Хвостенко И.М. Планирование и отчетность в библиотеках

Подождите немного. Документ загружается.

новых информационных технологий, обеспечивающую доступ к

информации и знаниям в печатной и электронной форме. На тер-

ритории библиотеки формируется система культурных центров,

обеспечивающих включение пользователя в свой культурный кон-

текст через организацию доступа к соответствующим культурным

и информационным ресурсам, специальное оформление внутрен-

него пространства, используя своеобразие культурной символи-

ки, эстетики, дизайна

, привлечение носителей данной культуры в

качестве обслуживающего персонала. Недостатком данной модели

является возможность ее реализации только в крупной библиотеке,

обладающей значительными ресурсами (в том числе, просторными

помещениями, многочисленным персоналом).

Еще одна модель – инновационная модель современной сель-

ской библиотеки. Сельские библиотеки составляют почти 90 % от

всех публичных библиотек страны. Обладающие небольшими ре-

сурсными возможностями, они являются порой единственными со-

циальными институтами, удовлетворяющими культурные, образова-

тельные и информационные потребности жителей труднодоступных

удаленных территорий. Данная модель представляет собой библио-

теку как многофункциональный информационно-культурный, об-

разовательный и просветительский центр, по своим функциям, со-

держанию и оснащению отвечающий библиотечным стандартам.

Любая сторона содержательного развития сельской библио

теки (будь то краеведческая деятельность с элементами поисковой,

архивной, музейной работы или культуротворческая составляющая)

в качестве обязательного компонента включает сегодня использо-

вание нетрадиционных носителей информации. При этом книгу не

противопоставляют новым информационным технологиям, а умело

их сочетают и дополняют. Например, библиотеки организуют вы-

ставки с одновременным использованием книжно-иллюстративно-

го

ряда, компьютера, составляют краткие рекомендательные списки

литературы (закладки) с указанием адресов Интернет-сайтов и т. д.

Формат данной модели позволяет иметь каждой библиотеке «соб-

ственное лицо», отличающееся от других ресурсной базой, приори-

тетными направлениями работы, что помогает ей поддерживать вы-

сокий статус у местного сообщества.

Наиболее распространенным вариантом модели сельской библи

отеки становится многопрофильная модель, представляющая библи-

отеку, одинаково эффективно выполняющую различные социальные

роли. Такая библиотека становится центром жизни местного сообще-

ства. Она обслуживает различные категории местного населения, от-

давая приоритет местным органам власти, специалистам, учащимся,

пожилым и больным людям, организует доступ к правовой, деловой,

муниципальной и другой информации. Для такой библиотеки свой-

ственен размах краеведческой работы (включая создание историко-эт-

нографических музеев), не

говоря уже о традиционной культуротвор-

ческой деятельности, в том числе в ее досуговых формах. Одним из

социальных эффектов внедрения этой модели становится деятельное

партнерство с местными муниципальными властями.

4. Выбор приоритетных направлений деятельности

Выбор приоритетных направлений деятельности библиоте-

ки – следующий этап планирования. Он должен отражать всю де-

ятельность библиотеки: от формирования

фондов до повышения

квалификации работников библиотеки. Публичная библиотека са-

мостоятельно определяет приоритетные направления деятельно-

сти (в том числе направления культурно-просветительской работы:

патриотическое, нравственное и т. п.). План, программы и проек-

ты, которые разрабатывает и реализует библиотека, должны также

охватывать различные направления деятельности и отражать по-

требности и ожидания реальных и

потенциальных пользователей в

области информации и библиотечного дела.

В план работы библиотеки целесообразно включать лишь

основные, то есть главные направления деятельности, которые яв-

ляются общими для всех подразделений библиотеки или требуют

координации и кооперирования их деятельности.

Основные направления деятельности публичной библио-

теки и обслуживание пользователей:

1. Одним из важнейших направлений деятельности

библиоте-

ки является обеспечение пользователей всеми видами информации

для поддержания образования и самообразования, для компетентно-

го участия в обсуждении жизненно важных общественных проблем.

2. Библиотека участвует в организации содержательного досуга

граждан, способствует развитию их творческих способностей, при-

общает к культурному наследию. Самостоятельно или совместно с

другими организациями библиотека реализует образовательные, ин

формационные и иные программы и проекты, проводит культурные

акции (вечера, встречи, концерты, лекции, фестивали, конкурсы и т. д.).

3. Участие библиотеки в формировании культуры межлич-

ностного и межнационального общения осуществляется посред-

ством обеспечения доступа этнических групп местных жителей к

информации и знаниям на их родном языке. Библиотека выявляет

потребности в литературе и информации на языках этнических

групп, сотрудничает с национально-культурными центрами и зем-

лячествами на своей территории и

за ее пределами.

4. Библиотека активно участвует в формировании культурно-

исторического сознания местного сообщества, прежде всего в про-

цессе краеведческой деятельности. Для этого библиотека:

– собирает и хранит литературу по вопросам жизнедея-

тельности местного сообщества;

– наиболее полно отражает местную тематику в справоч-

но-библиографическом аппарате;

– составляет и издает на различных носителях

информа-

ции краеведческие библиографические пособия, спра-

вочники, проспекты, путеводители, буклеты;

– совместно с другими организациями участвует в сохра-

нении местных устных традиций, в поиске генеалогиче-

ской информации, в изучении генеалогии и истории от-

дельных семейств и родов, создает летописные и биогра-

фические описания местных достопримечательностей,

знаменитых личностей, наиболее ярких событий;

–

организует работу читательских краеведческих объеди-

нений.

При отсутствии местного краеведческого музея публичная

библиотека выступает инициатором в собирании предметов мате-

риального характера (произведения народных промыслов, предме-

ты быта, фотографии и др.), которые становятся основой музейных

экспозиций при библиотеке.

5. Одним из важнейших направлений деятельности публичной

библиотеки является развитие информационной культуры пользова-

телей.

С этой целью библиотека:

– организует специальные уроки, семинары и тренинги,

посвященные пользованию компьютером и основам ра-

боты в Интернет, с электронными ресурсами, с обучаю-

щими программами;

– ведет библиотечные уроки в библиотеке, в образователь-

ных учреждениях;

– проводит регулярные экскурсии по библиотеке, знакомит

посетителей с фондами, справочно-библиографическим

аппаратом, техническими средствами и технологически-

ми возможностями.

6. Публичная библиотека формирует и развивает читатель-

скую культуру пользователей, читательскую компетенцию детей,

юношества и взрослых, поддерживает и воспитывает у них потреб-

ность в чтении и в образовании в течение всей жизни.

Обслуживание пользователей в публичной библиотеке

строится с учетом особенностей, потребностей и возможностей

жителей городов и сельской местности. Библиотека обслуживает

все категории граждан, предоставляет им комплекс библиотечно-

информационных и сервисных услуг в наиболее удобном для них

режиме: в самой библиотеке или вне библиотеки, а также по теле-

фону, по электронной почте, в

режиме онлайн. Информационные

технологии сегодня позволяют публичной библиотеке внедрять и

использовать новые формы обслуживания, обеспечивать доступ к

собственным и корпоративным информационным ресурсам любо-

му пользователю вне зависимости от места его нахождения.

8. Современная библиотека призвана осуществлять следую-

щие основные формы обслуживания:

– стационарная форма обслуживания (все виды услуг библи-

отеки, оказываемых

пользователю в стенах библиотеки);

– внестационарная форма обслуживания (доставка поль-

зователю документов и оказание иных услуг библиотеки

по месту жительства, работы, учебы);

– дистанционное обслуживание (обслуживание пользо-

вателя в удаленном доступе на основе информационно-

коммуникационных технологий).

9. В любой доступной форме библиотека осуществляет об-

служивание тех, кто по тем или иным причинам

не может посещать

ее в обычном режиме (людей с ограничениями в жизнедеятель-

ности; лиц преклонного возраста; лиц, слабо владеющих русским

языком; пациентов больниц и специальных лечебных заведений;

детей, содержащихся в детских домах; заключенных и др.). В этих

случаях совместно со специальными библиотеками используются

различные формы обслуживания: пункты выдачи литературы, об-

служивание

на дому, обслуживание в режиме удаленного доступа,

выдача по межбиблиотечному абонементу и др.

10. Особое значение имеет организация библиотечного обслу-

живания жителей удалённых территорий или тех категорий граж-

дан, которые не могут воспользоваться стационарной библиотекой

по характеру своей трудовой деятельности или условиям быта.

В этих случаях библиотека использует мобильные средства (библи-

омобиль), которые должны быть оснащены постоянно обновляемым

книжным фондом, правовыми и другими специализированными

ба-

зами данных, современным оборудованием, выходом в Интернет.

11. Перспективной формой организации библиотечного об-

служивания является такая, при которой, получая документ в од-

ной библиотеке, пользователь имеет возможность вернуть его в

любую другую библиотеку, либо заказать доставку документа из

другой библиотеки в ту, которой он пользуется, на основе едино-

го читательского

билета. Эта форма библиотечного обслуживания

предполагает высокий уровень кооперации библиотек на совре-

менной технологической основе: объединения на едином инфор-

мационном портале электронных ресурсов библиотек-участниц, а

также организации непосредственной доставки документов из би-

блиотеки в библиотеку с выдачей документов на дом (в отличие от

межбиблиотечного абонемента, по которому документы выдаются

для

пользования в читальном зале).

12. Культурно-просветительская работа планируется ежегод-

но по отдельным, актуальным именно на данный период времени

направлениям.

5. Разработка структуры плана

Определившись с содержанием плана: целями и задачами,

ведущими направлениями деятельности, перечнем библиотечных

услуг, продуктов, форм, методов, технологий, необходимо все это

описать по определенной структуре.

Годовой план библиотеки

должен состоять из нескольких

частей: статистических данных, текстового материала и при-

ложений.

В первой статистической части определяется объём работы,

выражающийся в системе плановых показателей, которые долж-

ны быть представлены как в абсолютных величинах (количество

читателей, объём библиотечного фонда, число посещений, выдач,

массовых мероприятий и др.),так и относительных (читаемость,

обращаемость, документообеспеченность

и др.).

В текстовую часть входят следующие данные: цель и задачи

деятельности; виды услуг (работ); направления, формы и методы

работы. В приложениях более подробно раскрывается содержание

деятельности библиотеки. Как приложения к плану могут быть

представлены:

• библиотечные программы и проекты;

• графики проведения циклов мероприятий;

• планы работы библиотечных клубов и кружков;

• схемы, модели

, графики, таблицы;

• положения о проведении тех или иных акций, мероприятий.

6. Контроль и оценка эффективности

Нельзя говорить об эффективной работе библиотеки, если

руководитель не уделяет достаточного внимания контролю за вы-

полнением библиотечных планов. Функция контроля, являясь од-

ной из важнейших функций управления, начинает реализовывать-

ся уже с момента создания организации, постановки

ее целей и

задач. И происходит это по одной простой причине: без контроля

начинается хаос и объединять деятельность каких-либо структур-

ных подразделений становиться невозможно. Кроме того, любая

организация, претендующая на долгую и успешную деятельность,

должна обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки

и исправлять их до того, как они повредят

достижению её целей.

Обеспечение эффективной деятельности организации пред-

полагает непрерывный контроль за ходом реализации принятых

планов действий. Контроль и мониторинг деятельности призва-

ны выявить назревающие проблемы и скорректировать деятель-

ность организации до того, как эти проблемы перерастут в кризис.

Текущий контроль и мониторинг деятельности является одной из

функций руководителей. Регулярная проверка

, обсуждение возни-

кающих проблем и предложений по решению тех или иных задач,

по повышению эффективности позволяет избежать серьезных от-

клонений от намеченных планов.

Основными функциями контроля являются:

• обеспечение подчинения (важная функция, но не всегда

главная);

• достижение плановых показателей;

• координация деятельности;

• мотивация персонала.

Непрерывно действующий либо с интервалами, диктуемыми

характером запланированных мероприятий, мониторинг позволяет

своевременно фиксировать наметившиеся отклонения в ходе реа-

лизации плана. Причиной необходимости корректировки плана мо-

жет стать и изменившийся прогноз развития ситуации. Изменения

условий реализации плана должны быть проанализированы с це-

лью определения наиболее вероятных изменений, которые они

могут вызвать при

реализации намеченного плана. Результатом

такого анализа должна стать адекватная корректировка плана, обе-

спечивающая наименьшее отклонение от поставленных целей, а

при более благоприятном развитии ситуации и более полное до-

стижение целей.

Контроль не связан с общей оценкой деятельности библио-

теки: контроль ради контроля никому не нужен. Важен последу-

ющий анализ причин отклонения от первоначального курса. Это

может зависеть от самих мероприятий. Возможно, для измерения

эффективности были выбраны не те показатели. Вначале следует

подробно обсудить полученные результаты, только затем коррек-

тировать план.

Контроль за книговыдачей и посещаемостью позволяет не-

посредственно реагировать на перемены. Если, например, наме-

тилось уменьшение объема выдачи какого-то вида материалов (от-

раслевые книги и пр.), это может означать, что надо, либо активи-

зировать разработку этого продукта, повысить его качество, либо

вовсе от него отказаться.

Контрольные показатели указывают на действенность вновь

введенных стратегий. Ежемесячно и ежегодно фиксируя книговы-

дачу, проводя сравнения с материалами библиотечной статистики,

библиотека может установить степень использования населением

книжных фондов.

Легко собрать и интерпретировать количественные показате-

ли (численность или объем), но они позволяют лишь отчасти судить

о качестве предложений (продуктов и услуг библиотеки). Поэтому

должны учитываться и качественные параметры. Они, прежде все-

го, отражают степень удовлетворения потребностей пользователей

силами и средствами библиотеки. Нет речи о том, чтобы использо-

вать только качественные или только количественные показатели.

Они взаимодополняют друг друга. Так, посетители на словах будут

удовлетворены работой библиотеки, а выбор материалов в действи-

тельности весьма ограничен, или, напротив, при большой книговы-

даче читатель останется недовольным.

Для оценки деятельности публичной библиотеки должны

использоваться и количественные, и качественные показатели эф-

фективности.

1. Количественные показатели измерения эффективности

Книговыдача в расчете на 1 жителя

Этот показатель говорит о том, сколько материалов (печатных

или аудиовизуальных) в среднем берет каждый житель. Большинству

библиотекарей он знаком. Он также включен в ежегодную статисти-

ку библиотек и колеблется от 0,1 до 10,0. Показатель рассчитывают

путем деления книговыдачи за год на количество жителей общины.

Если географические границы общины определены не точно, это

усложняет процедуру. Тогда следует взять тот район общины, на

селение которого поддается статистическому учету.

По результатам интерпретации цифрового материала выбира-

ют линию поведения библиотеки. Так, для увеличения книговыдачи

можно либо попытаться превратить неактивных пользователей в

активных, либо найти новых. Можно попробовать и такой вариант:

склонить постоянных посетителей библиотеки читать еще больше.

Конечно, первое предложение самое трудное и дорогостоящее.

Стратегии

привлечения новых пользователей могут быть

такими: изменение режима работы библиотеки, введение новых

услуг, приобретение новых книг и периодики для новой целевой

группы пользователей.

Примером стратегии по повышению степени использования

библиотеки читателями может быть улучшение размещения и рас-

становки фонда. Стратегии стоит комбинировать.

Если вы стремитесь улучшить показатели книговыдачи, их

информационное содержание, желательно вести отдельные под-

счеты по разделам фонда или определять процент книговыдачи в

расчете на пользователей, не проживающих в районе обслужива-

ния библиотеки.

Обращаемость фонда

Этот показатель позволяет следить за тем, сколько раз в году

в среднем выдается пользователю каждая единица хранения. Для

этого готовую книговыдачу делят на объем фонда. Затем нужно ин-

терпретировать результаты и принимать меры. Стратегии по повы-

шению обращаемости фонда: расширение популярных разделов,

увеличение экземплярности популярных книг (например, бестсел-

леров), проведение выставок новых поступлений, исключение из

фонда не спрашиваемых изданий.

Показатель дает больше информации, если, к примеру, от-

дельно подсчитать

обращаемость разных типов и видов печатных

и других материалов (книг для молодежи, отраслевой литературы).

Динамика обращаемости фонда за несколько лет помогает устано-

вить тенденции в предпочтениях пользователей.

Зарегистрированные пользователи (в процентах от населения)

Показатель получают делением числа зарегистрированных

пользователей библиотеки на величину населения зоны обслужи-

вания. Если библиотека хочет увеличить

число пользователей, она

должна обратить внимание, прежде всего, на то, как происходит

запись. Может быть, здесь есть непродуманные, «тормозящие»

моменты. Проведение во время записи специальных акций (пре-

мирование каждого десятитысячного пользователя, запись детей

для обучения пользования библиотекой и др.) способствуют росту

этого показателя.

Данные читательской картотеки можно проанализировать по

возрастным группам

и месту жительства. Сравнение с данными

статистики населения выявит группы, которые редко или вообще

не бывают в библиотеке.

Посещаемость библиотеки (в расчете на 1 жителя)

Она вычисляется путем деления числа посещений библио-

теки за год на величину населения. Если это число не известно

или в библиотеке на входе нет специального счетчика,

его можно

примерно оценить таким способом. В одну из недель (в апреле или

в октябре) регистрируются все пришедшие в библиотеку утром,

днем и вечером. Полученное значение умножается на число недель

в году, когда библиотека открыта. Это дает посещаемость.

Имеет смысл также установить посещаемость библиотеки в

течение дня: когда приходит больше пользователей

– утром, днем

или вечером? Для этого рекомендуется вычислять почасовую по-

сещаемость в разное время суток. Найденные показатели облегчат

определение оптимальных часов роботы библиотеки и позволят

принять решение об их продлении или сокращении.

Посещаемость мероприятий (в расчете на 1 жителя)

Показатель равен среднеарифметическому от деления обще-

го числа посетивших мероприятия на число жителей. Здесь умест-

ны только сплошные подсчеты: выборка не даст реальной картины,

так как показатель сильно колеблется. Если библиотека

намерена

увеличить этот показатель, она может: предлагать больше меро-

приятий, разнообразить их спектр и тематику, лучше их реклами-

ровать. Наиболее удачные мероприятия, по возможности, стоит

повторять.

Для более детальной обработки показатель посещаемости

можно поделить в соответствии с возрастными группами: чис-

ло молодых участников делится на число людей этого возраста,

живущих

в районе обслуживания. То же – с детьми и взрослыми.

Библиотека может выявить и количество рабочих часов, затрачен-

ных на подготовку мероприятий.

Число обращений в библиотеку (в расчете на 1 жителя)

Библиотека, знающая общее количество обращений, может без

труда вычислить среднюю величину в расчете на жителя. При отсут-

ствии таких данных их нужно

выявить (см. описанный выше выбо-

рочный метод). Этот показатель фиксирует степень использования

библиотеки как источника информации. Если библиотека хочет по-

высить его, она должна усилить рекламу информационных возмож-

ностей и указать свой телефон. У пользователей не должно возни-

кать затруднений в получении справочников. До начала рекламной

кампании стоит продумать принцип

размещения справочного фонда

и ясно обозначить рабочие места библиотекарей-консультантов.

2. Качественные показатели эффективности

Удовлетворенность пользователей

Здесь учитывается ответ пользователя (в анкетах, опрос-

ных листах, во время экспресс-опросов, индивидуальных бесед

и др.) на вопрос о том, какие продукты и услуги библиотеки ему

нравятся и какие – нет. Степень удовлетворенности устанавли-

вают при

помощи следующих показателей: часы работы, разно-

образие предложений библиотеки, их качество, обслуживание,