Березина Н.М., Лысенко Л.М., Воронцова Е.П Современное делопроизводство

Подождите немного. Документ загружается.

Часть 1. Документирование

обеспечения управления (ГСДОУ) и ГОСТах, инструкциях по делопроизводству,

номенклатурах дел и других нормативно-методических документах по ведению

делопроизводства.

Работа управленческого аппарата, как любая работа сегодня, строится на осно-

вах научной организации труда. Для повышения оперативности и сокращения

трудоемкости делопроизводственного процесса внедряется механизация и авто-

матизация работы с документами.

Средства механизации подразделяются на:

• технические средства составления и изготовления документов (пишущие ав-

томаты);

• технические средства для копирования и оперативного размножения доку-

ментов (электрографическое копировальное оборудование

—

ксерокс, а также

средства оперативной полиграфии

—

гектографы, ротапринты, ротаторы);

• технические средства экспедиционной обработки документов (листоподбо-

рочные устройства, датировщики, конвертозаклеивающие машины, нумера-

торы, сшиватели, адресовальные, конвертовскрывающие устройства, бума-

горезательное оборудование и др.);

• средства хранения документов (различного рода шкафы, стеллажи, карто-

теки).

При решении задач документационного обеспечения управления использует-

ся электронная техника. Использование ПЭВМ позволяет не только отредакти-

ровать набранный текст, распечатать его на принтере и сохранить на магнитном

диске для дальнейшего использования, но и создать электронный архив, органи-

зовать систему электронной регистрации и поиска, обеспечить «маршрутизацию»

документов внутри организации, усовершенствовать доступ к информации.

От рациональной организации делопроизводства зависит оперативность управ-

ления, надежность, экономичность управленческого труда, культура работы ап-

парата, возможность использования документной информации в будущем.

В зависимости от функции управления создаются различные виды и разновид-

ности документов.

Вид документа следует отличать от его разновидности.

Вид документа

—

это обозначение наименования документа. Например, прото-

кол

—

вид документа. Разновидность его

—

протокол собрания, протокол заседа-

ния, протокол допроса и др.

Или: акт

—

вид документа, его разновидность

—

акт приема-передачи дел, акт

инвентаризации, акт ревизии и др.

Управленческая деятельность фиксируется в основном организационно-рас-

порядительными документами (ОРД), которые условно подразделяются на три

группы:

• организационные документы;

• распорядительные документы;

• справочно-информационные документы.

Деятельность любой организации регулируется правовыми документами.

Прежде всего это

—

организационные документы, которые разрабатываются са-

Глава 1. Основные понятия делопроизводства

мими учредителями и являются нормативными. Организационные документы

регламентируют задачи и функции организации, структуру, организацию рабо-

ты,

права, обязанности, ответственность руководства, структурных подразделе-

ний и сотрудников. В состав организационных документов входят: устав и другие

учредительные документы, инструкция, штатное расписание, правила внутрен-

него распорядка и др.

В целях разрешения основных задач организации издаются приказы, указания,

постановления, решения, распоряжения. Это вторая группа

—

распорядительные

документы.

Третья группа

—

справочно-информационные документы

—

включает в себя

служебные письма, справки, обзоры, докладные записки и др.

Все перечисленные выше документы относятся к управленческим, или ОРД.

Исключением являются финансово-бухгалтерские документы, имеющие специ-

фические особенности составления и оформления.

1.2. Унификация и стандартизация документов

Основным направлением совершенствования документов является их унифика-

ция и стандартизация.

В целях сокращения количества документов, применяемых в управленческой

деятельности, типизации их форм, снижения трудовых и материальных затрат на

их подготовку и оформление, достижения единообразия информационных баз

проводятся работы по унификации документов, созданию унифицированных

систем документации (УСД). С помощью унификации устанавливаются единые

правила составления документов.

В основе создания унифицированных систем документации лежит единообра-

зие состава и формы управленческих документов:

• унифицированная система организационно-распорядительной документа-

ции;

• унифицированная система банковской документации;

• унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской

документации бюджетных учреждений и организаций;

• унифицированная система отчетно-статистической документации;

• унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации

предприятий;

• унифицированная система документации по труду;

• унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской

Федерации;

• унифицированная система внешнеторговой документации.

Формой юридического закрепления унификации документов является стан-

дартизация служебных документов.

Стандартизация в области документоведения означает установление общего-

сударственных форм и требований к документам, обязательных к использованию

всеми организациями, учреждениями и предприятиями независимо от формы

Часть 1. Документирование

собственности и организационно-правовой формы. Эти требования изложены

в ГОСТ Р 6.30-2003. Применение стандартов повышает культуру современной

управленческой деятельности, обеспечивает более эффективное применение

средств механизации и автоматизации в управленческом труде.

Унификация и стандартизация служебных документов создает возможность

составления типовых (трафаретных) текстов для документов, содержащих иден-

тичную и повторяющуюся информацию. В этих случаях повторяющаяся часть

текстов выносится в трафарет, а для информации, имеющей индивидуальный ха-

рактер, оставляются свободные строки, которые заполняются при составлении

документа (контракт, акт, справки личного характера). Унификации могут быть

подвергнуты отдельные фразы.

1.3. Классификация документов

С целью создания возможностей для проведения унификации и стандартизации

документов, для того, чтобы выработать правила их составления и оформления,

формы и методы работы с ними, была произведена классификация документов

по определенным признакам.

По способу изготовления (фиксации информации) документы подразделяют-

ся на:

• письменные (рукописные и печатные);

• технические

—

это обобщенное название документов, отражающих тех-

ническую мысль: конструкторскую, проектно-сметную, технологическую.

Основная часть технических документов выполняется графическими при-

емами (чертежи), но есть и описания к этим чертежам;

• фоно-, аудио-, акустические документы

—

содержание которых передано

посредством звукозаписи (звуковые файлы);

• кинодокументы

—

изобразительные документы, содержание которых фик-

сируется с помощью специальной аппаратуры на кинопленке и отражает

предметы и события в движении;

• фотодокументы

—

изобразительные документы, содержание которых пере-

дано фотографическим способом;

• аудиовизуальные, видеодокументы содержат и изобразительную, и звуко-

вую информацию.

По ценности содержания: научные, исторические, оперативные и т. д.

По назначению: для фиксации событий, для передачи информации, для вы-

полнения основных задач.

По стадиям создания:

• черновик (предварительная редакция документа);

• беловик (чистовик);

• подлинник, или оригинал (документ в окончательной редакции, оформлен-

ный с учетом требований ГОСТа);

• копия документа

—

точное воспроизведение подлинника. Копии бывают

факсимильные и свободные. Факсимильная копия содержит все реквизиты

Глава 1. Основные понятия делопроизводства 13

документа и отражает особенности их изготовления (ксерокс, факс, фотоко-

пия);

• отпуск

—

копия исходящего документа, остающаяся в учреждении;

• дубликат

—

копия, которая выдается в случае утраты подлинника, или ори-

гинала, обладает той же юридической силой, что и подлинник;

• выписка

—

копия официального документа, воспроизводящая какую-либо

его часть, заверенную в установленном порядке;

• автограф

—

документ, написанный рукой автора.

По срокам хранения:

• документы постоянного (бессрочного) хранения (представляющие инте-

рес для науки, истории; планы, отчеты, протоколы, постановления, реше-

ния и др.);

• документы, имеющие длительные сроки хранения (свыше 10 лет),

—

лич-

ные дела, истории болезни, техническая документация и др.;

• некоторые документы имеют временные сроки хранения (до 10 лет).

По степени гласности: обычные, секретные (с грифами ДСП, КТ, конфиден-

циально и др.).

По юридической силе: подлинные (действительные и недействительные), под-

ложные.

По способу изложения материала: примерные, индивидуальные, типовые.

По роду деятельности: система банковской документации, система отчетно-

статистической документации, система внешнеторговой документации, система

организационно-распорядительной документации и др.

По форме: табличные, текстовые, анкетные, трафаретные и др.

По происхождению:

• именные, или личные (удостоверяющие личность);

• служебные (отражающие работу учреждения по основной деятельности

и по личному составу).

По срокам изготовления: срочные, несрочные.

По наименованию: приказ, письмо, справка, акт и другие виды документов.

По степени сложности: простые (рассматривается один вопрос), сложные (не-

сколько вопросов).

По месту составления: внутренние и внешние; внешние, в свою очередь, де-

лятся на входящие и исходящие.

1.4. Нормативные материалы по документированию

управленческой деятельности и организации работы

с документами

В области делопроизводства нет законодательного акта, содержащего системати-

зированный свод правил работы с управленческой документацией. Законопроект

«О документационном обеспечении управления» находится еще в стадии разра-

ботки и обсуждения.

Часть 1. Документирование

Наиболее полным документом, регламентирующим работу с документами, оста-

ется принятая Государственной архивной службой в 1988 г. «Государственная

система документационного обеспечения управления (ГСДОУ)».

В ГСДОУ изложены правила, устанавливающие единые требования к доку-

ментированию управленческой деятельности, и правила организации работы

с документами в организациях. Основная цель создания ГСДОУ

—

упорядоче-

ние документооборота, сокращение количества и повышение качества докумен-

тов,

создание условий для эффективного применения прогрессивных техноло-

гических средств и технологий сбора, анализа информации, совершенствование

работы аппарата управления.

Деятельность любой организации сопровождается созданием документов.

Оформление деловой документации в соответствии с действующими правилами

обеспечивает защиту интересов организации, повышает эффективность управ-

ленческого труда.

Требования к оформлению организационно-распорядительных документов

устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов». ГОСТ Р 6.30-2003 разработан Всерос-

сийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного

дела (ВНИИДАД), принят и введен в действие постановлением Госстандарта

России от 3 марта 2003 г. № 65-ст. Дата введения в действие

—

1 июля 2003 г.

Принятие российского стандарта явилось продолжением работ по стандартиза-

ции в области управленческой документации, проводившихся в нашей стране

в предшествующий период. В стандарте сохранены многие проверенные вре-

менем требования к оформлению документов, обеспечена его преемственность

с ранее действовавшими ГОСТами. При разработке стандарта на организацион-

но-распорядительную документацию учтены изменения в законодательстве, опыт

применения, замечания и предложения министерств, ведомств и других органи-

заций, зарубежная практика стандартизации в области документации.

ГОСТ Р 6.30-2003 не делает исключений для каких-либо структур в зависимо-

сти от их организационно-правовой формы и вида деятельности. В стандартах,

действовавших до 1990 года, по этому признаку проводились разграничения.

Впервые в ГОСТ Р 6.30-2003 сделано указание на то, что «требования стандар-

та являются рекомендуемыми». Под рекомендательным характером стандарта

следует понимать добровольность его использования (добровольно не значит не-

обязательно) и расширение возможностей его адаптации к условиям конкретной

организации.

В 1998 году был принят еще один документ: ГОСТ Р 51141-98 «Делопроиз-

водство и архивное дело. Термины и определения». Установленные в стандарте

термины расположены в порядке, отражающем терминологическую систему по-

нятий в области делопроизводства и архивного дела. Для каждого понятия уста-

новлен один стандартизованный термин.

В соответствии с Постановлением Правительства Российской Федерации от

19 января 2005 г. № 30 «О Типовом регламенте взаимодействия федеральных орга-

нов исполнительной власти», на основе федеральных законов, актов Президента

Глава 1. Основные понятия делопроизводства

Российской Федерации и Правительства Российской Федерации была разрабо-

тана «Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах испол-

нительной власти», утвержденная Приказом Министерства культуры и массовых

коммуникаций Российской Федерации от 8 ноября 2005 г. № 536 (далее

—

Типовая

инструкция). Типовая инструкция устанавливает общие требования к докумен-

тированию управленческой деятельности и организации работы с документами

(организация документооборота и исполнения документов, создание поисковой

системы по документам, осуществление контроля исполнения документов, со-

ставление номенклатур дел, правила формирования и оформления дел, организа-

ция оперативного хранения и порядок передачи документов на хранение в ар-

хив),

а также правила подготовки и оформления основных документов, образцы

которых прилагаются к инструкции.

Каждая организация на основе Типовой инструкции разрабатывает свою, ин-

дивидуальную инструкцию по делопроизводству с учетом своей специфики. Эту

инструкцию утверждает руководитель организации, и она является обязательной

для каждого работника.

Глава 2

ОФОРМЛЕНИЕ РЕКВИЗИТОВ

При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие:

• юридическую силу документов;

• оперативное и качественное их исполнение и поиск;

• возможность обработки документов с помощью средств вычислительной

техники;

• качество документов как исторических источников.

Каждый документ состоит из отдельных элементов, которые называются рек-

визитами.

Реквизит документа

—

обязательный элемент оформления официального до-

кумента.

Различные виды документов имеют различный набор реквизитов.

Правила составления и оформления реквизитов, а также место их расположе-

ния должны соответствовать ГОСТ Р 6.30-2003.

Всего реквизитов 30.

Перечень реквизитов:

• 01

—

Государственный герб Российской Федерации;

• 02

—

герб субъекта Российской Федерации;

• 03

—

эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

• 04

—

код организации;

• 05

—

основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юриди-

ческого лица;

• 06

—

идентификационный номер налогоплательщика/код причины поста-

новки на учет (ИНН/КПП);

• 07

—

код формы документа;

• 08

—

наименование организации;

• 09

—

справочные данные об организации;

• 10

—

наименование вида документа;

• 11

—

дата документа;

• 12

—

регистрационный номер документа;

• 13

—

ссылка на регистрационный номер и дату документа;

• 14

—

место составления или издания документа;

Реквизиты подразделяются на основные (обязательные) и дополнительные.

Обязательными реквизитами всех систем являются: автор, наименование вида

документа, заголовок к тексту, дата, регистрационный номер документа, текст,

визы, подпись, отметка об исполнении и направлении документов в дело.

Схема расположения реквизитов закреплена в формуляре-образце документа

(пример

1.2.1).

Формуляр — совокупность расположенных в определенной последовательно-

сти реквизитов документа.

Формуляр документа — набор реквизитов официального письменного доку-

мента, расположенных в определенной последовательности.

Формуляр-образец документа — модель построения документа, устанавли-

вающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построе-

нию конструкционной сетки и основные реквизиты.

Реквизит 01 (дополнит.)— Государственный герб Российской Федерации

В соответствии со ст. 70 Конституции Российской Федерации Государственный

герб Российской Федерации, его описание и порядок официального использова-

ния устанавливаются Федеральным конституционным законом от 25 декабря

2000 г. № 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (с изм. и доп.

от 09.07.2002, 30.06.2003).

Герб — отличительный знак государства, города, сословия, рода, изображае-

мый на флагах, монетах, печатях, ряде документов и т. п.

Порядок применения бланков с воспроизведением Государственного герба

Российской Федерации установлен Постановлением Правительства Российской

Глава 2. Оформление реквизитов 17

Глава 2. Оформление реквизитов

Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, ис-

пользования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением

Государственного герба Российской Федерации» (с изм. и доп. от 08.06.2001).

Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках:

• Президента Российской Федерации;

• палат Федерального собрания;

• Правительства Российской Федерации;

• Конституционного суда Российской Федерации;

• Верховного суда Российской Федерации;

• Высшего Арбитражного суда Российской Федерации;

• Центральной избирательной комиссии Российской Федерации;

• Межведомственной комиссии по защите государственной тайны;

• органов, организаций и учреждений при Президенте Российской Федерации;

• органов, организаций и учреждений при Правительстве Российской Феде-

рации;

• центральных органов федеральной исполнительной власти;

• федеральных судов;

• Прокуратуры Российской Федерации;

• Центрального банка Российской Федерации;

• Уполномоченного по правам человека;

• Счетной палаты;

• дипломатических представительств, консульских учреждений и иных офици-

альных представительств Российской Федерации за границей.

Закон «О Государственном гербе Российской Федерации» устанавливает пе-

речень органов власти, имеющих право изображать Государственный герб на сво-

их бланках, однако на практике круг организаций, использующих изображение

Государственного герба Российской Федерации на своих бланках, намного шире.

Бланки с изображением Государственного герба используются органами пред-

ставительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации, орга-

нами местного самоуправления.

Изображение герба на бланках с угловым расположением реквизитов помеща-

ют на верхнем поле бланка над серединой строки с наименованием организации

(пример

1.2.2),

а на бланках с продольным расположением реквизитов

—

в цент-

ре верхнего поля (пример

1.2.3).

(Изображение герба рекомендуется делать диа-

метром не более 20 мм.)

Реквизит 02 (дополнит.) — герб субъекта Российской Федерации

Этот реквизит помещают на бланках документов в соответствии с правовыми ак-

тами субъектов Российской Федерации (пример

1.2.4).

Порядок использования изображения герба субъекта Российской Федерации

на бланках документов определяется нормативными актами, принимаемыми

органами государственной власти республик, краев, областей, городов федераль-

ного значения, автономных областей, автономных округов

* См. примечания в конце книги.