Березина Н.М., Лысенко Л.М., Воронцова Е.П Современное делопроизводство

Подождите немного. Документ загружается.

Часть 1. Документирование

Пример

1.2.31

Гриф утверждения документа

УТВЕРЖДАЮ

Генеральный директор

ЗАО «Болшевский текстиль»

<Личная подпись> И. В. Сергеев

11.09.2003

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения докумен-

та должен состоять

из

слова «Утверждаю» (без кавычек), наименования должно-

сти лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии

даты ут-

верждения (пример

1.2.31).

Допускается

реквизите «Гриф утверждения» документа центрировать эле-

менты относительно самой длинной строки (пример

1.2.32).

При утверждении документа несколькими должностными лицами

их

подписи

располагают

на

одном уровне (пример

1.2.33).

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, прото-

колом гриф утверждения состоит

из

слова «Утвержден» («Утверждена», «Утвер-

ждены», «Утверждено»), наименования утверждающего документа

творитель-

ном падеже, его даты

номера (пример

1.2.34).

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется

в табеле унифицированных форм документов

или в

инструкции

по

делопроиз-

водству организации.

Пример

1.2.32

Центрированное расположение грифа утверждения

Пример

1.2.33

Утверждение документа двумя должностными лицами

Глава 2. Оформление реквизитов 41

Пример

1.2.34

Утверждение документа другим документом

Реквизит 17 (дополнит.)— резолюция

Резолюция, то есть указание по исполнению документа, пишется на документе

соответствующим должностным лицом и включает в себя фамилии исполните-

лей, содержание поручения, срок исполнения, подпись должностного лица, авто-

ра резолюции, и дату (пример

1.2.35).

Обычно на документе располагается не более четырех резолюций.

При наличии нескольких исполнителей ответственным за исполнение счита-

ется тот, кто назван первым в резолюции.

Резолюция, как правило, пишется от руки на подлиннике документа на сво-

бодном месте между адресатом и текстом.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистра-

ционного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

Реквизит 18 (обязат.) — заголовок к тексту

Этот реквизит раскрывает содержание документа.

Заголовок состоит из одной фразы и должен быть максимально кратким и точ-

но передавать содержание документа.

Заголовок согласуется с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

• «о чем?» («о ком?»), например: приказ о создании экспертной комиссии;

• «чего?» («кого?»), например: протокол заседания комитета.

Заголовок формулируется, как правило, с помощью отглагольных существи-

тельных в предложном падеже («Об отмене...», «О выделении...», «О назначе-

нии...»).

Пример

1.2.35

Оформление резолюции

Часть 1. Документирование

Заголовки таких документов, как инструкция, штатное расписание, структу-

ра и штатная численность, протокол, правила, устав, сочетаются с наименова-

нием документа в родительном падеже. Например: правила (чего?) внутреннего

распорядка.

В конце заголовка точка не ставится. Заголовки печатают без кавычек и не под-

черкивают.

Заголовки располагают от левого поля листа. Если длина заголовка к тексту

превышает 150 знаков, его допускается печатать от левого до правого поля че-

рез 1 межстрочный интервал и переносить на следующую строку.

Заголовок составляется к любому документу формата А4, кроме телефоно-

грамм, телеграмм, извещений.

К тексту документа, оформленного на бланке формата А5, заголовок можно не

составлять.

При составлении документа на основании унифицированной формы постоян-

ная часть заголовка, входящая в название формы, дополняется переменной ин-

формацией, конкретизирующей его содержание. Например: приказ «О приеме на

работу Серова А. Е.».

К сожалению, ни в одном современном нормативном документе нет указаний

на то, с какой буквы, прописной или строчной, начинать заголовок. На основании

примеров, приведенных в Типовой инструкции по делопроизводству в федераль-

ных органах исполнительной власти, утвержденной Приказом Министерства куль-

туры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 № 536, в на-

шей книге все заголовки во всех документах оформлены с прописной (большой)

буквы, а заголовки к протоколам

—

с маленькой (строчной).

Реквизит 19 (дополнит.) — отметка о контроле

Отметка о контроле исполнения документа сигнализирует о наблюдении за доку-

ментом в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков,

указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Контроль исполнения документов

—

совокупность действий, обеспечивающих

своевременное исполнение документов.

Существуют два вида срока исполнения документа: типовой и индивидуаль-

ный.

Типовой срок исполнения документа

—

срок исполнения документа, установ-

ленный нормативно-правовым актом.

Индивидуальный срок исполнения документа

—

срок исполнения документа,

установленный организационно-распорядительным документом организации или

резолюцией.

Пример

1.2.36

Отметка о контроле исполнения документа

Глава 2. Оформление реквизитов

В соответствии с ГОСТом отметка о контроле исполнения документа обозна-

чается буквой «К», словом или штампом «Контроль». Располагается эта отметка

в правом верхнем углу документа (пример

1.2.36).

Реквизит 20 (обязат.) — текст документа

Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную инфор-

мацию, изложенную ясно, убедительно, кратко. Содержание должно быть увяза-

но с ранее изданными по данному вопросу документами.

Текстом управленческого документа является выраженное средствами дело-

вого языка содержание управленческих действий.

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответ-

ствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Фе-

дерации о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

• в федеральные органы государственной власти, органы государственной

власти субъектов Российской Федерации;

• на предприятия, в организации и объединения, не находящиеся в ведении

данного субъекта Российской Федерации или расположенные на террито-

рии других субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде:

• связного текста;

• анкеты;

• таблицы;

• соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты (табл.

1.2.2)

наименования признаков

характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в име-

нительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественно-

го числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «были», «находились»

и т. п.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наи-

менованиями признаков (Типовая инструкция, п. 2.6.18).

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существи-

тельным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согла-

сованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы

таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть

напечатаны только номера этих граф (Типовая инструкция, п. 2.6.18) (табл.

1.2.3).

Связный текст, как правило, состоит из двух частей.

В первой части указывают причины, основания, цели создания документа.

Во второй (заключительной)

—

решения, выводы, просьбы, предложения, ре-

комендации.

Текст может содержать только заключительную часть.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других органи-

заций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты:

• наименование документа;

• наименование организации

—

автора документа;

Часть 1. Документирование

Таблица 1.2.2

Анкета читателя журнала «Секретарь-референт»

• дату документа;

• регистрационный номер документа;

• заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его можно разби-

вать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами

Печатать реквизит «Текст» рекомендуется, используя шрифт Times New Roman

Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14,15, Times DL

размером № 12, 13, 14, через 1-2 межстрочных интервала на бумаге и бланках

формата А4, через 1

—

на бланках формата А5 шрифтом № 13 и выравнивать по

ширине от левого до правого поля. Первая строка абзаца начинается на расстоя-

нии 1,25 см от левой границы текстового поля (Типовая инструкция, п. 2.4.4).

Подробнее о содержании текстов, их стиле и лексике вы узнаете при рассмот-

рении конкретных видов документов.

Реквизит 21 (дополнит.) — отметка о наличии приложения

Данный реквизит располагается после текста документа перед подписью и оформ-

ляется, как показано в примере (пример

1.2.37).

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наи-

менование, количество листов и количество экземпляров; при наличии несколь-

ких приложений их нумеруют (пример

1.2.38).

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение,

отметку о его наличии оформляют следующим образом (пример

1.2.39).

Если приложение отправляют не по всем указанным в документе адресам,

то отметку о его наличии оформляют следующим образом (пример

1.2.40).

Глава

Оформление реквизитов

Таблица

1.2.3

Список слушателей заочного отделения Государственного учебного центра «ГЗОС»

Если приложения сброшюрованы,

то

количество листов

не

указывают.

В распорядительных документах сведения

наличии приложений указывают-

ся

тексте (пример

1.2.41).

Пример

1.2.37

Отметка

наличии приложения

Пример

1.2.38

Отметка

наличии нескольких приложений

Пример

1.2.39

Отметка

приложении документа, также имеющего приложение

Пример

1.2.40

Отметка

приложении

на

один адрес

Часть 1. Документирование

Пример

1.2.41

Указание

тексте распорядительного документа

наличии приложения

Пример

1.2.43

Центрированное расположение реквизита «Отметка

наличии приложения»

Глава

Оформление реквизитов 47

Пример

1.2.44

Оформление подписи

Пример

1.2.45

Центрированное оформление подписи

Пример

1.2.46

Оформление подписей нескольких должностных

лиц

В документах, составленных комиссией, указывают

не

должности лиц, подпи-

сывающих документ,

а их

обязанности

составе комиссии

соответствии

рас-

пределением (пример

1.2.47).

При подписании документа несколькими лицами, равными

по

должности,

их

подписи располагают

на

одном уровне (пример

1.2.48).

Пример

1.2.47

Подписание документа комиссией

Пример

1,2.46

Подписание документа равными

по

должности лицами

Часть 1. Документирование

На одном уровне располагаются подписи в совместных распорядительных до-

кументах, гражданско-правовых договорах, трудовых договорах, имеющих не-

сколько подписей (по числу сторон).

При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.

Инициалы и фамилия в реквизите «Подпись» печатаются с пробелом на уров-

не последней строки наименования должности.

Часто возникает вопрос: как правильно подписать документ, если должност-

ное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует? Ти-

повой инструкцией предусмотрена такая возможность.

«Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа,

отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или

его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица,

подписавшего документ и его фамилия (исправления можно внести от руки или

машинописным способом, например: «и. о.», «зам.»). Не допускается подписы-

вать документы с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наиме-

нованием должности» (Типовая инструкция, п. 2.6.20).

Использование при совершении сделок факсимильного воспроизведения под-

писи с помощью средств механического или иного копирования, электронной

цифровой подписи либо иного аналога собственноручной подписи допускается

в случаях и порядке, предусмотренных законом, иными правовыми актами или

соглашением сторон (ст. 160 Гражданского кодекса Российской Федерации).

Условия применения электронной подписи при создании машиночитаемых

документов указаны в федеральном законе «Об информации, информатизации

и защите информации», федеральном законе «Об электронной цифровой под-

писи».

Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого

с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных си-

стем, может подтверждаться электронной цифровой подписью.

Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при нали-

чии в автоматизированной информационной системе программно-технических

средств, обеспечивающих идентификацию подписи и соблюдение установленно-

го режима их использования.

Реквизит 23 (дополнит.)— гриф согласования

Согласование документа проводится при необходимости оценки обоснованности

документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.

Согласование проекта документа оформляется визой на документе

—

«ВНУТ-

РЕННЕЕ СОГЛАСОВАНИЕ» или грифом согласования - «ВНЕШНЕЕ СОГЛА-

СОВАНИЕ».

Гриф согласования документа состоит из:

• слова «СОГЛАСОВАНО»;

• должности лица, с которым согласовывают документ (включая наименова-

ние организации);

Глава 2. Оформление реквизитов

Пример

1.2.49

Оформление грифа согласования

• личной подписи;

• расшифровки подписи (инициалы, фамилия);

• даты согласования (пример

1.2.49).

Внешнее согласование

может быть оформлено грифом согласования, справ-

кой о согласовании, листом согласования или представлением протокола обсуж-

дения документа на заседании коллегиального органа (табл.

1.2.4).

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласова-

ния оформляют по следующей форме (пример

1.2.50).

В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 зона для реквизита «Гриф согласования»

размещается в нижней части листа (под реквизитом «Подпись»)

или на отдель-

ном листе согласования, если содержание документа затрагивает интересы не-

скольких организаций. При этом на документе делается отметка: «Лист согласо-

вания прилагается».

Если документ имеет два грифа согласования, то они располагаются на одном

уровне, при большом количестве их располагают вертикальными рядами.

Реквизит 24 (обязат.) — виза согласования документа

Виза согласования

—

это реквизит, указывающий на согласие или несогласие

должностного лица организации

—

автора документа с его содержанием.

Согласование документа оформляется визой, включающей:

• подпись и должность лица, визирующего документ;

• расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

• дату подписания (пример

1.2.51).

Таблица 1.2.4

Лист согласования