Березина Н.М., Лысенко Л.М., Воронцова Е.П Современное делопроизводство

Подождите немного. Документ загружается.

120

Часть 1, Документирование

Дата и место составления, проставляемые

бланке акта, должны соответство-

вать дате

месту актируемого события.

Но

если работа комиссии продолжалась

несколько дней,

то

при составлении акта указывают дату окончания работы.

Почти все разновидности актов подлежат утверждению:

• руководителем организации или его заместителями,

по

приказу

или

распо-

ряжению которых комиссия получила свои полномочия;

• органами коллегиального управления (общим собранием, советом директо-

ров,

правлением);

• вышестоящей организацией.

Пример

1.4.39

Пример оформления выписки

из

протокола

Глава 4. Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов 121

Пример

1.4.40

Пример оформления вводной части акта

Утверждение оформляется грифом, который располагается в верхнем правом

углу документа и оформляется в соответствии с требованиями, изложенными

в ГОСТ Р 6.30-2003.

Текст акта состоит, как правило, из двух логически связанных составных час-

тей:

вводной (введение) и констатирующей.

Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается:

• основание для составления акта;

• перечисляются лица, присутствующие при этом;

• составляющие акт.

Начинается эта часть акта словом «Основание», которое печатается на 2-3 ин-

тервала ниже заголовка.

Основанием для составления акта может быть распорядительный документ

руководителя своей или вышестоящей организации.

После слова «Основание» ставится двоеточие и указываются наименование

распорядительного документа в именительном падеже, его дата, номер и заголо-

вок, например: «Основание: приказ директора школы от 17.04.2006 № 2 "О прове-

дении инвентаризации на складе школы"».

С новой строки прямо от полей с прописной буквы пишется слово «Состав-

лен» и далее перечисляются должности, фамилии и инициалы составителей акта.

Если акт составлен комиссией, то вначале указывают фамилию председателя, за-

тем располагают фамилии остальных членов комиссии по алфавиту.

Во вводной части акта также могут быть указаны лица, присутствовавшие при

проверке, участвовавшие в работе, но не являющиеся членами комиссии. Это, как

правило, проверяемые, руководители заинтересованных подразделений и т. п.

(пример

1.4.40).

В констатирующей части излагают цели и задачи, сущность, методы и характер

работы, проделанной составителями акта, ее результаты, установленные факты.

Иногда констатирующая часть содержит выводы и рекомендации, но часто

акты заканчиваются простой констатацией фактов.

Текст лучше всего начинать с указания даты и цели составления акта, напри-

мер:

«6 декабря 2006 г. комиссия провела экспертизу (проверку, прием-пере-

дачу дел по должности и т. п.)».

После текста перед подписями при необходимости указываются количество со-

ставленных экземпляров акта, их местонахождение или адресаты, которым они

направлены (пример

1.4.41).

122

Часть 1. Документирование

Пример

1.4.41

Пример указания количества экземпляров акта

Количество экземпляров акта определяется практической необходимостью.

Завершают текст акта подписи.

Акт

подписывают председатель

и все

соста-

вители.

При

подписании должности перед фамилиями

не

указываются (при-

мер

1.4.42).

Личные подписи председателя

всех членов комиссии проставляются на каж-

дом экземпляре акта.

Член комиссии, имеющий особое мнение по содержанию акта, подписывает акт

и прилагает

нему свои замечания

на

отдельном листе.

Образец оформления акта приведен

примере

1.4.43.

Справка

—

документ информационного характера, содержащий описание про-

изводственной деятельности организации и/или подтверждение каких-либо фак-

тов,

событий.

Реквизиты справки:

• наименование организации;

• наименование вида документа;

• дата;

• регистрационный номер;

• место составления;

• адресат;

• заголовок;

• текст;

• подпись;

• оттиск печати.

Справки бывают служебного

личного характера.

Информационная справка

по

вопросам производственной деятельности орга-

низации может адресоваться

на

имя руководителя организации или

вышестоя-

щую организацию.

Пример

1.4.42

Пример оформления подписей акта

Глава 4. Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов 123

Пример

1.4.43

Пример оформления текста акта

Заголовок может содержать указание на период времени или дату, на которые

приходятся данные справки (пример

1.4.44).

Пример

1.4.44

Примеры заголовков справок

СПРАВКА «О проверке состояния баз отдыха для детей на июнь 2001 года»

СПРАВКА «О наличии документов по трудовому стажу за 1941-1945 гг.»

124

Часть 1. Документирование

Справка может быть внутренняя и внешняя.

Если справка готовится на имя руководителя организации, то ее подписывает

автор. Такая справка оформляется на чистом листе бумаги, а в том месте, где дол-

жно быть указано наименование организации-автора, нужно указать наименова-

ние структурного подразделения.

Если же информационная справка готовится в вышестоящую или иную орга-

низацию, то она оформляется на бланке и подписывается руководителем.

При наличии в справке сведений финансового характера ее подписывают ру-

ководитель и главный бухгалтер организации, а затем заверяют печатью.

Наиболее многочисленными в организациях являются справки личного харак-

тера. Это справки, удостоверяющие какой-либо юридический факт, подтвержда-

ющие сведения биографического или служебного характера. Такие справки вы-

даются по просьбе граждан и содержат разные сведения: подтверждение места

учебы, работы, занимаемой должности, размер заработной платы, место прожи-

вания и др.

Часто для такого вида справок применяются трафаретные бланки, которые

содержат типовой текст и свободные строки для заполнения их конкретной ин-

формацией.

Обычно текст справки начинается с указания фамилии, имени и отчества лица,

о котором даются сведения. Справки подписываются руководителем организа-

ции и заверяются печатью.

Пример

1.4.45

Оформление справки

Глава 4. Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов 125

Если в справке даются сведения о заработной плате или другие сведения фи¬

нансового характера, ее подписывают руководитель и главный бухгалтер органи-

зации. После оформления, подписи и регистрации справку выдают на руки заин-

тересованному лицу.

Образец оформления справки приведен в примере

1.4.45.

Докладная записка

Докладная записка составляется в случае необходимости поставить в извест-

ность руководство о каких-либо фактах, сложившихся обстоятельствах.

В зависимости от ситуации докладные записки:

• могут содержать выводы и предложения по излагаемому вопросу;

• могут быть написаны сотрудниками организации после выполнения ими

поручения как отчет о проделанной работе.

Докладные записки могут быть инициативными, информационными и отчет-

ными.

Инициативная докладная записка составляется с целью обратить внимание

адресата на имевшее место событие, ситуацию и побудить руководителя принять

определенное решение.

Информационная докладная записка содержит сведения о ходе выполнения

какой-то сложной работы, характер которой руководителю известен.

Отчетная докладная записка информирует о выполнении планов, указаний и т. д.

Докладные записки могут быть внутренние и внешние.

Внутренняя докладная записка составляется на обычных чистых листах, ее

подписывает составитель (автор).

Внешние докладные записки, направляемые в вышестоящие организации,

оформляются на бланке для писем, подписываются руководителем организации.

Пример

1.4.46

Пример оформления объяснительной записки

Бухгалтерия

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА Вице-президенту АО «Оникс»

30.05.2006 О. Ф. Яблокову

Москва

О невыплате зарплаты

20.05.2006 не выплачена зарплата работникам АО. Причина состоит в том, что работник

бухгалтерии Иванова А. И. несвоевременно оформила необходимые документы. Отсутствие

надлежащего контроля не позволило своевременно выявить этот факт.

После принятия срочных мер зарплата была выплачена сотрудникам АО 22.05.2006.

Иванова А. И. предупреждена о недопустимости подобного отношения к порученным

обязанностям.

Приняты меры по усилению контроля над деятельностью работников бухгалтерии.

Главный бухгалтер <Личная подпись> В. В. Сивков

126

Часть 1. Документирование

Пример

1.4.47

Пример оформления докладной записки

Реквизиты докладной записки:

• наименование организации;

• наименование вида документа;

• дата;

• регистрационный номер;

• место составления или издания;

• заголовок;

• адресат;

• текст;

• подпись.

Текст докладной записки обычно состоит из двух частей. В первой части тек-

ста излагаются события или факты, послужившие поводом к написанию, а вторая

часть должна содержать выводы, предложения, просьбы. Образцы оформления

докладных записок приведены в примерах

1.4.47,

1.4.48.

Объяснительная записка

—

документ, поясняющий содержание отдельных по-

ложений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий при-

чины какого-либо события, факта, поступка.

По содержанию этот вид документов можно разделить на две группы.

Объяснительные записки, которые поясняют содержание отдельных положе-

ний основного документа, оформляются на общем бланке.

Другие объяснительные записки составляются по поводу каких-либо проис-

шествий, сложившихся ситуаций, поведения отдельных лиц, служат для объяс-

Глава 4. Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов 127

Пример

1.4.48

Пример оформления докладной записки

нения причины какого-либо события, факта, поступка. Текст таких записок дол-

жен быть особенно убедительным, содержать неопровержимые доказательства.

Оформляются объяснительные записки второй группы на обычных листах,

подписываются составителем (пример

1.4.46).

Телеграмма

Разновидностью служебных писем являются телеграммы, телексы, факсы, теле-

фонограммы.

Телеграмма

—

документ, передаваемый по каналам телеграфной связи.

Правила оформления телеграмм установлены Министерством связи Россий-

ской Федерации.

Реквизиты телеграммы: наименование вида документа, дата, регистрационный

номер, ссылка на номер и дату входящего документа, адресат, текст, подпись.

В зависимости от того, насколько быстро необходимо передать информа-

цию,

составитель телеграммы указывает степень ее срочности (категорию):

Пример

1.4.49

Примеры адресования телеграмм

128

Часть 1. Документирование

Пример

1.4.50

Примеры адресования телеграммы, направляемой в один город разным адресатам

«правительственная», «срочная», «внеочередная» и т. д. Категория телеграммы

указывается перед адресатом.

Адресат. В телеграммах дается точный адрес. Для удешевления телеграммы

и упрощения ее обработки правительственные учреждения и многие организа-

ции имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный адрес

(пример

1.4.49).

Если телеграмма с одним текстом отправляется в один город разным адреса-

там, то реквизит «Адресат» оформляется одним из следующих способов (при-

мер

1.4.50).

Если телеграмма с одним текстом отправляется в разные города разным адре-

сатам, то реквизит «Адресат» оформляется, как показано в примере 1.4.51.

Телеграмма оформляется в двух экземплярах. Первый экземпляр подписыва-

ется и направляется на телеграф, второй

—

подшивается к делу.

Телеграмма, направляемая по нескольким адресам, подписывается в одном эк-

земпляре. На экземпляре, остающемся в организации, указываются все адресаты

(или к телеграмме прилагается список адресатов).

Текст телеграммы должен быть кратким. В нем не излагаются цели, причины,

задачи документа

—

но только просьбы, напоминания, извещения и т. п.

В тексте телеграмм можно не употреблять союзы, предлоги, местоимения, если

при этом не искажается содержание.

Не рекомендуется использовать в телеграммах распространенные предложения.

Если знаки препинания необходимы, они обозначаются сокращенно: «тчк» (точ-

ка),

«зпт» (запятая), «квч» (кавычки), «двтч» (двоеточие), «скб» (скобки). Циф-

ры в тексте телеграмм рекомендуется писать словами. Знак № обозначается со-

кращением HP или пишется словом. Такие знаки как «-» (минус), «+» (плюс),

«:» (деление), «!» (восклицательный знак), «?» (вопросительный знак), «%» (про-

цент) и т. п. также пишутся словами.

Регистрационный номер. Исходящий номер телеграммы печатают на отдель-

ной строке под текстом.

Ссылка на номер входящего документа. Число в начале текста телеграммы

обозначает ссылку на индекс входящей корреспонденции.

Подпись. Телеграммы визируют исполнители и подписывают руководители

организаций, их заместители, руководители структурных подразделений.

Пример

1.4.51

Пример адресования телеграммы, направляемой в разные города разным адресатам

Глава 4. Правила оформления основных видов организационно-распорядительных документов 129

Подпись на телеграмме должна соответствовать напечатанной фамилии. Под-

пись заверяется печатью организации.

Если телеграмма составлена совместно с другой организацией, то обе подписи

заверяются печатями организаций.

Дата. На последней строке документа печатают дату телеграммы арабскими

цифрами в следующей последовательности: число, месяц, год. Между цифрами

точки не ставятся.

Иногда на телеграммах указывают реквизит «Исполнитель».

Служебные телеграммы оформляются на специальных бланках или на чистых

листах бумаги.

Телеграммы печатают на одной стороне листа через два межстрочных интер-

вала.

Содержание телеграмм печатают без абзацев (только начало текста печатают

с красной строки).

Слова в тексте телеграмм не переносятся.

Исправления не допускаются.

Бланк телеграммы делится на две части горизонтальной чертой.

Над чертой (в оплачиваемой части) может быть указано:

• сокращенное наименование должности в реквизите «Подпись»;

• фамилии без инициалов.

Под чертой (в неоплачиваемой части) указывают:

• полное наименование организации, отправляющей телеграмму;

• ее почтовый адрес;

• полное наименование должности лица, подписавшего документ;

• расшифровку его подписи.

Над горизонтальной чертой телеграмму печатают прописными буквами.

Пример

1.4.52

Образец оформления телеграммы