Хвостенко И.М. Планирование и отчетность в библиотеках

Подождите немного. Документ загружается.

ситуации стабильного положения библиотеки, удовлетворенной

состоянием собственных дел. Это наиболее легкий, удобный, наи-

менее рискованный способ действия.

• Стратегия роста осуществляется путем значительного по-

вышения уровня краткосрочных и долгосрочных целей над уров-

нем показателей предыдущего периода. Она применяется в случае,

например, перевода библиотеки на новую автоматизированную

технологию, за которым последует расширение

ассортимента ус-

луг, приток новых читателей. Именно такое скачкообразное раз-

витие и предусматривает стратегию роста.

• Стратегия сокращения, которую образно характеризуют

как стратегию «последнего средства», предполагает уровень наме-

ченных целей ниже достигнутого в прошлом. Ясно, что причина

этого чаще всего кроется в экономических трудностях. В рамках

альтернативы сокращения предусматривается переориентация де-

ятельности библиотеки, ограничение только узким кругом услуг,

например, при длительной реконструкции или окончательной лик-

видации с передачей фондов, материальных запасов, активов.

• Стратегия сочетания различных альтернатив может при-

меняться крупными библиотеками, имеющими филиалы и отделе-

ния. Тогда ситуация может диктовать в одних случаях расширение

деятельности на определенных направлениях и одновременно ре-

конструкцию или закрытие других филиалов или отделов.

Если миссия и стратегия задают общие ориентиры функцио-

нирования библиотеки, выражающие смысл ее существования, то

конкретное конечное состояние, к которому она стремится в каж-

дый момент времени, фиксируется в виде целей.

Цели выступают исходной точкой планирования деятельно-

сти, поэтому в основе стратегического планирования лежит «дерево

целей»: сначала определяется общая цель библиотеки на опреде-

ленный период, затем уточняются соответствующие задачи, причем

главное здесь – обозначить не мероприятие, а его результат.

Ключевые моменты, в рамках которых каждая библиотека

определяет цели:

• Положение во внешней среде. Стратегическими целями мо-

гут быть формирование культурно-информационной или социаль-

но-культурной среды региона, расширение библиотечной деятель-

ности, предоставление услуг в информационном секторе.

• Инновации. Целевые установки в этой области связаны с

определением новых методов библиотечной деятельности: инфор-

матизации процессов, сохранности библиотечно-информационных

ресурсов, дифференциации обслуживания, освоения новых техно-

логий или способов организации работы библиотек.

• Эффективность. Для любой библиотеки важной целью

становится определение показателей, характеризующих уровень

ресурсосбережения, экономичности процессов, трудозатрат.

• Ресурсы. Определяется

потребность во всех видах ресур-

сов. Выдвигаются цели относительно расширения или сокращения

ресурсной базы, обеспечения ее стабильности.

• Управленческие аспекты. Обеспечить долгосрочные пер-

спективы деятельности можно только за счет организации эффек-

тивного менеджмента и маркетинга, отсутствие которых сдержива-

ет развитие многих библиотек.

• Персонал. Цели в отношении персонала могут быть связаны

с сохранением стабильности коллектива, улучшением условий и

мотивации труда, повышением уровня квалификации и др.

• Социальная ответственность. В силу особого положения

деятельность должна быть ориентирована на развитие обществен-

но значимых ценностей, повышение духовного и культурного уров-

ня различных слоев населения.

Сейчас, как никогда раньше, библиотеки обязаны заняться

стратегическим планированием своей деятельности. В наше вре-

мя именно от того, что мы сумеем запланировать и выполнить из

наших стратегических планов, как мы сумеем доказать необходи-

мость именно этих перемен, зависит, по большому счету, будущее

библиотек. Стратегический план – основа ориентации для разра-

ботки других более конкретных текущих планов.

Текущее планирование

Текущее планирование заключается в конкретизации задач и

целей, определении сроков их выполнения в течение краткосрочно-

го периода. Текущий план служит ступенькой к выполнению стра-

тегического плана. Результаты текущего планирования оформляют

в виде текущих планов работы библиотеки (годовых, квартальных,

месячных, оперативных).

Основное средство регулирования работы библиотеки в те-

чение года – годовой план, в котором должны конкретизировать-

ся и детализироваться годовые задания перспективных планов.

Годовые планы обязательно должны быть увязаны с перспектив-

ными планами и вытекать из них.

Составление годового плана включает несколько этапов:

• анализ реализации плана текущего года, его достоинств и

недостатков, изменений в деятельности библиотеки в ис-

текшем году;

• определение основных целей, задач, направлений работы,

контрольных показателей на следующий год;

• обсуждение проекта плана в структурных подразделениях

(отделах, филиалах);

• составление плана с учётом предложений всех подразделе-

ний и сотрудников;

• обсуждение в трудовом коллективе и утверждение дирек-

тором.

РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ПЛАНИРОВАНИЮ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МУНИЦИПАЛЬНЫХ

ПУБЛИЧНЫХ БИБЛИОТЕК

Процесс планирования библиотечной деятельности предус-

матривает прохождение нескольких этапов, которые можно пред-

ставить в виде схемы:

1. Определение целей и задач

2. Анализ ресурсов (внешних и внутренних факторов)

3. Перечень видов библиотечных услуг

4. Выбор приоритетных направлений, форм и методов работы

5. Разработка структуры (формы) плана

6. Контроль и оценка эффективности

Рассмотрим подробнее все перечисленные этапы планирования.

1. Определение целей и задач

Очень часто эти два термина употребляются как синонимы,

но это не всегда правильно, так как цель – это описание конечного

результата деятельности (зачем? для чего?), а задачи – последо-

вательные уровни достижения поставленных целей (как достиг-

нуть? что для этого надо сделать?).

Чтобы наглядно представить,

как должна выполняться конечная цель деятельности библиотеки,

необходимо построить так называемое “дерево целей”. Суть мето-

дики построения заключается в последовательном расписывании

главных целей и задач, решение которых необходимо для достиже-

ния главных целей. Задачи затем расписываются по формам рабо-

ты, а последние – на конкретные мероприятия.

Цель и задачи определяются в отношении всех направлений

деятельности библиотеки – формирования фондов, обслуживания

пользователей, повышения квалификации, пополнения материаль-

но-технической базы библиотеки. Они должны быть конкретными,

измеримыми, ориентированными во времени, достижимыми.

Задачи плана должны формироваться с учетом основных за-

дач, прописанных в Федеральном законе от 29 декабря 1994 года

№78-ФЗ «О библиотечном деле», но не дублировать их. Задачи,

которые библиотека определит в качестве приоритетных,

должны

быть сформулированы, исходя из проблем обеспечения свободного

доступа к информации и информационным ресурсам и новых тре-

бований функционирования библиотеки в условиях формирования

местного самоуправления.

2. Анализ ресурсов (внешних и внутренних факторов)

Определить основные функции и направления деятельности

библиотеке помогают:

• анализ внешней среды (демографическое состояние района

(города), потребности развития территории

и социально-

экономические условия, состояние рынка информацион-

ных, образовательных услуг, историко-культурные тради-

ции местного сообщества и др.);

• анализ внутренней организации библиотеки (состав и объ-

ем ее ресурсов: фонд документов, персонал, помещения,

техническая оснащенность), а также статус в системе би-

блиотек, масштабы деятельности и пр.

3. Перечень видов библиотечных услуг

Библиотечная

услуга – это конкретный результат обслужива-

ния, удовлетворяющий определенную потребность пользователя

библиотеки. Предметом библиотечной услуги могут быть:

• документы или их копии;

• библиографическая информация (уточненное библиогра-

фическое описание, факт или подборка фактов, списки,

указатели литературы);

• тематические подборки (фрагменты текстов самых различ-

ных документов, выявленные и скомпонованные в соответ-

ствии с содержанием и логикой читательского запроса);

• консультации, облегчающие читателям самостоятельный

поиск информации, работу с традиционными и электрон-

ными документами и т. д.

Разные информационные потребности пользователей библи-

отеки могут быть удовлетворены с помощью соответствующих им

библиотечных услуг.

К обязательным бесплатным библиотечным услугам отно-

сятся:

• предоставление информации о наличии в библиотеке кон-

кретного документа;

• предоставление информации о составе библиотечного фон-

да через систему каталогов и другие формы библиотечной

информации;

• предоставление читателям во

временное пользование до-

кументов из библиотечных фондов, в читальных залах и на

абонементе;

• консультационная помощь в поиске и выборе источников

информации;

• открытые просмотры литературы, тематические выставки

в помещении библиотеки и др.

Перечень услуг и условия их предоставления каждая библи-

отека определяет самостоятельно, учитывая как потребности и

интересы пользователей, так и возможности библиотеки. В лю-

бом случае, библиотека обязана предоставить гражданам наиболее

полный в ее условиях набор услуг, стремиться к повышению каче-

ства библиотечного сервиса.

Платными становятся главным образом те услуги, которые

требуют дополнительных, не обеспечиваемых государством ма-

териальных затрат, связанных с использованием копировально-

множительной техники, компьютерных технологий, обращения к

коммерческим базам данных и др.

С 1 января 2011 года вступает в силу Федеральный закон

Российской Федерации от 8 мая 2010 г. № 83-ФЗ «О внесении изме-

нений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в

связи с совершенствованием правового положения государствен-

ных (муниципальных) учреждений». Базовый перечень государ-

ственных (муниципальных) услуг будет формироваться в соответ-

ствии с установленными федеральными законами и иными нор-

мативными правовыми актами Российской Федерации, с учетом

типов, видов, групп учреждений, оказывающих услуги в установ-

ленной сфере деятельности.

Какие библиотечные услуги будет финансировать государ-

ство после вступления в силу нового федерального закона? Главный

вопрос, который встал при определении услуг, выполнение кото-

рых оплачивает бюджет, – это вопрос об их количестве. С одной

стороны, можно было ограничиться минимумом – оставить две

услуги, ныне закрепленные за библиотечными учреждениями: пре-

доставление библиографической информации

и предоставление

документов из библиотечных фондов. Плюсами подобного огра-

ничения стали бы простота системы и прозрачность отчетов, а ми-

нусами – необходимость весь бюджет библиотеки «подгонять» под

выполнение двух услуг (при этом себестоимость каждой выгляде-

ла бы явно завышенной); поддержание обывательского представ-

ления о деятельности библиотек; трудность поиска обоснований

эффективности работы библиотеки, в условиях, когда показатели

книговыдачи уменьшаются (главный критерий оценки), особенно

при богатом электронном фонде.

В итоге применена иная система – библиотечные услуги пред-

ставлены многообразно, условно разделяясь на три сферы:

1. Услуги, оказываемые государству:

– формирование фонда;

– работа с обязательным экземпляром;

– сохранение национального фонда;

– обеспечение физического сохранения книжного фонда;

– учет библиотечных фондов;

– содержание имущества библиотеки.

2. Услуги, оказываемые обществу:

– научная обработка фондов библиотеки;

– раскрытие фондов библиотеки, каталогизация;

– обеспечение предоставления доступа к фондам.

Главное в этой группе – осуществление библиотечного, би-

блиографического и информационного обслуживания населения.

3. Услуги, оказываемые профессиональным сообществам (ка-

сается федеральных библиотек и центральных библиотек регионов):

– методическая работа;

– осуществление координации работы библиотек и других

учреждений культуры.

Перечень услуг, рекомендуемый Министерством культу-

ры РФ (утвержден приказом Министерства культуры Российской

Федерации от 9 июля 2010 года № 391 «Перечень государственных

услуг, оказываемых бюджетными учреждениями, подведомствен-

ными Минкультуры России, применяемый для формирования го-

сударственного задания»), включает в себя:

• Формирование и учет фондов библиотеки

• Обеспечение предоставления в пользование фонда библи-

отеки: научная обработка и раскрытие фондов (создание и

ведение каталогов, картотек, баз и банков данных

)

• Обеспечение физического сохранения фонда библиотеки

• Осуществление библиотечного, библиографического и ин-

формационного обслуживания пользователей библиотеки

• Предоставление библиотечных, библиографических и ин-

формационных услуг в виртуальном режиме

• Ведение научной методической работы в области библио-

тековедения, библиографоведения и книговедения

• Осуществление библиографической и информационной

деятельности, в том числе обеспечение условий для взаи-

моиспользования ресурсов государственных библиотек

• Осуществление культурно-просветительских мероприятий

(Примерный перечень видов услуг с их определением см. в

приложении 2).

Предоставление новых услуг, инновации

При всей многообразной специфике подходов к разработке

планов публичные библиотеки ориентированы на гибкое сочета-

ние традиционных ценностей с инновациями. В современных ус-

ловиях ни одна организация не может развиваться без

постоян-

ного совершенствования различных сторон своей деятельности:

предоставления новых услуг или продукции, использования новой

технологии, обновления методов управления деятельностью и пер-

соналом. Инновации – необходимый элемент развития, без них би-

блиотекам невозможно оставаться социально значимыми органи-

зациями, оказывать конкурентоспособные услуги, укреплять свои

позиции в условиях рынка.

Инновация – новый результат интеллектуальной деятель-

ности, который отличается от предыдущих по ряду параметров.

Основное отличие состоит в том, что инновация понимается как

принципиально новая реализованная идея, получившая воплоще-

ние в новом продукте, в новой технологии или в новом подходе к

различному роду услуг. Второе отличительное свойство инновации

заключается в том, что инновация должна обеспечивать повыше-

ние эффективности, служить стимулом и быть предпосылкой рож-

дения следующей инновации.

Инновационная деятельность – это деятельность, направлен-

ная на внедрение инноваций, (формирование идеи, ее внедрение и

воспроизводство новых идей).

Приоритет информации и знаний в условиях современного

социального

развития основывается, по мнению ведущих ученых,

на культуре, и, в первую очередь, на информационной и инноваци-

онной культуре.

Инновационная культура – основа формирования информа-

ционного, инновационного общества. Инновационная культура по-

нимается, как способность осознавать потребность в инновацион-

ном решении проблем, восприимчивость к новому, готовность к

рискам, и самое главное – готовность к реализации, практическому

внедрению идеи, в ряде случаев – ее коммерциализации. Перед би-

блиотеками с особой остротой стоит задача способствовать, наря-

ду с другими социальными институтами, формированию иннова-

ционной культуры общества.

Инновационные программы и проекты, выполняемые со-

вместно с учреждениями системы образования и культуры, обще-

ственными организациями и другими учреждениями, должны за-

нять значимое место в библиотечной деятельности. Проекты мо-

гут быть связаны с созданием электронных ресурсов, баз данных,

подготовкой акций, мероприятий, изданий, которые раскрывают

фонды, знакомят широкую аудиторию с актуальными проблемами

и тенденциями развития культуры, повышают престиж чтения. В

принципе, все это библиотечными работниками делается давно, но

новые обстоятельства заставляют по-новому осмысливать задачи,

стоящие перед библиотеками и придавать традиционной библио-

течной деятельности новый формат.

Объектами инноваций могут быть:

• средства производства – включение в работу новых тех-

нических средств поиска, обработки, преобразования и предо-

ставления информации; комплектование новыми видами носите-

лей информации; автоматизация библиотечно-библиографических

средств учета, обработки и систематизации информации.

• технологические процессы – изменения методов организа-

ции обслуживания, обеспечения комфортности, доступности би-

блиотечных услуг и продукции; разработка, адаптация и внедрение

новых или, заимствованных из опыта других библиотек, приемов

и методов комплектования, организации и хранения документаль-

ных коллекций и пр.;

• организационное развитие – создание новых моделей би-

блиотеки, центров, отделов, секторов, служб, зон

, временных про-

ектных коллективов (команд); включение библиотеки в программ-

но-проектную деятельность; изменения в практике планирования

(переход на стратегическое планирование, создание бизнес-пла-

нов); изменение в методике изучения и оценки рынка, спроса ре-

сурсов (возможностей); изменения в применении приемов, средств

и методов общественных коммуникаций библиотеки (каналы и

средства рекламы, PR-технологий, методов фандрайзинга;

• услуги и продукция – применение новых нетрадиционных

видов обслуживания; формирование новых видов услуг в соответ-

ствии с потребностями конкретных категорий пользователей.

Инновационные модели библиотек

Необходимость поиска новых моделей библиотечного раз-

вития, обеспечивающих жизнеспособность социального института

библиотеки в контексте построения открытого общества знаний,

становится сегодня очень актуальной. В современной практи

ке российских библиотек можно выделить несколько инноваци-

онных моделей. Одна из них – библиотека как информационный

Интеллект-центр. Модель представляет собой библиотеку нового

типа, сочетающую традиционные библиотечные формы работы с

широким предоставлением электронных информационных услуг.

Цель деятельности такой библиотеки – создание информационной,

культурной и образовательной среды для интеллектуального раз-

вития населения города (района), особенно молодежи, через обе-

спечение свободного доступа населения к информации и знаниям.

Другая модель носит условное название «коммуникационной,

или плюралистической» библиотеки. Цель данной модели – содей-

ствовать познанию и пониманию различных культур, способство-

вать развитию плюрализма и толерантности. Она также представля-

ет собой библиотеку гибридного типа, сочетающую традиционное

библиотечное обслуживание и услуги, организованные с помощью