Березина Н.М., Лысенко Л.М., Воронцова Е.П Современное делопроизводство

Подождите немного. Документ загружается.

170

Часть 2. Организация работы с документами

Пример 2.6.5

Оформление листа-заместителя дела

После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдель-

ных документов из дела не допускается. При необходимости во временное пользо-

вание может быть выдано дело целиком.

Выдача дел в другие организации разрешается только руководителем органи-

зации.

6.4. Перечни документов с указанием сроков хранения

Ведущая роль в установлении сроков хранения документов и оперативного из-

бавления от «ненужных бумаг» принадлежит перечням документов с указанием

сроков хранения.

Перечень документов с указанием сроков хранения

—

систематизированный

список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сро-

ках их хранения

Пример 2.6.6

Форма карты-заместителя дела

Глава 6. Номенклатура дел. Организация оперативного хранения документов

171

Перечни документов могут быть следующих видов:

• типовые

—

для всех организаций;

• примерные

—

для однородных организаций;

• ведомственные

—

для отдельных отраслей деятельности.

Создание типовых перечней обусловлено тем, что во всех организациях фор-

мируются дела с распорядительными документами, планами, отчетами, докумен-

тами по личному составу, бухгалтерской документацией. Все эти документы вы-

полняют одинаковые для всех организаций функции и должны иметь одинаковые

сроки хранения.

Однако типовой перечень не содержит сведений о документах, отражающих

отраслевую специфику различных организаций (медицинские, судебные, воен-

ные документы и т. п.). Поэтому министерства, ведомства на основании типового

перечня разрабатывают ведомственные перечни, содержащие полную информа-

цию о составе и содержании документов одного ведомства, одной отраслевой си-

стемы и включающие типовые документы.

В 1989 году был издан Перечень типовых документов, образующихся в дея-

тельности госкомитетов, министерств и ведомств и других учреждений, органи-

заций, предприятий, с указанием сроков хранения. Но этот перечень не отражает

наличие в стране организаций разных форм собственности и возникновение но-

вых видов и разновидностей документов, так как был ориентирован на систему

государственных учреждений, существовавшую в то время.

В 2000 году издан Перечень типовых управленческих документов, образую-

щихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, который яв-

ляется логическим продолжением перечня 1989 года.

С момента выхода нового типового перечня 2000 года лишь первая часть типо-

вого перечня 1989 года утратила силу.

Новый типовой перечень распространяет свое действие на документы, создан-

ные начиная с 1995 года. Для установления сроков хранения документов за 80-е

и 90-е годы (до 1995 года) необходимо пользоваться типовым перечнем 1989 года.

Типовым перечнем 1989 года нужно пользоваться при определении сроков хра-

нения документов действующей второй части (научно-исследовательские, тех-

нические и др.).

Перечни состоят из основной части и вспомогательного справочного аппарата.

Основная часть (описательные статьи)

—

это наименования видов и разновид-

ностей документов с указанием вопросов деятельности организаций и сроков хра-

нения.

Вспомогательная часть (справочный аппарат) включает в себя указания по

применению перечня, указатель видов документов, список сокращений и др.

Начинаются перечни с указаний по применению при определении сроков хра-

нения дел. Далее идет список категорий документов по статьям. Статья

—

это по-

рядковый номер заголовка дела.

Описательная статья (табл. 2.6.1) в перечне содержит: порядковый номер; наи-

менование видов и разновидностей документов; сроки хранения; примечания.

Перечни включают в себя 12 разделов, отражающих основные направления

деятельности организаций независимо от уровня в системе управления, вида

172

Часть 2. Организация работы с документами

Таблица 2.6.1

Описательная статья

деятельности и формы собственности: организация системы управления, плани-

рование деятельности, финансирование и т. д. Разделы перечня разделяются на

подразделы по более узким вопросам.

Документы в разделах и подразделах перечня расположены по значимости воп-

росов и видам документов.

Статьям в перечне присвоена единая сквозная нумерация (графа 1).

Перечень не содержит конкретных заголовков дел, а дает только обобщенное

наименование каждого вида документа с указанием сроков хранения и вопросов

деятельности организаций (графа 2).

Срок хранения дел исчисляется с 1 января года, следующего за годом оконча-

ния их делопроизводством.

Отметка «ЭПК», проставленная в перечне рядом с указанием временного сро-

ка хранения, означает, что часть таких документов может иметь научно-истори-

ческое значение и судьбу таких документов решает экспертная комиссия (ЭК)

организации после полистного изучения дела.

Отметка «До минования надобности» означает, что документы имеют только

практическое значение. Их срок хранения не может быть менее одного года.

Примечания, используемые в перечне, комментируют и уточняют сроки хра-

нения документов.

Для удобства пользования перечнем к нему составлен указатель видов доку-

ментов. В этом указателе в алфавитном порядке перечисляются виды документов

(акты, анкеты и т. д.) и вопросы их содержания со ссылками на номера соответ-

ствующих статей перечня.

Типовой перечень 2000 года распространяется на документы и государствен-

ных, и негосударственных организаций. Но указанные в перечне сроки хранения

документов разные организации применяют по-разному.

Организации, документы которых поступают на хранение в государственные

архивы, без изменения используют те сроки хранения, которые указаны в графе

«Срок хранения документов» (графа 3).

Глава 6. Номенклатура дел. Организация оперативного хранения документов 173

Организации, не являющиеся источниками комплектования, вместо срока

«Постоянно» используют срок хранения «10 лет», то есть самостоятельно преоб-

разуют указанный срок хранения. Но это правило распространяется не на все до-

кументы.

Есть комплексы документов, которые необходимо хранить во всех организаци-

ях до их ликвидации. Это приказы по основной деятельности, уставы, положения

и другие учредительные документы. Их список дан в пункте 2.4.2 указаний по

применению перечня.

Следует помнить, что существует «запретная зона», которой является 1945 год.

Документы, образовавшиеся до 1945 года, нельзя уничтожать без согласования

с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК). Практически срок хранения этих до-

кументов — постоянно.

Временные сроки хранения применяются всеми организациями.

Изменились сроки хранения документов по личному составу. Например, ранее

срок хранения личных дел рабочих и служащих был

—

75 лет минус возраст, те-

перь

—

75 лет.

В октябре 2003 года решением Центральной экспертно-проверочной комиссии

при Росархиве были внесены изменения в типовой перечень 2000 года (приложе-

ние 2).

Кроме рассмотренных выше, можно указать следующие перечни.

• Перечень документов, образующихся в деятельности Министерства Россий-

ской Федерации по налогам и сборам, его территориальных органов и под-

ведомственных организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом

МНС РФ от 21 апреля 2004 г. № САЭ-3-18/297).

• Примерный перечень документов, образующихся в деятельности кредитных

организаций, с указанием сроков хранения.

—

М., 2000.

• Перечень документов, образующихся в деятельности Государственной думы

и Федерального собрания Российской Федерации.

—

М., 1999.

• Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием

сроков их хранения.

—

М., 1999.

• Перечень документов, образующихся в деятельности Центрального банка

Российской Федерации, с указанием сроков хранения.

—

М., 2000.

• Перечень документов со сроками их хранения, образующихся в деятельнос-

ти Сбербанка России и его филиалов.

—

М., 2005.

• Перечень документов, подлежащих приему в государственные архивы

СССР. - М., 1973.

• Управленческие документы постоянного срока хранения, образующиеся

в деятельности негосударственных коммерческих организаций (хозяйствен-

ных товариществ и обществ, производственных кооперативов).

—

М., 1996.

Глава 7

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ.

ПОДГОТОВКА

ПЕРЕДАЧА

ДЕЛ В

АРХИВ

7.1.

Экспертиза ценности документов

Документы как источники информации не

равноценны.

Одни содержат информацию о политической, культурной и научной жизни

общества, развитии экономики, работе государственного аппарата. В других до-

кументах отражается работа конкретных организаций.

Особое значение имеют документы «личные», содержащие информацию о вы-

дающихся государственных и общественных деятелях, деятелях литературы и ис-

кусства, имеющие научную ценность, историческое значение. Их следует оставлять

на вечное хранение.

Документы «по личному составу», которые содержат информацию о трудовой

деятельности граждан, их обучении и других событиях в жизни, имеют ценность

для конкретных людей. Такие документы имеют длительный срок хранения, а за-

тем уничтожаются.

По срокам хранения документы подразделяются на три группы:

• документы постоянного хранения;

• документы длительного (свыше 10 лет) хранения;

• документы временного хранения (до 10 лет включительно).

В процессе проведения

экспертизы ценности документов

решаются две за-

дачи:

• отбор ценных документов для вечного хранения и отбор документов, имею-

щих долговременное практическое значение, для длительного хранения

(свыше 10 лет);

• выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, чер-

новиков, дублетных документов.

Экспертиза ценности документов

—

это отбор документов на государствен-

ное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых крите-

риев

В результате проведения экспертизы ценности:

• устанавливается комплекс документов постоянного хранения;

• производится отбор к уничтожению утративших свое значение документов

с истекшими сроками хранения;

Глава 7. Экспертиза ценности документов. Подготовка и передача дел в архив

175

• определяются уникальные и особо ценные дела;

• осуществляется полноценное комплектование архива организации и госу-

дарственных архивов документами, представляющими интерес для науки

и истории.

Система экспертных органов

Для организации и проведения работ по экспертизе ценности документов, обра-

зующихся в деятельности любой организации независимо от формы собствен-

ности или функций, приказом директора (президента, начальника) создается

постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), в состав которой входят

квалифицированные специалисты основных структурных подразделений (не ме-

нее 3-9 человек).

Председателем ЭК назначается один из руководителей организации, курирую-

щий вопросы делопроизводства и архива, секретарем

—

сотрудник службы доку-

ментационного обеспечения управления (ДОУ).

Функции и права экспертной комиссии, организация ее работы определяются

положением об экспертной комиссии. При разработке этого положения следует

руководствоваться Примерным положением об экспертной комиссии (ЭК) орга-

низации, утвержденным Росархивом в 1995 году

В организациях, имеющих подведомственную сеть, создаются Центральные

экспертные комиссии (ЦЭК), а при необходимости и экспертные комиссии струк-

турных подразделений.

В состав ЭК и ЦЭК входят:

• экономист или работник бухгалтерии (учетно-финансовая документация

составляет значительный процент в общей массе документов);

• работник делопроизводственной службы;

• руководитель архива организации или должностное лицо, ответственное за

архив;

• специалист по научной, производственной и другим видам документации;

• специалист по обеспечению защиты информации.

В состав ЦЭК целесообразно включить представителя архивного учреждения,

для которого данная организация является источником комплектования.

В положениях об ЭК и ЦЭК изложены правовые аспекты, функции комиссий

и порядок работы.

ЭК и ЦЭК

—

совещательные органы при руководителе организации, их заседа-

ния проводятся по мере необходимости.

Все решения экспертной комиссии фиксируются в протоколах, которые под-

писывают председатель и секретарь комиссии. Эти решения вступают в силу по-

сле утверждения протоколов ЭК и ЦЭК руководителем организации.

ЦЭК осуществляет методическое руководство работой экспертных комиссий

структурных подразделений и подведомственных организаций. Протоколы, со-

держащие решения о типовых и примерных номенклатурах дел, утверждаются

руководителем организации после их рассмотрения экспертно-проверочной ко-

миссией (ЭПК) соответствующего архивного учреждения.

176 Часть 2. Организация работы с документами

Методическое руководство работой экспертных комиссий осуществляют экс-

пертно-проверочные комиссии (ЭПК), созданные в органах архивного управле-

ния при администрации края, области, города, а также в федеральных государ-

ственных архивах.

Если ЭК и ЦЭК

—

первая, то ЭПК

—

вторая инстанция контроля над отбором

документов на хранение и уничтожение.

При Росархиве и архивных управлениях созданы центральные экспертно-про-

верочные комиссии (ЦЭПК)

—

это высшая инстанция по вопросам экспертизы

ценности документов. ЦЭПК действуют на основании Положения о центральной

экспертно-проверочной комиссии при Федеральном агентстве, утвержденном При-

казом Росархива в 2007 году

В государственных архивах есть экспертно-методические комиссии (ЭМК);

в их ведении находятся:

• экспертиза ценности документов внутри госархива;

• рассмотрение разработанных в архиве методических пособий;

• работа по комплектованию госархива.

Таким образом, система экспертной службы состоит из:

• архивных учреждений

—

ЦЭПК, ЭПК, ЭМК;

• прочих учреждений

—

ЭК, ЦЭК.

Основными функциями ЦЭК и ЭК являются:

• рассмотрение, вынесение на утверждение и согласование с экспертно-про-

верочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения проектов сводной но-

менклатуры дел организации, если архив организации является источником

комплектования Архивного фонда Российской Федерации;

• организация и проведение совместно с делопроизводственной и архивной

службами ежегодного отбора дел для дальнейшего хранения или выделения

к уничтожению;

• рассмотрение, представление на утверждение руководителю организации и на

одобрение ЭПК описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хра-

нения и актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

• рассмотрение и согласование с госархивом графиков передачи документов

из структурных подразделений в архив организации и графиков передачи

дел постоянного хранения из архива организации в госархив;

• рассмотрение вопросов приема на ведомственное хранение документов лич-

ного происхождения.

Критерии экспертизы ценности

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осу-

ществляется по результатам экспертизы ценности путем комплексного примене-

ния критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

Критерии экспертизы ценности

—

это система научно обоснованных призна-

ков,

на основе которых определяется ценность документов.

Глава 7. Экспертиза ценности документов. Подготовка и передача дел в архив 177

В процессе экспертизы ценности документов применяются все критерии в со-

вокупности. В этом заключается одно из проявлений всесторонности и комплекс-

ности оценки документов.

К критериям происхождения относятся:

• роль и место организации или лица в системе государственного управления

или конкретной отрасли, в результате деятельности которых созданы доку-

менты;

• значимость выполняемых ими функций;

• время и место образования документов.

Критерий происхождения позволяет разделить все организации, учреждения

и предприятия примерно на три группы.

первой группе

относятся организации, документы которых имеют большую

научную, историческую и экономическую ценность. Это центральные и местные

органы власти и управления, их отраслевые структурные подразделения, органы

суда и прокуратуры, научные и промышленные объединения, крупные заводы и

фабрики и др.

Вторую группу

составляют организации местного значения. Это большое ко-

личество организаций, однородных по функциям и целевому назначению. Доку-

менты этой группы имеют практическое и определенное научное значение, но

принимаются в государственные архивы, как правило, выборочно, так как дея-

тельность таких учреждений отражается в документах вышестоящих организа-

ций. Важные документы организаций этой группы, которые не поступают в вы-

шестоящие организации, должны быть выявлены и присоединены к документам

вышестоящей организации.

Третью группу

составляют преимущественно организации вспомогательного

и обслуживающего характера. Документы этой группы организаций имеют зна-

чение только для практической работы.

К критериям содержания относятся:

• значимость отраженных в документах событий;

• значение информации, содержащейся в документе;

• повторение и поглощаемость информации, содержащейся в других докумен-

тах организации;

• вид документа;

• подлинность документа.

Вид документа.

Наиболее полно основную деятельность организации отра-

жают:

• организационно-учредительные и распорядительные документы (уставы,

положения, приказы, постановления, протоколы и др.), а также годовые пла-

ны и отчеты. Это документы постоянного хранения;

• справочно-информационные документы, играющие вспомогательную роль,

содержат, как правило, оперативную или справочную информацию, служа-

щую основанием для принятия управленческих решений, которые фиксиру-

ются в распорядительных, а иногда и в организационных документах. Эта

178

Часть 2. Организация работы с документами

группа документов наиболее многочисленная. Некоторые из них имеют

длительное справочное значение, например значительная часть докумен-

тов по личному составу. Подавляющая часть этих документов теряет свое

• оперативное и справочное значение через определенный период

—

от одного

до пяти лет. Это документы оперативной и бухгалтерской отчетности и уче-

та, переписка по текущему ремонту, по снабжению и многим другим вопро-

сам, не отражающим основную деятельность организации.

Повторение

поглощаемость информации.

Этот критерий применяется в основ-

ном при экспертизе текущей, плановой и отчетной документации. Например, со-

держание месячных отчетов поглощается квартальными; содержание кварталь-

ных отчетов поглощается годовым отчетом.

Отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом организации, отче-

ты подведомственных организаций поглощаются сводным отчетом вышестоящей

организации и т. д.

К критериям внешних особенностей относятся:

• форма фиксирования и передачи содержания;

• удостоверение и оформление документа;

• физическое состояние документа.

Кроме общих критериев экспертизы ценности, для каждой группы документов

существуют и собственные критерии их оценки: значение информации для раз-

вития науки и техники, приоритетность авторства, экономическая эффективность

разработки или открытия и др.

Работа по организации экспертизы ценности документов проводится в три этапа.

Первый этап проводится в текущем делопроизводстве:

• при разработке и составлении номенклатуры дел;

• при регистрации документов;

• при направлении исполненных документов в дела;

• при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к де-

лам.

Второй этап проводится во время подготовки дел к передаче в архив организа-

ции.

Третий этап экспертизы ценности проводится в архиве организации, передаю-

щей документы постоянного хранения в государственный архив.

Порядок проведения экспертизы ценности документов

Первый этап экспертизы ценности документов проводится в текущем делопроиз-

водстве в процессе формирования дел.

В течение года весь комплекс дел минувшего года должен находиться в струк-

турном подразделении, так как эти документы могут быть нужны в процессе дея-

тельности организации.

В это же время в структурных подразделениях проводится подготовка дел к по-

следующему хранению в архиве, то есть второй этап экспертизы ценности доку-

ментов.

Глава 7. Экспертиза ценности документов. Подготовка и передача дел в архив

179

Сдача дел в архив организации проводится не позднее чем через 3 года после

окончания их делопроизводством.

Экспертизе ценности подлежит весь комплекс документов, образовавшихся

в деятельности организации.

Методика проведения первого этапа экспертизы ценности требует начинать

изучение документов с ведущих структурных подразделений, а в пределах каж-

дого структурного подразделения

—

с дела № 1 по номенклатуре, то есть с вопро-

сов руководства, планирования, финансирования, контроля работы организации,

деятельности подведомственных организаций, результатов этой работы. Только

при такой последовательности можно изучить полный комплекс документов.

Второй этап экспертизы ценности начинается в структурных подразделениях

с разделения годового комплекса дел на группы по срокам хранения: постоянно-

го,

длительного (свыше 10 лет), временного (до 10 лет включительно).

Ответственный момент экспертизы

—

выявление документов, содержащих по-

вторяющуюся информацию. На постоянное хранение оставляют документы, со-

держащие наиболее полную информацию.

Не допускается отбор документов для хранения и выделения к уничтожению

только на основании заголовка дела. Необходимо все дела постоянного хранения

и с отметкой ЭПК просмотреть полистно в целях выявления и изъятия ошибочно

попавших в дело малоценных документов. Такие документы нужно выделить

к уничтожению или обосновать их хранение.

В ходе изучения дел изымаются ошибочно оставленные в делах черновики,

дублетные экземпляры.

Определенную группу составляют дела с отметкой ЭПК, так как в процессе

экспертизы будет решаться вопрос о сроках их хранения.

Дела с отметкой ЭПК, содержащие документы постоянного хранения, подле-

жат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хра-

нения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятель-

ные дела.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения

экспертизы ценности документов.

Окончательное решение по результатам экспертизы принимает ЭК или ЦЭК

организации.

Подготовка электронных документов при отборе их к передаче в архив орга-

низации состоит из следующих этапов:

• составление описей дел постоянного хранения, временного хранения (свы-

ше 10 лет) и по личному составу (в зависимости от состава и объема элект-

ронных документов (ЭД), отнесенных к составу Архивного фонда Россий-

ской Федерации);

• проверка физического состояния документов на машинных носителях, пред-

назначенных для передачи в архив;

• запись ЭД на машинные носители;

• проверка качества записи;

• описание ЭД;