Березина Н.М., Лысенко Л.М., Воронцова Е.П Современное делопроизводство

Подождите немного. Документ загружается.

90 Часть 1. Документирование

Подготовка проекта приказа может быть поручена одному или нескольким долж-

ностным лицам. Главное условие, обеспечивающее качество документа,

—

компе-

тентность лиц, его готовящих.

Собрав и изучив материалы по существу поставленного вопроса (для этого ис-

пользуются различные информационно-справочные документы: отчеты, справ-

ки,

докладные записки, переписка и т. д.), получив полную ясность по существу

вопроса, определив цель издания приказа, приступают к составлению и оформле-

нию его проекта.

Завершающим этапом работы над проектом распорядительного документа

является его согласование и подписание.

Согласование осуществляется путем визирования и/или проставления грифа

согласования.

Визируют документ составитель и руководитель структурного подразделения,

вносящего проект, все указанные в проекте исполнители, юрисконсульт.

Юридическая служба при визировании проекта документа должна определить

соответствие проекта документа действующему законодательству, проверить от-

сутствие противоречий ранее изданным приказам.

Визы проставляются на первом экземпляре проекта на оборотной стороне по-

следнего листа.

Внешнее согласование (гриф согласования) проводится в случае необходимо-

сти и может быть оформлено на отдельном листе.

Приказы по основной деятельности оформляются на общем бланке и содер-

жат следующие реквизиты:

• наименование вида документа («ПРИКАЗ»);

• дату документа;

• регистрационный номер документа;

• заголовок к тексту;

• отметку о контроле;

• текст;

• подпись;

• визы;

• отметку об исполнении документа;

• идентификатор электронной копии документа.

Типовая инструкция вносит дополнения в правила оформления реквизитов.

Например: дата оформляется словесно-цифровым способом, заголовок печатает-

ся полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

При подготовке проекта документа допускается заранее напечатать обозначе-

ние месяца и года, а число проставляет от руки должностное лицо, подписы-

вающее документ. В документах, фиксирующих работу коллегиальных органов

(в актах, протоколах и др.), дата полностью печатается.

После подписания приказа он регистрируется в специальном журнале и всту-

пает в силу с момента его подписания, если в его тексте не указан иной срок.

Глава 4. Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов 91

Пример 1.4.9

Ссылка на другой документ в тексте приказа

Приказы нумеруются по порядку в пределах календарного года.

Если проект распорядительного документа готовится по поручению вышесто-

ящей организации, то он оформляется не на бланке организации, а на обычных

листах и направляется в вышестоящую организацию с сопровождающим пись-

мом и пояснительной запиской.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части (в Типовой инструкции эта часть называется «пре-

амбула») дается обоснование предписываемых действий, то есть причины изда-

ния приказа, в необходимых случаях делается ссылка на документ, послуживший

основанием для подготовки приказа. Если поводом для создания приказа послу-

жил другой документ или доказательством служат данные другого документа,

в тексте приводятся полные его данные, то есть указывается вид документа, ав-

тор,

заголовок, дата и номер (пример

1.4.9).

В качестве обоснования может выступать формулировка целей и задач, сто-

ящих перед организацией, описание фактов или событий.

Констатирующая (описательная) часть может отсутствовать, если предписы-

ваемые действия не нуждаются в разъяснении.

Текст распорядительной части излагается в повелительном наклонении и на-

чинается ключевым словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатают вразряд-

ку прописными или строчными буквами на отдельной строке. После слова «ПРИ-

КАЗЫВАЮ» ставится двоеточие.

В распорядительной части содержатся предписания, излагаемые по пунктам.

Каждый пункт нумеруется арабскими цифрами и начинается с красной строки.

В качестве исполнителя могут быть указаны конкретные лица или структур-

ные подразделения.

В последнем пункте распорядительной части в случае необходимости указы-

вают лиц, на которых возлагают контроль над исполнением приказа в целом.

Пункты распорядительной части, содержащие конкретные поручения, вклю-

чают следующую информацию:

• поручение;

• наименование должности, ФИО исполнителя или исполнителей;

• срок выполнения поручения.

Каждый

пункт

распорядительного документа содержит одно задание с одним

сроком исполнения.

Часть 1. Документирование

Пример

1.4.10

Образец оформления приказа

Срок исполнения

пунктах

не

указывается, если поручения носят норматив-

ный характер

их выполнение предписывается на весь период действия приказа.

Подписывает

1-й

экземпляр руководитель организации, дату проставляют

в день подписания (пример

1.4.10).

Визы оформляются

на

оборотной стороне последней страницы первого экзем-

пляра (пример

1.4.11).

Пример

1.4.11

Визирование приказа

Глава 4. Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов 93

Пример

1.4.12

Оформление реквизита «Приложение»

Отдельные задания (например, содержащие цифровые данные) могут быть

оформлены в виде приложения к приказу со ссылкой на них в соответствующих

пунктах приказа.

На первом листе приложения в правом верхнем углу оформляется реквизит

«Приложение» (пример

1.4.12,

а).

Приложение к приказу подписывает руководитель структурного подразделе-

ния, подготовившего проект. Подпись ставится на оборотной стороне последнего

листа приложения.

Если в приложении к приказу даны документы, изданные органами власти или

управления, то в правом верхнем углу делается соответствующая запись (при-

мер

1.4.12,б).

Страницы приказа и приложения нумеруются как единый документ.

Если приказ изменяет или отменяет полностью или частично ранее изданные

документы по этому же вопросу, то один из последних пунктов распорядитель-

ной части должен содержать ссылку на отменяемый пункт или документ с указа-

нием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами:

«Признать утратившим силу...» (пример

1.4.13).

Распоряжение и указание

—

правовые акты, издаваемые руководителем органи-

зации (предприятия, учреждения) действующим на основе единоначалия, в це-

лях разрешения оперативных вопросов.

Распоряжение и указание оформляются по тем же правилам, что и приказ.

Вместо ключевого слова «ПРИКАЗЫВАЮ» используются «П Р Е Д Л А -

Г А Ю», «О Б Я 3 Ы В А Ю», «РЕКОМЕНДУЮ». Короткие распоряжения

Пример

1.4.13

Оформление в приказе ссылки на отменяемый документ

Признать утратившими силу Приложения 1 и 2 к распоряжению Мэра города от 26.09.2004

№ 209 «Об использовании герба города на бланках, печатях, штампах, вывесках».

Часть

Документирование

Пример

1.4.14

Примеры оформления текста распоряжения

и указания могут не иметь заголовка. В текстах часто отсутствует констатирую-

щая часть (примеры

1.4.14,

1.4.15).

Кроме того, распоряжение

—

правовой акт, издаваемый единолично руково-

дителем коллегиального органа.

Визы проставляются в нижней части оборотной стороны листа (пример

1.4.16).

Выписка из приказа (распоряжения, указания)

Выписка из приказа (распоряжения, указания) оформляется следующим образом:

• в наименовании документа указывается: «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА»;

• воспроизводится полностью констатирующая часть текста приказа (если

она есть);

Глава

Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов

Пример

1.4.15

Пример оформления указания

•

из

распорядительной части текста выписывается только

тот

пункт, который

необходим;

• воспроизводится реквизит «Подпись»

(без

личной подписи).

Выписка

—- копия какой-либо части подлинного документа.

Выписка заверяется проставлением реквизита «Отметка

заверении копии»,

который состоит

из:

• слова «Верно»;

• наименования должности лица, заверяющего копию;

•

его

подписи;

• даты заверения.

Слово «Верно» печатают

от

линии левого поля строчными буквами (первая

буква прописная).

Подпись сотрудника, заверившего выписку, оформляют

по

полной форме

про-

ставлением печати. Дата проставляется

от

левого поля ниже подписи

на

уровне

Пример

1.4.16

Оформление

виз на

оборотной стороне листа указания

Часть 1. Документирование

Пример

1.4.17

Пример заверения выписки

из

приказа

слова «Верно» (пример 1.4.17). Оформление конкретных распорядительных

до-

кументов

выписок

из

них представлено

примерах 1.4.15,

1.4.18

1.4.20,

1.4.21.

Пример

1.4.18

Пример текста приказа

Глава

Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов

Пример

1.4.19

Оформление

виз

на

оборотной стороне листа приказа

Визы проставляются в нижней части оборотной стороны листа (примеры

1.4.16,

1.4.19).

Распорядительные документы, принятые коллегиальными органами

Деятельность организаций, работающих на основе коллегиальности, документи-

руется протоколами, постановлениями, решениями и распоряжениями.

Постановление (решение)

—

правовой

акт,

принимаемый коллегиальны-

ми органами

целях разрешения наиболее важных задач, стоящих перед данны-

ми органами, установления стабильных норм

правил.

Пример

1.4.20

Пример выписки

из

приказа

Часть 1. Документирование

Пример

1.4.21

Пример выписки из указания

Постановления и решения принимаются в результате обсуждения вопросов

на заседаниях коллегиальных органов, ход которых фиксируется в протоколах.

По оперативным вопросам издаются распоряжения (см. выше).

Документированию деятельности коллегиальных органов предшествует боль-

шая подготовительная работа, которая начинается с составления плана работы на

основе предложений членов соответствующего органа (коллегии, совета, правле-

ния).

План предусматривает календарные сроки проведения заседаний. Затем по каж-

дому пункту плана готовятся документы к заседанию по плану:

• список участников, приглашенных;

• текст или развернутые тезисы сообщения или доклада;

• проект решения или постановления, которое должно быть принято в резуль-

тате обсуждения вопроса.

В ходе обсуждения в проект решения или постановления можно вносить по-

правки и дополнения.

Протокол заседания совета директоров, правления, коллегии ведет постоян-

ный секретарь; собрания, совещания, конференции

—

избранный секретарь.

Подготовка основных видов распорядительных документов аналогична, име-

ются различия только в конечной стадии подготовки.

Постановления, решения

—

результат коллегиальной деятельности.

Для принятия постановлений и решений необходима стадия обсуждения и

при-

нятия этих документов на заседании

коллегиального органа.

Текст постановления, решения, как и всех распорядительных документов, со-

стоит из двух частей

—

констатирующей (описательной) и распорядительной (по-

становляющей).

Глава 4. Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов 99

Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого во-

проса, объясняет мотивы предписываемых действий.

Иногда постановление (решение) не нуждается в вводной части, тогда его текст

начинается с указания органа, издающего постановление, и ключевого слова «ПО-

СТАНОВЛЯЕТ». Например: «Совет директоров ПОСТАНОВЛЯЕТ».

Распорядительная часть несет основную нагрузку и начинается со слов «ПО-

СТАНОВЛЯЕТ» или «РЕШАЕТ», перед которыми указывается наименование

коллегиального органа (совет директоров, коллегия, правление). Затем с новой

строки с абзаца следует распорядительная часть.

Распорядительная часть делится на пункты, как и в приказе.

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от тре-

тьего лица единственного числа: «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ», «РЕШАЕТ».

Оформляются постановления и решения на общем бланке формата А4.

Датой постановления (решения) является дата заседания коллегиального

органа, на котором оно было принято.

Подписывают постановление (решение) председатель и секретарь коллеги-

ального органа. Образцы оформления постановления и решения приведены в при-

мерах

1.4.22,

1.4.24.

Ознакомительные визы проставляются в нижней части оборотной стороны лис-

та (примеры

1.4.23,

1.4.25).

Пример

1.4.22

Пример оформления текста постановления совета директоров

«ВЕНТА»

Совет директоров

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

10.12.2006 № 25

Москва

О ликвидации службы

документационного обеспечения

В связи с переходом предприятия на новые формы хозяйствования и значительным

сокращением объема работ с документами Совет директоров

ПОСТАНОВЛЯЕТ:

Ликвидировать службу документационного обеспечения к 08.01.2007.

Юрисконсульту Иванову И. И. довести до сведения работников службы документационного

обеспечения решение о ликвидации не позднее 21.12.2006 и провести соответствующую работу

с учетом действующего трудового законодательства.

Функции по организации работы с документами возложить на секретаря Белянину И. Н.

Дополнить должностную инструкцию секретаря, включив в нее обязанности по

экспедиционной обработке документов, их учету и контролю исполнения. Ответственный — зам.

председателя Южин А. К.

Председатель <Личная подпись> Ю. Г. Конюхов

Секретарь <Личная подпись> И. Н. Белянина

И. Д. Орлов

731 14 18