Березина Н.М., Лысенко Л.М., Воронцова Е.П Современное делопроизводство

Подождите немного. Документ загружается.

150

Часть 2. Организация работы с документами

• отправка документа адресату;

• подшивка копии-отпуска в дело.

Схема прохождения исходящих документов приведена в примере 2.5.7.

Начиная подготовку исходящего документа, исполнитель проводит сбор и об-

работку необходимой информации, затем составляет черновой документ.

После необходимых консультаций и доработки черновика исполнитель оформ-

ляет проект документа, визирует его и доводит до сведения всех заинтересован-

ных лиц, которые тоже визируют проект документа.

При необходимости внешнего согласования на проекте документа оформляет-

ся гриф согласования.

Исходящие документы составляются в двух экземплярах, за исключением фак-

сов и телефонограмм. Первая страница документа оформляется на бланке, после-

дующие и копия-отпуск

—

на стандартных листах бумаги.

При оперативном решении вопросов без составления дополнительных доку-

ментов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если об-

разовался интервал времени между поступлением документа и его доставкой ис-

полнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные

переговоры и т. п.), о дате и результатах окончательного исполнения. Все отмет-

ки размещаются на свободных от текста местах (Типовая инструкция, п. 3.7.2).

Подготовленный и оформленный по установленной форме проект документа

вместе со всеми материалами, послужившими основанием для его составления,

передается на подпись руководителю.

После подписания двух экземпляров проставляется дата подписания докумен-

та, затем документ регистрируют по установленной форме и отправляют адре-

сату.

При регистрации исходящих документов, как правило, самостоятельно регист-

рировать следует только инициативные документы, составленные в данной орга-

низации.

Индекс инициативного исходящего документа (письма, заключения, отчета и т. п.)

строится так же, как и индекс входящего документа, то есть состоит из:

• индекса отдела, где подготовлен документ;

• номера дела по номенклатуре, куда будет подшита копия исходящего доку-

мента;

• порядкового номера документа по журналу регистрации или по картотеке.

Регистрация исходящих ответных документов отличается от регистрации ини-

циативных документов. Факт отправки ответного документа фиксируется в РКФ

соответствующего входящего документа, на который дан ответ.

Первая часть регистрационного номера ответного документа должна быть та-

кой же, как первая часть регистрационного номера входящего документа, на ко-

торый дается ответ.

К первой части добавляется порядковый регистрационный номер в пределах

регистрируемого массива исходящих документов.

Например, на входящем документе, требующем ответа, стоит номер (индекс)

05-17/180, на документе-ответе к первой паре цифр входящего номера добавля-

ется порядковый регистрационный номер исходящий

—

05-17/201.

Глава 5. Регистрация и контроль исполнения документов

151

Это объясняется тем, что входящий документ и ответ на него будут подшиты

в одно дело, индекс которого по номенклатуре 05-17.

Регистрация документов-ответов осуществляется в регистрационно-кон-

трольных формах входящих инициативных документов. То есть при регистрации

ответных документов на той карточке, на которой был зарегистрирован входящий

документ, заполняется только графа «Отметка об исполнении».

На инициативное исходящее письмо заполняется своя карточка.

Посмотрите, как зарегистрирован ответ на письмо, приведенное в примере 2.5.4

(примеры 2.5.8, 2.5.9).

После регистрации исполнитель определяет необходимое количество экземп-

ляров копий документа и передает документ на тиражирование, если адресатов

несколько.

На документ, рассылаемый более чем на четыре адреса, исполнитель готовит

список на рассылку.

На каждом документе проставляется только один адресат.

Первый экземпляр исходящего документа передается в экспедицию (в неболь-

ших организациях

—

секретарю) для отправки.

Получив документ к отправке, проверяют правильность его оформления: на-

личие подписи, даты, заголовка, правильность адресования, наличие всех стра-

ниц в документе и всех указанных приложений.

Пример 2.5.8

Вариант ответа на письмо, приведенное в примере 2.5.4

152

Часть 2. Организация работы с документами

Пример 2.5.9

Регистрация ответного письма в карточке

Если документ оформлен неправильно или представлен не в полном комплек-

те,

он возвращается исполнителю для доработки.

Документы, переданные для отправки, должны быть отправлены в день их под-

писания или не позднее следующего рабочего дня.

Второй экземпляр отправленного документа подшивается в дело.

5.7. Порядок прохождения внутренних документов

Внутренние документы во время их подготовки проходят этапы исходящих доку-

ментов, а во время исполнения (использования)

—

входящих документов (при-

мер 2.5.10).

Работа с внутренними документами, так же как и с исходящими, начинается

с составления и оформления проекта документа, то есть с изучения вопроса, со-

ставления черновика, доработки черновика по замечаниям, оформления проекта

документа.

Завершающим этапом работы над проектом внутреннего документа является

его визирование составителем, руководителем структурного подразделения, вно-

сящего проект, юрисконсультом. В необходимых случаях проводится внешнее

согласование. Затем документ направляют руководителю на подпись и на ре-

гистрацию.

При регистрации внутреннему документу присваивают только порядковый

номер в пределах каждой регистрируемой группы.

Дальнейшая работа с внутренними документами с этого момента проходит те

же этапы, что и работа с входящими документами.

Внутренние документы, подлежащие исполнению, берут под контроль.

Исполненные документы подшивают в дело, предусмотренное номенклатурой.

Глава 5. Регистрация и контроль исполнения документов

153

Пример 2.5.10

Схема прохождения внутренних документов

154

Часть 2. Организация работы с документами

5.8. Контроль исполнения документов и поручений

Одна из функций управления

—

контроль исполнения порученного дела, зада-

ния.

В контроле выделяются два аспекта:

• контроль по существу решения вопроса;

• контроль сроков исполнения задания.

Контроль по существу решения вопроса

—

это оценка того, насколько пра-

вильно ведется работа, полно и эффективно решен вопрос. Эту сторону контроля

осуществляет руководитель (организации или отдела), специально уполномочен-

ные лица или вышестоящая организация путем проверок, отчетов, ревизий и т. д.

Сроковый контроль

—

вид делопроизводственного обслуживания. Поручает-

ся секретарю или службе документационного обеспечения управления.

Все документы, требующие исполнения и ответа, должны быть поставлены под

контроль. Контроль исполнения документов и устных поручений рекомендуется

вести на карточках.

Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях с даты под-

писания (утверждения) документа, а для входящих документов

—

с даты их по-

ступления.

Сроки исполнения документов могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые сроки исполнения некоторых категорий документов определены дей-

ствующим законодательством. Например, для исполнения обращений граждан

установлен срок до одного месяца со дня поступления, а на обращения граждан,

не требующие дополнительного изучения,

—

15 дней.

В приложении 10 к ГСДОУ дан Перечень типовых сроков исполнения доку-

ментов.

В документах, поступивших от вышестоящих организаций, обычно указаны

индивидуальные сроки исполнения.

В распорядительных документах срок исполнения указывается по каждому

пункту.

На документах, рассмотренных руководителем, индивидуальный срок испол-

нения пишется в резолюции.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены дли-

тельные сроки исполнения (несколько месяцев, полгода, год). В таком случае не-

обходимо разделить поручение на этапы и контролировать выполнение задания

поэтапно.

Первый этап контроля исполнения имеет технический характер. Зарегистри-

ровав документы, секретарь расставляет карточки в контрольно-сроковой карто-

теке по срокам исполнения. Устные поручения руководства записывают на реги-

страционную карточку в произвольной форме.

На документе, поставленном под контроль, в правом верхнем углу ставится от-

метка о контроле (реквизит 19) в виде буквы «К» или слова «Контроль». Цель

—

напоминание исполнителю, что документ контролируется.

Глава 5. Регистрация и контроль исполнения документов

155

Второй этап

—

проверка хода исполнения (каждые 2-3 дня). Секретарь обязан

выяснять и вносить в карточку все существенные моменты хода исполнения до-

кумента: передачу документа из одного отдела в другой, от исполнителя к испол-

нителю, изменение сроков исполнения.

Все перемещения документа должны идти только через секретаря.

Помимо текущего контроля, секретарь должен вести предупредительный кон-

троль. Для этого необходимо заранее предупреждать каждого исполнителя об

окончании срока исполнения документа.

Документ считается исполненным, когда решены поставленные в нем вопросы

и/или

корреспонденту дан ответ по существу.

Если исполнение не документировалось, отметка об исполнении делается на

самом документе-запросе и в контрольно-регистрационной форме.

Третий этап

—

снятие документа или задания из-под контроля. Когда доку-

мент исполнен, проставляется отметка об исполнении документа и направле-

нии его в дело. На обратной стороне карточки пишут: «Документ снят из-под кон-

троля», и карточку переставляют в раздел исполненных документов.

Контроль исполнения исходящих документов ведется исполнителями, кото-

рые готовили эти документы и заинтересованы в получении ответа. В небольших

организациях и эта работа поручается секретарю.

Секретарь должен связаться с организацией, в которую был отправлен доку-

мент, выяснить присвоенный документу входящий номер, исполнителя и ожида-

емые сроки отправки ответа.

Если ответ вовремя не получен, секретарю надо уточнить, в каком состоянии

подготовка ответного документа. Вся информация, полученная в результате пе-

реговоров, фиксируется в регистрационно-контрольной форме, в графе «кон-

трольные отметки».

Анализ данных об исполнении поручений и документов и их обобщение

Обобщение данных о состоянии контроля исполнения поручений и документов

проводится путем составления ежемесячной сводки (на первое число каждого

месяца), в которой указывается, какое количество документов было взято под

контроль, сколько не выполнено в срок, из них

—

по уважительным и неуважи-

тельным причинам.

Пункт 5.5 типовой инструкции рекомендует структурному подразделению,

обеспечивающему контроль исполнения, еженедельно представлять информа-

цию о находящихся под контролем документах.

Анализируя сводки, устанавливают причины задержки исполнения поручений

и документов и принимают решения, направленные на устранение недостатков.

Такими причинами могут быть:

• чрезмерная загруженность отдельных исполнителей работой;

• нечеткое распределение функций;

• недисциплинированность отдельных исполнителей.

156 Часть 2. Организация работы с документами

Информационно-справочные картотеки

Справочный аппарат в делопроизводстве должен отвечать следующим требова-

ниям:

• полно и разносторонне раскрывать состав и содержание документов;

• обеспечивать оперативный поиск документов, контроль их исполнения;

• сокращать время на непосредственное обращение к документам.

Поисковые системы могут создаваться как в традиционном, так и в электрон-

ном виде. Различают картотеки: вертикальные, подвесного хранения, вращаю-

щиеся, автоматизированные и др.

Формирование картотек всех типов предполагает:

• своевременное и правильное включение в них карточек на вновь поступив-

шие документы;

• регулярное внесение в карточки дополнительных сведений, отражающих

ход рассмотрения и исполнения документов (резолюций, отметок об испол-

нении и т. д.).

Из регистрационных карточек можно формировать различные картотеки:

справочную, контрольную, картотеку на законодательно-нормативные и рас-

порядительные документы и др. (в зависимости от задач).

При правильном ведении картотек вся справочная и поисковая работа осущест-

вляется оперативно, без обращения непосредственно к документам.

Для ведения контроля в ручном режиме с помощью традиционной контрольно-

сроковой картотеки используют регистрационные карточки и картотечный ящик

с 33 подвижными разделителями:

• 31 разделитель

—

это число дней в месяце;

• за 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения кото-

рых наступит в следующем месяце;

• за 33-й разделитель помещают карточки на исполненные документы.

Перед первым разделителем ставят карточки с просроченным сроком исполне-

ния. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок

исполнения (изменить срок исполнения разрешается только по указанию руко-

водителя).

Внутри разделов карточки располагаются по датам поступления документов.

По мере исполнения документов карточки переставляют в часть для исполнен-

ных документов.

В последних числах месяца (за 2-3 дня) карточки, находящиеся за 32-м разде-

лителем, расставляют по датам нового месяца.

В справочной картотеке разделителями могут быть названия структурных

подразделений или направления деятельности, то есть карточки расставляются

по вопросному признаку (по содержанию документа). При большом массиве кар-

точек внутри отдельных групп картотеки, расположенной тематически, можно

выделить более мелкие рубрики.

Глава б

НОМЕНКЛАТУРА

ДЕЛ.

ОРГАНИЗАЦИЯ

ОПЕРАТИВНОГО ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

6.1.

Номенклатура дел и порядок работы с ней

Все организации создают и получают огромное количество служебных докумен-

тов.

Документы становятся накопителями и хранителями информации, памятью

организации.

Систематизация документов, быстрый поиск и использование этой информа-

ции возможны лишь при четкой классификации документов.

Специальным классификационным справочником, определяющим правильное

распределение исполненных документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура дел

—

систематизированный перечень наименований дел, заво-

димых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установ-

ленном порядке

Номенклатура дел

—

это многоцелевой документ: организатор документов,

классификатор документов и справочник по документам.

Назначение номенклатуры дел:

• распределение исполненных документов в дела;

• систематизация и учет дел;

• закрепление индексов дел;

• установление сроков хранения дел.

Кроме того, номенклатура дел:

• служит основой для составления описей дел постоянного и временного

(свыше 10 лет) хранения;

• используется как основной учетный документ при сдаче в архив организа-

ции дел временного (до 10 лет включительно) хранения;

• является основой для составления актов на уничтожение дел;

• может быть использована как схема для построения справочной картотеки

на исполненные документы.

Виды номенклатур

Различают три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и индивидуальная

номенклатура дел конкретной организации.

Типовая

номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроиз-

водстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

158

Часть 2. Организация работы с документами

Примерная

номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых

в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием

их индексов и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенк-

латуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

Индивидуальная

номенклатура дел конкретной организации

—

это системати-

зированный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению

в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в опреде-

ленном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в установ-

ленном порядке.

Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинает

проводиться в организации в последнем квартале так, чтобы она была завершена

в декабре и с января следующего года номенклатуру можно было ввести в дей-

ствие.

Типовая инструкция конкретизирует эти сроки: номенклатуры дел структур-

ных подразделений должны быть составлены не позднее 15 ноября, а сводная но-

менклатура дел должна быть утверждена руководителем не позднее конца теку-

щего года.

Каждое структурное подразделение организации составляет свою номенкла-

туру дел. Номенклатура дел отдела кадров, номенклатура дел бухгалтерии, но-

менклатура отдела маркетинга и другие

—

это номенклатуры дел структурных

подразделений, которые отражают документы этих подразделений.

Сводная номенклатура дел отражает документы всей организации и состоит

из номенклатур дел структурных подразделений.

Номенклатура дел структурного подразделения:

• составляется работниками этого подразделения;

• согласовывается со службой документационного обеспечения управления

(ДОУ) и с архивом или лицом, ответственным за архив организации;

• подписывается руководителем этого структурного подразделения;

• направляется в службу ДОУ.

Все структурные подразделения должны подготовить свои номенклатуры дел.

Объединяет эти номенклатуры дел в сводную службу ДОУ.

Сводная номенклатура дел:

• подписывается руководителем службы ДОУ или лицом, ответственным за

документационное обеспечение управления;

• визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив;

• согласовывается с ЦЭК (ЭК) (экспертной комиссией) организации;

• направляется на согласование с ЭПК (экспертно-проверочной комиссией)

соответствующего архивного учреждения (если документы поступают на

хранение в государственные архивы);

• утверждается руководителем организации.

Составление и оформление номенклатуры дел

Для разработки индивидуальной номенклатуры дел необходимо очень внима-

тельно изучить и проанализировать документы организации для определения

Глава 6. Номенклатура дел. Организация оперативного хранения документов

159

круга вопросов, возникающих в процессе деятельности. Кроме текущего дело-

производства, необходимо изучить документацию прошлых лет. В номенклатуру

дел должны быть включены все документы, создаваемые в данной организации,

поступившие в нее из других организаций; все регистрационно-справочные жур-

налы и картотеки, электронные документы, базы данных, а также документы вы-

числительного центра, коллегиальных и общественных органов, кроме печатных

изданий и технических документов.

Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации состоит из разде-

лов,

соответствующих наименованиям структурных подразделений, или (при от-

сутствии структурных подразделений) направлениям деятельности, или долж-

ностям руководителей и специалистов.

Документы общественных органов включаются в номенклатуру как самостоя-

тельный раздел.

Последовательность расположения разделов номенклатуры дел соответствует

утвержденной структуре организации. При указании раздела обязательно про-

ставляется индекс.

Первым разделом указывают службу ДОУ (документационное обеспечение

управления), потому что именно в этом подразделении оформляется наиболее

важная организационно-распорядительная документация, характеризующая де-

ятельность организации в целом (устав, положения, приказы, постановления,

протоколы, справочно-информационные документы и др.). Например: 01

—

служ-

ба ДОУ, 02

—

финансовый отдел, 03

—

плановый отдел, 04

—

служба персона-

ла и т. д.

Если в организации нет структурных подразделений, то разделами номенкла-

туры дел могут быть направления деятельности организации.

Например, для номенклатуры дел учебного заведения можно предусмотреть

такие разделы: 01

—

дирекция, 02

—

учебная работа, 03

—

учебно-воспитательная

работа, 04

—

производственная практика, 05

—

физическое воспитание и т. д.

Разделами номенклатуры дел могут быть и должности руководителей и спе-

циалистов.

Например: 01

—

генеральный директор, 02

—

заместитель генерального дирек-

тора, 03

—

коммерческий директор и т. д.

Составляется номенклатура дел на общем бланке организации по установлен-

ной форме (пример 2.6.1), которая приведена в Основных правилах работы архи-

вов организации (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

В пределах разделов заголовки дел располагают в соответствии со степенью

важности документов и их взаимосвязью.

Сначала систематизируют документы вышестоящих организаций.

Затем дела с распорядительными документами своего руководства, колле-

гиального органа и т. д.

В последнюю очередь

—

справочно-информационные документы (перепис-

ка, докладные записки, справки и т. д.).

В конце каждого раздела номенклатуры оставляют 2-3 свободных (резервных)

номера для заведения ранее не предусмотренных дел.