Назад
50
Часть 1. Документирование
Пример
1.2.50
Оформление грифа согласования другим документом
Пример
1.2.51
Оформление визы
Визирование документа является его согласованием внутри организации (или
внутри нескольких организаций при издании совместного документа). Виза по-
казывает, что должностное лицо ознакомилось с документом и выразило свое от-
ношение к нему.
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом
(пример
1.2.52).
Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются
к документу.
Отказ от визирования документа не допускается.
В случае несогласия с документом в целом делается соответствующая отметка
(пример
1.2.53).
Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставля-
ются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника доку-
мента.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы про-
ставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа
и его приложения.
Пример
1.2.52
Оформление визы согласования при наличии замечаний
Глава 2. Оформление реквизитов 51
Пример
1.2.53
Оформление визы согласования при несогласии с документом
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. В этом
случае указывается, к какому документу этот лист относится: вид документа,
автор, дата, номер, заголовок.
Круг должностных лиц, визирующих документ, и последовательность визиро-
вания устанавливаются нормативными актами организации и зависят от вида
документа и его содержания.
Реквизит 25 (дополнит.) оттиск печати
Этот реквизит заверяет подлинность подписи должностного лица на документах,
удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми
средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлин-
ной подписи.
Требования к гербовой печати изложены в ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с вос-
произведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры
и технические требования» (с изм. 1 от 2002 г.).
Документы заверяют печатью организации.
ГОСТ Р 6.30-2003 определяет зону расположения реквизита «Печать» и не со-
держит каких-либо дополнительных требований к проставлению печати. В Типо-
вой инструкции сказано, что оттиск печати следует располагать так, чтобы он
захватывал окончание наименования должности лица, подписавшего документ
(п.
2.6.22).
Форма документа может иметь пометки «Место для печати» или «МП». Место
для печати может быть обозначено кругом (с пометкой «ставить точно в круг»).
На финансовых документах (например, чеках) печать должна располагаться
строго в границах установленной для нее зоны и не затрагивать других реквизи-
тов (подписи, наименования должности и др.). Наложение печати на другие рек-
визиты затрудняет проверку подлинности документа.
Реквизит 26 (дополнит.) отметка о заверении копии
Заверение копии документа производится для придания копии юридической
силы.
Организация может выдать копии только тех документов, которые создаются
в самой организации (это положение не распространяется на архивные учрежде-
ния и нотариат).
52
Часть 1. Документирование
Пример
1.2.54
Заверение копии документа
При решении дел, касающихся приема граждан
на
работу, учебу, обеспечения
их трудовых, жилищных
и
иных прав, при формировании личных дел организа-
ция может изготовить копии документов, выданных другими организациями,
необходимые
для
решения соответствующих вопросов (копии дипломов, свиде-
тельств
о
получении образования
и
т.
д.)
согласно действующему законодатель-
ству.
При оформлении копий
с
документов, касающихся прав
и
интересов граждан,
на документе,
с
которого снята копия, делают отметку
о
том, кому
и
когда
она
выдана,
а
на самой копии
отметку о том, что подлинник хранится в данной орга-
низации.
При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита
«Подпись» проставляют:
заверительную надпись «Верно»;
должность лица, заверившего копию;
личную подпись;
расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
дату заверения (пример
1.2.54).
В соответствии
с
ГОСТ
Р
6.30-2003 допускается копию документа заверять
печатью, определяемой по усмотрению организации.
В
Типовой инструкции ска-
зано,
что
отметка
о
заверении копии обязательно удостоверяется оттиском пе-
чати.
Копия документа воспроизводится рукописным, машинописным способом или
средствами оперативной полиграфии.
При изготовлении копии рукописным
или
машинописным способами текст
документа перепечатывается или переписывается полностью, включая элементы
бланка.
Копии документов заверяются руководителем организации
или
специально
уполномоченными им должностными лицами (заместителями руководителя,
ру-
ководителями службы кадров, службы делопроизводства
и
др.).
Отметка
о
заверении копии используется
и
для удостоверения верности выпи-
сок
из
документов.
Пример
1.2.55
Отметка
об
исполнителе
Глава 2. Оформление реквизитов 53
Пример
1.2.56
Отметка об исполнителе с указанием дополнительных сведений
В установленных законом случаях копии некоторых документов (устав, свиде-
тельство о регистрации, лицензия и др.) при предоставлении в другие организа-
ции могут требовать нотариального заверения
14
.
Реквизит 27 (дополнит.) отметка об исполнителе
Данный реквизит включает инициалы и фамилию исполнителя документа и но-
мер его служебного телефона.
Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне по-
следнего листа документа в левом нижнем углу (пример
1.2.55).
При изготовлении документа машинописным способом отметка об исполните-
ле может дополняться кодом машинистки, оператора, наборщика, количеством
отпечатанных экземпляров и датой печатания (пример
1.2.56).
Реквизит 28 (обязат.) отметка об исполнении документа и направлении
его в дело
Этот реквизит включает следующие данные:
ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении,
или, при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении;
слова «В дело»;
номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть под-
писана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного
подразделения, в котором исполнен документ (пример
1.2.57).
Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» про-
ставляется на первом листе документа ниже отметки об исполнителе.
Результаты исполнения могут формулироваться следующим образом: «На-
правлен ответ, дата, №», «Дан устный ответ», «Учтено при составлении заявки»,
«Вопрос решен по телефону» и т. п.
Пример
1.2.57
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
54
Часть 1. Документирование
Пример
1.2.58
Регистрационный штамп
Реквизит 29 (обязат.) отметка о поступлении документа в организацию
Реквизит содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необ-
ходимости
часы и минуты).
Допускается проставлять отметку о поступлении документа в организацию
в виде штампа.
Регистрационный штамп проставляется на первом листе входящего докумен-
та в нижнем правом углу (пример
1.2.58).
Реквизит 30 (дополнит.) идентификатор электронной копии документа
Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонти-
тул),
проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содер-
жащая наименование файла и расширение, дату и другие поисковые данные,
устанавливаемые в организации (пример
1.2.59).
Нормативные акты не устанавливают требований к его оформлению. Этот во-
прос регламентируется в организации инструкциями и методическими материа-
лами по делопроизводству и применению автоматизированных информационных
систем.
Длина имени файла определяется характеристиками операционной компью-
терной системы.
Пример
1.2.59
Расположение реквизита «Идентификатор электронной копии документа»
Глава 3
ВИДЫ БЛАНКОВ
И
ТРЕБОВАНИЯ К НИМ
При оформлении организационно-распорядительных документов принято ис-
пользовать изготовленные заранее бланки.
Бланк документа это набор реквизитов, идентифицирующий автора офи-
циального письменного документа.
Бланк
стандартный лист бумаги с заранее воспроизведенной на нем типо-
графским или каким-либо другим способом постоянной информацией об органи-
зации-авторе и местом, отведенным для переменной информации.
Применение бланков:
придает информации официальный характер;
ускоряет процесс создания документа за счет наличия постоянной инфор-
мации;
сокращает трудозатраты на составление документов;
упрощает восприятие информации;
повышает культуру управленческого труда.
Пример 1.3.1
Форматы бланков документов
56 Часть 1. Документирование
Пример
1.3.2
Минимальные размеры полей
на
бланках документов
Бланки должны быть изготовлены
на
белой бумаге или бумаге светлых тонов.
Устанавливаются два формата бланков
А4 (210
х
297 мм)
и
А5 (148
х
210 мм)
(пример
1.3.1).
Бланки документов должны иметь поля (пример
1.3.2)
не
менее, мм:
20 мм
левое;
10 мм
правое;
20 мм
верхнее;
20 мм
нижнее.
В ГОСТ
Р
6.30-2003 указаны минимальные размеры полей, максимальные
их
значения
не
оговариваются.
Типовая инструкция
по
делопроизводству называет точные, фиксированные
размеры полей: «Каждый лист документа, оформленный как
на
бланке, так
и без
него,
должен иметь поля: 20 мм
левое; 10 мм
правое; 20 мм
верхнее; 20 мм
нижнее» (п. 2.5.1).
Бланки допускается изготавливать:
типографским способом;
с
помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии);
с
помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготов-
лении конкретного документа.
Глава 3. Виды бланков и требования к ним
57
Пример 1.3.3
Угловое расположение реквизитов бланка
Исключительно типографским способом должны изготавливаться бланки,
имеющие в качестве реквизита Государственный герб Российской Федерации
или герб субъекта Российской Федерации.
Установлено два варианта расположения реквизитов на бланках
угловой
и продольный (примеры 1.3.3,
1.3.4).
При продольном расположении все реквизиты бланка располагают вдоль верх-
него поля и выравнивают либо по ширине, либо по центру
центрированный
способ.
При угловом расположении реквизитов они занимают площадь
73 х 88 мм (28 ударов) в левом верхнем углу листа и выравниваются либо по ле-
вому полю (флаговое расположение, пример
1.3.5),
либо по центру отведенной
площади (центрированное расположение, пример
1.3.6).
Пример 1.3.4
Продольное расположение реквизитов бланка
МОСКОВСКАЯ ПЕЧАТНАЯ ФАБРИКА ГОСЗНАКА
МЕДИКО-САНИТАРНАЯ ЧАСТЬ «ГОСЗНАК»
Москва
Пример 1.3.5
Флаговый способ размещения реквизитов бланка
58
Часть 1. Документирование
Пример
1.3.6
Центрированный способ размещения реквизитов бланка
Угловой вариант позволяет более экономно использовать площадь листа
бу-
маги,
так как
верхний правый угол документа остается свободным для размеще-
ния грифа утверждения, адресования,
а
также для написания резолюции. Поэто-
му особенно удобен угловой бланк для писем.
ГОСТ
Р
6.30-2003 устанавливает следующие виды бланков
для
организации,
структурного подразделения, должностного лица:
бланк письма;
общий бланк;
бланк конкретного вида документа.
Кроме того, можно изготавливать:
бланк должностного лица;
бланк структурного подразделения.
Эти бланки создаются
в том
случае, если руководитель структурного подраз-
деления или конкретное должностное лицо имеют право подписи.
Бланки документов проектируют
в
соответствии
со
схемами расположения
реквизитов, приведенных
в
приложении
А к
ГОСТ
Р
6.30-2003.
Общий бланк используется
для
подготовки любых видов документов, кроме
писем.
На общем бланке (примеры
1.3.7,
1.3.8,
1.3.13)
в
зависимости
от
учредитель-
ных документов организации могут быть нанесены следующие реквизиты:
01
Государственный герб Российской Федерации;
02
герб субъекта Российской Федерации;
03
эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
08
наименование организации;
14
место составления или издания документа.
Глава 3. Виды бланков и требования к ним
59
Пример
1.3.7
Расположение реквизитов общего бланка (угловой вариант)
15
20 73 88 10
На общий бланк наносятся ограничительные отметки
в
виде линий
и
угол-
ков
места расположения некоторых переменных реквизитов:
11
дата документа;
12
регистрационный номер документа;
18
заголовок
к
тексту документа;
19
отметка
о
контроле;
отметка
о
поступлении документа
в
организацию;
идентификатор электронной копии документа.
29
30
Пример
1.3.8
Расположение реквизитов общего бланка (продольный вариант)
10