библиотека. Любой вид планирования направлен

на достижение каких-либо конкретных целей, но в данном случае

в основе самого процесса планирования лежит определение и по-

становка целей, и только затем подбираются пути их достижения.

Сущность программно-целевого планирования заключает-

ся в отборе основных целей дальнейшего развития библиотеки,

разработке взаимосвязанных мероприятий по их достижению в

намеченные сроки при

сбалансированном обеспечении ресурсами с

учетом эффективного их использования.

Этот вид планирования можно представить по логической

схеме «цели – пути – способы – средства». В конечном итоге, по-

ставив перед собой конкретные цели, библиотека разрабатывает

программу действий по их достижению.

Целевая программа представляет собой разработанный план

действий на перспективу для реализации определённого направ-

ления библиотечной работы. В программе предусматривается си-

стематический контроль качества работы и оценка результатов,

принятие корректирующих мер для достижения планируемых

целей. Таким образом, можно отметить двойственный характер

программно-целевого планирования, который проявляется в объ-

единении планирования и фактического влияния на показатели

деятельности. Программа становится основой управления библи-

отечной деятельностью.

Особенность целевых комплексных программ заключается

в том, что они реализуются совместными усилиями практически

всех структурных подразделений библиотеки, а это требует един-

ства целей, содержания, форм, методов и средств в их осуществле-

нии. В ходе разработки программы библиотеке необходимо учесть

потребности пользователей, предусмотреть имеющиеся библио-

течные ресурсы (фонды, кадры, материально-техническое, органи-

зационное, информационное обеспечение), определить круг потен-

циальных партнёров, спрогнозировать эффект от реализации. При

таком подходе план деятельности библиотеки не может сводиться

просто к перечню мероприятий.

(Структуру целевой программы см. в приложении 1).

Сроки реализации целевой программы могут варьироваться

от нескольких недель и месяцев до нескольких лет. При этом кра-

ткосрочные программы развития библиотеки являются конкрети-

зацией и продолжением долгосрочной целевой программы.

О существовании библиотечных программ должны знать не

только сотрудники и пользователи библиотеки, но и местное со-

общество: население, другие организации, фонды, общественные

объединения. Программа может быть согласована в органах мест-

ной власти и в случае совпадения интересов профинансирована на

основе местного бюджета.

Перспективное планирование

Перспективный план библиотеки рассчитан на ряд лет (как

правило, на 5 лет) и намечает общую линию развития библиоте-

ки. В нём отражаются главные, решающие задания длительного

значения и определяется уровень, которого надо достичь к концу

планируемого срока. Перспективные планы могут быть как универ-

сальными по своему содержанию, так и тематическими (например,

тематический план комплектования библиотечных фондов, план на-

учно-методической работы и др.).

Перспективный план должен содержать:

• основные показатели работы библиотеки по годам;

• перспективные направления деятельности;

• капитальные работы, на выполнение которых потребуется

несколько лет.

В последние годы в практику библиотек входит стратегиче-

ское планирование – метод перспективного планирования, заключа-

ющийся в установлении целей библиотеки, определении необходи-

мых для их достижения ресурсов и выбора наиболее рациональных

путей использования этих ресурсов. В стратегическом планирова-

нии скрыты большие возможности для целенаправленного инно-

вационного развития библиотек, для оптимизации использования

библиотечных ресурсов, для достижения максимального соответ-

ствия предоставляемых услуг потребностям и интересам пользо-

вателей. Перед современными руководителями библиотек сегодня

стоит важнейшая задача – освоить методологию стратегического

планирования и управления.

Между перспективным и стратегическим планом существует

много общего: перспективный план также отражает стратегию раз-

вития библиотеки, а стратегический устанавливает и перспективы

её развития. Но в тоже время между ними имеются и существен-

ные различия. При стратегическом планировании руководством

библиотеки определяется генеральная перспективная цель (мис-

сия библиотеки), которая конкретизируется через систему подчи-

нённых ей целей, выполнение которых делегируется структурным

подразделением библиотеки, то есть планирование идёт «сверху»,

от общей цели к её детализации. При этом обязательно рассчиты-

ваются необходимые для реализации финансовые, материальные,

кадровые и другие ресурсы. В отличие от перспективного

плана,

в котором плановые задания распределяются по годам, стратеги-

ческий план составляется не по годам, а по срокам реализации на-

меченных целей.

Разработка стратегического плана состоит из следующих

этапов:

• анализа состояния дел в библиотеке, её внешней и внутрен-

ней среды;

• определения миссии и целей;

• выбора стратегии их реализации;

• разработки политики осуществления стратегии;

• распределения ресурсов.

В стратегическом планировании особое место занимает фор-

мулировка миссии библиотеки, которая должна давать четкое пред-

ставление о том, чем занимается библиотека, к чему она стремится,

в чьих интересах работает, какие средства использует в своей де-

ятельности. Миссия библиотеки должна отражаться в организа-

ционно-правовых документах, объясняя конкретную целесообраз-

ность ее существования, необходимость и уникальность.

Грамотно сформулированная миссия служит: во-первых, сред-

ством представления библиотеки в местном сообществе и форми-

рования ее положительного имиджа, так как она определяет, к чему

стремится библиотека, в чьих интересах она действует и что для

этого готова сделать; во-вторых, средством для формирования орга-

низационной культуры библиотеки, так как в формулировке миссии

просматривается совокупность норм и ценностей библиотеки.

Для того чтобы успешно осуществлять миссию библиотеки,

достигая при этом поставленных целей, необходимо выбрать для

себя стратегию всей дальнейшей деятельности.

Сегодня выделяют четыре альтернативные стратегии:

• Стратегия ограниченного роста наиболее распростране-

на. Для нее характерно установление целей «от достигнутого» в