Березина Н.М., Лысенко Л.М., Воронцова Е.П Современное делопроизводство

Подождите немного. Документ загружается.

Часть 1. Документирование

После реквизита

«Наименование организации»

общем бланке оставляют

место для реквизита

«Наименование вида документа».

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации вклю-

чает

себя реквизиты:

•

—

Государственный герб Российской Федерации;

•

—

герб субъекта Российской Федерации;

•

—

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

•

—

код организации;

•

—

основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юриди-

ческого лица;

• Об

—

идентификационный номер налогоплательщика/код причины поста-

новки

на

учет (ИНН/КПП);

•

—

наименование организации;

•

—

справочные данные

об

организации.

На бланк письма

при

необходимости наносятся ограничительные отметки

в виде линий

уголков для переменных реквизитов:

• 11

—

дата документа;

• 12

—

регистрационный номер документа;

• 13

—

ссылка

на

регистрационный номер

дату документа;

• 15

—

адресат;

• 18

—

заголовок

тексту;

• 19

—

отметка

контроле;

•

—

отметка

поступлении документа

организацию;

•

—

идентификатор электронной копии документа.

Пример

1.3.9

Расположение реквизитов бланка письма (угловой вариант)

20 73 88 10

Глава 3. Виды бланков и требования к ним

Пример

1.3.10

Расположение реквизитов бланка письма (продольный вариант)

Бланк письма (примеры

1.3.9,

1.3.10,

1.3.14)

употребляется при оформлении

только одного вида документов

—

служебного письма, поэтому нет необходимос-

ти указывать в нем реквизит 10 «Наименование вида документа».

В бланке письма на этом месте располагается реквизит «Справочные данные

об организации».

В этом реквизите обязательно есть информация о месте составления докумен-

та, поэтому нет необходимости в оформлении реквизита 14 «Место составления

или издания документа».

Пример

1.3.11

Расположение реквизитов бланка конкретного документа (угловой вариант)

20 73 88 10

Часть 1. Документирование

Пример

1.3.12

Расположение реквизитов бланка конкретного документа (продольный вариант)

В бланке письма вместо реквизита 14 размещается реквизит 13 «Ссылка на ре-

гистрационный номер

дату документа».

Бланк конкретного вида документа (примеры 1.3.11,

1.3.12,

1.3.15),

кроме

письма,

—

это разновидность общего бланка,

на

который заранее нанесен рекви-

зит

«Наименование вида документа». Изготовление бланка конкретного вида

документа допускается, если

организации документов данного вида издается

более 200

год.

Бланк структурного подразделения организации

или

бланк должностного

лица отличаются от остальных бланков тем, что после реквизита 08 «Наименова-

ние организации» наносится наименование структурного подразделения или долж-

ностного лица (пример

1.3.16).

На бланках изготавливают только первую страницу документа, для изготовле-

ния всех следующих страниц используют стандартные листы бумаги.

Допускается печатание документов

использованием оборотной стороны

листа.

Вторая

последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера стра-

ниц проставляют посередине верхнего поля листа (пример

1.3.17).

Номера страниц проставляются арабскими цифрами

без

слова «страница»

(«стр.»).

Если документ подлежит рассылке по нескольким адресам, то на бланке оформ-

ляют первый лист каждого экземпляра документа.

Не рекомендуется нумеровать страницы следующим образом:

• «-6-»;

• «5 с»;

• «IV стр.».

Глава 3. Виды бланков и требования к ним

Пример

1.3.13

Пример общего бланка организации

продольным

угловым расположением

реквизитов

64 Часть 1. Документирование

Пример

1.3.14

Пример бланка письма организации

угловым

и продольным расположением реквизитов

Глава 3. Виды бланков и требования к ним

Пример

1.3.15

Примеры бланков конкретного вида документа

Часть 1. Документирование

Пример

1.3.16

Примеры бланков структурных подразделений

должностных

лиц

Глава 3. Виды бланков и требования к ним 67

Пример

1.3.17

Пример расположения номера страницы

Порядок применения, изготовления, использования, учета

хранения бланков

с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации установлен

Федеральным конституционным законом

«О

Государственном гербе Российской

Федерации»

от

25 декабря 2000 г.

№

2-ФКЗ

(в

ред. федеральных конституцион-

ных законов

от 9

июля 2002

г. №

2-ФКЗ,

от

30 июня 2003

г. №

1-ФКЗ).

Глава 4

ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ОСНОВНЫХ ВИДОВ

ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ

ДОКУМЕНТОВ

Организационно-распорядительный документ

—

вид письменного документа,

в котором фиксируют решение административных и организационных вопросов,

а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования де-

ятельности органов власти, учреждений, предприятий и организаций, их подраз-

делений и должностных лиц (ГОСТ Р 51141-98).

4.1.

Организационные документы

—

это комплекс документов, содержащих правила

создания организации, включая выбор ее организационно-правовой формы, ее

компетенцию, структуру, штатную численность, состав должностей (руководите-

лей, специалистов, технических исполнителей); формирование совещательных

органов управления; установление режима работы и системы охраны; организа-

цию и оценку труда, порядок реорганизации и ликвидации.

Организационно-правовые документы реализуют нормы административно-

го права и являются правовой основой деятельности организации.

Организационные документы содержат положения, обязательные для испол-

нения.

К организационно-правовым документам относятся:

• устав организации;

• положение об организации;

• учредительный договор;

• положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещатель-

ных органах;

• регламент;

• структура и штатная численность;

• штатное расписание;

• инструкции по определенным направлениям деятельности;

• должностные инструкции работников;

• правила внутреннего трудового распорядка (положение о персонале) и др.

Организационные документы оформляются на общем бланке организации или

на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов.

Глава 4. Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов 69

Датой организационных документов является дата утверждения.

Организационные документы утверждаются руководителем организации или

ее структурного подразделения либо вышестоящей организацией. Утверждение

осуществляется либо проставлением грифа утверждения (реквизит 16) на самом

документе, либо изданием другого документа.

Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться

с наименованием вида документа, например:

• положение (о чем?) об отделе кадров;

• структура и штатная численность (чего?) аппарата министерства;

• инструкция (о чем?) о ведении бухгалтерского учета;

• должностная инструкция (кого?) референта.

Организационные документы имеют сложную структуру текста.

Констатирующей частью текста организационных документов является раздел

«Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное

назначение организационного документа, сфера его распространения, ответствен-

ность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст организационных документов делится на главы, пункты и под-

пункты. Главы должны иметь названия. Главы нумеруются римскими цифрами.

Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

Организационные документы проходят установленный в организации поря-

док согласования. Согласование осуществляется со всеми заинтересованными

подразделениями и должностными лицами, с юридической службой, проверяю-

щей соответствие данного организационного документа действующему законо-

дательству.

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относят-

ся к бессрочным и действуют до их отмены или до замены новыми.

Особенностью организационно-правовых документов является возможность

вносить в них изменения и дополнения в тех случаях, когда нет необходимости

перерабатывать весь документ.

К первым и основным организационно-правовым документам относятся учреди-

тельные документы: устав или положение об организации, учредительный договор.

Общие положения, определяющие наименование вида организационных до-

кументов и порядок их оформления, приведены в Гражданском кодексе Россий-

ской Федерации (гл. 4, ч. I).

Организация, являющаяся юридическим лицом, «действует на основании уста-

ва, либо учредительного договора и устава, либо только учредительного догово-

ра. В случаях, предусмотренных законом, юридическое лицо, не являющееся ком-

мерческой организацией, может действовать на основании общего положения об

организациях данного вида» (ст. 52 ГК РФ).

Устав организации

Устав

—

правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия,

организации, учреждения.

Типовая структура текста устава государственного учреждения (пример

1.4.1)

закреплена в Унифицированной системе организационно-распорядительной до-

кументации