Березина Н.М., Лысенко Л.М., Воронцова Е.П Современное делопроизводство

Подождите немного. Документ загружается.

Часть 1. Документирование

Структура текста устава негосударственной организации отличается

от

струк-

туры текста устава государственного учреждения. Устав негосударственного

предприятия содержит дополнительные разделы,

которых отражается специ-

фика его организации

деятельности.

В Гражданском кодексе РФ дан перечень обязательных сведений, которые дол-

жны быть отражены

уставе организаций

различной организационно-правовой

формой

Приведем возможные разделы устава.

I. Общие положения.

В разделе указываются полное

сокращенное официальные наименования

организации; ее статус, почтовый адрес; основания, на которых создана организа-

ция; чем она руководствуется

своей деятельности; наличие филиалов, дочерних

фирм, представительств; предмет

цели деятельности; наличие зарегистрирован-

ного товарного знака, фирменного бланка, печати.

II.

Акционерный капитал (уставный капитал).

В разделе определяются размеры вкладов каждого учредителя (участника),

оговариваются условия увеличения (уменьшения) уставного фонда, регламенти-

Пример

1.4.1

Типовая структура текста устава государственного учреждения

Глава 4. Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов 71

руются права участников на отдельные объекты, входящие в состав имущества

организации.

III.

Порядок деятельности.

Раздел устанавливает цели, виды деятельности, механизм отношений органи-

зации с другими организациями в вопросах финансово-хозяйственной деятель-

ности, а также определяет права, которыми наделяются участники в процессе

финансово-хозяйственной деятельности.

IV. Управление.

Раздел регламентирует состав органов управления и их полномочия. Напри-

мер,

в акционерном обществе с большим числом акционеров это могут быть:

• общее собрание акционеров

—

высший орган управления обществом (в раз-

деле устанавливается порядок созыва, проведения общих собраний, право-

мочность принятых решений);

• совет директоров

—

высший орган управления обществом в промежутках

между собраниями акционеров, избираемый общим собранием (в разделе

устанавливается количество директоров, срок, на который они избираются,

компетенция, порядок выбора председателя и на какой срок);

• исполнительные органы

—

генеральный директор, исполнительный дирек-

тор,

правление (в разделе устанавливается, какие именно исполнительные

органы действуют, их компетенция, права и порядок деятельности);

• ревизионная комиссия

—

орган, осуществляющий проверки финансово-хо-

зяйственной деятельности (устанавливается порядок формирования комис-

сии, сроки и частота проведения проверок, порядок представления отчетно-

сти)

V. Учет и отчетность; распределение прибыли.

В разделе устанавливается порядок ведения бухгалтерской и статистической

отчетности, порядок представления сведений о деятельности общества в налого-

вые и иные органы, порядок подведения итогов о финансовой деятельности об-

щества, порядок распределения прибыли.

VI.

Прочие накопления.

В разделе устанавливаются дополнительные фонды общества, кроме уставно-

го (страховой, резервный), если они имеются.

VII.

Прекращение деятельности.

Раздел устанавливает порядок ликвидации общества, его реорганизации, а так-

же порядок рассмотрения споров общества с физическими и юридическими ли-

цами.

Отметка о регистрации проставляется на титульном листе устава. Она со-

стоит из:

• наименования органа, осуществляющего государственную регистрацию со-

здаваемых организаций;

• даты регистрации;

• государственного регистрационного номера;

• подписи;

• печати регистрирующего органа.

72 Часть

Документирование

Гриф утверждения также выносится на титульный лист и заверяется печатью.

Устав государственной организации утверждается вышестоящим учреждени-

ем,

а негосударственной

—

его учредителями, общим собранием акционеров. Обра-

зец оформления титульного листа устава приведен в примере

1.4.2.

Положение об организации (структурном подразделении)

Положение

—

правовой акт, определяющий состав, компетенцию, порядок образо-

вания, правовое положение, права, обязанности, организацию деятельности государ-

ственных органов, учреждений, организаций, структурных подразделений (служб).

Положения могут быть типовыми (примерными) и конкретными (индивиду-

альными). При наличии типового положения конкретные положения разраба-

тываются на его основе. Типовые положения разрабатываются для однотипных

организаций и структурных подразделений.

Различаются положения об организациях и положения о структурных подраз-

делениях (службах).

Положение об организации

—

это документ, на основании которого действу-

ют государственные бюджетные организации (органы государственной власти

и управления всех уровней).

Пример 1.4.2

Образец оформления титульного листа устава

Глава 4. Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов 73

Пример 1.4.3

Типовая структура текста положения об организации

Схема положения о государственном учреждении аналогична схеме устава госу-

дарственного учреждения.

Положение об организации оформляется на общем бланке. Обязательными

реквизитами положения об организации являются: заголовок к тексту, текст, под-

пись,

гриф утверждения, печать.

Структура текста положения так же, как и текста устава, регламентирована

УСОРД и включает следующие разделы (пример

1.4.3).

Положения о структурных подразделениях (службах) можно классифициро-

вать на:

• положения о структурных подразделениях;

• положения о коллегиальных и совещательных органах

—

как руководящих

(совет директоров, правление), так и специализированных (ученый совет,

педсовет, научно-технический совет и др.);

• положения о временных органах (совещания, комиссии, советы).

Положение о структурном подразделении оформляется на общем бланке орга-

низации. Обязательными реквизитами данного вида документов являются:

• наименование организации;

• наименование структурного подразделения;

• наименование вида документа;

• дата (датой положения является дата его утверждения);

• номер документа;

74 Часть 1. Документирование

• место составления;

• заголовок

тексту должен согласовываться

наименованием вида докумен-

та: положение

(о

чем?)

об

отделе кадров;

• текст;

• гриф утверждения (утверждает руководитель организации; утверждение

осуществляется либо проставлением грифа утверждения на самом докумен-

те,

либо изданием другого документа);

• подпись (положение

структурном подразделении подписывает руководи-

тель подразделения);

• виза согласования (положение

структурном подразделении проходит

установленный

организации порядок согласования

со

всеми заинтересо-

ванными подразделениями

должностными лицами,

юридической служ-

бой, проверяющей соответствие данного документа действующему законо-

дательству).

Структура текста положения

структурном подразделении представлена

при-

мере

1.4.4.

Положение

структурном подразделении имеет сложную структуру текста.

Констатирующей частью текста является раздел «Общие положения».

Основной текст делится

на

главы, пункты

подпункты. Главы должны иметь

названия. Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунк-

тов производится арабскими цифрами.

Текст положения

структурном подразделении может включать

себя следу-

ющие разделы.

Пример

1.4.4

Типовая структура текста положения

структурном подразделении

Глава 4. Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов 75

I. Общие положения.

В разделе «Общие положения» указываются: полное официальное наименова-

ние подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании

которого создано и действует подразделение, чем руководствуется в своей дея-

тельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и осво-

бождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения

печати.

II.

Цели и задачи.

В разделе «Цели и задачи» перечисляются основные проблемы, решаемые

подразделением и определяющие характер и направления деятельности подраз-

деления.

III.

Функции.

В разделе «Функции» указываются действия или виды работ, которые должно

выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач.

Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.

IV. Права и обязанности.

В разделе «Права и обязанности» перечисляются права, которыми наделяется

подразделение в лице его руководителя. В этом же разделе устанавливаются виды

дисциплинарной, административной, при необходимости и уголовной ответ-

ственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невы-

полнения подразделением своих обязанностей.

V. Взаимоотношения.

В разделе «Взаимоотношения» регламентируются информационные и доку-

ментационные потоки подразделения, основные документы, создаваемые им,

указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаи-

модействие, какую информацию получает и представляет подразделение, перио-

дичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возни-

кающие разногласия.

Изменения в положение о структурном подразделении вносятся приказом ру-

ководителя организации.

Положения о коллегиальных и совещательных органах как руководящих (со-

вет директоров, правление), так и специализированных (ученый совет, педсовет,

научно-технический совет и др.) также носят нормативный характер и определя-

ют состав, порядок формирования, компетенцию, порядок работы, права и ответ-

ственность коллегиальных и совещательных органов.

В качестве примера можно привести структуру текста положения о совете ди-

ректоров акционерного общества.

Общие положения.

Компетенция совета директоров.

Состав совета директоров.

Выдвижение кандидатов в совет директоров.

Избрание членов совета директоров.

6. Регламент заседаний совета директоров.

Взаимоотношения с другими подразделениями общества.

Часть 1. Документирование

8. Ответственность членов совета директоров.

9. Порядок утверждения положения о совете директоров и порядок внесения

в него изменений.

В государственной организации внесение изменений и дополнений в положе-

ния о коллегиальных и совещательных органах и в положения о структурных под-

разделениях осуществляется распорядительным документом руководителя орга-

низации.

В негосударственной организации изменения и дополнения в положения о кол-

легиальных и совещательных органах принимаются на общем собрании акционе-

ров.

Положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах) созда-

ются на период действия такого органа. Структура текста нормативно не закреп-

лена. Утверждается органом, в компетенцию которого входит создание времен-

ного органа.

Учредительный договор

Договор

—

юридическое понятие, с которым связано возникновение различных

обязательств и отношений, регулирующих их

В учредительном договоре

учредители берут обязательство создать юриди-

ческое лицо (дается наименование юридического лица), определяется порядок

совместной деятельности по его созданию, условия образования имущества и устав-

ного капитала, участие в его деятельности.

Договором определяются предмет и цели деятельности юридического лица,

а также условия и порядок управления деятельностью юридического лица и усло-

вия распределения между учредителями прибыли.

Местонахождение юридического лица определяется местом его государствен-

ной регистрации, если в соответствии с законом в договоре не установлено иное.

В заключительной части договора указывается количество экземпляров дого-

вора, юридические адреса и банковские реквизиты сторон.

На договоре подписи заверяются печатями. Если обе договаривающиеся сто-

роны (или одна из сторон) являются гражданами, то указываются их фамилии,

имена и отчества, паспортные данные и место жительства.

Учредительный договор подлежит государственной регистрации в установ-

ленном порядке.

Учредительный договор

юридического лица заключается, а устав утвержда-

ется его учредителями (участниками).

Инструкция

—

правовой акт, содержащий правила, регулирующие организаци-

онные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные

стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделе-

ний, служб, должностных лиц и граждан.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или

порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Глава 4. Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов 77

Инструкции оформляются на общем бланке организации с указанием вида

документа. В заголовке к инструкции обозначается объект или круг вопросов, на

которые распространяются ее требования, например: «Инструкция (о чем?) о ве-

дении бухгалтерского учета на предприятии».

Инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения, разра-

ботавшего ее.

Инструкция подлежит утверждению. Утверждаются инструкции руководите-

лем организации и заверяются печатью.

Инструкции визируются руководителями всех заинтересованных подразделе-

ний, юридической службой, заместителем руководителя, курирующим то направ-

ление деятельности, на которое распространяется содержание инструкции.

Текст инструкции состоит из разделов, имеющих заголовки и разбиваемых на

пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.

Текст инструкции должен начинаться с раздела «Общие положения», в кото-

ром излагаются цели ее издания, область распространения и другие сведения об-

щего характера.

Текст инструкции излагается от третьего лица единственного или множествен-

ного числа.

В тексте часто используются слова: «должен», «следует», «необходимо», «не до-

пускается», «запрещается» и т. п.

Разновидностью инструкции является должностная инструкция.

Должностная инструкция

—

правовой акт, издаваемый организацией в целях

регламентации организационно-правового положения работника, его обязаннос-

тей,

прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной ра-

боты.

С помощью должностной инструкции в любой организации реализуется функ-

ция управления персоналом, максимально уточняются функциональные обязан-

ности каждого работника. Должностная инструкция закрепляет организацион-

но-правовое положение работника, содержит перечень основных направлений его

деятельности, определяет ответственность работника на конкретном рабочем

месте.

Должностные инструкции бывают типовые (примерные) и конкретные (инди-

видуальные).

Типовая должностная инструкция разрабатывается на должности, имеющие

одинаковые обязанности, права, ответственность независимо от того, к какой от-

расли относится организация.

При большом объеме работы функциональные обязанности по определенной

должности выполняют, как правило, несколько человек.

Если эти обязанности одинаковы, то разрабатывается одна должностная инструк-

ция, которая в этом случае будет типовой. Например: «Должностная инструкция

бухгалтера».

Если обязанности работников с одинаковым названием должности различают-

ся,

то для каждого из них разрабатывают конкретную должностную инструкцию

с уточнением обязанностей работника в заголовке к тексту. Например: «Должност-

ная инструкция бухгалтера по налогам».

Часть 1. Документирование

Должностные инструкции разрабатываются почти

на все

должности, преду-

смотренные штатным расписанием. Должностные инструкции

не

составляются

на категорию служащих «руководители», так как их функции и задачи, права, обя-

занности

ответственность фиксируются

уставе организации или

положении

о структурном подразделении

разделе «Руководство».

Должностная инструкция входит

УСОРД

имеет унифицированную фор-

му (пример

1.4.5).

Должностная инструкция оформляется

на

общем бланке организации

ука-

занием вида документа. Обязательными реквизитами должностной инструкции

являются: наименование организации, наименование структурного подразделе-

ния, дата, регистрационный номер документа, место составления, заголовок

тек-

сту, подпись, гриф утверждения.

Возможно создание индивидуальных (персональных) должностных инструк-

ций

для

каждого работника. Такая инструкция

не

будет общей, следовательно,

отношение

ней

работника будет более серьезным.

Должностная инструкция

—

документ длительного пользования

действует

до тех пор, пока не будет заменена новой. Необходимость

пересмотре должност-

ной инструкции может возникнуть

связи

изменением технологии выполняе-

мых работ, сокращением штата

др. Обычно должностные инструкции коррек-

тируются раз

в 3-5

лет.

Пример

1.4.5

Типовая структура должностной инструкции

Глава 4. Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов 79

На заседании Центральной экспертно-проверочной комиссии при Росархиве

было принято решение внести изменения в статью 35 Перечня

, устанавлива-

ющую сроки хранения должностных инструкций. Указанную статью решено до-

полнить требованием хранить индивидуальные (персональные) должностные

инструкции в составе личных дел 75 лет (приложение 2).

Должностная инструкция подписывается руководителем структурного под-

разделения и утверждается заместителем руководителя организации

—

курато-

ром данного подразделения или руководителем структурного подразделения,

если ему предоставлено это право. Визируются должностные инструкции руко-

водителями заинтересованных подразделений и юридической службой (юрис-

том),

а также другими должностными лицами, от действий которых может зависеть

ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов.

I. Общие положения.

В этом разделе указывают полное наименование должности с обозначением

структурного подразделения в соответствии со штатным расписанием; кому

непосредственно подчиняется работник (дополнительно, кому подчиняется на

период отсутствия вышестоящего лица); порядок назначения на должность и осво-

бождения от должности; порядок замещения в случае временного отсутствия ра-

ботника; особенности организации работы, если они есть (ненормированный ра-

бочий день, гибкий график и др.), перечень нормативных, методических и других

документов, которыми руководствуется работник на данной должности; ква-

лификационные требования (уровень образования, стаж работы, требования,

предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний)

II. Функции.

В разделе приводится перечень основных направлений деятельности работни-

ка в соответствии с направлениями деятельности структурного подразделения.

III.

Должностные обязанности.

В этом разделе перечисляются виды работ, выполняемые работником на дан-

ной должности; характер выполняемых действий: «руководит», «подготавлива-

ет»,

«утверждает», «рассматривает», «выполняет», «обеспечивает» и т. п.

Должностные обязанности целесообразно также объединять в однородные груп-

пы в соответствии с функциями работника. Для удобства представления долж-

ностных обязанностей текст данного раздела может быть разделен на две части:

в первой части перечисляются те виды работ, которые сотрудник выполняет са-

мостоятельно, а во второй

—

те, которые выполняются совместно с другими, в ко-

торых работник участвует.

IV. Права.

В разделе устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие выпол-

нение возложенных на него обязанностей:

• право принимать определенные решения (перечисление вопросов, которые

он имеет право решать самостоятельно);

• давать указания по конкретным вопросам;

• самостоятельно подписывать документы в рамках предоставленной ему

компетенции;